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Auftragsmanagement optimieren: Vom Auftragseingang bis zur Auswertung
Nils Knäpper3.9.2026
Auftragsmanagement: Definition, typische Herausforderungen und der sinnvolle Einsatz von KI
Inhalt
- Was umfasst das Auftragsmanagement?
- Die vier Phasen im Auftragsmanagement
- Das ERP als Basis des Prozesses
- Wo KI heute Zeit spart und wo sie nur unterstützt
- Praxisbeispiel: von zehn auf zwei Minuten pro Auftrag
- In vier Schritten zum automatisierten Auftragseingang
- Dienstleister-Tipp: Professional ERP von der Software-Schmiede
- Fazit: Das Problem entsteht häufig am Anfang der Prozesskette
Auftragsmanagement wird erst dann effizient, wenn Aufträge strukturiert im ERP ankommen. Besonders mittelständische Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen stehen dabei allerdings vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu automatisieren, ohne unnötig Komplexität aufzubauen. Dieser Artikel zeigt dir, wie du den Engpass im Prozess erkennst, welche vier Phasen du dafür betrachten solltest und wo KI den größten Nutzen bringt.
Das Wichtigste in Kürze
- Auftragsmanagement umfasst vier Phasen vom Auftragseingang bis zur Auswertung, und der automatisierbare Anteil liegt fast vollständig in Phase 1, also beim Erfassen eingehender Bestellungen.
- Ein ERP verarbeitet nur strukturierte Daten, deshalb füllt KI das ERP, statt es zu ersetzen: Sie liest PDF, Mail und Fax aus und übergibt die Positionen maschinenlesbar.
- Bei Preisfindung, Freigabegrenzen und Bonitätsprüfung arbeitet KI zu, entscheiden muss aber das ERP, weil diese Geschäftsentscheidungen nachvollziehbar bleiben müssen.
- Ohne bereinigte Stammdaten verlagert die Automatisierung den Fehler nur nach hinten, denn sauber ausgelesene Positionen treffen im ERP auf den falschen Artikel.
- Bei der KWG Wolfgang Gärtner GmbH sank die Bearbeitungszeit nach Anbieterangaben von zehn auf zwei Minuten pro Auftrag.
Was umfasst das Auftragsmanagement?
Auftragsmanagement umfasst den gesamten Prozess vom Auftragseingang über die Prüfung und Abwicklung bis zur Abrechnung, Nachverfolgung und Auswertung. Es beginnt, sobald eine Bestellung bei dir eintrifft, und es endet erst mit der Auswertung, also mit der Frage, wie lange das alles gedauert hat.
Auftragsabwicklung oder -management?
Zwei Begriffe werden in diesem Kontext regelmäßig verwechselt: Auftragsabwicklung bezeichnet den ausführenden Teil in Lager und Versand, also Kommissionierung, Lieferschein und Warenausgang. Auftragsmanagement meint dagegen die Steuerung über den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags. Der englische Begriff für dasselbe ist Order Management, und er taucht vor allem in der Software-Kommunikation internationaler Anbieter auf.
Wichtiger als die Abgrenzung ist dabei vor allem eine organisatorische Beobachtung: Auftragsmanagement ist kein reines Vertriebsthema. Vertriebsinnendienst, Operations, Buchhaltung, Lager und IT arbeiten an denselben Auftragsdaten, nur zu unterschiedlichen Zeitpunkten und mit unterschiedlichen Fragen.
Daraus folgt eine praktische Konsequenz für dein Projekt. Wenn du Auftragsmanagement verbessern willst, kannst du das nicht in einer Abteilung entscheiden. Die Phase, in der du den Engpass vermutest, liegt selten in derselben Abteilung wie die Phase, in der er tatsächlich sitzt.
Die vier Phasen im Auftragsmanagement
In der Praxis lässt sich Auftragsmanagement in vier Phasen gliedern. Die Einteilung hilft dabei, den Prozess nicht als eine einzige Kette von Aufgaben zu sehen, sondern als mehrere Abschnitte mit unterschiedlichen Herausforderungen.
1
Auftragseingang und Datenerfassung
Bestellungen kommen per Mail, PDF, Excel, Shop, Fax und EDI herein.
Typischer Engpass
Manuelle Eingabe, Medienbrüche und Doppelerfassungen
2
Prüfung und Auftragserstellung
Kundendaten, Artikel, Preise, Konditionen und Verfügbarkeiten werden abgeglichen.
Typischer Engpass
Rückfrageschleifen bei unvollständigen Bestellungen
3
Auftragsabwicklung und Fulfillment
Kommissionierung, Lieferschein, Versand und Teillieferungen.
Typischer Engpass
Auftragsstatus ist nicht durchgängig sichtbar
4
Abrechnung, Nachverfolgung und Analyse
Rechnung, Zahlungsabgleich, Reklamationen und Auswertung.
Typischer Engpass
Durchlaufzeit und Fehlerquote werden gar nicht erst erhoben
Phase 1: Auftragseingang und Datenerfassung
Hier kommen Aufträge ins Unternehmen, etwa per E-Mail mit PDF, als Excel-Datei, über den Shop, per Fax oder per EDI. EDI steht für Electronic Data Interchange, also den standardisierten, systemgestützten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen.
In dieser Phase steckt die meiste manuelle Arbeit. Daten werden aus unstrukturierten Vorlagen übernommen, Medienbrüche entstehen an den Stellen, an denen Menschen zwischen zwei Systemen vermitteln, und Doppelerfassungen treten auf, wenn beispielsweise dieselbe Bestellung einmal im Shop eingeht und einmal telefonisch nachgeschoben wird.
Phase 2: Prüfung und Auftragserstellung
In der zweiten Phase werden Kundendaten, Artikelnummern, Preise, Konditionen und Verfügbarkeiten abgeglichen, dann wird der Auftrag angelegt. Das ist Regelarbeit: Jede Prüfung folgt einer Vorgabe, die im Unternehmen definiert ist.
Die Konditionen sind dabei der aufwendigste Teil. Rahmenverträge, Staffelpreise, kundenindividuelle Rabatte und befristete Aktionen greifen ineinander, und welcher Preis gilt, hängt von Menge, Datum und Kundengruppe ab.
Fehlt in der Bestellung eine Artikelnummer, ist ein Preis veraltet oder passt die Lieferadresse nicht zum Kundenkonto, geht der Auftrag zurück und die Kundschaft wartet. Diese Wartezeit taucht in keiner Statistik auf, verlängert aber die Durchlaufzeit spürbar. Sie ist außerdem die Kennzahl, die dir am ehesten sagt, wie gut Phase 1 gearbeitet hat: Viele Rückfragen sind selten ein Prüfproblem, sondern ein Erfassungsproblem.
Phase 3: Auftragsabwicklung und Fulfillment
Jetzt wird kommissioniert, also im Lager zusammengestellt, was bestellt wurde. Danach folgen Lieferschein, Versand und im Zweifel Teillieferungen. Fulfillment ist der englische Sammelbegriff für diesen Abschnitt.
Problematisch wird es vor allem dann, wenn der Auftragsstatus nicht durchgängig sichtbar ist. Dann klärt der Innendienst Nachfragen telefonisch mit dem Lager, statt den Status im System zu prüfen – ein Zeitverlust für beide Seiten.
Phase 4: Abrechnung, Nachverfolgung und Analyse
In der letzten Phase laufen Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich, Reklamationen sowie die Auswertung von Durchlaufzeiten und Fehlerquoten zusammen. Hier entscheidet sich, ob der Prozess nur abgewickelt oder auch ausgewertet wird.
Gerade dieser Abschnitt wird häufig vernachlässigt. Wenn du keine Kennzahlen erhebst, erkennst du Engpässe oftmals nicht und optimierst schnell am falschen Punkt.
Das ERP als Basis des Prozesses
Damit die vier Phasen ineinandergreifen, müssen Aufträge, Stammdaten und Bewegungsdaten an einem zentralen Ort zusammenlaufen. Genau dafür ist ein ERP-System da: Es verbindet Bereiche wie Vertrieb, Lager, Buchhaltung und Auftragsabwicklung über eine gemeinsame Datenbasis und sorgt dafür, dass alle mit demselben Stand arbeiten.
Im Alltag heißt das: Jede Abteilung sieht denselben Auftragsstatus, und Prüfregeln werden einmal zentral gepflegt statt mehrfach in einzelnen Teams. Die Grenze eines ERP-Systems liegt dort, wo unstrukturierte Eingangsdaten beginnen. Ein ERP verarbeitet strukturierte Informationen in klar definierten Feldern; PDF-Anhänge, E-Mails oder Scans müssen deshalb zuerst gelesen, verstanden und übertragen werden, bevor das System damit arbeiten kann. Genau deshalb macht ein Systemwechsel den Auftragseingang nicht automatisch schneller.
Wo KI heute Zeit spart und wo sie nur unterstützt
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz hat natürlich auch längst in den Bereich des Auftragsmanagements Einzug gehalten. In der Praxis übernimmt KI vor allem dort Aufgaben, wo eingehende Dokumente noch gelesen, verstanden und in strukturierte Daten überführt werden müssen. Das betrifft vor allem den Auftragseingang. Sobald Aufträge per E-Mail, PDF, Excel oder über andere unstrukturierte Kanäle hereinkommen, kann KI die relevanten Daten extrahieren, mit Stammdaten abgleichen und ins ERP übergeben:
Hier spart KI Zeit
- In Phase 1: Auftragseingang und Datenerfassung
- Beim Auslesen von PDF-Anhängen, Freitext-Mails, Excel-Dateien und Scans
- Beim Extrahieren von Kundendaten, Artikelnummern, Mengen und Lieferdaten
- Beim Abgleich mit Stammdaten vor der Übergabe ans ERP
- Bei hohen Eingangsmengen mit vielen ähnlichen Dokumenten und wiederkehrenden Mustern
Hier unterstützt KI, statt selbst zu entscheiden
An den folgenden Stellen kann KI mitarbeiten, die Entscheidung selbst muss aber regelbasiert und nachvollziehbar im ERP fallen. Gegenüber Kundschaft, Prüfer*innen und Revision muss belegbar sein, warum ein bestimmter Preis galt oder eine Freigabe erteilt wurde. Der Hebel liegt in diesen Phasen deshalb in der Assistenz und nicht in der Vollautomatisierung:
- Preisfindung, Freigabegrenzen und Bonitätsprüfung: KI kann Abweichungen erkennen, Informationen aufbereiten und Rückfragen vorbereiten. Die Entscheidung bleibt im ERP, damit sie dokumentiert und nachvollziehbar ist.
- Phase 2, Prüfung und Auftragserstellung: Wo die Regeln sauber im ERP abgebildet sind, bringt zusätzliche KI wenig. Der größere Hebel liegt davor, im Auftragseingang.
- Phase 3, Auftragsabwicklung und Fulfillment: Statusauskünfte, Plausibilitätsprüfungen und Vorschläge helfen hier mehr als automatische Buchungen.
- Phase 4, Abrechnung, Nachverfolgung und Analyse: Liegt der Engpass weiter vorne, verschiebt Automatisierung an dieser Stelle nur Aufwand, statt ihn zu senken.
Voraussetzung für den Effekt
Die größte Stellschraube entsteht nur, wenn die Stammdaten gepflegt sind. Mehrere Lösungen betonen ausdrücklich, dass KI die Extraktion übernimmt, die Validierung aber gegen vorhandene Stammdaten läuft; ohne konsistente Daten sinkt der Nutzen schnell. Wie weit sich ERP-Prozesse mit KI darüber hinaus optimieren lassen, zeigt unser Beitrag zur ERP-Prozessoptimierung mit KI.
„Bei KWG haben wir gesehen, was passiert, wenn ERP und KI wirklich ineinandergreifen: Durchlaufzeiten mehr als halbiert, Kapazitäten frei. Das ist kein Nice-to-have mehr, das ist der neue Standard.“
– Marcel Kapolla, Geschäftsführer der Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH
Praxisbeispiel: von zehn auf zwei Minuten pro Auftrag
Die KWG Wolfgang Gärtner GmbH aus Schönau bei Heidelberg entwickelt und vertreibt Bodenlösungen für den Wohn- und Objektbereich und beschäftigt mehr als 35 Mitarbeitende. Eingehende Bestellungen wurden früher von Hand erfasst. Das kostete rund zehn Minuten pro Auftrag, und das bei steigendem Bestellvolumen.
Für mehr Effizienz wurde genau die Arbeitsteilung aus dem vorigen Abschnitt umgesetzt: Die KI-gestützte Dokumentenerkennung des Partners Workist liest die eingehenden Aufträge aus, gleicht sie mit den Stammdaten ab und übergibt sie strukturiert an Professional ERP. Prüfung und Abwicklung laufen dort weiter. Angebunden und betreut wird beides von der Software-Schmiede, ERP und Erkennung kommen für KWG also aus einer Hand.
Das Ergebnis: rund zwei Minuten Bearbeitungszeit pro Auftrag statt zehn, also etwa 80 Prozent Zeitersparnis, und eine deutlich niedrigere Fehlerquote. Nachlesen kannst du den Fall in der Erfolgsgeschichte KWG.
In vier Schritten zum automatisierten Auftragseingang
Wenn du dein Auftragsmanagement teilautomatisieren möchtest, musst du nicht bei Null anfangen. Die folgende Anleitung hilft dir dabei:
Schritt 1: Eingangskanäle und Volumen erfassen
Liste zunächst auf, über welche Kanäle wie viele Aufträge in welchem Format hereinkommen. Drei Spalten reichen: Kanal, Format, Menge pro Monat.
Ohne diese Zahl lässt sich weder das Automatisierungspotenzial beziffern noch ein Angebot seriös bewerten. Wer dir Zeitersparnis verspricht, ohne dein tatsächliches Volumen zu kennen, rechnet mit Durchschnittswerten und nicht mit deinen unternehmenseigenen Zahlen.
Diese Aufnahme selbst liefert häufig schon Hinweise darauf, wo du als erstes ansetzen solltest: In vielen Unternehmen konzentriert sich der Großteil des Volumens auf wenige Kanäle und wenige Absender; genau dort lohnt sich die Automatisierung zuerst.
Schritt 2: Stammdaten bereinigen
Vereinheitliche Artikelnummern, Kundennummern und Preislisten, bevor du automatisierst. Konkret heißt das: Dubletten zusammenführen, abgekündigte Artikel kennzeichnen, Preislisten auf einen Gültigkeitsstand bringen.
Dieser Schritt wird am häufigsten übersprungen, weil er nichts sichtbar Neues schafft. In der Praxis ist er aber häufig der Grund, warum Automatisierung hinter den Erwartungen bleibt: Ohne aufbereitete Stammdaten arbeitet auch die beste Erkennung mit den falschen Grundlagen.
Schritt 3: Auslesen automatisieren und Schwellen definieren
Erst jetzt kommt die Erkennung ins Spiel. Die Technik ist dabei meist der einfachere Teil – entscheidend ist die organisatorische Frage, ab welcher Erkennungssicherheit ein Auftrag ohne Sichtprüfung durchläuft und wann eine Person übernimmt.
Der Fachbegriff dafür lautet Dunkelverarbeitung: Ein Vorgang läuft vollständig ohne manuellen Eingriff durch, solange Daten, Regeln und Prüfungen zusammenpassen. Das ist das Ziel der Automatisierung, aber nicht der sinnvolle Einstieg.
- Lege fest, ab welcher Erkennungssicherheit ein Auftrag direkt ins ERP läuft
- Definiere, wann ein Mensch prüfen oder freigeben muss
- Trenne vollautomatische Fälle von Prüffällen mit Abweichungen
- Miss die Dunkelverarbeitungsquote, also den Anteil der Aufträge, die ohne manuelle Eingriffe durchlaufen
- Starte mit einer hohen Schwelle und senke sie erst, wenn die Trefferquote im Betrieb stabil ist
Schritt 4: Messen und nachjustieren
Im letzten Schritt geht es darum, den Prozess nicht nur zu automatisieren, sondern auch messbar zu steuern. Erst wenn du die relevanten Kennzahlen vor und nach der Umstellung vergleichst, siehst du, ob die Automatisierung wirklich wirkt und wo du als Nächstes nachjustieren solltest. Die folgenden KPIs und Faktoren solltest du dabei im Blick behalten:
- Durchlaufzeit pro Auftrag: Wie lange braucht ein Auftrag von Eingang bis Abschluss?
- Fehlerquote: Wie viele Aufträge müssen nachbearbeitet oder korrigiert werden?
- Dunkelverarbeitungsquote: Welcher Anteil der Aufträge läuft ohne manuellen Eingriff durch?
- Lieferanten, Kanäle oder Dokumenttypen mit Sichtprüfung: Wo ist weiterhin manuelle Kontrolle nötig und warum?
- Ausgangswert vor der Umstellung: Die Baseline, mit der du den Fortschritt später vergleichst.
Der Nutzen zeigt sich dann in kürzeren Durchlaufzeiten, weniger Fehlern, höherer Prozesssicherheit, mehr Transparenz und besserer Skalierbarkeit. Vor allem aber gewinnst du Kapazität für Aufgaben, die näher am Kunden liegen, statt Zeit im Abtippen und Nacharbeiten zu binden.
Dienstleister-Tipp: Professional ERP von der Software-Schmiede
Gerade im Mittelstand ist der Weg zur Automatisierung oft mit Hürden verbunden, weil IT-Ressourcen knapp sind und Prozesse trotzdem zusammenlaufen müssen. Die Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH aus Neckarsulm entwickelt deshalb mit Professional ERP eine modular erweiterbare ERP-Lösung, die sich an individuelle Abläufe anpassen lässt.
Entscheidend für dein Auftragsmanagement ist aber der Schritt davor, und genau den löst die Software-Schmiede mit: Eine KI-gestützte Erkennung liest die unstrukturierten Bestellungen aus und übergibt die Daten strukturiert ans ERP, angebunden und betreut vom Hersteller selbst. Bei der KWG Wolfgang Gärtner GmbH läuft diese Kombination bereits im Betrieb. Wenn dein Engpass also am Auftragseingang sitzt und du dafür keine zweite Baustelle aufmachen willst, lohnt sich hier der genauere Blick.
Die Kundschaft kommt aus unterschiedlichen Branchen, vor allem aus Produktion, Handel, Großhandel, Logistik und weiteren mittelständischen Einsatzfeldern. Genau diese Kombination aus modularer Struktur und breitem Brancheneinsatz macht Professional ERP für Unternehmen interessant, die Auftragsmanagement nicht nur verwalten, sondern skalieren wollen:
- Auftragseingang inklusive: Zum ERP gehört die KI-gestützte Erkennung eingehender Bestellungen, die Automatisierung fängt also vor der Auftragsbearbeitung an.
- Inhouse-Entwicklung: Die Software wird im eigenen Haus entwickelt, Anpassungen laufen nicht über Dritte. Für dich heißt das, dass Anforderung und Umsetzung nicht über eine Vertragskette wandern.
- Modular erweiterbar: Der Funktionsumfang wächst mit den Anforderungen, statt beim Start festgelegt zu werden.
- Prozessberatung inklusive: Bestehende Abläufe werden hinterfragt und Optimierungspotenziale benannt, bevor Software eingeführt wird.
- Ein Ansprechpartner: Technische Entwicklung, Customizing und persönlicher Support liegen beim Hersteller selbst.
Highlights und Features
Bereich | Angebot |
|---|---|
Module | Vertrieb und Auftragsmanagement, Einkauf und Beschaffung, Lager und Logistik, Fertigung und PPS, Service und Wartung, CRM und Workflow, Organisation und Personal, Controlling und Finanzen |
Dienstleistungen | Prozessberatung, Customizing, Workshops und Schulungen, Support und Fernwartung |
Betriebsmodell | Cloud oder On-Premises, Serverstandort Deutschland |
Einstiegspreis | ab 50 EUR pro Nutzer*in und Monat im Abonnement, alternativ Einmallizenz im Concurrent-User-Modell |
Testen | 90 Tage kostenlos |
Zielgruppe | kleine und mittelständische Unternehmen, branchenübergreifend |
Noch mehr Details, Bewertungen und Erfahrungsberichte findest du auf der Produktseite von Professional ERP.
Fazit: Das Problem entsteht häufig am Anfang der Prozesskette
Auftragsmanagement wird nicht schneller, indem du einfach das ERP wechselst, sondern indem der unstrukturierte Auftragseingang strukturiert im ERP ankommt. Die vier Phasen helfen dir dabei als Diagnosewerkzeug: Prüfe zuerst, in welcher Phase deine Zeit verloren geht, bevor du über Software sprichst.
Der Blick nach vorn gehört dazu. Mit steigendem Volumen und mehr Eingangskanälen verschiebt sich die Frage von „Lohnt sich Automatisierung?“ zu „Welche Aufträge sollen überhaupt noch manuell laufen?“ – und diese Entscheidung triffst du besser mit gemessenen Werten als unter Zeitdruck.
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Autor*In
Nils Knäpper
Nils ist Senior SEO-Texter bei OMR Reviews und im Content-Team die erste Adresse für KI-Themen. Er testet, wo sich Recherche, Analyse und Textproduktion automatisieren lassen, und baut die Workflows dafür selbst. Programmieren hat er nie gelernt. Das hält ihn nicht davon ab: Dank Vibe-Coding entsteht das meiste in Eigenbau. Abschalten geht trotzdem ohne KI, dann produziert er nämlich in Ableton Live Techno.
Dieser Artikel erscheint auf OMR Reviews – der führenden DACH-Plattform für B2B-Software-Bewertungen, Software-Vergleiche, Agenturen, Business Services und B2B-Tech-Content. Mit mehr als 80.000 verifizierten Bewertungen und 12.000+ gelisteten Tools hilft OMR Reviews Unternehmen dabei, passende Software-Lösungen und Dienstleister fundiert zu recherchieren, zu vergleichen und bessere Entscheidungen zu treffen.
