ioumi

Dass die Daten durchgängig verbunden sind. Bei anderen Zahlungsanbietern hatte ich Zahlungen an einem Ort, Rechnungen am anderen und Verträge im dritten System, und das Zusammenführen war meine Arbeit. Bei ioumi entsteht mit dem Vertragsabschluss alles verknüpft: Zahlungsplan, Rechnungen, Zahlungseingänge. Für die Buchhaltung ziehe ich einen fertigen Export, der beim Steuerberater einfach passt.

Ich hätte gerne noch mehr Auswertungsmöglichkeiten direkt in der Plattform, aktuell mache ich manches noch in der Tabelle. Für die Kernarbeit fehlt mir aber nichts.

Das manuelle Abgleichen zwischen Vertrieb und Verwaltung. Früher musste ich nach jedem Abschluss prüfen, ob Vertrag, Rechnung und Zahlung zusammenpassen. Heute ist das systemseitig immer der Fall, und ich kümmere mich nur noch um Ausnahmen.

Dass Vertragswerk und Zahlungsabwicklung endlich ein System sind. Wir erstellen das Angebot live im Projektgespräch mit dem Kunden, individuelle Vertragsbedingungen werden direkt reingeschrieben, der Vertrag geht raus, die Unterschrift ist rechtsverbindlich, und Zahlung plus Rechnungsstellung hängen automatisch dran. Vorher hatten wir dafür einen selbstgebauten Workflow aus Zahlungsanbieter, Vertragsverwaltung und Ablage, der ständig gewartet werden musste und Fokus von unserem eigenen Produkt gezogen hat.

Ein paar Spezialfälle aus unserem Enterprise-Geschäft mussten wir anfangs mit dem ioumi-Team abstimmen. Der Support ist aber direkt und schnell.

Zwei Geschäftsmodelle (SaaS-Abos und Projektgeschäft) mit unterschiedlichen Zahlungsmethoden, Laufzeiten und Kündigungsfristen in einem Tool, ohne den Überblick über die Vertragsseite zu verlieren.

Der komplette Flow nach dem Closing passiert automatisch: Der Kunde unterschreibt das Angebot, damit steht der Vertrag, die Zahlungsmethode wird hinterlegt, Rechnungen gehen raus. Ich muss operativ nichts mehr nacharbeiten. Und das Branding ist stark, meine Kunden sehen in jedem Dokument unser Design und nicht das eines Drittanbieter-Tools. Für uns in Spanien wichtig: Die Rechnungsstellung läuft Verifactu-konform. Das konnte uns vorher kein Tool in Kombination mit Verträgen und Zahlungen bieten.

ioumi ist noch jung, es kommen laufend Features dazu. Man merkt aber, dass Feedback schnell umgesetzt wird.

Wir hatten vorher keinen Überblick mehr: Leads, Bestandskunden, Vertragsstatus, fällige Zahlungen, alles in verschiedenen Tools. Jetzt ist der gesamte Prozess von Unterschrift bis Zahlungseingang in einer Plattform.

Dass ich den Zahlungen nicht mehr hinterherlaufen muss. Vorher habe ich manuell kontrolliert, ob alles eingegangen ist, und bei offenen Posten das Mahnwesen angestoßen, organisiert über selbstgebaute Excel-Listen. Jetzt laufen die Zahlungseinzüge automatisch und ich sehe jederzeit, was bezahlt ist und was noch aussteht. Auch die Cashflow-Planung ergibt sich direkt aus den geplanten Zahlungen, statt dass ich sie in einer Tabelle nachbaue.

Ich musste mich anfangs umgewöhnen, Kontrolle abzugeben und dem System zu vertrauen, dass es die Standardfälle wirklich abarbeitet. Inzwischen prüfe ich nur noch stichprobenartig.

Manuelle Zahlungskontrolle, Mahnwesen und Excel-Tracking. Diese Arbeit fällt fast komplett weg und ich konzentriere mich auf die Ausnahmefälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.

Das Kundenportal. Unsere Kunden sehen dort in unserem Branding alle Verträge, Rechnungen und Zahlungen selbst und können ihre Zahlungsmethode hinterlegen. Vorher kamen genau diese Fragen alle bei uns im Backoffice an. Dazu ist ioumi flexibler als unsere bisherige Lösung aus Formularen und Automatisierungen, weil Vertrag, Zahlung und Provision endlich in einem System erfasst sind statt in getrennten Tools.

Banküberweisung als Zahlungsmethode fehlt aktuell noch, ein Teil unserer Kunden zahlt klassisch per Überweisung. Das Feature ist laut Team in Arbeit, bis dahin läuft dieser Teil noch außerhalb.

Die Lücke zwischen unseren automatisierten Prozessen und der Zahlungsabwicklung. Wir hatten gute Abläufe, aber Zahlungen und Provisionen wurden nirgends sauber erfasst. Jetzt ist beides Teil des Prozesses statt Nacharbeit.

Dass Individualität im Vertrieb nicht mehr Chaos im Backoffice bedeutet. Unsere Vertriebler stellen Zahlungspläne so zusammen, wie der Kunde sie braucht, und genau diese Flexibilität bringt uns die Conversions. Vorher konnten wir das operativ kaum abbilden, jeder individuelle Deal war Handarbeit. Jetzt entsteht aus jedem Abschluss automatisch der komplette Ablauf aus Vertrag, Zahlungsplan und Rechnungen, egal wie individuell verkauft wurde.

Wir haben ein paar Wünsche für Auswertungen über den Vertrieb hinweg, die noch nicht alle drin sind. Das Team nimmt Feedback aber ernst und liefert in kurzen Abständen.

Die Stoßzeiten nach großen Webinaren. Früher standen Vertrieb und Backoffice danach tagelang unter Strom, um Verträge, Zahlungen und Rechnungen nachzuziehen. Heute skaliert der Prozess einfach mit, das Team bleibt entspannt und wir verlieren keine Abschlüsse mehr an operative Fehler.

Dass zwischen Abschluss und Zugang keine Wartezeit und keine Handarbeit mehr liegt. Kartenzahlungen sind sofort da, der Kunde bekommt direkt seinen Zugang, Rechnung und Zahlung sind automatisch verknüpft. Auch die Provisionszuordnung ist deutlich einfacher geworden, weil alle Informationen zum Abschluss direkt am Vorgang gespeichert sind und ich nichts mehr zusammensuchen muss.

n den ersten Wochen musste ich mir angewöhnen, nicht mehr alles doppelt zu prüfen, weil ich es aus dem alten Prozess so gewohnt war. Inzwischen vertraue ich dem System.

Die Nacharbeit bei Verkaufsspitzen. Früher habe ich nach starken Verkaufstagen im Akkord Rechnungen erstellt, Zahlungen kontrolliert und Zugänge vergeben. Das passiert jetzt automatisch, auch bei individuellen Deals, und ich habe Zeit für weniger repetitive Aufgaben.

Dass ich mich um den ganzen administrativen Teil nicht mehr kümmern muss. Vertrag, Unterschrift, Zahlungsplan, Rechnung: Das läuft nach dem Abschluss komplett automatisch durch. Ich bin Kreativer, keine Buchhaltung, und genau diese Aufgaben haben mir früher unverhältnismäßig viel Zeit und Energie gezogen. Das Tool ist dabei so einfach, dass ich es ohne Einarbeitung nutzen konnte.

Ehrlich gesagt habe ich bisher noch nicht wirklich was gefunden. Als kleine Agentur bräuchte ich nicht mal alle Funktionen, die drin sind. Ein paar Auswertungen könnten für meinen Geschmack noch simpler dargestellt sein.

Der ganze Papierkram nach dem Verkaufsgespräch. Früher habe ich Angebote, Verträge und Rechnungen manuell erstellt und Zahlungen selbst nachverfolgt. Heute geht das automatisch und ich stecke die gewonnene Zeit in die eigentliche Arbeit für meine Kunden.

Als jemand, der Schnittstellen baut, schaue ich zuerst auf API und Webhooks, und da liefert ioumi: Vertragsabschluss, Zahlung und Rechnungsereignisse lassen sich sauber abgreifen und in andere Systeme weiterreichen. Ich habe damit Anbindungen an CRM-Systeme und automatisierte Folgeprozesse wie Kursfreischaltungen umgesetzt, ohne Workarounds. Gleichzeitig ist das Frontend so intuitiv, dass die Teams meiner Kunden sofort damit arbeiten können.

Die API-Dokumentation wächst noch mit dem Produkt mit. Bei Spezialfällen frage ich direkt beim Team nach, die Antworten kommen aber schnell.

Bei meinen Kunden klaffte zwischen Vertragsabschluss und den Folgeprozessen (CRM-Pflege, Zugänge freischalten, Buchhaltung) immer eine manuelle Lücke. Mit ioumi als Quelle laufen diese Prozesse jetzt automatisch an, sobald ein Kunde unterschreibt oder zahlt.

ch bin derjenige, der im Hintergrund alles abarbeitet, und genau diese Arbeit nimmt mir ioumi ab. Nach der Unterschrift des Kunden entsteht alles automatisch: Zahlungsplan, Rechnungen, Zahlungseinzug. Wenn ein Kunde anruft, habe ich in Sekunden den kompletten Stand: was unterschrieben ist, was bezahlt ist, was noch offen ist.

Mir fehlen an einzelnen Stellen noch Filter- und Übersichtsfunktionen für große Kundenlisten. Das Team entwickelt aber sichtbar schnell weiter.

Manuelle Rechnungsstellung, Zahlungen nachverfolgen, Verträge in Ordnern suchen, das war vorher mein Tagesgeschäft. Jetzt kontrolliere ich, statt abzutippen.