fileee

Mit fileee habe ich alle meine Dokumente an einem Ort und habe einen super Überblick über Diese. Nach dem Hochladen von Dokumenten läuft direkt eine Analyse des Dokumententyps ab und so wird dieses automatisch in einen passenden Ordner hinzugefügt, so kann ich meine Dokumente schnell wiederfinden. Das ist für mich sehr praktisch, da ich keine Zeit aufwenden muss um meine Dokumente wie Abrechnungen, Personalanforderungen usw. zu sortieren. Neben Dokumenten kann man auch Kontakte und Aufgaben und Termine hinzufügen, man hat sozusagen seinen persönlichen Planer und seine Dokumente auf einer Website. Mit fileee lassen sich meine Dokumente auch einscannen und direkt "abheften".

Will man die automatische Zuordnung durch die Analyse nutzten, dauert es je nach Größe des Dokuments etwas Zeit bis diese durchgeführt wurde. Die Dokumentenerkennung bei manchen meiner Scanns ist teilweise falsch. Man kann diese aber manuelle hinzufügen.

Ich nutzte fileee hauptsächlich zum sortieren meiner zahlreichen Dokumente wie Abrechnungen, Personalplanungsdokumente und Vorlagen, wie Verträge o.ä. Ich muss jedes mal nach Tagesabschluss meine Kassenbelege und Bedienerberichte einscannen und per Mail verschicken. Als Backup werden diese auch automatisch in einem Ordner gespeichert und so habe ich diese alle an einem Ort. Am besten gefällt mir, dass ich eine riesige Zeiteinsparung habe wenn ich auf der suche nach einem bestimmten Dokument bin.

Wir steuern mehrere Projekte gleichzeitig, weshalb uns täglich eine Menge Dokumente, PDF's und Word-Dateien in die Hände fallen, die wir zuvor lediglich in komplizierten Ordnerstrukturen auf dem Server abgelegt haben. Seit der Implementierung von fileee sind wir organisierter und arbeiten effizienter. Toll finden wir besonders die automatischen Erinnerungen, die man individuell an Dokumente anheften kann - damit vergisst man absolut keine Deadline mehr. Neben der Verwendung bei der Arbeit nutze ich fileee auch gerne privat für meine Steuererklärungen.

Die Implementierung von fileee hat uns etwas Zeit gekostet, da muss man (wie bei vermutlich jeder digitalen Datenbank) sich erst einen klaren Überblick verschaffen. Ansonsten habe ich nichts auszusetzen.

Wir sparen uns als Agentur extrem viel Zeit, da wir auf Zettelwirtschaft und langen E-Mail-Verläufe verzichten können. Praktisch ist, dass man Dokumente direkt abscannen kann und mit einem Klick im richtigen Ordner hat. Auch kann man sehen, wer was hochgeladen hat - das ist bei vielen anderen Softwares nicht möglich und stellt für uns daher einen klaren Vorteil dar. Einige unserer Kollegen haben Fileee ebenfalls auf dem Smartphone implementiert. Insgesamt ein gutes Tool, um den Überblick zu behalten :-)