otris software Erfahrungen & Reviews (11)

Probleme: Übersicht über Verträge/IP zu wahren, Verträge aufzufinden; Fristen einhalten; Vorteile: schnelle Übersicht über Verträge und IP; zeitsparendes Auffinden von Verträgen und den dazugehörenden Informationen – auch für Kollegen, die nur selten mit dem Tool arbeiten, da es selbsterklärend ist; kinderleichtes Fristenmanagement

Mit Otris behalte ich Fristen und Verträge zuverlässig im Blick und reduziere so das Risiko, wichtige Termine zu verpassen. Die zentrale Übersicht verknüpft verschiedene Rechtsakten miteinander und verbindet Dokumente, Ansprechpartner und Aufgaben, was die tägliche Arbeit spürbar erleichtert. Es lassen sich so auch komplexe Verwaltungsaufgaben strukturieren und effizient lösen. Durch die Möglichkeit, einfache Workflows zu erstellen, können einzelne Versendungsschritte automatisiert werden, die jederzeit gut einsehbar und nachverfolgbar sind.

Was mir neben der Struktur am meisten bringt, ist der ganz reale wirtschaftliche Nutzen. Ich habe früher oft unterschätzt, wie viel Geld eigentlich „verbrannt“ wird, wenn Verträge einfach unbemerkt weiterlaufen. Mit otris hat sich das komplett gedreht.

Mit dem Hinweisgebersystem erfüllen wir für unsere Kunden effizient und rechtssicher die Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz. Die Software hilft uns dabei, unsere Dienstleistungen zu standardisieren, Haftungsrisiken zu minimieren und unseren Kunden eine moderne, digitale Lösung anzubieten. Dadurch können wir unsere Rolle als externe Whistleblower-Stelle deutlich effizienter ausüben.

Transparenz über regulatorische Anforderungen, klare Verantwortlicheiten und auditfähige Nachweise. Das reduziert Haftungsrisiken und schafft Sicherheit im operativen Compliance-Alltag

Als wir uns für die Vertragsmanagementsoftware von otris entschieden haben, war uns wichtig, nicht nur ein Tool zu bekommen, sondern eine Lösung, die wirklich zu unseren Prozessen passt. Genau das haben wir gefunden. Die Software selbst deckt alles ab, was wir brauchen: zentrale Ablage, Fristenkontrolle, schnelle Suche. Besonders wertvoll sind die automatisierten Workflows und Erinnerungen, die Zeit sparen und uns Sicherheit geben.

Als kleines Team in einem mittelständischen Unternehmen war es für uns wichtig, sehr schnell ein effektives Tool zur Steuerung aller Compliance-relevanten Anforderungen zu erhalten. Mit der otris compliance SUITE haben wir alle Compliance-Dokumente und Richtlinien, die im Unternehmen kursierten, zentral an einer Stelle gebündelt. Die Software unterstützt uns bei der Erstellung, Versionierung und Verteilung der Dokumente sowie bei der Erfassung von Schulungsnachweisen. Zudem können die Mitarbeitenden die jeweils für sie relevanten Bestimmungen jetzt an einer zentralen Stelle aufrufen und einsehen – und das weltweit. Das Risikomanagement-Modul unterstützt uns bei der Erfassung und Bewertung von Risiken sowie der Steuerung von Maßnahmen. Die Daten können wir dann in unsere Standard-Berichterstattung an die Geschäftsführung übernehmen und sind damit jederzeit auskunftsbereit. Nach dem Hinweisgebergesetz sind wir verpflichtet, einen DSGVO-konformen Prozess zur Erfassung und Bearbeitung von Hinweisen aufzusetzen. Dabei unterstützt uns otris whistleblower optimal. Der Zugriff für die Meldenden kann komplett anonym über einen Webbrowser erfolgen. Damit ist die Meldeschwelle für die Hinweisgebenden recht gering und wir erhielten auf diesem Weg wichtige Informationen, die sonst unter Umständen nicht zugetragen worden wären.

Die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten, Steuerung und Automatisierung des Dokumentenflusses, die Einhaltung von Fristen und die Nachvollziehbarkeit der Tätigkeiten.

die intransparente Vertragsablage gehört der Vergangenheit an, Fristversäumnisse & Risiken werden deutlich minimiert, Zuständigkeiten sind klar geregelt

Wir spiegeln unsere Prozesse im Unternehmen bzw. im Vertragsmanagement und haben sie digitalisiert.

Transparenz in den Verträgen und vollständige Dokumentation des Beteiligungsportfolios