CodeTwo

CodeTwo bietet das volle Programm für E-Mail-Signaturen. Mit einer Verbindung zum ActiveDirectory, lassen sich dort alle Felder abgreifen und über Regeln für alle möglichen Sender- und Empfänger-Gruppen automatisierte, individuelle Signaturen erstellen. Der Gestaltung der Signatur sind ebenfalls kaum Grenzen gesetzt, wenn man sich im Editor zurecht gefunden hat. Praktisch ist das auch das Plugin, das direkt in Outlook sitzt und über das sich User ihre gewünschte Signatur einfach in der Mail platzieren können.

Aufgrund des Umfangs und der Komplexität ist das Tool eher für größere Unternehmen geeignet die über eine eigene IT-Abteilung verfügen. Der Editor ist ok, doch die Strukturierung der Signaturen läuft über Tabellen die man entsprechend platzieren und dimensionieren muss. Das ist wahrscheinlich der Kompatibilität der empfangenden E-Mail-Clients geschuldet. In anderen Tools, beispielsweise für E-Mail-Marketing geht das aber schon intuitiver mittels Drag-and-Drop-Editoren.

Wir statten alle Mitarbeiter mit den E-Mail-Signaturen aus CodeTwo aus. Durch die enge Verzahnung zu Microsoft Outlook und dem Active Directory können wir viele Schritte im Signaturenprozess automatisieren, beispielsweise die Erstellung von Sender- und Empfängergruppen. Dadurch sind individuellere Signaturen möglich, was wiederum die User auf Sender und Empfängerseite zufriedener macht.

Ganz klar die ("New Expirience") Benutzeroberfläche - im Gegensatz zur alten viel cleaner, aufgeräumter und gleichzeitig moderner. Sehr easy lassen sich neue Signatur-designs (viele Vorlagen zur Inspiration verfügbar) anlegen sowie verschiedene Einstellungen dazu vornehmen, unter welchen Umständen die Signatur bei welchem Sender/Empfänger beigefügt werden soll.

Das Bearbeiten der Signaturdesigns ist manchmal noch etwas tricky, da generell ein Button fehlt, der die letzte Aktion rückgängig ist. Manchmal funktioniert die Strg-Z Kombi, manchmal aber auch nicht. Außerdem gibt es für den (sehr speziellen) Fall, einen Placeholder als klickbaren Link mit individuellem Text einzufügen, nur die Option, dies im HTML Source anzupassen, da der Placeholder keinen ganzen Link akzeptiert. Bin mir aber sicher, dass das in Zukunft auf einem einfacheren Wege möglich sein wird.

Nutzung von gleichzeitig internen sowie externen Signaturen: je nach Empfänger entscheidet CodeTwo, ob Signatur 1 für externe Empfänger oder Signatur 2 für Kollegen innerhalb des Unternehmens der Mail beigefügt wird. In Kombination mit dem Outlook-Plugin total praktisch, da man dort eine Vorschau der jeweiligen Signatur nach Eingabe des Empfängers sehen kann.

CodeTwo liefert eine einfache, Cloud (web-) basierte Oberfläche um E-Mail Signtauren im O365 Umfeld zu erstellen, zu managen und zu bearbeiten. Dabei ist die Erstellung sehr intuitiv und mittels Drag & Drop sowie einem "Baukastensystem" einfach zu handeln. Die Integration der CodeTwo Lösung im O365 Umfeld ermöglicht zudem, den ausgehenden Mailverkehr zu taggen und sorgt so für ein solides und einheitlich CI in Richtung externer Kontakte. Logos, Banner die eingebettet werden können und sogar die Möglichkeit, No-Reply Postfächer zu erstellen runden das umfangreiche Profil ab. Der HTML-Editor ist einfach zu verstehen und problemlos anwendbar um etwas mehr "Style" in die Signatur zu bringen.

Das Einbetten in O365 ist für den Laien etwas schwierig, da entsprechende Trust vergeben werden müssen. Vielleicht arbeiten Microsoft und CodeTwo in Zukunft noch enger zusammnen, damit auch dieser Schritt weiter vereinfacht werden kann.

E-Mail Signaturen für Mitarbeiter unterschiedlicher Bereiche, Gruppen und Hirarchieebenen. Einfache. individuelle Gestaltung der E-Mail Signatur bei besonderen Events wie bspw. Messen etc.