Quality Management Systems (QMS) unterstützen Unternehmen dabei, die Qualität von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen systematisch zu planen, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. Sie helfen, interne Qualitätsziele mit externen Anforderungen wie internationalen Standards und Normen (z. B. ISO 9001, ISO 13485, IATF 16949) sowie branchenspezifischen Regularien in Einklang zu bringen.

Ein QMS schafft Transparenz über alle qualitätsrelevanten Abläufe, reduziert Risiken und fördert die konsequente Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben. Abgedeckt werden typischerweise alle Phasen des Produkt- oder Dienstleistungszyklus – von Entwicklung und Design über Beschaffung und Fertigung bis hin zu Auslieferung, Reklamationsmanagement und Kundenzufriedenheit. Qualitätsmanager*innen, Produktionsleitungen und Compliance-Verantwortliche nutzen QMS, um Abweichungen (z. B. OOS), Rückrufe und Non-Conformances zu dokumentieren, Ursachenanalysen (Root Cause Analysis) durchzuführen und gezielte Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA) einzuleiten.

Moderne QMS-Lösungen integrieren sich nahtlos in bestehende ERP-, MES- und PLM-Systeme (inkl. diskretem, ETO- und Mixed-Mode-ERP), unterstützen Echtzeit-Reporting, elektronische Signaturen und Audit Trails und lassen sich häufig mit EHS-Lösungen kombinieren, um Mitarbeitende und Umwelt zu schützen. Zusätzlich unterstützen sie Engineering-Changes, lückenlose Nachverfolgbarkeit über den gesamten Produktlebenszyklus, Lieferant*innenbewertung sowie die Qualitätssicherung genutzter Betriebsmittel und Anlagen.

Um in der Kategorie Quality Management Systems (QMS) aufgenommen zu werden, sollte eine Lösung typischerweise folgende Funktionen bieten:

• Überwachung von Abweichungen/OOS, Non-Conformances & Qualitätskontrollen
• CAPA-Management & Engineering-Change-Management
• Dokumentation & Wissensdatenbank für Risiko-, Compliance- und Incident-Management
• Anpassbare Workflows, Checklisten, Inspektionen & Audits (inkl. Audit Trails)
• Lieferant*innen- & Anlagen-/Asset-Qualitätsmanagement (inkl. Asset-Compliance und Traceability)
• Integrationsmöglichkeiten zu ERP, MES und PLM sowie Unterstützung elektronischer Signaturen und (nahezu) Echtzeit-Reporting