Tellent HR

Ein Verbesserungsvorschlag, den ich gerne einbringen würde, betrifft die Möglichkeit, Abwesenheitsanträge direkt an unseren Steuerberater weiterleiten zu können. Eine Schnittstelle oder Funktion, die es ermöglicht, solche Anträge automatisch per E-Mail an den Steuerberater zu senden, würde unsere Prozesse weiter optimieren und die Kommunikation erleichtern.

Einen Minuspunkt gibt es lediglich bei den Konfigurationen. Hier könnte etwas mehr Übersichtlichkeit eingearbeitet werden. Besonders bemerkbar macht sich das bei den Zugriffsberechtigungen zB.

Die Software leidet noch unter einigen Kinderkrankheiten, die immer mal wieder auftreten. So hat beispielsweise das Fälligkeitsdatum bei den Workflows keinerlei Einfluss auf die Bearbeitung der Aufgaben. Auch hier würde ich mir noch mehr Möglichkeiten der automatischen Datumshinterlegung wünschen, damit einzelne Prozesse im Workflow (z.B. verschiedene Phasen des Onboardings) nicht manuell herausgeschickt werden müssen. Irritierend ist es außerdem, dass das System zwei Pausen hinterlegt, wenn eine automatische Pausenzeit von 30 Minuten bereits hinterlegt ist und man bei der Überschreitung der Pausenzeit dann manuell noch eine Pause einträgt. So werden dann vom Zeitkonto zwei Pausen abgezogen. Die einzige Lösung ist es, dass die automatische Pause manuell abgeändert werden muss, allerdings wird diese erst angezeigt, wenn man aktiv die Zeit stoppt (meist erst zum Feierabend). Es wäre schön, wenn das System erkennen würde, dass eine Pause eingegeben wurde und dann die automatische Pause nicht mehr abgerechnet wird. Es wäre außerdem schön, wenn auch das Abrufen der AUs über kiwiHR möglich wäre und die Krankmeldungen so automatisch in der Personalakte hinterlegt werden könnten.

Die Lohnverwaltung ist meiner Meinung nach zu rudimentär umgesetzt, da bieten andere mehr bei identischen Kosten. Funktional fehlt mir dazu die Möglichkeit, Arbeitszeiten mithilfe von Hardware oder QR-Codes vor Ort zu erfassen. Der beinhaltete Kalender ist zwar erstmal ganz gut, aber ihm fehlen Möglichkeiten wie z.B. gewisse Tage für Urlaubsanträge zu sperren oder aber wichtige Firmenereignisse für alle sichtbar zu hinterlegen.

Während die Übersicht für Mitarbeiter sehr gut ist, lassen sich einige Einstellungen trotz häufigen benutzen nur schwer finden. Die Einstellungsmöglichkeiten sind umfangreich und gleichzeitig stark verschachtelt, weshalb man hier häufig am Suchen ist.

Das Einzige was meiner Meinung nach Verbesserungspotenzial hat ( nutzen die Software noch nicht lange ) ist, dass es eine Schnittstelle zu DATEV geben könnte in der Zukunft, damit Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnung auch direkt erhalten können und man das nicht manuell hinzufügen muss. Ist aber nur ein Goodie welches nice to have wäre.

Leider ist die Seite noch nicht so ganz optimal für verschiedene Bildschirmgrößen. Auf einem halben Bildschirm zB ist der Text versetzt und teilweise übereinander. Die Anzahl an möglichen Rollen für die Mitarbeiter ist noch gering. Ein Beispiel: es können nur Admins sehen, wer die Notfallkontakte sind. Man kann keine Rolle kreieren für eine:n Assistent:in zB, der/die diese Info noch extra sehen könnte, sollte der Admin nicht da sein.

Mir ist natürlich klar, dass nicht jedes Anliegen umgesetzt werden und daher bin ich auch dankbar, dass der Kundensupport regelmäßig nachfragt. Schade, dass man im Dashboard oder in der Integration bei Slack (bisher) noch nicht die Abwesenheit Home Office oder Überstundenabbau sieht. Und dass man nicht individuell für jeden Mitarbeitenden festlegen kann, was er/sie sehen darf also dass man immer eine Zuordnung vornehmen muss. Und grundsätzlich, dass Arbeitszeiten, die sich ändern, nicht automatisch mit dem neuen Arbeitszeitmodell verrechnet werden (sollte der Admin mal aus dem Unternehmen ausscheiden, kann der/diejenige es nur nochmal erneut nachrechnen bei Urlaubstagen, als Beispiel)

Ich kann nur positives berichten. Momentan sind wir in der Testphase und vergleichen die Software mit unser jetzigen. Es zeigt sich eher mehr negatives an unserer jetzigen Software auf.

Der Support ist etwas schwerfällig und hat lange Antwortzeiten. Funktionalitäten werden mitunter geändert und lösen so eine Notwendigkeit aus eigene Prozesse anzupassen. Z.B. durch Änderungen am Reporting.

Manchmal vergesse ich auf speichern zu drücken und dann werden die Daten nicht gespeichert. Zusätzlich kann ich nicht so gut erkennen, ob ich bei einem Mitarbeiter etwas vergessen habe zu notieren. Es wäre schön, wenn das Programm einen warnt bevor die Daten durch das Nicht speichern verloren gehen. Zusätzlich wäre mir die Schnittstelle zu DATEV sehr wichtig und ich würde gerne Erinnerungen erhalten zu Themen wie: Abgelaufener Personalausweis oder Führerschein- "Mitarbeiter bitte auffordern einen aktuellen Ausweis einzureichen" aber auch Erinnerungen wie "Arbeitsvertrag wurde noch nicht unterschrieben zurückgesendet" halte ich für sehr wichtig.

Man stößt bei der Anpassung der Software an die eigenen Bedürfnisse schnell an Grenzen, z.B. kann man den Geburtstag der Mitarbeitenden zwar eintragen, dieser wird dann aber im Unternehmenskalender für alle sichtbar. Es wäre toll, hier entscheiden zu können, wer den Geburtstag anderer sehen kann und wer nicht.

Grundfunktionen der Zeiterfassung wie: die Übernahme von Überstunden in den nächsten Monat, importieren von extern erfassten Daten, Eintragung von Arbeitszeiten die vor dem Tag der Eröffnung des Accounts bei kiwi liegen, Arbeitszeitmodelle auf Stunden (die nicht an festen Tagen stattfinden), die Anzeige von Feiertagen … gibt es nicht oder sind fehlerhaft! Der Support ist ausschließlich per E-Mail und braucht Wochen, um dann zu antworten, dass die Fehler bekannt sind aber nicht gelöst werden können.

Notifikationen kommt nicht immer an (Bug?), mehr Integrationen in Drittsysteme sinnvoll

Wir nutzen kiwi noch nicht so lange aber bis jetzt gibt es nicht was mir nicht gefällt.