Listed in the following categories:
Caya
4.6 (120)
This is how users rate the tool
0%
Ease of use
Category average: 93 %
0%
Customer support
Category average: 94 %
0%
Meets requirements
Category average: 93 %
0%
Ease of setup
Category average: 91 %
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Caya Pricing
Last edited: April 2025
Caya Reviews (120)
AI-generated summary
What users say about Caya
Based on 120 reviews
Caya is appreciated for automating incoming mail and excellent scan quality. Users praise the intuitive user interface and the ability to access documents from anywhere. The professional, fast customer service is also highlighted positively. However, users report digitization delays and unreliable mail forwarding, as letters sometimes end up in physical mailboxes. Additionally, high prices for small businesses and physical mail retrieval are criticized. Occasional document sorting errors and the lack of a PC app round off the criticisms of Caya.
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Filter and sorting
“Sehr guter Kundenservice, zuverlässiger Dienst”
4.5
A
Older than 12 months
Andre
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Lehmann & Sacher Pharma GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Cosmetics
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Der persönliche Kundenservice war sehr bemüht und verbindlich; so wurde ich sehr gut beim Einrichten der Postweiterleitung unterstützt. Auch bei sonstigen Fragen, kamen die Antworten zuverlässig und schnell. Das System selbst funktioniert zuverlässig und ist übersichtlich.
What did you not like?
Verbesserungspotenzial gibt es in der App (Android): Die Anzeige des Briefe beim reinzoomen ist sehr nervig und funktioniert nicht gut. OCR beim einscannen der Titel und Absender ist ausbaufähig. Bei manchen Briefen klappt es 1a, bei anderen gibt es eher wirre Kategorien und erkannte Absender. Die Transparenz, wie man an die Originale kommt (Sammelsendung/Sofortsendung) könnte verbessert werden - mir war nicht klar, wo ich darüber beim Anmelden des Service entschieden habe.
Which problems are you solving with the product?
Auch bei längerer Abwesenheit von der eigenen Adresse kann man weltweit seine Briefpost einsehen. Perfekt, genau was ich brauche
“Große Erleichterung manueller Arbeit”
Source of review
4.0
S
In the last 6 months
Stefan
Validated Reviewer
Operations Manager at
Glück Auf Immobilien GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Intelligent Document Processing (IDP)Optical Character Recognition (OCR)Virtual Mailbox
What did you like?
Das Onboarding-Team hat tolle Arbeit geleistet, alle Anforderungen präzise umgesetzt und super Input geliefert. Das Portal ("Caya Cockpit") ist sehr übersichtlich und selbsterklärend, es braucht also keine große Einarbeitung. Automatische Weiterverarbeitung und Integrationen zu externen Tools ermöglichen einen noch viel größeren Grad an Automatisierung.
What did you not like?
Leider wurden uns im Verkaufsprozess einige falsche Tatsachen präsentiert, so dass ursprüngliche Anforderungen nicht wie geplant umgesetzt werden konnten. Die Probleme wurden größtenteils durch das Onboarding-Team gelöst. Bei Großformaten werden nur Foto-Scans angeboten, diese bieten leider nicht die Detailtiefe (z.B. von Zeichnungen), wie bei anderen Anbietern.
Which problems are you solving with the product?
Bisher liegt die Bearbeitung eingehender Post bei einer einzelnen Person. Wenn diese ausfällt, brach das System regelmäßig zusammen, Fristen sind verstrichen etc. Durch Caya passiert dies nicht mehr. Statt manuell auf einem kleinen Scanner alle Dokumente einzeln zu scannen, diese anschließend umzubenennen und an die richtige Person im Unternehmen weiterzuleiten, passiert dies nun alles automatisch nach unseren Vorgaben bei Caya. Unser Personal ist massiv entlastet, die Scanqualität ist bedeutend höher als wenn wir dies inhouse machen würden und durch die automatische Verarbeitung entstehen weniger Fehler als bei manueller Verarbeitung.
“Ideal für alle, die viel Papierkram mit Versicherungen & Kunden haben”
4.5
C
Older than 12 months
Christopher
Validated Reviewer
Schadensgutachter at
Wolf Schadensgutachter
- 1-50 employees
- Industry: Versicherung
Use cases:
Data ExtractionDocument Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)
+ 1 more
What did you like?
Als Schadensgutachter habe ich täglich mit jeder Menge Schriftverkehr zu tun, von Versicherungen, Werkstätten, Kunden und Behörden. Caya nimmt mir dabei viel ab. Ich bekomme meine gesamte Post digital, kann sie sofort sichten, weiterleiten oder archivieren. Ganz ohne Umweg über den Briefkasten oder das Büro. Das spart enorm viel Zeit, besonders wenn man oft unterwegs ist oder von verschiedenen Standorten aus arbeitet. Auch die Suchfunktion ist top. Ich finde alte Schreiben in Sekunden.
What did you not like?
Was manchmal etwas umständlich ist: Wenn ich mehrere ähnliche Dokumente gleichzeitig zuordnen oder verschieben will, geht das nicht ganz so flott. Für jemanden mit viel Postvolumen wäre hier eine Sammelbearbeitung oder ein intelligenterer Workflow super. Aber das ist Jammern auf hohem Niveau – insgesamt funktioniert alles sehr zuverlässig.
Which problems are you solving with the product?
Vor Caya hatte ich oft das Problem, dass Briefe irgendwo im Büro lagen, während ich gerade auf einem Außentermin war. Jetzt kann ich selbst unterwegs sofort auf alles zugreifen , sogar direkt vom Handy aus. Ich muss nichts mehr einscannen oder per Post an die Versicherung senden – das geht alles digital. Und bei Fristsachen kann ich schneller reagieren, ohne mir Sorgen zu machen, dass ein Brief im Stapel untergeht. Das ist für meinen Job als Gutachter wirklich ein riesiger Vorteil.
“Caya macht das Leben leichter - Nie mehr zum Briefkasten gehen!”
5.0
M
Older than 12 months
Mike
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
ALANDIA GmbH & Co KG
- 1-50 employees
- Industry: Consumer Goods
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Caya haben wir genutzt, da wir häufig remote arbeiten und der Gang zum Briefkasten bei Abwesenheit (Urlaub inbegriffen) schwierig ist. Der Service ist anständig gepreist und die Datenverarbeitungstools einfach klasse. Man kann bspw. direkt aus dem Tool heraus Überweisungen tätigen. Vom direkten Markieren und Bearbeiten der gescannten PDFs über Weiterleitung und guter Archivierung sowie Zusendung der Originale funktioniert alles einwandfrei. Wir haben CAYA in unserem Bekanntenkreis schon oft weiterempfohlen! Eine klare Empfehkung von unserer Seite!
What did you not like?
Teilweise dauert es etwas länger, bis die Post im Scancenter eintrifft. Das Zusenden der original könnte noch etwas besser gepreist sein.
Which problems are you solving with the product?
Es ist stressfreieres Arbeiten möglich, da der Gang zum Briefkasten entfällt. Zudem, hat man alle Dokumente an einem Ort.
“Workflows - Datev Integration und Organisation ”
5.0
N
Older than 12 months
Nik
Validated Reviewer
CFO at
Bee digital
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Document Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox
What did you like?
Tolles Interface und sehr einfacher Menüführung. Sehr schnelle Performance und Mobile App machen das Ganze zu einem Produkt, mit dem man gerne arbeiten will. Nach kurzer Zeit schon habe ich unsere internen Rechnungshof Workflows auf Caya umgestellt. Ich bin mir sicher, dass ich noch weitere Optimierungen finden werde.
What did you not like?
Ich würde gerne noch eine Statusanzeige bei den Workflows sehen, beziehungsweise eine Bestätigung im Interface bekommen, nach der erfolgreichen Durchführung von Workflows
Which problems are you solving with the product?
Initial wollte ich nur die Integration Richtung Dativ abdecken. Nun habe ich aber einen Genehmigung Workflow für Einkommen der Rechnung über Kaya realisiert, was Duplikate in der Buchhaltung vermeidet beziehungsweise zu besseren Governance führt. Durch Kaya ist meine Inbox aufgeräumter und ich kann die Rechnung Freigabe in einem Schritt erledigen, ohne zu oft zwischen Tätigkeiten wechseln zu müssen.
“Vom Post-Scan-Service zum Dokumentenmangementsystem”
5.0
M
Older than 12 months
Markus
Validated Reviewer
Inhaber at
unaone imc services Markus Hagge
- 1-50 employees
- Industry: Internet
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Die Zentrale für alle meine Dokumente. Ob per Post empfangen und von Caya gescannt, per E-Mail-Upload über den lokalen Scanner oder Datei-Upload vom Rechner aus - Caya speichert alle Dokumente langfristig. Hervorzuheben ist eine sehr intuitive Web-Oberfläche (ich hatte zwar eine kurze Einführung durch einen Caya-Mitarbeiter, hätte die aber eigentlich nicht wirklich gebraucht), eine wirklich gute Suchfunktion und ein sehr guter Kundenservice (ich hatte nicht viele Fragen, aber was Anlag wurde immer sehr gut und recht schnell umfassend beantwortet). Für das gebotene ist der Preis meiner Ansicht nach recht günstig.
What did you not like?
Leider hakt es gelegentlich beim Nachsendeauftrag (wobei das wohl weniger ein Problem von Caya, sondern mehr ein Problem der Post ist). Die Zahl der Integrationen mit anderen Diensten ist zwar sehr hoch, aber es fehlen meiner Ansicht nach so ein paar Standards, die eine Integration universeller machen würden (Standard-Mail-Protokolle, Webdav, SFTP oder sowas). Bei den Workflows (Automatismen für die Dokumentenbearbeitung) fehlt schon seit Monaten ein löschen-Button, d.h. einen einmal angelegten Workflow kann man zwar verändern, nicht aber löschen (und das wäre manchmal wichtig, wenn der Workflow ein komplett anderer sein soll als wie ursprünglich angelegt)
Which problems are you solving with the product?
Zum einen als Postscanservice, damit mich Post auch erreicht, wenn ich mal längere Zeit nicht zum Bürobriefkasten komme, zum anderen als GOBD-Konforme Ablage der geschäftlich aufbewahrungspflichtigen Dokumente
“Weg mit dem Papierstapel im Büro!”
5.0
A
Older than 12 months
Andre
Validated Reviewer
CEO at
Bavaria Aerial
- 1-50 employees
- Industry: Luftfahrt
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Die Post geht direkt über einen Nachsendeauftrag zu Caya. Dort wird die Post eingescannt und archiviert. Sollten wir mal einen Brief im original benötigen, wird dieser schnell und einfach per Sammelversand an uns zugesendet. Über den Datenschutz muss ich mir bei Caya keine Gedanken machen. Die Briefe werden durch Maschinen geöffnet und gescannt.
What did you not like?
Leider erkennt die Software manchmal den Text nicht oder ordnet es in die falsche Kategorie ein. Kundenkarten die wir per Post erhalten werden ebenfalls eingescannt. Das ist allerdings ein allgemeines Problem und nicht von Caya. Es gibt keine Briefe versenden Funktion.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen Caya für unsere Post. Im Büro sind gerne mal wichtige Briefe verloren gegangen. Mit Caya passiert das nicht. Die Briefe werden eingescannt und können dann über die Cloud abgerufen werden. Üver die Volltestsuche finden wir die Dokumente sehr schnell. Überweisungen können mit einem Click aus der Software (vorausgefüllt) gestartet werden. Wir sparen uns hierdurch viel Zeit!
“Caya macht Post angenehmer”
5.0
M
Older than 12 months
Martin
Validated Reviewer
Inhaber
- 1-50 employees
- Industry: Legal Services
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Meine Post wird direkt zu Caya geschickt und dort eingescannt. Man kann eine Postboxnummer angeben, so dass es nicht über einen Postnachsendeauftrag laufen muss. Ich bekomme die Post dann digital in mein Postfach gestellt. Ich spare mir dadurch eine Mitarbeiterin, die die Post öffnet und einscannt. Es geht so viel einfacher und unkomplizierter. Dadurch kann ich von überall arbeiten.
What did you not like?
Die Post kommst meist sehr spät Abends in mein Postfach. Da ich meine Arbeit immer tagesaktuell erledigen will, muss ich oft sehr spät noch arbeiten. Da andere Menschen aber meist entspannter mit der Post sind, ist das wohl eher mein als ein allgemeines Problem.
Which problems are you solving with the product?
Der Name Document Cloud ist etwas hochtrabend. Ich bin Rechtsanwalt und betreibe meine Kanzlei digital. Die Document Cloud (man kann es auch Postfach nennen) ermöglicht es mir ohne Papier zu arbeiten. Meine Kanzlei ist komplett digital und ohne die eingescannten Briefe würde bei uns alles gescannt werden müssen. Caya ist günstiger und effektiver, als wenn wir es selber machen. So kann auch jeder immer im Homeoffice arbeiten!
“Super System mit hoher Nutzerfreundlichkeit ”
4.0
G
Older than 12 months
Gin
Validated Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung at
LF Bardenitz Grundstücks GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Es gibt keine Wartezeiten, da die Pst noch am selben tag im System eingespielt wird. Auch die Weiterleitung und Bearbeitung der Post ist einfach und schnell möglich.
What did you not like?
Einzelne Gesellschaften lassen sich leider nicht über ein gemeinsamen Account abrufen, wodurch man sich für jede Gesellschaft einzeln anmelden muss.
Which problems are you solving with the product?
Mit Hilfe des Systems erfolgt eine große Zeitersparnis. Außerdem können Rechnungen einfach direkt an das Rechnungssystem übertragen werden, da die Systeme miteinander verknüpft werden können.
“Homeoffice wird mit Caya möglich!”
5.0
S
Older than 12 months
Stephan
Validated Reviewer
Head of Accounting at
KonfiDents GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Hospital & Health Care
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Wir arbeiten nur noch vom Homeoffice. Hier hilft uns Caya die Post einfach an den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Auch die Anbindung an unser Buchhaltungssystem hilft uns Zeit zu sparen. Caya ist eine Lösung die wir schön viel früher hätten nutzen sollen :)
What did you not like?
Mir gefallen die allermeisten Dinge und es gibt nur eine Major Funktion die mir fehlt. Ich würde gerne aus Caya heraus auch Briefe versenden. Ich finde das wäre eine nützliche Komplettierung des bisherigen Angebots.
Which problems are you solving with the product?
Caya löst für uns das manuelle einscannen der Post. Auch haben wir so eine direkte Schnittstelle zu unsrer Buchhaltung. Mit der App kann ich auch unterwegs die Post anschauen und Dokumente an andere Mitarbeiter weiterleiten.
“Gut fürs Handwerk und den Steuerberater”
4.5
A
Older than 12 months
Alexander
Validated Reviewer
Inhaber at
Xander Massivhaus
- 1-50 employees
- Industry: Building Materials
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Bei uns gab es oft das Problem, dass Rechnungen nicht rechtzeitig beim Steuerberater zur Buchhaltung waren. Durch Caya wird die Post abgegriffen und der Steuerberater hat immer alle Belege. Das hilft uns die richtige Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Es ist auch praktisch, dass man über Caya bezahlen kann.
What did you not like?
Ich würde gerne auch über Caya Briefe verschicken. Ab und zu müssen wir ein Original vor der Sammellieferung zu uns schicken lassen. Diese Lieferung ist etwas zu teuer. Auch kostet eine automatische Email Weiterleitung extra obwohl das ja an sich nur eine technische Einstellung ist.
Which problems are you solving with the product?
1. Keine Rechnungen gehen verloren 2. alles digital 3. rechtssicher archiviert
“Ein großer Schritt zum papierlosen Büro”
3.5
j
Older than 12 months
jim
Validated Reviewer
Geschäftsführer
- 1-50 employees
- Industry: Law Practice
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Die Post wird in hervorragender Scanqualität zeitnah im digitalen Postfach zur Verfügung gestellt. Dadurch lässt sie sich schnell und komfortabel weiterverarbeiten. Der Weg zum Postfach entfällt und auch die Zeit für scannen und abheften fällt weg.
What did you not like?
Die Adresse mit einer Postbox und einer Straße in Berlin führt bei manchen Kunden zu Verwirrungen und man muss öfters die neue Adresse ausführlich erklären. Die Deutsche Post hat ihre Schwierigkeiten bei einem bestehenden Postfach, die Post per Nachsendeauftrag an das CAYA Postfach nachzusenden. Das führt immer wieder zu Verzögerungen bei der Zustellung von Post.
Which problems are you solving with the product?
Steigerung der Effizienz, da die Zeit für Postholen und scannen eingespart werden können. Das digitale Postfach löst darüber hinaus viele Probleme bei örtlicher Abwesenheit. Die Psot kann ortsunabhängig kontrolliert und beantwortet werden. Außerdem können mehrere Personen unabhängig voneinander die Post ansehen und bearbeiten.
“Ich bin sehr zufrieden mit der CAYA Document Cloud und werde sie gern weiterempfehlen.”
5.0
S
Older than 12 months
Susanne
Validated Reviewer
Referentin der Geschäftsfühung
- 1-50 employees
- Industry: Information Technology and Services
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
- Übersichtliche Speicherung der Firmenpost, Firmenpost ist jederzeit abrufbar, die Firmenpost ist von überall auf der Welt abrufbar, hohe Speicherkapazität, bei Bedarf kann man sich einzelne Originalbriefe vorab schicken lassen, leichte und intuitive Anwendung der Cloud-Funktionen, gute Orientierung
What did you not like?
Manchmal dauert es mehrere Tage, bis uns die Post zur Verfügung steht. Eventuell liegt das auch an der Umleitung durch die Deutsche Post. Im Anmeldeprozess ganz am Anfang der Cloud-Nutzung haben wie versäumt, die Funktion zur automatischen Verschickung der Post am Monatsende zu setzen. Aus unserer Sicht könnte bzw. sollte diese Funktion sichtbarer gemacht werden. Ohne Erfahrung in der Nutzung der CAYA-Cloud war uns nicht bewusst, wie wichtig es an dieser Stelle war, diese Funktion anzuklicken.
Which problems are you solving with the product?
- Zugänglichkeit der Post für mehrere Personen, Zugänglichkeit der Post zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort auf der Welt (z.B. Geschäftsreisen, Home-Office usw.), Post steht digital zur Verfügung und muss nicht mehr intern digitalisiert werden
“Praktisches Tool - einfach und übersichtlich, mit etwas Luft nach oben”
4.0
T
In the last 30 days
Thorsten
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
HIGHDERM GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Cosmetics
Use cases:
Virtual Mailbox
What did you like?
Die Benutzeroberfläche ist absolut intuitiv - letztlich wie ein Mailsystem. Jede eingehende Poststendung entspricht einem Maileingang. Die Scanqualität ist bestens. Besonders die Desktop-App gefällt mir gut, sie reagiert schnell und bietet umfangreiche Funktionen (von denen ich viele aber gar nicht benötige).
What did you not like?
Kein echter Kritikpunkt, mehr ein Wunsch: Da dieses Tool ja oft dann zum Einsatz kommt, wenn nicht mehr viel Postverkehr anfällt oder eine Unternehmung nicht mehr aktiv ist, zum Beispiel während einer Liquidierungsphase, wäre es toll, wenn zusätzlich zur Mailbenachrichtigung auch eine SMS-Notifikation einstellbar wäre. Es kann sonst passieren, dass neben all den unvermeidlichen Werbesendungen wichtige Post etwas untergeht, Allerdings kann man hier auch mit etwas Mühe über die Automatisierungen einen Workaround bauen, dass abhängig vom Absender die Mail an eine zusätzliche Mailadresse weitergeleitet wird.
Which problems are you solving with the product?
Vor allem die ortsunabhängige Betreuung unseres Posteinganges. Dies ist besonders einfach möglich. Weitere Anwendungsszenarien nutzen wir derzeit nicht.
“Mehr als ein Post-Scan-Service”
5.0
G
In the last 3 months
Gerhard
Validated Reviewer
Geschäftsführender Gesellschafter at
B-8 Vermietung Service Gesellschaft.
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Data ExtractionDocument Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)
+ 1 more
What did you like?
CAYA ist super simple. Man kann eingene Ordner und Strukturen anlegen. Auch die Buchhaltung lässt sich problemlos und extrem zeitsparend abwickeln.
What did you not like?
Mir fällt tatsächlich nichts ein, was mir an CAYA nicht gefällt. Ich wünsche dem Team bei der ständigen Weiterentwicklung viel Erfolg!
Which problems are you solving with the product?
Den Inhalt hochgeladener PDFs kann man problemlos inhaltlich kopieren. Ich nutze die Funktion gerne für ChatGPT-Prompts. Der Austausch von Dokumenten ist sehr leicht und ich mache die Buchhaltung für mehrere Unternehmen an einem Ort. Den Ordner kann man mit dem Steuerater teilen. Insgesamt sehr gelungen. Sehr einfache Oberfläche.
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