SAP Ariba

Als Controller habe ich bei die Integration von SAP Ariba unterstützt. Durch die Nutzung von Ariba können wir die Ausgaben bzw. Kosten sowohl im Einkauf (direkt und indirekt) sowie der Supply Chain überwachen und kontrollierend sowie steuernd eingreifen. Letztlich führte dies zu einer Kostenreduktion im Unternehmen. Ariba ist dabei vollständig mit unserem ERP integriert und somit, was für mich relevant ist, SAP FI/CO , so dass Belege automatisch im ERP-System erzeugt und verarbeitet werden. Dies wiederum hilft uns im Controlling bei der Kontrolle wie auch Berichterstattung der Kosten aus den entsprechenden Funktionen.

Die Schulung der Anwender war relativ aufwändig, um sicherzustellen, dass die aufgesetzten Einkaufsprozesse auch entsprechend befolgt werden können. Das Tool ist für einen Anfänger nicht intuitiv verständlich. Z. B. müssen bei Service POs auch Wareneingänge in Ariba bestätigt werden, was erstmal nicht nachvollziehbar erscheint, damit der WE/RE-Beleg im ERP System (CO) erzeugt wird. Zudem hatte der Einkauf kritisiert, dass bei der Anbindung mit unseren Lieferanten, die wenigsten Ariba nutzen.

Mit Hilfe von Ariba konnte eine direkt Verbindung zu unseren Lieferanten hergestellt werden, sowohl für Bestellungen als auch die Rechnungserstellung. Dies erhöht Effizienz und Effektivität ungemein und senkt Kosten. Voraussetzung ist allerdings, dass der Lieferant auch Ariba nutzt. Im Controlling nutzen wir die effektiv gestalteten Dashboards und Reports zur Kostenkontrolle. Da auch bestimmte Prozessschritte automatisiert werden können in SAP Ariba, konnten wir auch intern Zeit einsparen und damit Kosten senken.

Wir erstellen Angebotsvergleiche von verschiedenen Lieferanten aus der ganzen Welt mit Ariba. Durch eine utopische Auswahl an hochzuladenden Dateien und auswählbaren Kriterien kann jeder Request so detailliert wie möglich gestaltet werden. Besonders gefällt mir das Supplier Management in denen es eine filterbare und sortierbare Auswahl an allen angelegten Suppliern und Factories gibt, welche manuell sehr gut definierbar sind. Große Klasse ist auch die Landing Page mit verschiedenen Fenstern und Diagrammen inkl. Kalender mit Timelines.

Requests nach Veröffentlichung noch detailliert bearbeiten zu können wird leider schwierig da oft der Status geändert werden muss oder das Projekt angehalten werden muss.

Ich kann perfekt Deadlines für jeden ausgewählten Supplier auf der ganzen Welt für jeden Request im Auge behalten. Sourcing hat sich in unserem Unternehmen enorm verbessert und vereinfacht. Große Vorteile bieten auch die Sourcing Project Analysen in der perfekt nach Trends und Stichworten gefiltert und sortiert werden kann. Purchase Orders und Event Stati können nach drafts, open, completed etc. angeordnet werden. Die Handhabung und der Ablauf im Buying wurden dadurch immens vereinfacht und beschleunigt.

Am besten finde ich die Importfunktionen, mit denen mein Team und ich unsere Altbestände in Ariba reinladen konnten. Viele Dateiformate werden unterstützt, sodass hierbei keine Zeit verloren geht. Des weiteren gefällt mir die UI und die Softwareergonomie selbst.

Die Einarbeitungszeit in Ariba war etwas länger, als mein Arbeitgeber, als auch mein komplettes Team gedacht hat. Das FAQ bzw. das umfassende Handbuch ist schon sehr gut gemacht, sollte aber viel schneller auf die meistgenutzten Funktionen zu sprechen kommen. Seltene Sachen würde man sowieso nochmal im Hand buch suchen.

Da es bei uns vor allem Probleme mit der Übersicht von Ausgaben gab, wurde Ariba eingeführt. Nicht nur mein Team, auch andere Abteilungen können nun besser nachvollziehen, welche Arbeitspakete mit wie viel Volumen finanziert wurden und wie viel Geld noch offen zur Verfügung steht.

Ich finde es herausragend gut wie Kunde und Lieferant digital "Geschäfte" betreiben können. Dabei können alle weiteren Schritte mit eingebunden werden. Alle Vorgänge werden cloudbasiert gespeichert.

Ich finde lediglich die Gebühren für das Gold Paket sehr hoch. Gerade als großes Unternehmen ist man aber drauf angewiesen. Die Kosten wirken sich später auch auf die Kunden aus.

Gerade in Corona Zeiten hat der digitale Weg such beschleunigt. Das B to B Geschäft konnte aufrecht erhalten werden. Geschäfte konnten weiterhin abgewickelt werde. Von der Bestellung- Lieferung bis Gin zur Beuahlung. Gerade bei unserem Getränkfachgroßhandelgeschäft hat es einen innovativen Sprung gegeben. Mittlerweile ist es Zeitsparend und kostensparender als direkte Besuche und Gespräche.