Listed in the following categories:
4ALLPORTAL
4.6 (97)
This is how users rate the tool
0%
Ease of use
Category average: 91 %
0%
Customer support
Category average: 94 %
0%
Meets requirements
Category average: 93 %
0%
Ease of setup
Category average: 89 %
Related Links
Global features
Setup & support
Cloud
On-premise
24/7 support
German-speaking support
Data Privacy
Server location DE
Server location EU
Only EU companies affiliated
EU standard contract
Versions
Free version
Free trial
Screenshots & Videos
4ALLPORTAL Features
Item 1 of 18
Administration
User, role, and access management
Workflow management
Integration with creative software
Brand portal
Performance and reliability
Api / integrations
Interface and performance
Import/export
Organizational interface
Search
File preview
Asset management
File types
Metadata
File transformation
Versioning
Expiration
Watermark
Digital rights management
Media types
Images
Video
Audio
Service desk
Help desk
Platform additional functionality
Cloud
Visitor behavior
Monitoring
Platform monitoring
Filtering
Content
Content management
Content authoring
Rich text editor
Asset management
Internal search
Content repository
Versioning
Tasks
Drag & drop
Integrations
Mail send api
Social media integrations
Platform
User, role, and access management
Reporting
Segmentation
Design
Customization
Other
E-commerce
Data management
Collection
Cleansing
Classification
Access rights
Versioning
Publication
Digital assets
Optimization
Data quality
Workflows
Localization
Analytics
Performance
4ALLPORTAL Pricing
Last edited: July 2026
Item 1 of 3
Free trial version (14 days)
Demo version
4ALLPORTAL Downloads
- KI im DAM – Unnötig oder unverzichtbar? (GER)
6.5 MB Download
- Why 4ALLPORTAL? (GER)
3.9 MB Download
- Why 4ALLPORTAL? (EN)
3.1 MB Download
- PIM-Checklist (GER)
4.9 MB Download
- PIM-Checklist (EN)
3.9 MB Download
- DAM-Checklist (GER)
5.3 MB Download
- DAM-Checklist (EN)
2.7 MB Download
- MDM-Checklist (GER)
931.3 KB Download
- MDM-Checklist (EN)
925.3 KB Download
Item 1 of 9
4ALLPORTAL Reviews (97)
AI-generated summary
What users say about 4ALLPORTAL
Based on 97 reviews
4ALLPORTAL is recognized for its flexibility and customization, enabling users to manage digital assets and product information effectively. The platform is praised for its user-friendly interface and robust search/filter capabilities, which streamline file organization and sharing. However, some users report occasional slow loading times and a complex rights management system. Despite these drawbacks, 4ALLPORTAL improves team collaboration, automates workflows, and provides a centralized database for media files, leading to increased efficiency and productivity.
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Filter and sorting
“Die Modularität und Skallierbarkeit im System hat uns direkt überzeugt”
4.5
SS
Older than 12 months
Siegfried Schneider
Validated Reviewer
Chief Marketing Officer at
Red Dot Design Award
- 51-1000 employees
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
“Ein System, das unsere Anforderungen erfüllt.”
5.0
R
Older than 12 months
Rolf
Validated Reviewer
Administator at
NÜRNBERGER Versicherung
- 1001+ employees
- Industry: Versicherung
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Uns haben die Weboberfläche, die Rollensteuerung und die unzähligen Konfigurationsmöglichkeiten überzeugt.
What did you not like?
Auf Indivualprogrammierungen müssen wir lange warten, weil die Entwicklerressourcen knapp sind.
Which problems are you solving with the product?
Der größte Vorteil ist die Nutzung von Downloadprofilen, um Bilder in weboptimierte Formate zu konvertieren oder um die Sicherheitseinstellungen in PDF-Dateien vorzunehmen. Durch diese Profile können die Assets bei Schnittstellen zu anderen Systemen (CMS, Archiv, Social Media, ...) leicht automatisch konvertiert werden.
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Rolf,
wir freuen uns sehr, dass Dir die Weboberfläche, die Rollensteuerung und die Konfigurationsmöglichkeiten gefallen.
Wir verstehen, dass die Wartezeit auf Individualprogrammierungen ärgerlich sein kann, und wir arbeiten täglich daran, unsere Entwicklerressourcen zu optimieren, bpsw. indem wir unser Partnernetzwerk stetig ausbauen.
Mit der Nutzung von Downloadprofilen spart man Zeit, da nicht jedes Asset manuell bearbeitet und konfiguriert werden muss. Darüber hinaus werden Fehler und Inkompatibilitäten bei der Konvertierung minimiert, da sie auf bewährten Einstellungen und Standards basieren. Zusätzlich erleichtern Downloadprofile die Integration mit anderen Systemen, indem sie die automatische Konvertierung von Assets in verschiedene Formate und Größen ermöglichen, die für diese Systeme optimiert sind. Auf diese Weise können Assets nahtlos in andere Systeme wie CMS, Archiv und Social Media integriert werden, ohne dass Benutzer:innen manuell Konvertierungen durchführen müssen.
Vielen Dank für die Bewertung!
Beste Grüße Das 4ALLPORTAL Team
“Super Produkt für unser Unternehmen!”
4.0
J
In the last 30 days
John
Validated Reviewer
Marketing Manager at
geobra Brandstätter Stiftung & Co. KG
- 1001+ employees
- Industry: Consumer Goods
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Besonders hervorzuheben ist die einfache Handhabung beim Hochladen von Assets sowie die schnelle und unkomplizierte Bearbeitung von Metadaten durch die Möglichkeit von Massenänderungen. Uns überzeugen außerdem die intuitive Weboberfläche, die flexible Rollensteuerung und die vielseitigen Konfigurationsoptionen. Darüber hinaus erleichtern Funktionen wie die ordnerbasierte Verschlagwortung, die Filterabbildung und der Freigabestatus die effiziente Verwaltung und Nutzung der Assets.
What did you not like?
Beispielsweise müssen InDesign-Dateien manuell berechnet werden, was den Arbeitsprozess verlangsamt und häufig die Unterstützung durch den Support erforderlich macht. Darüber hinaus sehen wir insbesondere im Bereich des Stylings noch Raum für Optimierungen, um die Benutzererfahrung weiter zu verbessern.
Which problems are you solving with the product?
Die Nutzung bringt viele Vorteile mit sich, die den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Besonders positiv fällt der schnelle und unkomplizierte Upload von Assets auf, der viel Zeit spart. Auch die effiziente Bearbeitung von Metadaten durch ordnerbasierte Verschlagwortung macht die Verwaltung von Dateien äußerst komfortabel. Ein weiterer Pluspunkt ist die vielseitige und einfache Möglichkeit, Daten zu teilen, was die Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit externen Partnern erheblich verbessert. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung einen firmenübergreifenden Zugriff auf sämtliche Assets, wodurch nicht nur Arbeitsprozesse effizienter gestaltet, sondern auch Ressourcen und Personalaufwand reduziert werden können. Diese Vorteile machen die Nutzung zu einer wertvollen Unterstützung im täglichen Betrieb.
“Schneller Zugriff und klare Struktur für unsere Medienassets”
4.0
J
In the last 6 months
Jennifer
Validated Reviewer
Head of Brand Management at
Friedrichstadt-Palast Berlin
- 51-1000 employees
- Industry: Entertainment
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Am meisten überzeugt uns die klare Struktur des Systems. Alle Assets liegen an einem Ort und bilden damit eine verlässliche „Single Source of Truth“, auf die alle relevanten Teams jederzeit zugreifen können. Durch die unterschiedlichen Statusanzeigen an den Assets ist jederzeit transparent nachvollziehbar, welche Inhalte verwendet werden dürfen. Sehr hilfreich ist zudem die Suche über selbst definierte Metadaten, Tags und Filter. So lassen sich auch in einer großen und stetig wachsenden Asset-Datenbank die passenden Inhalte schnell und gezielt finden. Ein weiterer großer Pluspunkt ist die Zusammenarbeit mit dem Team von 4ALLPORTAL. Statt einer Standardlösung wurde das System sehr flexibel an unseren konkreten Use Case angepasst – mit dem klaren Ziel, das Tool so aufzusetzen, dass es für unsere Arbeitsprozesse den größtmöglichen Nutzen bietet.
What did you not like?
Wir sind zufrieden und sehen aktuell eher Weiterentwicklungsmöglichkeiten als Kritikpunkte. Verbesserungsvorschläge werden vom 4ALLPORTAL-Team ernst genommen und dankbar aufgenommen. Man merkt deutlich, dass man als Kunde gehört wird und gemeinsam an sinnvollen Lösungen bzw. Weiterentwicklungen gearbeitet wird. Perspektivisch könnten einige kollaborative Funktionen noch weiter ausgebaut werden. Hilfreich wäre zum Beispiel ein zentrales Dashboard (Updates zu Kommentaren, Tagging anderer User, Infos zu neuen Aufgaben/Freigaben im Tool) sowie ein Bereich für Brand Guidelines.
Which problems are you solving with the product?
Früher lagen Bilder, Videos und andere Inhalte an verschiedenen Orten, was die Suche erschwert und teilweise zu doppelten Ablagen geführt hat. Durch die zentrale Plattform haben heute alle Zugriff auf dieselbe Datenbasis. Durch die dezentrale Ablage war es außerdem schwierig, den Überblick über alle Assets zu behalten. Wir arbeiten jetzt mit vielen Metadaten und Schlagwörtern an unseren Assets. Dadurch lassen sich selbst kleinste Details filtern und gezielt suchen, sodass die gewünschten Inhalte sehr schnell gefunden werden können.
Auch Unsicherheiten bezüglich Credits und Nutzungsrechten gehören seit der Einführung des Tools der Vergangenheit an, da diese Informationen jetzt klar dokumentiert sind.
Reply from 4ALLPORTAL:
Danke dir, Jennifer, für das sehr ausführliche und positive Feedback! Es freut uns besonders, dass ihr die klare Struktur, die hohe Flexibilität des Systems und die zentrale Datenbasis so im Alltag nutzt. Genau dieses Setup als „Single Source of Truth“ soll euch ermöglichen, schnell und sicher auf eure Assets zuzugreifen, inkl. klar nachvollziehbarer Nutzungsrechte.
Ein Punkt, der uns wirklich wichtig ist und den du schön hervorhebst: dass ihr euch gehört fühlt und Feedback bei uns ernst genommen wird. Das ist kein Zusatz, sondern Teil unseres Verständnisses von Zusammenarbeit.
Deine Hinweise zu einem zentralen Dashboard sowie einem Bereich für Brand Guidelines nehmen wir gerne mit. Das sind genau die Weiterentwicklungen, die wir priorisieren wollen. Danke für das Vertrauen und die partnerschaftliche Zusammenarbeit.
“Zentrales Tool für Bilder und Grafiken”
5.0
G
Older than 12 months
Gunnar
Validated Reviewer
Marketing Referent at
Energie 360° AG
- 51-1000 employees
- Industry: Oil & Energy
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Mir gefällt am Besten, dass wir mit dem 4ALLPORTAL im Marketing einen super Überblick haben und behalten können für alle vorhandenen Dateien. So können wir unsere große Anzahl an Bildern, Produktinformationen und Dateien sortieren und stets im Blick haben, was bereits in Verwendung ist und was überhaupt freigegeben ist. Für mich ist das vor allem für unser eigenes Magazin besonders wichtig und von Bedeutung. Denn in dieser direkten Kommunikation an unsere Kunden und Partner muss natürlich alles stimmen.
What did you not like?
Im Alltag stehe ich immer wieder vor dem Problem, dass wir im Marketing darauf angewiesen sind, dass unsere externen Agenturen und Fotografen beim Upload von neuen Dateien, Bildern, Inhalten direkt ins 4ALLPORTAL alle Meta Daten und Co sauber pflegen. Denn ohne eine saubere Pflege dieser Meta Daten können wir unsere Suchfilter nicht sauber nutzen. Das ist aber ehrlich gesagt kein echtes Problem des Tools, sondern eher ein Problem in der sauberen Verwendung der zur Verfügung stehenden Funktionen.
Which problems are you solving with the product?
1. Das 4ALLPORTAL erleichtert uns den zentralen Überblick und Zugriff auf alle unsere Medien, Daten und Informationen. 2. Wir arbeiten mit dem 4ALLPORTAL sehr offen mit unsren Fotografen und Agenturen zusammen, die dort selbst direkt ihre Dateien importieren und entsprechend beschriften können. 3. Durch die Suchfilter im Tool, kann man sehr schnell zu konkreten Anforderungen das entsprechend vorhanden seiende Materiale sichten. 4. Die Ampel-Funktion macht sofort sichtbar, welche der Dateien im 4ALLPORTAL freigegeben und damit nutzbar sind - und welche nicht.
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Gunnar,
vielen Dank für dein positives Feedback! Es freut uns sehr, dass das 4ALLPORTAL dir im Marketing hilft, den Überblick über alle Dateien zu behalten und somit die Qualität eurer Kommunikation sicherzustellen.
Wir verstehen, dass die Pflege der Metadaten durch externe Partner eine Herausforderung darstellen kann. Dein Hinweis ist wichtig, und wir stehen gerne bereit, um hier unterstützend zu wirken und den Prozess zu optimieren.
Solltest du weitere Fragen oder Unterstützung benötigen, kannst du dich jederzeit an deinen persönlichen Ansprechpartner oder unser Support-Team wenden. Vielen Dank für dein Vertrauen und die Zusammenarbeit!
Liebe Grüße
Das 4ALLPORTAL-Team
“Richtig gutes Tool zum Dateien und Dokumentenmanagement”
5.0
M
Older than 12 months
Martina
Validated Reviewer
Grafik Designerin at
Hunkeler AG
- 51-1000 employees
- Industry: Consumer Goods
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Als Grafik Designerin nutze ich das 4ALLPORTAL tagtäglich und kann dadurch meinen Arbeitsalltag sehr erleichtern. Denn ich kann dieses Tool nutzen, um alle meine Dateien zentral abzulegen. Außerdem kann ich nachvollziehen, wo und von wem bestehende Bilder bereits verwendet wurden. Und ich nutze auch den internen Freigabeprozess im 4ALLPORTAL, um zentral zu dokumentieren und für alle offensichtlich zu machen, welche Bilder freigegeben und damit nutzbar sind.
What did you not like?
Ich nutze in der Regel die Sammel-Upload-Funktion im 4ALLPORTAL. Das bedeutet, ich bearbeite eine Serie an Bildern normalerweise in einem komplett Abwasch, finalisiere diese und lade sie dann gebündelt im 4ALLPORTAL hoch. Dabei habe ich immer wieder das Problem, dass ich bei besonders großen Datenmengen auf Fehlermeldungen im Tool stoße. Manchmal lädt es einfach ins Leere - manchmal schleichen sich auch Fehler beim Upload ein. Deshalb vermeide ich diesen Bulk-Upload mittlerweile und lade lieber kleinere Pakete hoch. Das ist natürlich etwas aufwändiger, aber damit vermeide ich die entstandenen Fehler.
Which problems are you solving with the product?
Eines der größten Probleme, die wir mit dem 4ALLPORTAL lösen konnten, war das Aufräumen des Datenchaos. Denn vorher wurden Bilder nicht zentral abgelegt und gepflegt. In der Regel hatte jeder Grafiker die von sich selbst bearbeiteten und finalisierten Bilder bei sich in einem Ordner abgelegt - jede Abteilung für sich auch. Dadurch kam es leider immer wieder zu Problemen mit einem unklaren Freigabestatus oder auch Duplikaten. Ein großer Vorteil ist auch die Ampel-Funktion, über die wir heute den Freigabestatus für die Dateien im 4ALLPORTAL per Farbgebung sofort erkennen können. Zudem ermöglichen die umfangreichen und sehr detailgenauen Nutzungsrechte, eine genaue Zuordnung und Zugriffen auf die vorhandenen Dateien.
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Martina,
vielen Dank für dein ausführliches Feedback! Es freut uns sehr, dass das 4ALLPORTAL dir hilft, deinen Arbeitsalltag als Grafik Designerin zu erleichtern und die zentrale Ablage sowie der Freigabeprozess für dich wertvoll sind.
Wir verstehen, dass der Sammel-Upload bei großen Datenmengen manchmal herausfordernd ist. Solltest du hierzu weitere Unterstützung benötigen, steht dir dein persönlicher Ansprechpartner oder unser Support-Team jederzeit zur Verfügung.
Vielen Dank für dein Vertrauen und die Zusammenarbeit!
Liebe Grüße
Das 4ALLPORTAL-Team
“Super Tool - Super simple Bedienung - Super Arbeitserleichterung”
5.0
Y
Older than 12 months
Yvonne
Validated Reviewer
Produktmanagerin at
LITHO NIEMANN + STEGGEMANN
- 51-1000 employees
- Industry: Consumer Goods
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Ich arbeite als Produktmanager bei Litho Niemannd + Steggemann und bin darauf angewiesen, dass ich stets Zugriff auf die aktuellen, richtigen und freigegebenen Dokumente, Bilder und Informationen zu einem Produkt habe. Deshalb gefällt es mir am 4ALLPORTAL am besten, dass ich über dieses Tool jederzeit die entsprechenden Informationen zu jedem Produkt sehen kann. Per Knopfdruck (Suchfilter) sehe ich auf den ersten Blick, was überhaupt in unserem Portfolio für ein Produkt abliegt und auch, welche dieser Inhalte bereits geprüft und freigegeben wurden und welche nicht.
What did you not like?
Ich habe nichts, was mir gar nicht gefällt am 4ALLPORTAL. Ich höre nur Kleinigkeiten von Kollegen in der Grafik-Abteilung, dass es bei größeren Daten-Uploads nicht immer rund läuft. Aber für mich als Produktmanager ist das Tool eine super Erleichterung im Arbeitsalltag! Deshalb habe ich auch keinen wirklich größeren negativen Punkt oder ein Problem mit dem Tool. Noch dazu habe ich die Service-Mitarbeiter beim 4ALLPORTAL bisher auch sehr offen kennengelernt - und sehr reaktionsfreudig, falls es mal kleinere technische Probleme oder Hürden gab.
Which problems are you solving with the product?
Wie oben bereits beschrieben, löst das 4ALLPORTAL zum Beispiel das große Problem, dass wir im Produktmanagement stets alle verwendeten bzw. zur Verfügung stehenden Unterlagen, Bilder, Dokumente, etc. im Blick haben müssen. Hierzu bietet uns das 4ALLPORTAL eine perfekte Möglichkeit. Unsere Grafiker können Medien direkt im Tool hochladen, bearbeiten und in einen Freigabeprozess einreichen. Außerdem können wir über dieses Tool auch unsere Kunden direkt informieren und entsprechenden Zugriff auf die jeweiligen Daten und Medien geben.
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Yvonne,
Vielen Dank für dein Feedback! Es freut uns zu hören, dass das 4ALLPORTAL deine tägliche Arbeit als Produktmanager bei Litho Niemann + Steggemann erleichtert. Die Möglichkeit, jederzeit auf aktuelle, korrekte und freigegebene Dokumente, Bilder und Informationen zugreifen zu können, ist entscheidend, um effizient arbeiten zu können.
Es ist schön zu hören, dass Du positive Erfahrungen mit dem Serviceteam gemacht hast und es als reaktionsschnell empfindest. Unser Ziel beim Support ist es, immer erreichbar zu sein, um bei Fragen und Problemen schnell antworten und helfen zu können.
Das 4ALLPORTAL bietet eine ideale Lösung, um alle wichtigen Dokumente im Produktmanagement im Blick zu behalten. Die Möglichkeit, Medien direkt im Tool hochzuladen, zu bearbeiten und einem Freigabeprozess zu unterziehen, ist ein großer Vorteil. Auch die direkte Information und der Zugriff für Kunden sind wichtige Funktionen, die den Workflow erleichtern.
Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit! 😊
Beste Grüße das 4ALLPORTAL-Team
“Optimierung sowohl der internen als auch der externen Zusammenarbeit”
4.5
S
Older than 12 months
Silke
Validated Reviewer
Grafikerin at
Energie 360° AG
- 51-1000 employees
- Industry: Consumer Services
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Die für mich wichtigste Verbesserung in der externen Zusammenarbeit ist die Möglichkeit, Fotografen und Agenturen mit ins 4ALLPORTAL mitaufzunehmen. Wir bieten ihnen mit unserem DAM-System die Möglichkeit an, dass sie jeweils einen eigenen Zugriff haben können. Dadurch können sie auch selbstständig neue Bilder einstellen und entsprechend pflegen. So ist der Arbeitsaufwand für mich in der Grafik-Abteilung erheblich verringert worden. Denn vorher hatte ich in mühsamer Abstimmung die Bilder von Externen einsammeln und selbst mit den entsprechenden Informationen bei uns zentral ablegen müssen. Heute mit dem 4ALLPORTAL kann jeder Fotograf bzw. jede Agentur selbst ihre Bilder mit sämtlichen Meta Daten und Informationen pflegen und dokumentieren.
What did you not like?
Es gibt für mich nur eine Kleinigkeit, die ich als negativ bezeichnen würde: wir haben mittlerweile ein sehr großes Set an Bildern im 4ALLPORTAL und es werden durch unsere vielen externen Fotografen und Agenturen auch täglich mehr. Je größer und je ungenauer meine Suchfilter im Tool sind, desto länger ist die Wartezeit, bis ich tatsächlich Suchergebnisse sehen kann. DAs ist vor allem an stressigen Tagen schon etwas nervig.
Which problems are you solving with the product?
Wir können mit dem 4ALLPORTAL sowohl intern als auch extern super über das zentrale Tool gemeinsam kommunizieren und zusammenarbeiten. Durch die simplen und selbsterklärenden Suchfunktionen kann jeder Nutzer sehr genau und spezifisch nach einzelnen Themen aber auch Dateitypen filtern. So sind all unsere Prozesse direkt mit den externen Agenturen und Fotografen in einem einfachen digitalen Kanal übertragen. Denn über das 4ALLPORTAL können Bilder und Dateien von extern direkt hochgeladen und mit den Meta Daten befüllt werden. Im Anschluss können wir intern entsprechend die Daten prüfen und freigeben. Erst danach stehen diese Daten dann für alle User (mit den entsprechenden Nutzungsrechten) zur Verfügung. Im Ergebnis konnten wir so die Prozesse verschlanken und konnten Fehler bzw. doppelte Abstimmungsschleifen und auch Duplikate deutlich reduzieren!
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Silke,
vielen Dank für dein wertvolles Feedback! Es ist toll zu hören, dass das 4ALLPORTAL dir hilft, den Arbeitsaufwand in der Grafikabteilung zu reduzieren und die Zusammenarbeit mit Fotografen und Agenturen zu erleichtern. Die Möglichkeit für Externe, Bilder selbst hochzuladen und zu verwalten, ist ein echter Gewinn.
Wir verstehen, dass die Wartezeit bei der Suche in großen Bildbeständen manchmal eine Herausforderung sein kann. Dein Feedback ist uns wichtig, und wir arbeiten kontinuierlich daran, die Leistung zu verbessern.
Solltest du weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, steht dir dein persönlicher Ansprechpartner oder unser Support-Team jederzeit zur Verfügung. Vielen Dank für dein Vertrauen und deine Mitarbeit!
Liebe Grüße
Das 4ALLPORTAL-Team
“Wir können uns unsere Arbeit nicht mehr ohne das Tool 4ALLPORTAL vorstellen”
4.5
D
Older than 12 months
Daniel
Validated Reviewer
Marketing Manager at
Teekanne GmbH & Co. KG
- 1001+ employees
- Industry: Consumer Goods
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Das beste am 4ALLPORTAL ist für uns, dass wir mit diesem Tool unsere Produktivität und Effizienz steigern konnten. Die zentrale Verwaltung all unserer Bilder, Daten und Informationen hat einige Freigabeprozesse und Abstimmungen eingespart. Es ist vorher nicht absehbar gewesen, wie viel Zeit wir bei der Teekanne GmbH wirklich sparen können - unsere Erwartungen wurden bei weitem übertrofffen.
What did you not like?
Wenn ich zwingend einen negativen Aspekt nennen muss, dann ist der, dass wir initial einige Abstimmungsrunden mit den Ansprechpartnern des 4ALLPORTALs benötigt haben. Aufgrund der breiten Möglichkeiten und vielen Funktionen im Tool ist es nicht zu empfehlen, sich alles per Learning by doing selbst beizubringen. Im Zweifel muss man dann nur Dateien doppelt anfassen und pflegen.
Which problems are you solving with the product?
Unser Hauptproblem war, dass wir bei der Teekanne GmbH mit einem Netzwerk an regionalen Standorten arbeiten. So kreisten einerseits viele Medien in den Standorten in unterschiedlichen Arbeitsständen und manche durften aufgrund abgelaufener Recht gar nicht mehr genutzt werden. Andererseits hatten wir in der Zentrale immer sehr großen Aufwand mit den Anfragen der Standorten zu benötigten Medien. Diese beiden kritischen Punkten haben sich für uns mit dem 4ALLPORTAL komplett aufgelöst. Denn damit können alle unsere Standorte jederzeit auf alle unsere zur Verfügung stehenden Medien zugreifen. Das spart Aufwand, Zeit und auch Nerven auf beiden Seiten. Und erhöht natürlich auch die Qualität.
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Daniel,
Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, dein Feedback mit uns zu teilen! Es freut uns sehr zu hören, dass das 4ALLPORTAL eure Produktivität und Effizienz bei der Teekanne GmbH steigern konnte. Die zentrale Verwaltung von Bildern, Daten und Informationen hat euch dabei geholfen, Freigabeprozesse zu optimieren und Zeit zu sparen – es ist toll, dass eure Erwartungen übertroffen wurden!
Wir verstehen, dass die anfänglichen Abstimmungsrunden notwendig waren, um das volle Potenzial des Tools auszuschöpfen. Die Vielzahl an Funktionen kann anfangs überwältigend sein. Deshalb stellen wir jedem Kunden einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite. Dieser steht dir jederzeit für Fragen zur Verfügung und bietet bei Bedarf auch Termine an, um sicherzustellen, dass ihr das volle Potenzial des 4ALLPORTALs ausschöpfen könnt.
Es ist großartig zu hören, dass das 4ALLPORTAL eure Probleme mit den regionalen Standorten gelöst hat. Wenn du weitere Fragen oder Anliegen hast, steht dir unser Support-Team oder dein Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung.
Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit euch! 😊
Beste Grüße das 4ALLPORTAL-Team
“Bessere Zusammenarbeit durch eine produktivere Verwaltung unserer Medien”
5.0
E
Older than 12 months
Emilia
Validated Reviewer
Online-Marketing Manager at
Rheinhessen-Touristik GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Wein & Spirituosen
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
In meiner täglichen Arbeit bringt das 4ALLPORTAL den größten Mehrwert im Content-Sharing durch unsere Partner mit sich. Denn wir hatten im Marketing oft große Hürden bzw. Schwierigkeiten, unsere Städtepartner mit aktuellen Medien und Inhalten zu versorgen. Mit dem 4ALLPORTAL konnten wir den Prozess extrem vereinfachen, in dem im DAM-System immer nur alle aktuell zu Verfügung stehenden Bilder, Texte, Videos, etc. nutzbar sind. So gibt es keine leidigen und zeitraubenden Abstimmungen mehr wegen einzelner Rechte-Abfragen und macht die Arbeit sowohl für uns zentral als auch für jeden einzelnen Partner einfacher und effektiver.
What did you not like?
Es gibt für mich vor allem einen kleinen negativen Punkt in meiner Arbeit mit dem 4ALLPORTAL. Wir vermarkten über 2.000 Weingüter in ganz Deutschland. Dadurch haben wir weit mehr als 10.000 Assets in unserem DAM-System stehen. Wenn ich dort zentral (also mit allen Zugriffen) nach einzelnen Begriffen suche, ist die Ladezeit des 4ALLPORTALS wirklich lang. Aber zum Glück betrifft das nicht unsere einzelnen Partner, da diese ja nur die jeweils für sie relevanten und nutzbaren Assets sehen und durchsuchen können.
Which problems are you solving with the product?
Mit dem 4ALLPORTAL ist unsere Suchmöglichkeit nach unseren Assets (Mediendaten) deutlich einfacher geworden, da alles zentral abgelegt und sauber befüllt ist mit den entsprechenden Meta Daten und Nutzungsrechten. Das erspart uns im Marketing extrem viel Zeit, die wir früher mit der entsprechenden Medien-Verteilung verbracht haben. Durch diese Entlastung können sowohl wir zentral - aber auch jede einzelne Partnerstadt deutlich schneller und produktiver arbeiten. Letztlich haben wir damit auch unsere rausgegebenen Medien deutlich professionalisiert. Da wir uns jetzt stärker auf eine einheitliche Bildsprache und Tonalität konzentrieren können und diese vor allem auch nachhalten und kontrollieren können.
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Emilia,
Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, dein ausführliches Feedback mit uns zu teilen! Es freut uns sehr zu hören, dass das 4ALLPORTAL dir im Content-Sharing mit euren Städtepartnern so einen großen Mehrwert bietet.
Die Möglichkeit, immer nur die aktuellsten Medien und Inhalte zur Verfügung zu stellen, vereinfacht den Prozess erheblich und macht die Zusammenarbeit sowohl für euch als auch für eure Partner effizienter und effektiver.
Durch stetige Optimierungen unserer Server, Kubernetes-Cluster im Standort Bielefeld, haben wir bereits Ladezeiten und Kapazitäten verbessert. Solltest du weitere Fragen oder Anliegen haben, steht dir unser Support-Team oder dein persönlicher Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung.
Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit euch und danken dir für dein Vertrauen!
Beste Grüße das 4ALLPORTAL-Team
“Endlich haben wir Struktur und Übersicht in unsere Datenflut bekommen”
4.0
M
Older than 12 months
Maximilian
Validated Reviewer
UX Designer at
Shopware AG
- 51-1000 employees
- Industry: Internet
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Wir können bei Shopware mit dem 4ALLPORTAL endlich all unsere Dokumente, Bilder und Videos zentral ablegen und verwalten. Auch die Suche und das Versenden unserer Datenelemente (Assets) ist super einfach und vor allem qualitativ hochwertiger und sicherer geworden mit dem 4ALLPORTAL. Für mich selbst als Designer ist das ein riesiger Fortschritt, weil ich meine Bilder nun allesamt zentral ablegen und immer auf dem aktuellsten Stand halten kann (egal ob Bildrechte oder Meta Daten angepasst werden müssen).
What did you not like?
Einen echten negativen Punkt habe ich ehrlich gesagt nicht. Ich habe vor der Einführung des 4ALLPORTALS gelesen, dass immer wieder kritisiert wird, dass das Tool zu mächtig sein kann. Wir bei Shopware nutzen auch nicht den vollen Umfang des Möglichen. Aber ich fühle mich überhaupt nicht erschlagen von den Möglichkeiten - ich habe mich beschränkt auf die für mich notwendigen Funktionen und komme gut damit klar.
Which problems are you solving with the product?
Grundsätzlich haben wir uns bei Shopware für das 4ALLPORTAL wegen vor allem 2 großer Vorteile entschieden:
1. Volltextsuche: Für unsere Marketing-Kollegen war es besonders wichtig, dass alle unseren abgelegten Texte im DAM-System komplett durchsucht werden können. Über die Volltextsuche können wir so nach einzelnen Schlagwörtern suchen und finden im Ergebnis sämtliche abgelegten Dateien; von Excel bis PowerPoint und Word.
2. Versionierung: Für uns war es wichtig, dass wir die Dateien in unserem DAM-System nicht nur im aktuellsten Stand sehen, sondern auch eine Art Entwicklung nach verfolgen können. Dies ermöglicht uns die Versionierung jedes einzelnen Elements. So können wir auch früher genutzte Inhalte/Daten nachverfolgen, auch wenn sie im aktuellsten Stand überarbeitet wurden.
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Maximilian,
Vielen Dank für dein positives Feedback! Es freut uns sehr zu hören, dass das 4ALLPORTAL euch bei Shopware so effektiv unterstützt. Es ist schön zu hören, dass ihr die zentrale Ablage und Verwaltung von Dokumenten, Bildern und Videos sowie die einfache und sichere Suche und Verteilung von Assets als entscheidende Vorteile für euer Unternehmen anseht.
Es ist verständlich, dass das 4ALLPORTAL aufgrund seiner umfangreichen Funktionen als mächtig wahrgenommen wird. Es freut uns, dass du dich auf die für dich relevanten Funktionen konzentrieren kannst und damit gut zurechtkommst. Solltest du dennoch Fragen oder Anliegen haben, steht dir dein persönlicher Ansprechpartner oder unser Support-Team jederzeit zur Verfügung.
Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit euch! 😊
Das 4ALLPORTAL-Team
“Optimierung der Arbeitsabläufe für interne und externe Nutzer”
4.5
C
Older than 12 months
Charlotte
Validated Reviewer
Marketing Referent at
bofrost Dienstleistungs GmbH & Co. KG
- 51-1000 employees
- Industry: Food Production
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)Product Information Management (PIM)
What did you like?
Für uns im Marketing war die Einführung des 4ALLPORTALS vor allem in der Produktion unserer Printmedien eine enorme Weiterentwicklung. Bei bofrost erstellen wir nämlich Kataloge, Produktinformationen und Verpackungen für insgesamt 11 Länder. Mit dem 4ALLPORTAL konnten wir die Prozesse für die Erstellung und Freigaben dieser Publikationen extrem verschlanken. Noch dazu sind wir deutlich weniger fehleranfällig in der Nutzung unserer Medien und Dateien.
What did you not like?
Wir haben im Marketing in der Nutzung lediglich Probleme beim Hochladen von großen Datenmengen Probleme. Wenn wir sehr viele Dateien gleichzeitig uploaden wollen, kommt es immer wieder zu sehr langen Wartezeiten. Und leider kommt es dann auch immer wieder vor, dass der Upload komplett abbricht oder Fehler in einzelnen Daten passieren. Um das zu vermeiden, stellen wir mittlerweile nur noch kleinere Mengen neu ein ins 4ALLPORTAL. Damit fahren wir jetzt ohne Probleme.
Which problems are you solving with the product?
Wir konnten bei bofrost unter anderem folgende Probleme mit der Einführung des 4ALLPORTALS lösen: 1. Deutliche Steigerung der Produktivität im Marketing durch zentrales Dokumentenmanagement. 2. Deutliche Steigerung der Qualität und der Effizienz für unsere externe User in allen 11 Ländern, durch eine einzige und immer verfügbare Quelle an Bildern, Produktinformationen und Dateien. 3. Extreme Verbesserung in der Suche nach vorhandenen Dateien durch umfangreiche Suchfunktionen im 4ALLPORTAL.
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Charlotte,
Vielen Dank für dein wertvolles Feedback! Wir freuen uns sehr, dass sich das 4ALLPORTAL so positiv auf die Marketingprozesse bei bofrost, insbesondere in der Printproduktion, ausgewirkt hat.
Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Performance des Systems zu verbessern, um Wartezeiten oder Fehler zu reduzieren. Durch die stetige Optimierung unserer Server, Kubernetes-Cluster am Standort Bielefeld, konnten wir bereits Ladezeiten und Kapazitäten verbessern.
Wir freuen uns, dass die zentrale Dokumentenverwaltung und die verbesserte Suche nach Dateien entscheidende Vorteile sind, die die Produktivität und Qualität der Arbeit in allen 11 Ländern steigern.
Liebe Grüße
Das 4ALLPORTAL-Team
“Weltweite Dateiverwaltung und Kollaboration mit dem 4ALLPORTAL”
5.0
P
Older than 12 months
Philipp
Validated Reviewer
Content Manager at
Herrmann Ultraschalltechnik GmbH & Co. KG
- 51-1000 employees
- Industry: Medical Devices
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Durch die Einführung des 4ALLPORTALs 2024 konnten wir im Marketing eine deutliche Steigerung der Content- Qualität schaffen und enorm viel Zeit einsparen. Speziell für mich als Content Marketer wurde unheimlich viel Arbeitszeit eingespart, die ich früher darauf verwenden musste, im direkten Kontakt mit unseren 28 Standorten auf der ganzen Welt über Versionen, Rechte und Anpassungen von Texten, Bilder und Dokumenten zu diskutieren. Heute haben wir alle Dateien zentral im 4ALLPORTAL abgelegt und immer auf dem aktuellsten Stand.
What did you not like?
Mir gefällt eigentlich nur ein Punkt im täglichen Doing nicht wirklich gut: im Headquarter haben wir im Marketing immer wieder die Herausforderung, dass wir größere Mengen an neuen Daten hochladen müssen. Leider hatten wir schon ein paar Mal Probleme, wenn es wirklich große Mengen an Dateien sind. Lange Ladezeiten sind natürlich vorprogrammiert - wären aber vertretbar. Wirklich ärgerlich ist es allerdings, wenn der Upload irgendwann abgebrochen wird oder Fehler bei einzelnen Daten entstehen.
Which problems are you solving with the product?
Wir haben das 4ALLPORTAL als eine Art Self Service Portal für unsere 28 Standorte ausgestellt. Dadurch können wir im Marketing viel Zeit einsparen. 1. Können wir den Freigabe-Prozess durch einfachere Korrekturschleifen und zentral abgelegte Datei-Versionen beschleunigen. 2. Vermeiden wir Duplikate von Texten, Bildern und Dokumenten. 3. Können wir durch die zentrale Verwaltung in einem Tool Verstöße gegen Lizenzrechten vermeiden. 4. Konnten wir die Datenqualität insgesamt in den letzten 2,5 Jahren deutlich steigern.
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Philipp,
Vielen Dank für dein ausführliches Feedback! Es freut uns sehr zu hören, dass das 4ALLPORTAL euch im Marketing geholfen hat, die Content-Qualität zu steigern und viel Zeit einzusparen. Besonders für dich als Content Marketer ist die zentrale Ablage und Aktualisierung der Dateien ein großer Vorteil, da du nicht mehr im ständigen Austausch mit den 28 Standorten über Versionen, Rechte und Anpassungen stehen musst.
Wir verstehen, dass der Upload großer Datenmengen im Headquarter manchmal problematisch sein kann. Lange Ladezeiten sind zwar vertretbar, aber abgebrochene Uploads oder Fehler bei einzelnen Dateien sind ärgerlich. Dein Ansprechpartner oder unser Support stehen dir jederzeit zur Verfügung, um Fragen zu beantworten und den Prozess zu optimieren. Zögere nicht, sie bei Bedarf zu kontaktieren – wir helfen dir gerne weiter!
Beste Grüße
Das 4ALLPORTAL-Team
“Perfektes Tool, um alle Fotos, Videos, Grafiken, Handbücher und technische Zeichnungen zu managen!”
5.0
M
Older than 12 months
Melinda
Validated Reviewer
Marketing Manager at
Hunkeler AG
- 51-1000 employees
- Industry: Consumer Goods
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Die wertvollste und wichtigste Verbesserung durch das 4ALLPORTAL ist, dass wir dadurch unser Datenchaos aufräumen konnten. Vorher hatten wir verschiedene Systeme für Bilder, Videos, Dateien, etc. Das ist mit dem 4ALLPORTAL nicht mehr notwendig. Jetzt geht alles aus einer Hand und wir haben eine deutlich verbesserte Übersicht sowie Datenstruktur.
What did you not like?
Mir gefällt nur ein Punkt absolut nicht: die Ladezeiten im DAM-Dashboard sind leider lange. Und je umfangreicher unsere Datenbank wird, desto stärker wachsen diese an. Klar ist die umfangreiche Datenbank mit sämtlichen Metadaten für Bilder, Videos und Dokumenten notwendig und bringt zwangsläufig eine gewisse Ladezeit mit sich. Aber dieser Aspekt könnte aus meiner Sicht noch verbessert werden.
Which problems are you solving with the product?
Wir profitieren im Marketingbereich vor allem von der Ampel-Funktion im 4ALLPORTAL. Dadurch können wir bei sämtlichen Assets sofort erkennen, welchen Freigabestatus diese haben. Das spart einerseits viel Zeit und Abstimmung - aber der noch größere Vorteil ist ehrlich gesagt, dass wir dadurch fehlerhafte Nutzung von Assets vermeiden können. Auch die unterschiedlichen Rechtevergaben für die Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen bringt einen großen Vorteil mit sich. Da wir so jeder Rolle die entsprechenden Freigaben und Nutzungsrechte zuordnen können.
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Melinda,
Vielen Dank für dein ausführliches Feedback! Es freut uns sehr zu hören, dass das 4ALLPORTAL euch geholfen hat, euer Datenchaos zu beseitigen und eine verbesserte Übersicht sowie Datenstruktur zu schaffen. Die Möglichkeit, alle Dateien – ob Bilder, Videos oder Dokumente – zentral zu verwalten, ist ein großer Vorteil, der die Effizienz im Arbeitsalltag erheblich steigert.
Deine Anmerkung zu den Ladezeiten im DAM-Dashboard ist wichtig für uns. Wir verstehen, dass lange Ladezeiten frustrierend sein können.Durch stetige Optimierungen unserer Server, Kubernetes-Cluster im Standort Bielefeld, haben wir bereits Ladezeiten und Kapazitäten verbessert.
Es freut uns, dass ihr im Marketingbereich von der Ampel-Funktion profitiert. Diese ermöglicht es euch, den Freigabestatus von Assets sofort zu erkennen, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die fehlerhafte Nutzung von Assets verhindert.
Solltest du oder dein Team weitere Fragen oder Anregungen haben, stehen dir unser Support-Team und dein persönlicher Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung.
Viele Grüße
Das 4ALLPORTAL-Team
“Super übersichtliche Text-Bearbeitung und zentrale Verwaltung von Dateien”
5.0
C
Older than 12 months
Christine
Validated Reviewer
Texterin at
NÜRNBERGER Lebensversicherung AG
- 1001+ employees
- Industry: Financial Services
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)Product Information Management (PIM)
What did you like?
Ich finde die einfache Bearbeitung der vorhandenen Dateien gut. Das ist auch das Thema, dass mich persönlich in Berührung mit dem 4ALLPORTAL bringt. Denn in dem Tool kann ich super einfach entweder vorhandene Texte (oder andere Dateiformate) überarbeiten und per Versionierung auch nachhalten - oder ich kann ganz neue Texte (oder andere Dateiformate) neu anlegen und entsprechend befüllen. So ist auch die Verwaltung und Suche nach den Texten (oder anderen Dateiformaten) durch meine Kolleginnen im ganzen Unternehmen deutlich einfacher geworden.
What did you not like?
Ich habe nichts, was mir nicht gefällt. Ich habe allerdings auch ein sehr enges Betätigungsfeld im 4ALLPORTAL durch meine Rolle als Texterin. Bei allem in Richtung Texten, Meta Daten zu diesen, Versionierungen, Text-Teilen, etc. komme ich super klar mit dem Tool. Deshalb habe ich keine echte Kritik oder Dinge, dir mir nicht gefallen.
Which problems are you solving with the product?
Wir hatten vor dem 4ALLPORTAL das Problem, dass wir im ganzen Unternehmen viele verschiedene Text-Dateien zu Produkten, Kundeninformationen, teilweise auch Versicherungsbedingungen kreisen hatten. Teilweise ist da wirklich der Überblick verloren gegangen, an welcher Stelle nun die aktuell wirklich freigegebenen und finalen Versionen lagen. Das ist mit der Einführung des 4ALLPORTALS nun überhaupt gar kein Problem. Denn hier ist die zentrale Anlaufstelle, in der jeder im Unternehmen die zu diesem aktuellen Zeitpunkt freigegebene Version eines Textes (oder anderen Dateiformaten) finden und nutzen kann. Das hat in vielen Bereichen viel Zeit und Nerven gespart - letztlich ist die Arbeit dadurch viel effektiver geworden!
Reply from 4ALLPORTAL:
Hallo Christine,
Vielen Dank für dein positives Feedback und die detaillierte Beschreibung, wie das 4ALLPORTAL deine Arbeit unterstützt! Es freut uns sehr zu hören, dass die einfache Bearbeitung und Versionierung von Dateien dir als Texterin den Arbeitsalltag erleichtert. Die Möglichkeit, Texte und andere Dateiformate zentral zu verwalten und zu überarbeiten, ist ein wesentlicher Vorteil, der die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessert.
Es ist großartig, dass du in deinem speziellen Anwendungsbereich keine Kritikpunkte hast und das Tool für deine Aufgaben ideal funktioniert. Deine Zufriedenheit zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind, die Bedürfnisse unserer Nutzer zu erfüllen.
Solltest du oder deine Kolleginnen dennoch einmal Fragen oder Anregungen haben, stehen dir dein persönlicher Ansprechpartner und unser Support-Team jederzeit zur Verfügung.
Liebe Grüße
Das 4ALLPORTAL-Team
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