Arbeitszeitkonto: Das musst du als Arbeitgeber*in wissen

Als Arbeitgeber*in weißt du, dass Flexibilität im heutigen Arbeitsalltag unverzichtbar ist – und genau hier wird das Arbeitszeitkonto zu deinem Verbündeten. Es ermöglicht dir, die Arbeitszeiten deines Teams intelligent zu managen, den Überblick über geleistete Arbeitsstunden zu behalten und dabei eine Balance zwischen betrieblichen Anforderungen und den Bedürfnissen deiner Mitarbeiter*innen zu finden. Bei der Führung eines Arbeitszeitkontos musst du dich allerdings an gewisse Spielregeln halten. Welche das sind, wie du das richtige Arbeitszeitkonto für dein Business findest und wie du es effizient führst, verraten wir dir in diesem Artikel.

Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Ein Arbeitszeitkonto ist ein Instrument zur Zeiterfassung, das dir als Arbeitgeber*in hilft, die Flexibilität deines Unternehmens zu maximieren. Es dokumentiert genau, wann und wie viele Stunden deine Mitarbeiter*innen geleistet haben und stellt sicher, dass jede Mehrarbeit oder Minderarbeit präzise erfasst wird.

Die Soll-Arbeitszeit wird dabei als Basis genommen und jede abgeleistete Arbeitsstunde entsprechend gegengerechnet. Überstunden können so auf dem Konto "angespart" und zu einem späteren Zeitpunkt, beispielsweise für Freizeitausgleich oder als Überstundenvergütung, "abgehoben" werden. Diese stundenweise Buchführung unterstützt nicht nur eine transparente und faire Gestaltung der Arbeitsverhältnisse, sondern bietet auch eine Grundlage für deine Personalplanung.

Mit einem Arbeitszeitkonto hast du als Arbeitgeber*in stets den Überblick über die Arbeitsstunden deiner Beschäftigten und kannst Engpässe sowie Kapazitäten besser erkennen und steuern. Die Zeiterfassung ermöglicht es dir zudem, rechtliche Anforderungen sicher zu erfüllen und durch flexible Arbeitszeitmodelle die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Kurz gesagt: Ein Arbeitszeitkonto ist der Schlüssel zu einem effizienten Zeitmanagement in deinem Unternehmen.

Arbeitszeitkonto & Zeiterfassung: Zwei verschiedene Dinge

Arbeitszeitkonto und Zeiterfassung sind nicht dasselbe, auch wenn sie oft Hand in Hand gehen. Die Zeiterfassung ist durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 für Arbeitgeber*innen verbindlich geworden, um die Arbeitszeiten der Beschäftigten präzise zu dokumentieren. Dies dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen, indem es sicherstellt, dass gesetzliche Arbeitszeitbegrenzungen eingehalten werden und Plusstunden erfasst und entsprechend vergütet oder ausgeglichen werden. Die Erfassung kann dabei über verschiedene Zeiterfassungssysteme erfolgen – von der klassischen Stechuhr bis hin zu modernen digitalen Lösungen wie Zeiterfassungssoftwares. Solche Softwares, wie TimeTac

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Arten von Arbeitszeitkonten: Langzeitkonto vs. Kurzzeitkonto

Als Arbeitgeber*in begegnest du in der Regel zwei Arten von Arbeitszeitkonten: Kurzzeit- und Langzeitkonten. Beide Modelle haben ihre Vorzüge und sind je nach Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeitenden unterschiedlich anwendbar.

Kurzzeitkonto

Kurzzeitkonten zielen darauf ab, die Arbeitszeit flexibel innerhalb eines kürzeren Zeitrahmens, typischerweise eines Jahres, auszugleichen. Es kann aber auch Ausgleichszeiträume von sechs oder drei Monaten geben. Bei diesen Konten geht es meist um die wöchentliche Arbeitszeit, die je nach Arbeitsanfall variieren kann. Folgende Konten lassen sich hier beispielsweise anführen:

• Ampelkonto: Hierbei gibt es Grenzwerte für Mehrarbeit, zwischen denen die Arbeitszeit schwanken darf (Grün, Gelb, Rot), was den Mitarbeitenden Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung ermöglicht.

• Gleitzeitkonto: Dieses Konto ermöglicht es Mitarbeitenden, die Anfangs- und Endzeiten der täglichen Arbeit selbst zu bestimmen und Arbeitszeit zu 'sammeln' oder zu 'nehmen'.

• Überstundenkonto: Auf diesem Konto werden Überstunden festgehalten, die zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgebaut werden können.

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Langzeitkonto

Langzeitkonten, auch bekannt als Wertguthaben oder Zeitwertkonten, hingegen verfolgen eine langfristigere Perspektive. Sie sind auf die gesamte Arbeitslebenszeit ausgerichtet und haben den Zweck, Arbeitszeit für längere Pausen vom Berufsleben anzusparen – sei es für ein Sabbatical, für eine längere Weiterbildung oder sogar um früher in Rente zu gehen.

Gesetzliche Grundlagen fürs Arbeitszeitkonto

Das Führen eines Arbeitszeitkontos unterliegt in Deutschland klaren gesetzlichen Regelungen. Als Arbeitgeber*in bist du angehalten, diese rechtlichen Grundlagen zu beachten, um das Modell korrekt und für alle Seiten vorteilhaft einzusetzen.

Zunächst ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die wesentliche Rechtsquelle, die Rahmenbedingungen für Arbeitszeiten und damit auch für Arbeitszeitkonten setzt. Dieses Gesetz regelt unter anderem Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten, die Grundvoraussetzungen für die Einrichtung und Führung von Arbeitszeitkonten darstellen.

Über den arbeitsvertraglichen Rahmen hinaus können Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen zusätzliche Regelungen enthalten. Diese können die Anlage und Führung von Arbeitszeitkonten weiter konkretisieren. Es ist möglich, dass Tarifverträge bestimmte Branchenspezifika berücksichtigen oder mehr Raum für Mitarbeiterflexibilität zulassen, solange die gesetzlichen Vorgaben als Mindeststandard gewahrt bleiben.

Die Einführung eines Arbeitszeitkontos sollte daher immer in Absprache mit dem Betriebsrat erfolgen – falls ein solcher existiert – und die getroffenen Vereinbarungen müssen schriftlich festgehalten werden. Wichtig ist, dass alle Regelungen transparent und verständlich für die Mitarbeiter*innen sind, um Missverständnisse zu vermeiden und Vertrauen in das System der Zeiterfassung zu schaffen.

Das Arbeitszeitkonto im Arbeitsvertrag und Tarifvertrag

In deinem Arbeitsvertrag legst du als Arbeitgeber*in gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen die individuellen Konditionen fest, unter denen das Arbeitszeitkonto geführt wird. Hierbei geht es um Einzelheiten wie das Ansparen und Abbauen von Zeitguthaben, Verfallfristen sowie um die Übertragbarkeit der Stunden von einem Jahr ins nächste.

Tarifverträge hingegen gelten branchenspezifisch und können eigene Regelungen für Arbeitszeitkonten vorsehen. Diese kollektivvertraglichen Abmachungen haben oft Vorrang vor individuellen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, es sei denn, sie gestatten explizit günstigere Abmachungen für die Beschäftigten. Tarifvertragliche Regelungen sind nicht selten detaillierter als gesetzliche Vorschriften und können Aspekte wie Höchstgrenzen der Zeitkonten, Auszahlungsmodalitäten von Zeitguthaben und Kappungsgrenzen für Minusstunden regeln.

Für wen lohnt sich ein Arbeitszeitkonto?

Besonders vorteilhaft sind Arbeitszeitkonten für Betriebe, die ihren Mitarbeiter*innen Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung ermöglichen. Dies umfasst Arbeitsmodelle wie Gleitzeit, mit oder ohne Kernarbeitszeit, Funktionszeiten, bei denen Arbeitsbeginn und -ende flexibel sind, oder Home Office-Regelungen, bei denen eine genaue Arbeitszeitkontrolle auch außerhalb des Büros wichtig ist.

In Branchen mit Schichtarbeit bieten Arbeitszeitkonten eine klare Übersicht und gewährleisten eine gerechte Aufteilung der Arbeitsstunden. Dies trägt zur Zufriedenheit der Angestellten bei, da sie ihren Einsatz und ihre Freizeit besser planen können. Jahresarbeitszeitkonten sind zudem nützlich für Unternehmen, die saisonal bedingte Arbeitsspitzen haben, indem sie einen Ausgleich der Plusstunden über das ganze Jahr ermöglichen.

Vor- und Nachteile von Arbeitszeitkonten

Auch wenn Arbeitszeitkonten erst einmal nach einer Menge Extraarbeit für dich klingen, bieten sie dir auch gewisse Vorzüge. Die spezifischen Vor- und Nachteile von Arbeitszeitkonten schauen wir uns im Folgenden einmal genauer an:

Vorteile von Arbeitszeitkonten

• Anpassungsfähigkeit: Du kannst Arbeitszeiten flexibel an die Auftragslage anpassen, was Organisationsfreiheit schafft und die Planung erleichtert.

• Produktivitätssteigerung: In arbeitsintensiven Phasen angesammelte Überstunden können in ruhigeren Zeiten wieder abgebaut werden, was zu einer effizienteren Ressourcennutzung führt.

• Arbeitgeberattraktivität: Flexible Arbeitszeitmodelle steigern deine Attraktivität als Arbeitgeber*in und können dir helfen, qualifizierte Arbeitskräfte zu gewinnen und zu halten. Außerdem fördert es die Mitarbeiter-Motivation, wenn deine Kolleg*innen sicher sein können, dass ihre eventuellen Überstunden transparent erfasst werden.

Nachteile von Arbeitszeitkonten

• Verwaltungsaufwand: Ohne Fleiß, kein Preis. Die Einrichtung und Pflege von Arbeitszeitkonten erfordert Zeit und Ressourcen, die du in deine Planung einbeziehen musst.

Arbeitszeitkonto für Minijob

Auch bei geringfügig entlohnten Beschäftigungen, häufig einfach als Minijob bezeichnet, kann sich ein Arbeitszeitkonto lohnen – das Führen eines solchen Kontos birgt allerdings auch hier einige Besonderheiten, die du als Arbeitgeber*in beachten solltest.

Wann lohnt sich das Arbeitszeitkonto im Minijob?

Ein Arbeitszeitkonto ist vor allem dann sinnvoll, wenn in deinem Betrieb das Arbeitsaufkommen unregelmäßig ist. Überstunden können in arbeitsintensiven Monaten angespart und in Zeiten geringerer Auslastung wieder abgebaut werden. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass das Einkommen der Minijobber*innen nicht die magische Grenze von 520 Euro pro Monat bzw. 6.240 Euro im Jahresdurchschnitt übersteigt, die eine geringfügig entlohnte Beschäftigung definiert.

Ein Arbeitszeitkonto kann also Flexibilität für beide Seiten schaffen: deine Mitarbeiter*innen genießen eine gewisse Freiheit bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit und du kannst auf betriebliche Schwankungen reagieren, ohne dass sofort Neueinstellungen oder Entlassungen notwendig werden.

Überstunden im Arbeitszeitkonto im Minijob

Bei Überstunden in einem Minijob ist besondere Vorsicht geboten. Du musst darauf achten, dass die Überstunden, die auf dem Arbeitszeitkonto gesammelt werden, die geringfügig entlohnte Beschäftigung nicht zu einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung werden lassen. Das bedeutet konkret, dass die Anzahl der Überstunden so gesteuert werden muss, dass die durchschnittliche monatliche Vergütung die 520-Euro-Grenze nicht überschreitet.

Gemäß dem Mindestlohngesetz darfst du im Arbeitszeitkonto nicht mehr als 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit als Überstunden anhäufen. Sollte der Stundenlohn deiner Mitarbeiter*innen über dem Mindestlohn liegen, kann allerdings ein höheres Kontingent an Überstunden aufgebaut werden.

Es ist außerdem wichtig, dass du einmalige Zahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld im Blick behältst, da diese das monatliche Einkommen erhöhen und damit die Geringfügigkeitsgrenze gefährden können. Überstunden, die zu einer bezahlten Freistellung von bis zu drei Monaten führen, bieten eine Möglichkeit, die Arbeitskraft deiner Mitarbeiter*innen in Stoßzeiten voll zu nutzen und ihnen anschließend einen Ausgleich zu gewähren, ohne dass sich deren Versicherungsstatus ändert.

Fazit: Darum lohnt sich ein Arbeitszeitkonto

Auch wenn Arbeitszeitkonten erst einmal nach Mehraufwand für dich als Arbeitgeber*in klingen: Sie bringen dir auch enorme Vorteile. Du gewinnst Flexibilität, indem du geschäftige Phasen und Flautezeiten clever ausbalancierst, ohne ständig Belegschaft auf- oder abzubauen. Deine Planungssicherheit steigt, denn du hast immer den Überblick, wer wann verfügbar ist oder Überstunden abbummeln muss. Hinzu kommt die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Dein Team schätzt die Möglichkeit, ihre Zeitkonten selbst zu steuern, was wiederum die Bindung an dein Unternehmen stärkt. Die Zeiterfassung ist ohnehin Pflicht – warum das ganze also nicht einfach mittels Arbeitszeitkonto abdecken?