DialogBits

Mir gefällt besonders, dass DialogBits gut zu den Anforderungen öffentlicher Verwaltungen passt. Datenschutz, Hosting in Deutschland und der Einsatz in unterschiedlichen Organisationen lassen sich sauber abbilden. Gleichzeitig können auf einer Plattform verschiedene Bots betrieben und über mehrere Kanäle ausgespielt werden, etwa per Chat oder Telefon. Positiv ist für mich außerdem die enge und unkomplizierte Zusammenarbeit mit dem Team.

Der Aufbau ist nicht immer selbsterklärend und erfordert insbesondere für Nutzerinnen und Nutzer ohne IT-Kenntnisse etwas Einarbeitung.

Als K4K eG stellen wir unseren Mitgliedsorganisationen mit DialogBits eine gemeinsame Chat- und Voicebot-Plattform zur Verfügung. Diese bietet vielfältige Möglichkeiten für den individuellen Einsatz: Über den Hub können fertige Bots als Blaupause bereitgestellt, übernommen und mit geringem Aufwand an die jeweiligen lokalen Gegebenheiten angepasst werden. Darüber hinaus können eigene Bots für individuelle Anwendungsbereiche erstellt werden. Gleichzeitig entfällt für die einzelnen Mitgliedsorganisationen die aufwendige Beschaffung und Entwicklung einer eigenen technischen Plattform. Das spart Zeit und Ressourcen und erleichtert den Einstieg in die Nutzung von Chat- und Voicebots. Der besondere Mehrwert liegt jedoch in der interkommunalen Zusammenarbeit: Nach dem Prinzip „einmal gedacht, vielfach genutzt“ werden Wissen, Erfahrungen und Weiterentwicklungen organisationsübergreifend geteilt. Unsere kollaborative Produkt-Community bietet dafür den Rahmen. Die Mitgliedsorganisationen bringen ihre Perspektiven und Anforderungen ein, lernen voneinander und gestalten die Plattform gemeinsam weiter. So entstehen echte Synergien, von denen alle profitieren. Neue Organisationen starten dadurch nicht bei null, sondern können auf gemeinsam entwickelten und erprobten Lösungen aufbauen.

Besonders gut gefällt mir die persönliche und unkomplizierte Zusammenarbeit. Die Einrichtung und Verwaltung der Chatbots ist auch ohne technischen Hintergrund gut verständlich und lässt sich eigenständig umsetzen. Bei Fragen, Problemen oder Optimierungen erhalten wir jederzeit schnelle Unterstützung und vor allem praktische Tipps, die uns bei der Weiterentwicklung unserer Chatbots wirklich weiterhelfen. Dadurch fühlen wir uns auch bei neuen Themen gut begleitet und können die Möglichkeiten Schritt für Schritt besser ausschöpfen.

Verbesserungspotenzial sehe ich bei den verfügbaren Videoanleitungen, da es noch nicht zu allen Bereichen eine entsprechende Anleitung gibt. Außerdem stehen für bestimmte Anwendungsfälle bereits vorgefertigte Bots zur Verfügung, die jedoch nur genutzt werden können, wenn das eigene Lizenzlimit noch nicht ausgeschöpft ist. Ich fände es daher hilfreich, wenn man sich diese vorgefertigten Bots und insbesondere deren Aufbau und Konfiguration auch ansehen könnte, ohne sie direkt als eigenen Bot hinzufügen zu müssen. So könnte man von bestehenden Lösungen lernen und Ideen für die eigene Bot-Entwicklung übernehmen.

Wir setzen DialogBits aktuell für insgesamt drei unterschiedliche Chatbots ein. Ein Bot unterstützt unsere Nutzer bei Fragen zur Registrierung und Nutzung unseres Portals, ein zweiter wird intern eingesetzt, um Mitarbeitenden dabei zu helfen, interne Informationen zu finden und Texte zu formulieren. Der dritte Bot beantwortet allgemeine Fragen zu unserem Unternehmen und wird direkt auf unserer Website eingesetzt.

Die Oberfläche ist leicht zu verstehen und die Hilfevideos unterstützen gut bei der Einarbeitung und Umsetzung innerhalb der Software. Wir konnten unseren Use-Case einfach umsetzen und den Chatbot gut in unsere Website integrieren. Der Kundensupport war immer schnell persönlich verfügbar und sehr nett :)

Die Integration von SSO in Atlassian-Produkte war leider nicht ohne Umwege möglich, und die Auswertung der exportierten Logs war etwas aufwendig. Es sind mir auch ein paar kleinere Bugs in der UI aufgefallen. Allerdings war keines der Probleme ein kompletter Blocker, und die Probleme wurden in kommenden Updates verbessert/behoben.

Wir nutzen DialogBits um einen Kundensupport-Chatbot in unserem Hilfecenter sowie unserer Software einzubinden. Der Bot beantwortet Kundenfragen auf Basis unserer Dokumentation in Confluence und kann darüber hinaus auch eigenständige Aktionen wie z. B. das Erstellen von Support-Tickets ausführen.

Besonders gefällt mir die persönliche und kompetente Betreuung durch das DialogBits-Team. Bei der Weiterentwicklung unseres Chatbots zu einem agentischen KI-Agenten wurden wir sehr gut begleitet und unsere konkreten Anforderungen standen dabei immer im Mittelpunkt. Gleichzeitig bietet die Plattform viel Flexibilität und ermöglicht es, auch komplexere Anwendungsfälle ohne klassische Programmierung umzusetzen. Positiv finde ich außerdem, dass DialogBits neue technologische Entwicklungen aufgreift und gemeinsam mit uns betrachtet, wie wir diese sinnvoll einsetzen können.

Wirklich negative Punkte gibt es aus meiner bisherigen Erfahrung nur wenige. Bei komplexeren agentischen Anwendungsfällen braucht es zunächst etwas Zeit, um das Zusammenspiel der verschiedenen Möglichkeiten optimal zu verstehen. Die vorhandenen Erklärvideos finde ich sehr gut und hilfreich, dieses Angebot sollte noch weiter ausgebaut werden, insbesondere mit Videos zu fortgeschrittenen Funktionen und konkreten Praxisbeispielen. Durch die persönliche und schnelle Unterstützung des DialogBits-Teams konnten offene Fragen bisher aber immer sehr gut geklärt werden.

Mit DialogBits automatisieren wir wiederkehrende Kundenanfragen und entlasten dadurch unseren Kundenservice. Unser agentischer KI-Agent kann frei formulierte und auch mehrere Anliegen innerhalb einer Anfrage verstehen, passende Tools und Wissensquellen selbstständig auswählen und beispielsweise Informationen aus unseren Systemen abrufen. Dadurch erhalten Kunden schneller Antworten, auch außerhalb unserer Geschäftszeiten. Ein weiterer großer Vorteil ist der geringe Pflegeaufwand: Neue Inhalte und Funktionen lassen sich flexibel ergänzen, ohne für jede mögliche Formulierung eigene Regeln erstellen zu müssen. So können wir den Funktionsumfang unseres Chatbots kontinuierlich erweitern und gleichzeitig den manuellen Aufwand reduzieren.