Zapier

Als Nutzer von Zapier kann ich verschiedene Apps miteinander verbinden und automatisierte Workflows erstellen, ohne dass ich dafür programmieren muss. Zapier spart mir Zeit, indem es Aufgaben automatisch erledigt und manuelle Dateneingabe überflüssig macht. Die Plattform bietet auch eine Vielzahl von Integrationen mit gängigen Apps, was meine Arbeit weiter vereinfacht. Mit Zapier kann ich auch benutzerdefinierte Workflows erstellen, die auf meine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Außerdem bietet Zapier eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, die die Verwendung erleichtert.

In meiner Erfahrung gibt es ein paar Dinge, die bei der Nutzung von Zapier limitierend sein können. Zum Beispiel ist es manchmal schwierig, komplexere Workflows aufzusetzen oder zu automatisieren, da die verfügbaren Optionen begrenzt sind. Außerdem kann es zu Verzögerungen bei der Ausführung von Aktionen kommen, insbesondere wenn die Verbindung zwischen den verschiedenen Apps instabil ist. Es kann auch schwierig sein, den Überblick über alle eingerichteten Zaps zu behalten und zu überwachen, ob alles wie geplant funktioniert. Die Kosten können auch schnell steigen, wenn man viele Zaps oder Transaktionen durchführt. Und schließlich gibt es möglicherweise einige Apps, die nicht vollständig mit Zapier integriert sind, was die Möglichkeiten der Automatisierung einschränkt.

In meiner Erfahrung gibt es ein paar Dinge, die bei der Nutzung von Zapier limitierend sein können. Zum Beispiel ist es manchmal schwierig, komplexere Workflows aufzusetzen oder zu automatisieren, da die verfügbaren Optionen begrenzt sind. Außerdem kann es zu Verzögerungen bei der Ausführung von Aktionen kommen, insbesondere wenn die Verbindung zwischen den verschiedenen Apps instabil ist. Es kann auch schwierig sein, den Überblick über alle eingerichteten Zaps zu behalten und zu überwachen, ob alles wie geplant funktioniert. Die Kosten können auch schnell steigen, wenn man viele Zaps oder Transaktionen durchführt. Und schließlich gibt es möglicherweise einige Apps, die nicht vollständig mit Zapier integriert sind, was die Möglichkeiten der Automatisierung einschränkt.

Zapier ist sehr universell einsetzbar und das Ökosystem an Integrationen mit das Beste, was ich kenne. Von Basis-Anwender*innen, die hier nur mit den bereits vorgefertigten Integrationen arbeiten, bis hin zu Profis, die Code-Steps verwenden und eigene Integrationen bauen wird jeder glücklich. Für mich ist Zapier mittlerweile vor allem durch die Coding-Steps eine Alternative wenn es darum geht, Serverless aufwändigere Automatisierungen zu fahren. Auch schön zu sehen: Das Ökosystem wächst immer weiter und Zapier führt aktuell viele Enterprise-Funktionalitäten ein. Mein erster Gedanke im Bereich der Automatisierung lautet mittlerweile meist erstmal: "Wie könnte man das mit Zapier bauen?".

Wir hatten in der Vergangenheit einmal Account-Probleme, die Aufgrund der schlechten Verfügbarkeit des Supports (US-Westküste) sehr lange gebraucht hat, um gefixt zu werden. Trotz der Tatsache, dass wir in einem der höheren Accountmodelle sind, gibt es keinen eigenen CSM und unser Account lag fast eine Woche brach. Das war für viele unserer Automatisierungen echt Mist. Auch fehlt mir für fortgeschrittene User manchmal etwas die Flexibilität. Zaps schränken einen in der Architektur von Automatisierungen schon etwas ein, andere Automatisierungen wie z.B. HubSpot-Workflows sind da deutlich flexibler.

Wir verknüpfen über Zapier Daten in zahlreichen Systemen miteinander und triggern Prozesse, wenn sich bestimmte Daten ändern oder Sachen geschehen. Das geht von einfachen Sachen wie Daten kopieren bis hin zu komplexeren Automatisierungen, die über Code/Webhooks andere APIs ansprechen und zusätzliche Daten verarbeiten. Sehr angenehm an Zapier ist, dass man keinen anderen Cloud-Provider braucht um Code serverless zu hosten und das Tool auch in No-Code noch super funktioniert.

Zapier ist ein einfach zu nutzendes, dafür aber äußerst fähiges Produkt, um Automatismen einzustellen. Von Multiposts auf SoMe Plattformen, zu Updates in Feeds, alles lässt sich in ein paar Schritten und ein bisschen Überlegung einstellen. Features wie der Hold-Status sind enorm praktisch. Gibt es Probleme im Prozess, dann wird dieser ausgesetzt und die entsprechenden Datensätze aufgehalten und gespeichert.

Natürlich hat auch dieses Programm seine Grenzen irgendwann erreicht. Gewisse Prozesse sind dann doch etwas zu komplex, um sie so „einfach“ zu automatisieren. Zum Beispiel ist es nur möglich maximal 3 Verzweigungen in ein Mehrverzweigungsmodul einzufügen. Die begrenzte Anzahl der aktiven Zaps (20) im Basic Tarif sind auch schnell aufgebraucht.

Zur Automatisierung von Prozessen. Zum automatischen Posten auf SoMe Kanälen bei Feed Updates. Aber auch Prozesse beim Projektmanagement (Ordner anlegen, Daten aufsetzen, etc.) bilden wir mit dem Tool ab. Auch bei Lead-Generierungs-Abläufen haben wir das Tool im Einsatz, um eingehende Leads entsprechend zu verarbeiten und intern weiterzuleiten.

Zapier hat eine unbegrenzte Anzahl an Nutzungsmöglichkeiten und mit etwas technischem Know-how und einer guten Portion Kreativität lassen sich unglaublich kraftvolle und zeitsparende Automationen erstellen, welche nicht nur den Mitarbeiten helfen, sondern auch das Unternehmen voranbringen. Ein wirklich unglaublich flexibles, unheimlich kraftvolles Tool! Erstellen automatischer E-Mail, Übertragung von Daten, interne Prozesse all das alles lässt sich mühelos erstellen.

Es ist wirklich schwer zu sagen, welche Dinge störend sind, da sich meistens eine Lösung finden lässt. Vor allem in Bezug auf das "Kreditsystem" sehe ich aber noch Verbesserungspotential. Ein besseres User-Management und Supportsystem wäre hilfreich (evtl. mit Vorlagen für die am meisten verwendeten Zapier Workflows)

Datenübertragung von verschiedenen Quellen, Automatisierung von Workflow, Reminders zu Meetings, Approvals und und und... Es gibt nichts, wofür wir Zapier nicht verwenden oder in Betracht ziehen. Eine Wahnsinns Tools welches, Zeit, Geld und Aufwand spart. Für Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen.

Zapier bietet zahlreiche vorgefertigte Schnittstellen, mit denen unterschiedlichste Prozesse (Marketing, Sales, HR) einfach automatisiert werden können. Du individuelle Webhooks etc. können auch sämtliche weitere Systeme angebunden werden, für die es momentan noch keine Schnittstelle gibt.

Der Support benötigt manchmal etwas länger (einen Werktag). Zudem ist kein Chat-Support vorhanden.

Automatisierung von Leadgenerierungs- (z.B. LinkedIn-CRM-Import) und Nurturing-Prozessen (z.B. automatisierter E-Mail- oder SMS-Follow-Up je nach Deal-Phase und Verweildauer) sowie CRM-Automatisierungen (z.B. individuelle CRM-Felder, die in anderen Systemen wie Mailchimp oder Twilio weitere Prozesse auslösen).

Mit dem Tool lassen sich Prozesse automatisieren. Somit war es uns möglich uns auf unsere Hauptaufgabe zu konzentrieren. Die Oberfläche des Tools ist wirklich einfach gehalten und lädt dazu ein neue "Zaps" auszuprobieren.

Die Dokumentation könnte etwas ausführlicher sein. An manchen Verknüpfungen verzweifelt man dann mitunter doch an kleinen Details in den Einstellungen / Benennungen, die super einfach erklärt wären.

Ursprünglich wollten wir mit Zapier nur das kopieren von Daten aus einem Spreadsheet in ein anderes automatisieren. Jetzt aber ziehen wir Daten aus verschiedenen Quellen (Sheets und API Anbindungen) und können damit den manuellen Aufwand für repetitive Tasks gering halten. So haben wir mehr Zeit uns mit der Analyse zu Beschäftigen.

Einfache Anwendung. Wenn die eingesetzten Tools eine Schnittstelle zu Zapier haben dann ist die Einrichtung super einfach und auch eigenständig zu lernen. Vorgegebene Usecases innerhalb von Zapier geben dann auch weitere Ideen und Ansätze zur Automatisierung. Es sind bislang alle für mich gängigen Tools kompatibel und somit spielt Zapier eine zentrale Rolle und trägt zur Automatisierung bei. Es können auch Ordner angelegt werden um so die Nutzer dementsprechend zu verwalten und die einzelnen Zaps bspw. nach Abteilung zu segmentieren.

Komplexerer Abläufe richtig und einwandfrei dann zu automatisieren kann manchmal mühsam sein. Kosten können schlagartig aufgrund hoher Abläufe explodieren wenn man nicht darauf achtet.

Import von Conversion Daten von Google Tabellen zu Google Ads, Export von CRM Daten in eine Google Tabelle um diese bspw. für ein Lookerstudio zur Leistungs- und Datenvisualisierung zu verwenden. Oder ganze Workflows wie bspw.: Lead läuft auf Webseite ein, via Slack wird der Vertrieb informiert um diesen zeitnah zu kontaktieren. Parallel wird der Lead in das CRM importiert und als Datensatz angelegt um vom Vertrieb weiter verwendet zu werden. Dieser Datensatz kann dann bspw. für Google Ads als 1st Party Conversion dienen und wird dann via Zapier dementsprechend zurückgespielt. Wenn dann noch Informationen über den Wert und auch den Status des Leads bekannt sind können diese auch aktualisiert und anhand der GCLID für SMART Bidding von Google weitergegeben werden. 🚀

Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet, was die Verwendung des Tools sehr einfach macht. Das Einrichten von Workflows ist ebenfalls sehr einfach und erfordert nur minimale technische Kenntnisse. Das Tool bietet eine breite Palette von Integrationen, darunter beliebte Anwendungen wie Gmail, Slack, Dropbox und Salesforce, sowie viele weitere.

Ein potentieller Nachteil von Zapier ist, dass es bei der Automatisierung von sehr komplexen Workflows an seine Grenzen stoßen kann. In einigen Fällen kann es schwierig sein, spezifische Anforderungen zu erfüllen oder sehr individuelle Prozesse zu automatisieren. Außerdem kann es vorkommen, dass ein Workflow aufgrund von Änderungen in den unterstützten Anwendungen oder APIs nicht mehr funktioniert und aktualisiert werden muss.

Eine der besten Funktionen von Zapier ist m. E. nach die Möglichkeit, komplexe Workflows zu erstellen, die auf bestimmte Bedingungen und Trigger reagieren. Diese Funktion kann sehr nützlich sein, um Prozesse zu automatisieren und die Effizienz im Arbeitsalltag zu steigern.

Große Auswahl an Systemen die sich einfach "Zusammenklicken" lassen. Man benötigt ein bisschen Einweisung oder schlaut sich selbst auf aber man muss definitiv keinen IT-Hintergrund haben um das hinzubekommen.

Den Preis finde ich recht sportlich. Gerade wenn es ein kleiner Anwendungsfall ist, schlägt Zapier schon ins Gewicht. Im Regelfall zahlt man ja auch noch für die Systeme die man dann miteinander verbindet. Selbst wenn die einzelnen Lösungen dann best in class sind, stellt sich die Frage ob man nicht auf eine Alternative wechselt die alle Funktionen vereint.

Wir erfassen Daten in Typeform und bringen diese mit Zapier zu Mailchimp. Durch Zapier können wir die Tools nutzen die aus unserer Sicht die besten in ihrer Klasse sind und die Schnittstelle selbst "administrieren". Neue Formulare lassen sich innerhalb von Minuten mit einer Kontaktgruppe in Mailchimp verbinden.

Wenn man einmal das Prinzip verstanden hat, ist die Erstellung von neuen Automatisierungen sehr einfach und schnell zu machen. Die Bedienung ist einfach und dann auch sehr intuitiv. Die große Community zeigt sehr gut was alles mit Zapier möglich ist und was noch automatisiert werden kann. Die Anzahl der verfügbaren Tools/Integrationen und Beispiele ist sehr beeindruckend.

Ab einer gewissen Komplexität wird es dann leider schnell unübersichtlich. Das Prising ist tendenziell fair, man muss die Kosten aber im Blick halten. Gemessen an der Zeiteinsparung und an den Möglichkeiten die Zaps bieten, ist das aber immer noch günstiger als der manuelle Task.

Automatisierung von Prozessen insbesondere im Marketing und im Sales. Die Verbindung von Tools. Der größte Vorteil ist, dass es massiv schnell geht und man sich gut einarbeiten kann. Das Preismodell ist fair.

Die Benutzeroberfläche ist super intuitiv und die Möglichkeiten sind endlos. Wir lösen verschiedenste Probleme mit zapier und es funktioniert immer wie geölt. Ich mag, dass sehr viele Aktionen übersichtlich auf der Platform vorgeschlagen werden, ich hatte noch nie Probleme, etwas zu finden. Seit ich Zapier nutze, kommen mir oft neue Use Cases in den Sinn, was die Nützlichkeit noch einmal unterstreicht.

Wenn man wirklich dauerhaft intensive Automatisierungen umsetzen möchte, kann es schnell teuer werden. Wenn ich mich nicht täusche, sind Team-Pläne außerdem pro User teurer als individuelle Pläne, was Benutzung in der gesamten Organisation im Wege stehen kann.

Ich benutze Zapier vor allem um Registrierungen von LinkedIn events zu LiveStorm zu bekommen. Wir sparen uns damit einen manuellen Prozess und Kunden bekommen schneller eine Reaktion auf ihre Anmeldung. Der Riesenvorteil ist außerdem, dass man unabhängig davon ist, ob eine native Integration zwischen zwei Tools bereitgestellt (und gepflegt) wird.

Am besten gefällt mir an Zapier, dass man als Laie ohne Erfahrung mit Coding absolut einfach und unkompliziert sehr effiziente Automatisierungslösungen bauen kann. Zapier bietet dabei eine riesige Bandbreite an Software, die über Schnittstellen mit Zapier kompatibel und erreichbar ist.

Das Preisgefüge ist etwas blöd gewählt. Ich habe das Gefühl dass man am Anfang günstig gelockt wird, wenn man aber nur ein kleines bisschen mehr will kostet das direkt zich Euro mehr. Vielleicht wäre eine Kombiauswahl zwischen Umfang und Anzahl Tasks noch besser.

Wir rufen mit Zapier unsere Facebook Leadform Leads ab und senden sie zu Salesforce. Der Lead findet nach erfolgreicher Bearbeitung in Salesforce den Weg wieder zurück zu Google Sheets, wo uns die Automatisierung sehr viel Arbeit abnimmt und bei der Analyse der Daten hilft. Der Vorteil in der Nutzung ist, dass man Prozesse ohne großen Entwickleraufwand ganz einfach automatisieren kann und sich so jede Menge Zeit spart.

Sofern man sich für eine bezahlte Version von Zapier entscheidet, stehen einem nahezu alle Wege und Mittel offen, um Apps mit anderen Apps bzw. Prozessen zu verknüpfen. Die Benutzerführung hat sich in den letzten Monaten deutlich verbessert und es macht Spaß mit Zapier zu arbeiten.

Manchmal ist das Interface etwas träge, aber es hat sich in der jüngsten Vergangenheit schon verbessert. Die Custom-API-Fields sind (aber das hängt ja von den verschiedenen Apps aus), nicht immer zu 100% sinnig.

Zapier hilft uns dabei verschiedene Agenturprozesse sinnvoll zu verknüpfen. Es hilft uns beispielsweise beim externen und internen Onboardingprozess enorm weiter.

Zapier lässt sich sehr einfach mit anderen Tools verbinden; Die Nutzung ist rech intuitiv und durch das Reviewen und Testen, kann man sicher stellen, dass die Automatisierung auch wirklich funktioniert. Wenn etwas mal nicht mehr funktioniert, bekommt man direkt eine Heads-up Mail, sodass man den Fehler beheben kann.

Teilweise finde ich das Tool bzw. die Plattform etwas unübersichtlich. Man sollte sich vorab Ordner erstellen, um das Ganze etwas aufzuräumen. Wenn man Zaps kopiert, muss man mit einer Verzögerung rechnen und es ist etwas schwer, den kopierten Zap zu finden.

Wir nutzen das Tool regelmäßig, um beispielsweise ein Google Worksheet mit einem HubSpot Form oder einer HubSpot Liste zu verknüpfen, automatisierte Kalendereinladungen zu versenden usw. Das Tool erleichtert uns den Arbeitsalltag und wir sparen uns enorm viel Zeit.