Meeting Management
Katharina-Maria Röder
11/15/2023
Efficient Meetings: Save Time, Achieve Goals Faster Listed in the following categories:
Calendly
4.6 (95 reviews)
Are you the provider of this software?
Alternatives to Calendly
Item 1 of 8
This is how users rate the product
9.4
Ease of use
Meeting Management
Average: 9.1
9.4
Meets requirements
Meeting Management
Average: 9.3
8.7
Customer Support
Meeting Management
Average: 9
9.1
Ease of setup
Meeting Management
Average: 9
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Calendly Features
Item 1 of 6
Platform
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Performance
Platform basics
Interoperability
Performance
Platform content
Automation
Reminders
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Booking
Rescheduling
Notifications
Confirmations & reminders
Scheduling notifications
Settings
Time zone detection
Availability settings
Blocked time settings
Personalization
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Calendly Reviews (95)
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“Calendly hilft bei der Terminvergabe sehr - top Tool!”
Source of review
3.5
JMH
Older than 12 months
Jan M. H.
Validated Reviewer
Geschäftsführer & Inhaber
at
Agentur StudyAds GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Human Resources
What did you like?
Ich mag, dass man mit Calendly zum einen Termine vergeben kann und zum anderen, dass es eine direkte Anbindung an gängige Kalender-Tools gibt, sodass der Termin direkt dort eingetragen wird. Das Schöne an Calendly ist, dass es kaum technisches Wissen benötigt, sodass sich auch nicht-technikaffine Menschen schnell zurechtfinden können. Die Benutzer müssen lediglich die Verfügbarkeitseinstellungen festlegen, den Link an ihre Kunden und Kollegen weitergeben und sie eine bevorzugte Zeit für die Veranstaltung wählen lassen. Der Termin wird automatisch zum eigenen Kalender hinzugefügt.
What did you not like?
Ich mag nicht, dass man Calendly nicht so richtig in seine Webseite integriert bekommt, sondern dass es immer ein eigenes Fenster gibt, dass man versucht, so gut wie möglich auf der eigenen Webseite zu integrieren. Gelegentlich ist die Sychronisation von Calendly mit in meinem Fall Outlook ein bisschen buggy, aber irgendwann funktioniert es wieder.
Which problems are you solving with the product?
Ich nutze Calendly, um die Terminfindung mit Geschäftspartnern und Kunden zu optimieren. Die Leute sehen, wann ich Zeit habe und tragen sich selbst ein. Das Ganze wird bei mir im Kalender automatisch eingetragen. Das erleichtert die Prozessabläufe von Meetings/ Telefonaten ungemein. Außerdem checkt Calendly, dass es keine doppelt belegten Zeitslots gibt, sodass ich mir um Doppelbelegungen keine Gedanken machen muss.
“Das perfekte Tool zur Automatisierung von Terminbuchungen”
Source of review
5.0
C
Older than 12 months
Christoph
Validated Reviewer
Gründer und Inhaber
at
Off Hype
- 1-50 employees
- Industry: E-Learning
What did you like?
Calendly ist für uns das perfekte Tool, um unkompliziert einen gemeinsamen Termin zu finden und direkt buchen zu lassen. Egal ob für Podcast Interviews, Gespräche mit Geschäftspartnern oder für ein Erstgespräch mit potentiellen Kunden, mit Calendly lässt sich immer einfach ein Termin vereinbaren. Der Vorteil: Du kannst Zeitfenster und Tage definieren, an denen du verfügbar sein möchtest. Darüber hinaus lässt sich einstellen, ob vor und/oder nach einem gebuchten Call nochmal ein bestimmter Zeitraum geblockt werden soll (beispielsweise für Nachbereitung nach einem Call). Zusätzlich wird Calendly noch mit deinem Kalender synchronisiert. So werden automatisch bereits bestehende Termine erkannt und nicht mehr als zu buchender freier Slot angezeigt. Des weiteren können Termine automatisch an Kollegen und Mitarbeiter durch Workflows weitergeleitet werden. Alles in allem ist Calendly ein sehr einfach aufgebautes und intuitives Tool.
What did you not like?
Wer zusätzlich zu der normalen Terminbuchung noch vorab detaillierte Abfragen stellen möchte, kann dies machen, allerdings ist diese Funktion eher abgespeckt verfügbar. Wer hier auf komplexere Fragebäume hofft, oder das ganze mit Bildern wie bei Typoform abzubilden, wird hier enttäuscht. Für uns persönlich ist das allerdings nicht wichtig.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen Calendly zum automatisierten Buchen von Terminen. Der Kontakt bekommt entweder direkt einen Link von uns zugeschickt, oder nutzt den eingebetteten Calendly Link über die Webseite, um sich einen Slot zu buchen. Dies ist zum einen für unseren Podcast, für mögliche Zusammenarbeiten und entsprechende Erstgespräche oder auch für Meetings mit Geschäftspartnern. Unzählige E-Mails oder Nachrichten um einen passenden Termin zu finden sind bei uns mittlerweile obsolete. Dadurch dass der Kalender gepflegt ist und wir vorab bestimmte Zeiträume festgelegt haben, wann Termine gebucht werden können, haben wir hiermit keinerlei Aufwand mehr.
“Nicht ganz unkompliziert, aber trotzdem sehr zu empfehlen”
Source of review
4.0
A
Older than 12 months
Anna
Validated Reviewer
CEO & Co-Founder
at
MUYDOZO GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
What did you like?
Im Daily Business ist keine Task so unwesentlich und trotzdem zeitraubend wie das Vereinbaren von Terminen. Am besten also, man schickt mit der Email Signatur gleich einen Link, über den sich der/die Adressat:in einen Termin direkt schnappen und einbuchen kann. Mit Calendly geht das ganz einfach. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Ereignistypen festzulegen (Termin wenn alle aus einer Gruppe verfügbar sind, Termin wenn eine:r aus einer Gruppe verfügbar ist, Termin mit einer einzelnen Person) und die Anbindung an den eigenen Kalender ist sehr einfach. Am besten gefällt mir jedoch die Möglichkeit, Calendly auf Websites einzubinden (z.B. als Popup). Das ergänzt in meinen Augen sinnvoll die Möglichkeiten zur Leadgenerierung auf Landing Pages und Websites.
What did you not like?
Leider kann man bei der Round-Robin Funktion (sprich die Kapazitäten von mehreren Leuten aus dem Team sind hinterlegt und wenn jemand einen Termin bucht, landet dieser bei einer Person aus dem Team) nicht eine bestimmte Person selektieren, bei der man den Termin buchen möchte. Praktisches Beispiel: wir bieten unserem Personal die Möglichkeit, Coaching Sessions bei einem meiner Mitgründer oder mir zu buchen. Wir mussten für uns alle drei jeweils eine eigene Ereignisseite erstellen und konnten nicht eine gemeinsame Seite erstellen, innerhalb derer man zunächst auswählen kann, bei welcher Person man das Coaching buchen möchte. Das macht es leider etwas umständlich in meinen Augen.
Which problems are you solving with the product?
Kein ständiges Termine Pingpong mit Kund:innen. Calendly hilft uns darüber hinaus, unsere Mitarbeiter:innen zu sensibilisieren, nicht mit kleinen Fragen zu uns zu kommen, sondern diese zu bündeln und dann sich Termine beim C-Level zu buchen. Calendly ist sowohl für Externe, die das Tool nicht kennen, als auch für einen selber sehr simpel und selbsterklärend in der Handhabung.
“Gutes Tool um die Terminbuchung bspw. auf der eigenen Website einzubinden”
Source of review
3.0
T
Older than 12 months
Timo
Validated Reviewer
Marketing Manager
at
CTO Balzuweit GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Information Technology and Services
What did you like?
Das Tool lässt sich relativ einfach auf der eigenen Website einbinden und mit dem Outlook Kalender verknüpfen. Dadurch ist es wirklich sehr einfach den Besuchern seiner Website eine direkte Buchungsmöglichkeit freier Termine anzubieten. Gut ist auch das nicht nur komplette Zeiträume sonder auch verschiedene Einzeltermine (bspw. an versch. Tagen unter der Woche) angeboten/eingerichtet werden können.
What did you not like?
Man muss sich anfangs schon etwas mit dem Tool auseinandersetzen um es nutzen zu können. Auch die Benutzeroberfläche könnte intuitiver gestaltet werden. Teilweise war es Anfangs doch recht umständlich herauszufinden welche Funktion man wo findet und wie man sie einstellen kann. Wir haben Anfangs erstmal sehr viel testen müssen um die richtige Funktion sicherzustellen.
Which problems are you solving with the product?
Wir wollten den Besuchern unserer Website die Möglichkeit zur direkten Terminbuchung geben ohne dass sie vorab ein Formular abschicken oder telefonisch Kontakt aufnehmen müssen. Um den Aufwand gering zu halten sollte das Tool mit dem Outlook-Kalender der betroffenen Person verbunden sein. Dazu hat sich Calendly sehr gut geeignet, da man nicht nicht nur einzelne Termine sondern bspw. auch Zeiträume mit mehreren Halbstundenterminen einrichten kann.
“Online-Terminvereinbarung leicht gemacht”
Source of review
4.5
M
Older than 12 months
Michael
Validated Reviewer
Senior Onlinemarketing Manager
at
WechselGott GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Financial Services
What did you like?
Mittels Calendly können Kontakte Termine ganz einfach online vereinbaren. Der Kontakt sieht freie Terminslots und eine sonst aufwändige Terminabstimmung wird sichtlich vereinfacht. Das Tool ist super, um beispielsweise mit einem Email-Kontakt einen Termin abzustimmen, kann aber auch als Teamlösung eingesetzt werden, um beispielsweise auf der Webseite eine Onlineterminvereinbarung mit einem Servicemitarbeiter zu vereinbaren. Das Tool verbindet sich ganz einfach z.B. mit Microsoft Exchange und gleicht die Kalender ab. Zudem erhält der Buchende direkt eine Termineinladung z.B. mit Invite für einen Teamscall. Reminder können ebenfalls konfiguriert werden, um die Wahrnehmquote des Termins zu verbessern.
What did you not like?
Das Tool bietet einen tollen Funktionsumfang und erfüllt unserer Anforderungen zu 100%. Wir können damit verschiedenste Termin-Prozesse deutlich vereinfachen und optimieren. Das Verknüpfen mittels Google Analytics erlaubt zudem, das Tracken der Buchungsprozesse.
Which problems are you solving with the product?
Calendly hilft uns dabei, Terminabstimmungen deutlich effizienter zu realisieren. Sei es in einer direkten E-Mail-Konversation oder als Einbindung auf der Website, um einen Termin mit einem Berater zu vereinbaren. Das Abgleichen der Kalender funktioniert einwandfrei und die konfigurierbaren Reminder per SMS oder E-Mail reduzieren manuellen Aufwand.
“Tolles Terminplanungs-Tool”
Source of review
5.0
L
Older than 12 months
Lea
Validated Reviewer
Senior Performance Marketing Managerin
at
247GRAD GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
What did you like?
it Calendly lassen sich Termine, Meetings und Besprechungen super einfach planen und organisieren. Die Integration ist total simpel und zudem sehr benutzerfreundlich. Auch die Integration in andere Anwendungen gelingt spielend leicht. Dadurch spart man sich einiges an Zeit und auch Fehler bei der Terminbuchung passieren deutlich geringer. Großartig sind auch die Push-Benachrichtigungen.
What did you not like?
Die Übersetzungen ins Deutsche sind leider teilweise ziemlich fehlerhaft. Hier wäre eine bessere Übersetzung wünschenswert, allerdings kann man das Tool auch einfach auf Englisch nutzen. Die Preise sind in Ordnung, allerdings schon eher an der oberen Grenze angesiedelt. Die kostenfreie Version ist für unsere Agentur leider zu gering im Umfang, daher mussten wir auf Premium umsteigen.
Which problems are you solving with the product?
Alle Mitarbeiter nutzen Calendly seit einer Weile und wir sind sehr zufrieden damit. Termine lassen sich super schnell buchen und es gibt keine Fehler bei der Buchung mehr. Die automatischen Push Benachrichtungen zur Erinnerung an das Meeting sind dabei sehr praktisch. Auch für Bestandskunden und Neukunden nutzen wir das Tool mittlerweile oder empfehlen dieses.
“Einfache Lösung um externe Termine zu vereinfachen :) ”
Source of review
4.5
R
Older than 12 months
Renée
Validated Reviewer
Head of Marketing
at
Billbee GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Programmentwicklung
What did you like?
Durch Calendly ist kein Jonglieren der Termine mehr nötig. Gerade mit externen Personen / Ansprechpartnern ist es schwierig die Termine für mögliche Gespräche abzusprechen. Durch die leichte Integration des eigenen Kalenders kann man einfach einen Link sharen, wo der/die Gesprächspartner:in dann die Möglichkeit hat, sich einen freien Slot zu buchen, an dem er auch kann. Besonders gut finde ich die Auswahl zwischen den Varianten, also ob man nur kurz telefonieren möchte, oder es ein längerer Video Call wird. Positiv ist auch, dass man verschiedene Konstellationen mit anderen Kolleg:innen zur Auswahl stellen kann. Also wenn man manche Calls immer mit einem/einer Kolleg:in zusammen macht, kann man dies auch ganz leicht integrieren :)
What did you not like?
Es gibt keinen triftigen Grund, den ich kritisieren würde. Mit Sicherheit braucht der Ein oder die Andere noch andere oder mehr Funktionen. Für uns ist Calendly super, um uns terminlich zu koordinieren und das läuft auch alles einwandfrei :)
Which problems are you solving with the product?
Wie schon beschrieben die Möglichkeit ganz einfach Termine zu koordinieren - vor allem mit externen Gesprächspartnern. Gerade heutzutage hat jeder so viele Termine, das es oft schwer ist, sich zu einigen. Und das per Mail zu besprechen - á la wann kann ich, wann kannst du - ist sehr mühselig. Durch Calendly sehr einfach, da nur die eigen verfügbaren Slots angezeigt werden, und sich das Gegenüber dann etwas passendes aussuchen kann.
“Calendly hat unser (Agentur-) Leben verändert (ﾉ◕ヮ◕)ﾉ*:･ﾟ✧”
5.0
M
Older than 12 months
Michael
Validated Reviewer
Geschäftsführer
at
webimpact GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Information Technology and Services
What did you like?
Calendly ist DAS Tool, das in den letzten Jahren den größten Impact bei uns als Agentur / IT-Dienstleister hatte. Wir konnten mit Calendly nicht nur die Anzahl der Beratungstermine vervielfachen, sondern Doppelbuchungen (die aus zeitlich versetzten Rückmeldungen resultiert haben) fast vollkommen ausschließen. Das hat unseren operativen Alltag vollkommen verändert..
What did you not like?
Eine Option, die uns wahnsinnig helfen würde, wäre eine bessere Logik bei Mehrpersonenterminen, sodass man die freien Zeiten bei verschiedenen Beratern besser abfragen kann. Zudem wäre es nett, wenn die Terminbuchungsseite noch mehr ans eigene CI anpassbar wäre.
Which problems are you solving with the product?
In der pre-Calendly Zeit haben wir unseren Kunden Termine vorgeschlagen und sobald die Rückmeldung erfolgte, wurde der Termin oftmals bereits anderweitig vergeben. Eine Arbeit mit Blocker-Terminen im Kalender war nicht nur unnötig aufwendig sondern auch oftmals einfach keine verlässliche Lösung. Mit Calendly konnten wir dieses Problem auf einen Schlag restlos lösen. Mit einer Anbindung an Outlook und unser teaminternes Discord ist jeder immer auf dem neusten termlinlichen Stand.
“Schönes Design, Termine übersichtlich buchbar”
Source of review
3.5
L
In the last 6 months
Lena
Validated Reviewer
Projektmanager
at
Weltraum PR- & Kommunikationsagentur GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
What did you like?
Das Design von Calendly ist sehr übersichtlich und clean gehalten, wodurch die Buchung von Terminen auch übersichtlich und einfach möglich ist. Durch die Einstellungsmöglichkeiten können verschiedenste Termine angelegt werden, sodass sehr individuelle Lösungen möglich sind.
What did you not like?
Die Handhabung von Calendly ist nicht sonderlich intuitiv. Um Termine zu erstellen, muss man sich durch eine Vielzahl von Fenstern klicken, um die entsprechende Einstellung zu finden. Durch die ständige Veränderung der Nutzeroberfläche ändert sich auch ständig alles, und man sucht wieder von vorne. Deshalb Termine am besten klonen und nur Kleinigkeiten verändern - spart Zeit und Nerven.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen es als Terminbuchungsplattform für Kunden. Da die Endnutzeroberfläche sehr übersichtlich gehalten ist, können sich Menschen mit unterschiedlichstem technischen Verständis verhältnismäßig leicht Termine buchen.
“Einfache Methodik um No Show zu reduzieren”
5.0
C
Older than 12 months
Christian
Validated Reviewer
CEO
at
Mateo Estate GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Information Technology and Services
What did you like?
Einfache und schnelle Aufsetzung von Terminlinks für die Selbstbuchung. Auch für größere Teams. Integration in unser CRM.
What did you not like?
SMS Erinnerung kommt über eine amerikanische Nummer, was etwas nervig ist und von unseren Kunden bemängelt wird.
Which problems are you solving with the product?
Reduktion von No Shows. Schnelle Terminfindung und Zeitreduktion
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