Sweap

Sweap vereinfacht die komplette Eventplanung und spart enorm Zeit. Ein manuelles Abgleichen von Excellisten gehört von nun an der Vergangenheit an! Dank der optimalen Filtermöglichkeiten können Nachfass- oder Remindermails gezielt verschickt werden. Das zeitaufwändige, händische Guestmanagement entfällt – endlich ist keine Antwort-E-Mail auf jede Zusage mehr nötig, kein Filtern mehr von Listen, wer noch einen Reminder erhalten muss etc. Gäste können manuell hinzugefügt und eingeladen werden, ohne einen neuen Verteiler hochzuladen. Der Check in per QR-Code per App ist einfach zu handhaben. Hier wären weitere Sprachoptionen für internationale Events/User wünschenswert. Vor Ort ist ein nachträgliches Einchecken und Hinzufügen von Gästen ebenfalls problemlos möglich. Alle Eventprozesse sind zentral organisiert. Selbst lokale Besonderheiten wie vom Vermieter vorgegebenen Gast-Obergrenzen konnten wir mit stündlich programmierten Einlass-Slots und QR-Codes perfekt lösen. Ideales Reporting der Gästeanzahl im tollen Design und mit Gästekategorien.

sweap hilft uns, unser Teilnehmermanagement deutlich effizienter und professioneller zu gestalten, zentrale Plattform, Einladungen, Kommunikation und Check. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf – sowohl im Vorfeld als auch vor Ort. Gleichzeitig behalten wir jederzeit den Überblick über Anmeldungen, Gästestrukturen und No-Shows, was nicht nur für uns, sondern auch für unsere Kunden ein großer Mehrwert ist.

Die Nutzung von Sweap beeinflusst meine Arbeit vor allem hinsichtlich der Zeit. Das Tool gibt mir die Möglichkeit viele Kommunikative Dinge direkt zu verschicken, zu verwalten und ggf. auf einer gewissen Grundlage zu analysieren. Dabei gibt es zwischen den verschiedenen Möglichkeiten innerhalb des Tools immer wieder Verknüpfungen die in sehr sinnvollen zusammenhängen stehen. Das ermöglicht mir die Arbeit mit einem und nicht mit vielen mehreren Programmen/Tools.

Das Versenden von Einladungen mit einem Klick. Kein Excel-Chaos mehr, super Überblick über den Anmeldestatus.

Mit Sweap lösen wir vor allem die Organisation und Registrierung unserer kleinen Events deutlich effizienter. Besonders praktisch ist der automatische QR-Code für Teilnehmende, sodass wir vor Ort kein manuelles Abhaken von Listen mehr benötigen und alles deutlich schneller und professioneller abläuft.

Ohne Tool entstehen schnell Excel-Listen, Mehrfachstände und Versionschaos. SWEAP löst das, indem alle Gäste zentral, aktuell und strukturiert verwaltet werden – inklusive Status, Gruppen, Zusatzinfos und Historie. Und: Gerade bei größeren Events fehlt ohne System der Überblick in Echtzeit. Der App-Check-in von SWEAP schafft sofortige Transparenz: Anwesende, verspätete Gäste und No-Shows sind auf einen Blick sichtbar.

After using Sweap in several events, I feel that it really saves me time, reduces errors and improves the professional perception we give as an organization team. There is a learning curve at the beginning, but once you master it, the tool becomes an indispensable ally. Personally, I can't imagine going back to the manual method of spreadsheets and emails.

Es ist die Lösung, um automatisierte Erinnerungen zu senden, fehlerfreie KI-Vorlagen zu erstellen und Wissenslücken zu schließen, da ich kein Programmierer sein muss.

We've fixed the biggest issue in our events process: automatic registration of event invitees.

Der größte Vorteil ist, dass wir super unkompliziert für unsere Events Landingpages anlegen und abändern können. Das Baukastensystem ist optimal auf Events ausgelegt und so hat man sehr schnell tolle, passende Landingpages eingerichtet.