Rydoo

4.3 (7 reviews)

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What is Rydoo?

Rydoo is an expense management software that automates expense reporting processes and accelerates reimbursements. It gives finance teams more control over employee spending, improves overall efficiency and enhances compliance for global organisations.

Rydoo’s software allows users to create, submit and approve expenses in real-time and on the go through either the mobile or desktop app. Finance teams can also customise approval flows and expense rules to automate processes and save time. The system can also integrate with over 35 travel, HR, finance, and ERP tools.

Alternatives to Rydoo

Top 100 2024
Leader - Spend Management Q1/25
Top 100 2025

Pleo

179 Reviews

See reviews
finway

57 Reviews

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Used by OMR - Spend Management 2025

Payhawk

47 Reviews

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SAP Concur

43 Reviews

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Top 100 2024
Leader - Travel Management Q1/25

Lanes & Planes

110 Reviews

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Top 100 2024

KiwiHR

97 Reviews

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Top 100 2024

Pliant

97 Reviews

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Top Rated - Spend Management Q1/25
Leader - Expense Management Q1/25
Top 100 2025

Qonto

101 Reviews

See reviews

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This is how users rate the product

9.8

Ease of use

Spend Management

Average: 9.2

9.5

Meets requirements

Spend Management

Average: 9.2

7.9

Customer Support

Spend Management

Average: 9.2

9.3

Ease of setup

Spend Management

Average: 9

Screenshots & Videos

Rydoo Features

Expense reports

Ease of creating expense reports

Bank / credit card integration

Smart categorization

Digital receipt management

Credit card integration

Currency conversions

Mobile

Receipt capture

Mileage tracking

Administration

Business tool integration

Workflow

Automated reminders

User, role, and access management

Platform

Reporting

Performance and reliability

Mobile user support

Rydoo Pricing

Pricing details

Last edited: June 2024

Essential

€8.00 / User / month

For growing businesses looking for best-in-class expense management on a budget. Starting at 5 users.

Mobile app with receipt scanner

Unlimited expenses

Mileage expenses

Basic integrations

Single approval flow

Local Legal & tax compliance

PDF/ Excel exports

Multi-country certified paperless expensingc
Pro

€10.00 / User / month

For scaling companies requiring flexible expense flows and custom policies in multiple locations. Starting at 5 users.

All the features from Essentials plus

Per diems / daily allowances

Online accounting integrations

Automated transaction reconciliation

Customisable policies & rules

Multilevel approval flow

Customisable input fields

Custom bank transactions feed

Multi-country local compliance
Business

Upon request

For companies looking for multi-country compliance, customisable policies and approval flows, and tool integration. Starting at 30 active users.

All the features from Pro plus

SFTP access

API access

Priority ticket support service
Enterprise

Upon request

For companies requiring deeper spend intelligence, workflow customisations, advanced integrations, and dedicated support. Starting at 50 active users.

All the features from Business plus

Advanced approval workflows

Advanced Custom fields

Insights Management Dashboard

SAML Single Sign On (SSO)

HR connect

Extended Sandbox access

Essential

€8.00 / User / month

For growing businesses looking for best-in-class expense management on a budget. Starting at 5 users.

Mobile app with receipt scanner

Unlimited expenses

Mileage expenses

Basic integrations

Single approval flow

Local Legal & tax compliance

PDF/ Excel exports

Multi-country certified paperless expensingc

Pro

€10.00 / User / month

For scaling companies requiring flexible expense flows and custom policies in multiple locations. Starting at 5 users.

All the features from Essentials plus

Per diems / daily allowances

Online accounting integrations

Automated transaction reconciliation

Customisable policies & rules

Multilevel approval flow

Customisable input fields

Custom bank transactions feed

Multi-country local compliance

Business

Upon request

For companies looking for multi-country compliance, customisable policies and approval flows, and tool integration. Starting at 30 active users.

All the features from Pro plus

SFTP access

API access

Priority ticket support service

Enterprise

Upon request

For companies requiring deeper spend intelligence, workflow customisations, advanced integrations, and dedicated support. Starting at 50 active users.

All the features from Business plus

Advanced approval workflows

Advanced Custom fields

Insights Management Dashboard

SAML Single Sign On (SSO)

HR connect

Extended Sandbox access

Rydoo Reviews (7)...

“Effiziente Lösung für Reisekostenabrechnung und Spesenmanagement”

Source of review

4.5

In the last 6 months

Yusuf

Validated Reviewer

Online Marketing Specialist at

ALPLA Group

1001+ employees
Industry: Packaging and Containers

What did you like?

Rydoo macht das Management von Reisekosten und Spesen extrem einfach und effizient. Besonders hilfreich finde ich die automatische Belegerkennung, die viel Zeit bei der Abrechnung spart. Die mobile App ermöglicht es mir, Ausgaben direkt unterwegs zu erfassen, wodurch ich nichts vergesse und der Prozess reibungslos bleibt.

What did you not like?

Ein Nachteil von Rydoo ist, dass die Benutzeroberfläche manchmal etwas unübersichtlich wirkt, insbesondere bei vielen Einträgen. Die Integration mit anderen Tools könnte intuitiver sein, da es manchmal technische Hürden gibt. Zudem könnten kleinere Unternehmen die Kosten als recht hoch empfinden, vor allem wenn sie nur grundlegende Funktionen benötigen.

Which problems are you solving with the product?

Mit Rydoo löse ich das Problem der zeitaufwendigen und fehleranfälligen Reisekostenabrechnung. Es bietet eine zentrale Plattform, auf der Belege automatisch erfasst und organisiert werden. Dadurch spare ich nicht nur viel Zeit, sondern vermeide auch die manuelle Nachverfolgung von Ausgaben. Besonders hilfreich ist die Echtzeit-Übersicht über alle Ausgaben, was die Transparenz und Budgetkontrolle erheblich verbessert.

“Einfache Reisekostenabrechnung”

Source of review

3.0

Older than 12 months

Harley

Validated Reviewer

Manager at

Plantogreen

1-50 employees
Industry: Versorgungswirtschaft

What did you like?

Rydoo ist ein einfaches und benutzerfreundliches Tool zur Reisekostenabrechnung, das es uns ermöglicht, Reisekosten schnell und effektiv zu verwalten und zu erstatten. Auch die Integration mit anderen Tools wie SAP oder Salesforce ist ein Pluspunkt.

What did you not like?

Die Anpassungsmöglichkeiten sind eingeschränkt und bei komplexen Abrechnungen kann die Verwaltung unübersichtlich werden.

Which problems are you solving with the product?

Rydoo beschleunigt die Reisekostenabrechnung und reduziert manuelle Fehler. Dadurch kann ich mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und die Effizienz steigern.

“Benutzerfreundliches Tool zur Buchung von Geschäftsreisen ”

Source of review

4.0

Older than 12 months

Bente

Validated Reviewer

Junior Digital Marketing Manager at

Visable GmbH

51-1000 employees
Industry: Information Technology and Services

What did you like?

Das Tool bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Geschäftsreisen, einschließlich der Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen sowie der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen. Es bietet auch eine benutzerfreundliche Schnittstelle und eine umfangreiche Auswahl an Reiseoptionen. Über Rydoo lassen sich sogar AirBnBs buchen.

What did you not like?

Rydoo istnicht für alle Unternehmen geeignet ist. Die Preise sind vergleichsweise hoch und können für kleinere Unternehmen möglicherweise nicht erschwinglich sein. Ein weiterer Nachteil ist, dass das Tool möglicherweise nicht so umfangreich ist wie andere Tools zur Verwaltung von Geschäftsausgaben

Which problems are you solving with the product?

Rydoo hilft, Zeit zu sparen, indem es Ausgaben automatisiert und eine nahtlose Integration in die Buchhaltungssoftware ermöglicht. Der größte Vorteil liegt meiner Meinung darin, dass Mitarbeiter Zahlungen für Züge oder Hotels nicht vorstrecken müssen, sondern direkt über Rydoo abwickeln können. Praktisch ist auch, dass sich Züge, Flüge und Hotels an einem Ort buchen lassen.

“Nutzerfreundlich mit guter Preis-Leistung”

Source of review

4.5

Older than 12 months

Validated Reviewer

Customer Care Service Engineer

51-1000 employees
Industry: Mechanical or Industrial Engineering

What did you like?

Das Tool hat eine super UX, mit der die Arbeit wesentlich leichter von der Hand geht. Auch die Erkennung von handschrichtlichem funktioniert überraschend gut, man muss wenig händisch nachtragen oder verbessern.

What did you not like?

Die Ausgaben-Kategorien könnten noch perfektioniert werden. Sonst ist aber alles bestens.

Which problems are you solving with the product?

Mit Rydoo geht die Reisekostenabrechnung einfach überraschend einfach. Bei anderen Tools am Markt ist es schon fast eine Überlegung wert, die Kosten gar nicht einzureichen, weil es so langewierig und aufwendig ist.

“Spesenmanagement super einfach gehalten”

Source of review

4.5

Older than 12 months

Kevin

Validated Reviewer

Online Marketing Manager at

Forto

51-1000 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

What did you like?

Am besten gefiel mir die Einfachheit in der Benutzung des Tool. Geschäftsausgaben konnte einfach eingereicht und daraufhin akzeptiert oder abgelehnt werden. Besonders gut fand ich dass man eine klare Übersicht innerhalb des Tools hat und auch direkt Kilometerstände für etwaige Fahrten eingeben konnte.

What did you not like?

Am Tool konnte ich keine negativen Punkte als Endbenutzer finden. Selbst auf dem Telefon funktionierte es top.

Which problems are you solving with the product?

Spesenmanagement wurde dank Rydoo deutlich einfacher und transparenter. Das machte für alle Beteiligten das Thema deutlich einfacher und schneller, was automatisch auch dazu geführt hat dass Belegte frühzeitig eingeschickt wurden.

“Einfache Reisekostenabrechnung per Smartphone”

4.5

Older than 12 months

Niklas

Validated Reviewer

Executive Assistant at

Persistent Systems - bitte anonymisieren

51-1000 employees
Industry: Information Technology and Services

What did you like?

Die Smartphone-App macht die Erstellung der Reisekostenabrechnung sehr einfach. Die Software erfasst in gefühlt 95% der Fälle die Informationen auf dem Kassenbon richtig und erstellt die Position somit in der Abrechnung. Die Web-Oberfläche ist ebenfalls sehr aufgeräumt.

What did you not like?

Ich habe das Tool seit 6 Monaten als Nutzer (nicht Admin) in Gebrauch und habe bisher wenige bis gar keine Probleme gehabt.

Which problems are you solving with the product?

Ich scanne meine Belege in der Regel in dem Moment des Erhaltens ab und habe dann nicht die Sorge etwas zu vergessen.

“Endlich ein Spesenprogramm, das alles kann!”

5.0

Older than 12 months

Carlo

Validated Reviewer

Finance Manager

51-1000 employees

What did you like?

Eine übersichtliche Benutzeroberfläche, eine hervorragende Smartphone-App und die Möglichkeit, die Codierungsstruktur für Ausgaben anzupassen, sind alles sehr nützliche Sachen. Auch der Upload in unser Buchhaltungssystem ist unkompliziert. Nach einem Jahr der Nutzung habe ich noch keine Probleme mit dem Programm gefunden, da es gut durchdacht und zuverlässig ist!

What did you not like?

Gelegentlich werden beim Scannen eines Bons die falschen Details erfasst. Es wäre toll, wenn man den Algorithmus manuell anweisen/beibringen könnte, bestimmte Details zu erfassen, damit er für das Scannen eines erneuten Bons lernen kann!

Which problems are you solving with the product?

Wir reduzieren den Zeitaufwand für die Reisekostenrückerstattung. Es ist jetzt einfacher, bei Prüfungen auf die Belege zuzugreifen und die Kodierung im Buchhaltungssystem ist genauer!