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Mediaflow
4.8 (39)
This is how users rate the tool
0%
Ease of use
Category average: 90 %
0%
Customer support
Category average: 93 %
0%
Meets requirements
Category average: 93 %
0%
Ease of setup
Category average: 88 %
Awards
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Global features
Setup & support
Cloud
On-premise
24/7 support
German-speaking support
Data Privacy
Server location DE
Server location EU
Only EU companies affiliated
EU standard contract
Versions
Free version
Free trial
Screenshots & Videos
Mediaflow Features
Item 1 of 11
Content
Content management
Tasks
Drag & drop
Integrations
Mail send api
Administration
User, role, and access management
Integration with creative software
Brand portal
Interface and performance
Import/export
Organizational interface
Search
File preview
Asset management
File types
Metadata
File transformation
Versioning
Expiration
Digital rights management
Media types
Images
Video
Audio
Service desk
Help desk
Platform additional functionality
Cloud
Visitor behavior
Monitoring
Platform monitoring
Filtering
Mediaflow Pricing
Last edited: February 2026
Item 1 of 3
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Mediaflow Reviews (39)
AI-generated summary
What users say about Mediaflow
Based on 39 reviews
Mediaflow is appreciated for its intuitive user interface, which enables quick onboarding and clean navigation. Users praise the responsive, professional customer service as well as the true GDPR compliance, which helps with the legally compliant documentation of consents. A great added value is the AI-assisted tagging of images, even though the automated tag assignment still shows weaknesses. A clear drawback is the mobile user experience, as the backend is barely usable on smartphones and lacks responsiveness. Overall, Mediaflow solves compliance problems effectively but needs improvement in the mobile area.
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Filter and sorting
“Easy to use DAM, gute Auffindbarkeit durch integr. KI, einfache Verteilung und Abstimmung von Assets”
5.0
B
In the last 6 months
Boris
Validated Reviewer
Studio-Leiter at
Sportsclub GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Sport
Use cases:
Brand ManagementDigital Asset Management (DAM)Video CMS
What did you like?
Für uns die einfache Einführung und die Bedienung entscheidend. Das System konnte innerhalb kurzer Zeit produktiv genutzt werden, ohne aufwendige Schulungen oder lange Implementierungsphasen. Ein großer Mehrwert im täglichen Betrieb ist die KI-gestützte Verschlagwortung von Bildern. Dadurch werden Fotos automatisch kategorisiert und sind für unser Marketing- und Social-Media-Team deutlich schneller auffindbar. Auch das DSGVO-Modul unterstützt uns dabei, Einwilligungen von Mitgliedern und Teilnehmern rechtssicher zu dokumentieren und Bildrechte transparent zu verwalten. Darüber hinaus erleichtert die direkte Anbindung an unsere Website die Veröffentlichung aktueller Inhalte erheblich. Videos können ohne zusätzliche Arbeitsschritte gestreamt und bereitgestellt werden, wodurch unsere digitalen Kommunikationsprozesse deutlich effizienter geworden sind.
What did you not like?
Aktuell gibt es keine konkreten Verbesserungswünsche. Wir sammeln derzeit Erfahrungen.
Which problems are you solving with the product?
Mediaflow dient bei uns als zentrale Plattform für die Verwaltung aller Bilder und Videos aus dem Studioalltag. Dazu gehören Aufnahmen von den Studios selbst, von Kursen, Geräten, Events, Mitgliederaktionen, Trainerporträts sowie Inhalte für Marketing und Social Media. Dabei unterstützen uns die im System hinterlegten Social-Media-Bildabmessungen und das Beschnitt-Tool erheblich. Auch all unsere Marken-relevanten Dateien verwalten wir in Mediaflow. Durch die zentrale Bereitstellung haben unsere Marketing-, Vertriebs- und Studio-Teams jederzeit Zugriff auf aktuelle und freigegebene Medien. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit erheblich, reduziert Suchzeiten und stellt sicher, dass stets die richtigen Inhalte für Kampagnen, Website, Social Media und interne Kommunikation verwendet werden. <Diese Nachricht wurde bearbeitet.
“Baudokumentation und Erstellung von Exposés zu Referenzprojekten”
Source of review
5.0
B
Older than 12 months
Bastian
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Meier Hoch-Tiefbau GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Construction
Use cases:
Brand ManagementDigital Asset Management (DAM)Live Stream
+ 1 more
What did you like?
Besonders hervorzuheben ist die einfache und gelernte Bedienmethodik über eine virtuelle Ordner-Struktur sowie die Möglichkeit, projektübergreifend mit verschiedenen Teams zusammenzuarbeiten. Die KI-Suche ermöglicht es uns, Bilder zu finden, die ohne jegliche Metadaten im System gespeichert wurden. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir standortunabhängig, also auch mobil auf den Baustellen arbeiten können, da die Software in der Cloud läuft und über einen Standard-Webbrowser bedient wird.
What did you not like?
Verbesserungspotenzial sehen wir in einigen Bereichen, die aus unserer Sicht als sinnvolle Weiterentwicklungen betrachtet werden können. Eine direktere Anbindung an gängige Projektmanagement-Tools (z. B. Procore oder Bauzeitenpläne) würde die Integration in bestehende Arbeitsprozesse weiter verbessern. Die automatisierte Schlagwortvergabe durch die Künstliche Intelligenz funktioniert zwar, liefert aber hinsichtlich der Genauigkeit in unserer Themenwelt zu wenig nutzbaren Wert. Die Trefferquote ist bisher einfach zu gering, die KI- Komponente ersetzt bei uns also derzeit noch nicht das manuelle Verschlagworten. Weiterhin könnten wir uns eine einfache Funktion zur Bildoptimierung sehr gut vorstellen.
Which problems are you solving with the product?
Die Medaflow DAM Software hat sich in unserem Unternehmen als äußerst hilfreiches Tool für die strukturierte Baudokumentation sowie die Erstellung und Bereitstellung von Exposés zu unseren Referenzprojekten bewährt. Durch die zentrale Verwaltung und die KI-unterstützte Verschlagwortung von Bildern und Videos lassen sich relevante Inhalte schnell auffinden, was insbesondere bei der Nachverfolgung von Baufortschritten und der Archivierung projektbezogener Informationen entscheidend ist. Die Schnittstellen zu den gängigen Office-Programmen ermöglicht uns eine nahtlose Übergabe von Dateien in Dritt-Applikationen. Die Erstellung hochwertiger Exposés mit konsistenter visueller Qualität gelingt auch grafischen Laien durch im System hinterlegte Templates. Insgesamt ermöglicht uns Medaflow eine deutliche Zeitersparnis und schafft Transparenz sowie Wiederverwendbarkeit in der Dokumentation und Präsentation unserer Projekte.
“Mediaflow is a smooth, user-friendly system for managing and sharing media efficiently and easily.”
5.0
V
In the last 6 months
Victoria
Validated Reviewer
Communications officer at
Sveriges Allmännytta
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)Video CMS
What did you like?
It is easy to use, both in the backend and the frontend, allowing both experienced and inexperienced users to quickly find their way around the system. The interface is clean, intuitive, and easy to navigate, and the entire process of organizing, storing, and sharing media feels streamlined and well structured.
I have a single point of contact who has been very helpful. The support has been professional, fast, and kind. There are also many additional support resources and channels that I have started to use.
What did you not like?
Nothing that I can think of at the moment. Everything has worked well so far. It’s more a matter of us starting to utilise more of the available functions and making better use of the features the system already offers.
Which problems are you solving with the product?
It is easy to upload new images or videos with the correct metadata, keywords, and GDPR rights. The portal also offers employees an easy-to-navigate interface where they can download media and images directly in the right format.
Currently, we mainly use Mediaflow for images and videos. However, we are about to integrate the system with Office, so that the whole organization can access images directly in Word documents and PowerPoint presentations. I have tested the function, and it seems very easy to use. I think it will be a great help and make our workflows even more efficient.
We have also decided to add the Video Manager application, which includes functions such as transcription and multilingual subtitles, and we will integrate it with Clipsk. We think this will make our video work more efficient, smoother, and less time-consuming in our daily workflows.
“Professionell gut - vom Produkt über das Onboarding bis hin zur Betreuung!”
4.5
M
In the last 12 months
Marcus
Validated Reviewer
Referent Öffentlichkeitsarbeit at
Landessportbund
- 51-1000 employees
- Industry: Sport
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Für uns waren vor allem die unkomplizierte Einführung und die intuitive Nutzung entscheidend. Das System ließ sich sehr schnell produktiv einsetzen, ohne lange Schulungen oder komplexe Implementierungsphasen. Gleichzeitig ist die Preisstruktur nachvollziehbar, weil wir nur die Module buchen, die wir tatsächlich benötigen, und das System bei Bedarf später erweitern können.
Ein großer Mehrwert im Alltag ist die integrierte KI-Unterstützung beim Verschlagworten von Bildern. Das automatische Tagging nimmt unserem Team viel manuelle Arbeit ab und sorgt dafür, dass Medien deutlich schneller auffindbar sind. Auch das DSGVO-Modul ist für uns ein wichtiger Bestandteil geworden, weil sich damit Einwilligungen von abgebildeten Personen sauber doumentieren und Bildrechte strukturiert verwalten lassen.
Für unser Online-Team war außerdem das WordPress-Plugin ein echter Gewinn. Dadurch können Assets direkt aus dem System in unsere Website eingebunden werden, ohne Dateien manuell herunterladen und wieder hochladen zu müssen.
What did you not like?
Aktuell gibt es keine größeren Punkte, die uns im täglichen Einsatz stören. Wir stehen aber grad am Anfang der Nutzung.
Which problems are you solving with the product?
Das System dient bei uns als zentrale Plattform für Bilder und Videos rund um unsere Events und Publikationen. Wir dokumentieren damit alle unsere Veranstaltungen.
Die Inhalte stehen anschließend über ein Medien-Portal unterschiedlichen Zielgruppen zur Verfügung – etwa internen Teams, der Presse und anderen Verbänden. Dadurch haben alle Beteiligten schnellen Zugriff auf aktuelles Bildmaterial, was Abstimmungen erleichtert und Wissen langfristig besser verfügbar macht.
“Effizientes DAM zur schnellen Auffindbarkeit und sicheren Freigabe von Assets. ”
4.5
S
In the last 12 months
Severine
Validated Reviewer
Bildeinkauf · Mediengestaltung und -produktion at
schauinsland-reisen gmbh
- 51-1000 employees
- Industry: Leisure, Travel & Tourism
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Am meisten überzeugt mich, dass Mediaflow bei uns als zentraler „Single Source of Truth“ funktioniert: Freigegebene Assets sind schnell auffindbar und alle Teams arbeiten verlässlich mit der aktuellen Version. Das interne Teilen und Freigeben ist sehr unkompliziert z. B. über Ordner, Collections oder Links – wodurch deutlich weniger Abstimmungsschleifen per E‑Mail oder Chat entstehen. Ein echtes Plus ist auch die KI‑gestützte Suche: Gerade bei großen Bildbeständen findet man Motive und Inhalte deutlich schneller, auch wenn man nicht mehr genau weiß, wie die Datei heißt oder wo sie abgelegt wurde. Und weil wir ein großes Unternehmen sind, ist die Rechte- und Zugriffssteuerung für uns super wichtig: Es ist klar geregelt, wer Inhalte sehen und herunterladen darf. Auch die Einarbeitung ging insgesamt einfach und zügig.
What did you not like?
Mehr Reporting wäre hilfreich, etwa Auswertungen zur Nutzung von Assets nach Nutzergruppen.
Which problems are you solving with the product?
Mediaflow löst für uns vor allem das Problem, dass es früher keinen zentralen Ort gab, um Content im Unternehmen einheitlich, schnell und kontrolliert zu teilen. Zuvor war die Verteilung deutlich umständlicher und oft mit Rückfragen oder Versions-Themen verbunden. Heute haben wir eine zentrale Plattform, in der Inhalte schnell auffindbar, sauber freigegeben und über klare Rechte verfügbar sind, dadurch läuft die interne Bereitstellung effizienter und konsistenter.
“Medienmanagement mit System”
4.5
K
In the last 12 months
Karsten
Validated Reviewer
Stadtmarken-Beauftragter at
Wirtschaftsförderungs- & Stadtmarketing Bocholt
- 1-50 employees
- Industry: Government Administration
Use cases:
Brand ManagementDigital Asset Management (DAM)
What did you like?
Zentrale, sichere, schnelle Ablage von Medien in der Cloud ersetzt das Speichern auf externen oder internen Festplatten. Einfache, KI-gestützte Suche nach geeigneten Medien. Freigabe von Medien an Dritte schnell und einfach. Vorgegebene Downloadformate und flexible Freigabe-Optionen erhöhen effiziente Nutzung. Einfache Steuerung der Redakteurshierarchie durch Rechtvergabe. Größtenteils intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht schnelles Einarbeiten.
What did you not like?
Ein Upload-Feature für Externe wäre hilfreich. Beispielhafter Anwendungsfall Stadtmarketing: Kunden werden aufgefordert, die schönsten Fotos vom Weihnachtsmarkt hochzuladen ("Schick uns Dein Fotos und gewinne ..."). Derzeit ist nach Freigabe eines Ordners der Ordnerinhalt für andere Dritte sichtbar (also jeder sieht auch die Foto der anderen); besser wäre, man sieht die Fotos der bereits hochgeladenen Motive nicht. Und: KI-Filter bei Upload wäre hilfreich, damit keine unerwünschten/unerlaubten Inhalte (Hass, Porno etc.) hochgeladen werden können, also eine Art KI-Gate-Keeper für den Upload.
Which problems are you solving with the product?
Zusammenarbeit verschiedener EInheiten - hier zwischen Stadtverwaltung, Stadtmarketing, Wirtschaftförderung und Tourist-Info - wird zentriert und optimiert. Prozesse vereinfachen sich, werden schlanker. Die Qualität der Inhalte wird optimiert und verbessert. Neben interner Prozessoptimierung auch die Öffnung nach außen möglich: Das Portal wird Bürgern, Gruppen und Vereinen zugänglich und somit zu einer Art "öffentlichem Fotoalbum Deiner Stadt". Gutes interaktives Tool zum Beispiel für einen Stadtmarken-Prozess (place branding).
“Umfangreiches und dennoch einfach zu bedienendes Digital Assets Management System”
5.0
E
Older than 12 months
Eliane
Validated Reviewer
Visual Content at
SWISSAID
- 51-1000 employees
- Industry: Civic & Social Organization
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
Mediaflow bietet alles was wir gesucht haben und noch viel mehr! Es ist benutzerfreundlich, intuitiv zu bedienen und hat eine übersichtliche Struktur. Dank den Anpassungsmöglichkeiten und der gegliederten Benutzerverwaltung ist es für Nutzende mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen geeignet. Das Organisieren vieler Mediendateien gelingt dank guter Suchfunktion mit Metadaten und Keywords sowie der KI-Bilderkennung. Bildmaterial kann mit externen Stellen via Webshares unkompliziert geteilt werden und es ist auch möglich Upload-Links zu erstellen. Es ist skalierbar und bietet viele Erweiterungsmöglichkeiten durch zusätzliche Module. Die Schulung durch das Team und der Support sind top.
What did you not like?
Besonders bei Ordner mit vielen Daten dauert die Anzeige der Assets ziemlich lange. Das hat sich jedoch schon verbessert.
Which problems are you solving with the product?
Die zentrale Organisation unseres Foto- und Videoarchivs schafft Effizienz. Dank der Webshare-Funktion können wir das Bildmaterial auch unkompliziert mit externen Partner teilen und lokale Bildschaffende können ihr Material via Upload-Link direkt in unser Bildarchiv hochladen. Die Daten zu unserem Corporate Design sind ebenfalls auf Mediaflow und können so intern als auch extern zugänglich gemacht werden.
“Mediaflow ist das perfekte Tool zur Verwaltung all unserer PR-/ und Marketing Assets”
Source of review
5.0
R
Older than 12 months
Ralph
Validated Reviewer
Geschäftsführer, CEO at
Innovista Software GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Information Technology and Services
Use cases:
Brand ManagementDigital Asset Management (DAM)Video CMS
What did you like?
Besonders gut gefällt unserem Team, dass das System durch die Module so viele Funktionen abbilden kann, aber trotzdem so einfach zu bedienen ist. Darum konnten wir auch innerhalb weniger Tage nach der Bestellung produktiv mit Mediaflow arbeiten. Das skalierbare Pricing ist ebenfalls sehr positiv zu bewerten.
What did you not like?
Momentan haben wir eingentlich keine Negativpunkte zu nennen. Perspektivisch würden wir uns neben den vorhandenen Modulen auch noch PIM-Funktionalitäten wünschen.
Which problems are you solving with the product?
Wir ermöglichen dem ganzen Team unkompliziert auf die jeweils aktuellen Unterlagen zuzugreifen. Die Umrechnung von Dateien für Social Media ist auch eine wichtige Funktion, weil wir jetzt weniger teure Bildbearbeitungs-Lizenzen benötigen. Das Videostreaming ist super, weil es DSGVO-konform ist und alle Daten in einer Plattform liegen.
“Organisation unserer Produktbilder und Videos für Marketing, Dokumentation und technischen Service”
Source of review
5.0
N
Older than 12 months
Norbert
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
NWT Wäschereitechnik GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Machinery
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)Video CMS
What did you like?
Uns haben drei Dinge überzeugt, die Software einzusetzen: die einfache Bedienung, die
schnelle Inbetriebnahme und die überschaubare Kostenstruktur. Wir zahlen nur für die
Funktionen, die wir wirklich benötigen, haben aber die Freiheit in Zukunft weitere
Module hinzuzufügen. Das Basis-System deckt bereits viele Funktionen ab, die wir
früher mit verschiedenen Programmen abbilden mussten. Die technische
Unterstützung bei der Datenmigration aus einer bestehenden Ordner-Struktur hat und
sehr geholfen, insbesondere dem Service-Team, die mittlerweile täglich auf das Portal
zugreifen.
What did you not like?
Momentan kommen wir mit dem Funktionsumfang gut zurecht, haben wir keine
eigenen Anforderungen, die nicht erfüllt werden. Perspektivisch wünschen wir uns eine
Anbindung an unser zukünftiges Typo3 basiertes CMS-System
Which problems are you solving with the product?
Bereitstellung eines zentralen Bild- und Videoportals zur bildlichen Dokumentation
von Aufbau-Umgebungen, Details und Besonderheiten unserer Wäscherei-Maschinen,
bei Kunden-Projekten, für interne Zwecke, Vertriebspartner und unsere
Außendienst-Service-Techniker.
“Easy to use and a innovative system”
5.0
K
In the last 30 days
Kjetil
Validated Reviewer
Director Membership, Communications, and Marketing at
BOB BBL
- 51-1000 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Brand Management
What did you like?
We are very pleased with Mediaflow. It is easy to use and gives users a quick overview over our pictures and videos. The new AI-powered search is smart and intuitive.
I would also highlight the excellent customer service. We have regular follow-up meetings and, just as importantly, receive prompt answers whenever we have questions.
For us, GDPR compliance is an important part of a photo library. We feel that Mediaflow has made significant progress in this area and continues to make it more modern and user-friendly. That shows a provider that keeps up with developments and cares about the same things its customers do.
What did you not like?
One area we have identified for improvement for Mediaflow is making it easier to collect consent at large events. And most importantly, we would like a feature that lets us create consent requests quickly and easily on a mobile phone.
Which problems are you solving with the product?
Full control over our photos and videos. Easy access for employees and partners
“User-friendly and efficient system with good customer support”
4.5
M
In the last 6 months
Max
Validated Reviewer
Responsible for digital channels at
Svevia
- 1001+ employees
- Industry: Construction
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)Video CMS
What did you like?
It is a very intuitive system that you can quickly get into. The tool also contains many smart functions that streamline image and film management. If additional functions or improvements are needed, customer support is responsive and quick to come up with suggestions for solutions.
What did you not like?
Not much really. Sometimes I discover small features that I'm missing, but they're usually fixed quickly.
Which problems are you solving with the product?
I save an incredible amount of time by not having to search around for images and films on a local server. Through the search function in Mediaflow, I can easily find relevant material. It is also very easy to distribute films and images to colleagues and partners, which saves a lot of time.
“Sturdy and easy to learn DAM system”
4.0
T
In the last 12 months
Torbjørn
Validated Reviewer
Senior communications advisor at
Allstad
- 51-1000 employees
- Industry: Commercial Real Estate
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
225 / 5 000
I like the way folders can be set up with metadata that all images in the folder get. I like the automatic alt text and AI search, and look forward to the next generation of search. Setting up your own export templates is easy and very useful.
What did you not like?
The AI-search is a good idea, but the production version is not the best. I know there is a new and smarter version in the pipelin worthwaiting for.The backend is unusable on iphone.
Which problems are you solving with the product?
We consolidate our mediafiles in an easy to administrate and searchable app, and make use of the API to get a connection to our CMS and design-software.
“Easy to use with reliable support”
4.0
A
In the last 12 months
Andreas
Validated Reviewer
Content producer at
Lillestrøm kommune
- 1001+ employees
- Industry: Government Administration
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)Live StreamVideo CMS
What did you like?
Mediaflow offers an intuitive interface, delivers excellent and proactive customer support, and provides a wide range of features at a price that represents strong value.
What did you not like?
There are a few features that would be beneficial to add, such as simple video‑editing tools and integration with PowerPoint.
Which problems are you solving with the product?
What we appreciate most is having all our media capabilities consolidated in a single platform. It allows us to store, access, and distribute all media files efficiently.”
Reply from Lars from Mediaflow:
Thank you for your constructive comments. The Microsoft Office plugin for Word and PowerPoint is included in every Mediaflow system. If you have any problems with the installation, our support team will be happy to help you.
In addition to the wide range of functions available for enriching videos using AI transcription, multilingual subtitles, sign language, etc., a simple video editing feature is on our long-term roadmap.
“Very user-friendly system”
5.0
Å
In the last 12 months
Åsa
Validated Reviewer
Communication officer at
Härjedalens kommun
- 1001+ employees
- Industry: Government Administration
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)Live StreamVideo CMS
What did you like?
Mediaflow is a very user-friendly system that meets our various needs well. Fantastic support and regular follow-up meetings are very useful. The company has great expertise in its field.
What did you not like?
With the new upgrade, what we disliked has disappeared. Now it works the way we want it to.
Which problems are you solving with the product?
Storage of images, storage of films, live broadcast of the city council. Everyday communication. Superb tagging for images and videos.
“Powerful DAM yet simple”
4.5
M
In the last 12 months
Marcus
Validated Reviewer
IT-manager at
NorrlandsOperan AB
- 51-1000 employees
- Industry: Performing Arts
Use cases:
Digital Asset Management (DAM)
What did you like?
1. The simplicity in powerful tagging of data so it can easily be found. 2. The support from the company. 3. Truly GDPR compliance!
What did you not like?
The lack of integration for users of macOS-based computers makes the file management more time-consuming.
Which problems are you solving with the product?
The possibility to export large quantities of photos with custom made metadata register is a specific need for us as a company. This kind of niche case is valuable!
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