TenderFlow

Am meisten überzeugt mich, dass TenderFlow uns die tägliche Suche über die einzelnen Vergabeportale komplett abnimmt. Früher haben wir das teilweise manuell und teilweise über einen externen Dienstleister gemacht. Seit wir TenderFlow nutzen, laufen die passenden Ausschreibungen einfach automatisch bei uns ein. Richtig hilfreich ist die KI-Analyse pro Ausschreibung: Wir sehen auf einen Blick eine Go/No-Go-Einschätzung und die wichtigsten Anforderungen, statt uns durch 60-seitige Unterlagen zu wühlen, um am Ende festzustellen, dass ein K.O.-Kriterium nicht passt. Dadurch, dass die Treffer wirklich zu unserem IT-Profil passen, verbringen wir deutlich weniger Zeit mit dem Aussortieren irrelevanter Verfahren – das Sichten geht spürbar schneller als vorher.

Ein paar Kleinigkeiten haben wir bereits mit dem Team besprochen, ohne dass sie für uns geschäftskritisch wären. Eine feinere Filterung nach Region/Umkreis wäre praktisch, um uns noch gezielter auf unsere bevorzugten Auftraggeber zu konzentrieren. Eine engere Anbindung an unser eigenes CRM würde die Übergabe von gewonnenen Verfahren in unseren internen Vertriebsprozess noch etwas nahtloser machen.

Wir sind ein Software-Startup ohne eigene Vergabeabteilung – vorher haben wir Ausschreibungen entweder selbst mühsam über einzelne Portale gesucht oder einen Dienstleister dafür bezahlt. Das hat viel Zeit gekostet, ohne dass die Trefferqualität wirklich gut war. TenderFlow durchsucht die relevanten Portale automatisch und matcht die Verfahren gegen unser Kompetenzprofil, sodass wir nur noch die wirklich passenden Ausschreibungen sichten müssen. Die Go/No-Go-Empfehlung und die strukturierte Anforderungsanalyse helfen uns, schneller zu entscheiden, ob sich eine Bewerbung überhaupt lohnt.

Der beste Beweis für mich: Wir haben über TenderFlow bereits zwei Ausschreibungen gewonnen, die wir sonst vermutlich gar nicht gefunden oder zu spät entdeckt hätten. Die KI-Analyse zeigt uns pro Verfahren direkt, ob unser Profil passt und welche Anforderungen kritisch sind – dadurch konnten wir uns bei genau den Verfahren bewerben, bei denen wir realistische Chancen hatten, statt Zeit in aussichtslose Bewerbungen zu stecken. Das Fristen-Monitoring hat uns zusätzlich abgesichert, damit uns bei den entscheidenden Verfahren keine Abgabetermine durch die Lappen gehen.

Ein paar Punkte haben wir bereits mit dem Team besprochen, ohne dass sie für uns geschäftskritisch wären. Eine feinere Filterung nach Region/Umkreis wäre hilfreich, um uns noch gezielter auf unsere bevorzugten Auftraggeber zu konzentrieren. Eine engere Anbindung an unser eigenes CRM würde die Übergabe gewonnener Verfahren in unseren internen Vertriebsprozess noch etwas nahtloser machen.

Ohne eigenes Vergabeteam war es für uns vorher schwer, überhaupt die richtigen Ausschreibungen zu finden – mit TenderFlow bekommen wir die passenden Verfahren automatisch zugespielt. Konkret haben wir dadurch zwei Ausschreibungen gewonnen, die genau zu unserem Leistungsprofil passten – ohne TenderFlow wären uns diese Chancen wahrscheinlich entgangen. Die Go/No-Go-Empfehlung hilft uns, unsere begrenzte Zeit auf die Verfahren mit echter Gewinnchance zu konzentrieren, statt breit und unstrukturiert zu suchen.

TenderFlow spart uns jeden Monat Stunden und Tage bei der Suche nach passenden Ausschreibungen. Die Suche ist intuitiv und passt sich gut an das Suchprofil an.

Einige Ergebnisse werden erst Tage oder sogar Wochen nach Veröffentlichung "gefunden" bzw. in unsere Empfehlungen gespült ... dann ist es manchmal knapp mit der Angebotsfrist. Aber auch das wird immer seltener.

Zeitersparnis bei der Suche passender Ausschreibungen. Nur mit TenderFlow ist es uns als kleines IT Unternehmen überhaupt möglich, im Ausschreibungszirkus mitzuspielen.

Tenderflow vereinfacht den Prozess rund um Ausschreibungen erheblich - sowohl die Suche als auch die Teilnahmeentscheidung werden effizienter und strukturierter. Informationen, Anforderungen und Unterlagen lassen sich zentral bündeln - besonders die KI-Zusammenfassung ermöglicht einen schnellen Überblick. So bleibt genügend Zeit für die inhaltliche Ausarbeitung und Teilnahme! Klasse!

wenige, kleinere Individualisierungsmöglichkeiten wären hilfreich wie beispielsweise die Zahl der empfohlenen Ausschreibungen. Super positiv ist, dass Lars und sein Team auf solche Weiterentwicklungsideen sofort eingehen.

Finden passender Ausschreibungen für unser Unternehmen mit deutlich geringerem Zeitaufwand.

Bevor wir TenderFlow genutzt haben, war es für uns reine Glückssache, überhaupt auf die passenden Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber zu stoßen. Jetzt bekommen wir die relevanten Verfahren automatisch zugespielt, sortiert nach unserem tatsächlichen Leistungsspektrum. Besonders wertvoll finde ich die KI-gestützte Einschätzung pro Ausschreibung: Wir sehen sofort, ob unser Angebot fachlich zur jeweiligen Behörde passt, bevor wir überhaupt Zeit in eine Bewerbung stecken. Auch das Fristen-Monitoring nimmt uns viel Stress, weil wir als kleines Team einfach keine Kapazität haben, jeden Tag manuell auf Ablauftermine zu achten.

Bislang ist mir ehrlich gesagt nichts Gravierendes aufgefallen. Manchmal würde ich mir mehr Kontext zum jeweiligen Auftraggeber wünschen, zum Beispiel frühere Vergaben oder typische Anforderungen, um unsere Ansprache noch gezielter vorzubereiten. Die Kategorisierung nach Leistungsart könnte an der ein oder anderen Stelle noch etwas feiner sein.

Als IT-Dienstleister ohne eigene Vergabeabteilung war es für uns schwierig, gezielt die Behörden zu finden, die wirklich zu unserem Leistungsangebot passen. TenderFlow übernimmt diese Vorauswahl für uns. Durch das Matching sehen wir, welche öffentlichen Auftraggeber tatsächlich Bedarf an unseren Leistungen haben, statt dass wir wahllos akquirieren. Ohne TenderFlow wären öffentliche Ausschreibungen uninteressant, da der Aufwand viel zu hoch wäre.

Ich kenne die Gründer persönlich und habe mir TenderFlow genauer angeschaut. Gut gefallen hat mir, dass man das eigene Profil hinterlegt und die Ausschreibungen danach eingeordnet bekommt, statt sich selbst durch Vergabeportale zu klicken. Die Teilnahme-Empfehlung und das Fristen-Monitoring nehmen einem genau die Arbeit ab, für die kleine Teams ohne Vergabeabteilung meistens keine Zeit haben.

Produktiv nutzen wir TenderFlow derzeit nicht, weil der Ausschreibungsmarkt für FEM-Software wie wir dann festgestellt haben klein ist. Das liegt aber an unserer Nische und nicht am Tool: Wer regelmäßig öffentlich ausgeschriebene Leistungen anbietet, dürfte deutlich mehr davon haben. Wünschen würde ich mir eine Push-Benachrichtigung für wenn es ein Signal für unseren Bereich gibt.

Unsere Kunden sind vor allem Konstruktionsteams im Mittelstand, öffentliche Ausschreibungen spielen für uns nur am Rand eine Rolle. TenderFlow zeigt, ob in diesem Rand doch etwas Passendes dabei ist, ohne dass jemand von uns regelmäßig Portale durchsucht. Den größeren Nutzen sehe ich bei Unternehmen, für die öffentliche Auftraggeber ein fester Kanal sind, weil das Tool dort eine Recherche abnimmt, die sonst jede Woche Zeit kostet.

Am meisten bringt uns, dass wir über TenderFlow genau die Behörden und Verfahren finden, bei denen unser Mental-Health-Benefit für Mitarbeitende wirklich zum Bedarf passt – etwa im Rahmen von betrieblichem Gesundheitsmanagement (BGM) – statt Behörden breit und unspezifisch anzusprechen. Die KI-Analyse liefert uns pro Ausschreibung die relevanten Anforderungen und Ansprechpunkte, sodass wir unseren Kernnutzen für die Mitarbeitendengesundheit direkt in der Sprache der jeweiligen Behörde platzieren können, statt eine generische Standardansprache zu nutzen. Dadurch, dass die Verfahren automatisch einlaufen, verlieren wir keine Zeit mehr mit dem Screening von Unmengen an Ausschreibungsportalen, sondern können uns voll auf die Ansprache und die Positionierung unseres Angebots konzentrieren.

Ein paar Punkte haben wir bereits mit dem Team besprochen, ohne dass sie für uns geschäftskritisch wären. Eine feinere Filterung nach Region/Umkreis wäre hilfreich, um uns noch gezielter auf die für uns relevanten Behörden zu konzentrieren. Eine engere Anbindung an unser eigenes CRM würde die Übergabe identifizierter Behörden-Kontakte in unseren internen Vertriebsprozess noch etwas nahtloser machen.

Wir nutzen TenderFlow in erster Linie, um unseren Mental-Health-Benefit für Mitarbeitende direkt bei den passenden Behörden als Arbeitgeber zu platzieren, statt über Umwege oder Streuwerbung auf öffentliche Auftraggeber aufmerksam zu machen. Durch das automatische Matching sehen wir genau, welche Ausschreibungen – z. B. rund um betriebliches Gesundheitsmanagement oder Mitarbeiterbenefits – zu unserem Leistungsprofil passen, und können unsere Ansprache entsprechend zuschneiden, statt Behörden pauschal anzuschreiben. Das Fristen-Monitoring und die strukturierte Anforderungsanalyse geben uns die Sicherheit, keine relevanten Verfahren zu verpassen und unser Angebot rechtzeitig und passgenau zu platzieren.

Am besten gefällt mir, dass ich alle Ausschreibungen auf einem Portal habe und nicht mehr auf jeder einzelnen Seite suchen muss. Durch die Lesezeichen, die man setzen kann, findet man interessante Ausschreibungen auch schnell wieder. Außerdem sind die Zusammenfassungen der einzelnen Ausschreibungen sehr hilfreich.

Aktuell werden Dokumente nicht laufend aktualisiert, zum Beispiel wenn Bieterfragen beantwortet werden oder sich Dokumente ändern.

Ich spare Zeit bei der Suche nach Ausschreibungen, ich bekomme Empfehlungen für Ausschreibungen, die zu unserem Unternehmen passen, ich sehe immer sofort, bis wann die Angebote abgegeben werden müssen.

Für ein kleines Team wie uns, ohne eigene Vergabeabteilung, macht TenderFlow es überhaupt erst realistisch, gezielt die Behörden zu entdecken, die nach DSGVO-konformem EU-Hosting für interne Tools und Anwendungen suchen. Statt öffentliche Stellen wahllos anzuschreiben, zeigt uns das KI-Matching sofort, wo unser Ansatz – Server in Deutschland, geführtes Deployment, kein DevOps-Wissen nötig – tatsächlich zur Ausschreibung passt. Die Fristenübersicht ist für unser kleines Vertriebsteam Gold wert, weil uns sonst leicht mal ein Abgabetermin durchgerutscht wäre.

Wirklich Kritisches ist mir spontan nicht eingefallen. Aufgefallen ist mir, dass Verfahren kleinerer Kommunen manchmal etwas später im System auftauchen – ob das am Meldeweg des jeweiligen Portals liegt, kann ich nicht beurteilen. Schön wäre außerdem eine Ansicht, ob eine Behörde ähnliche Hosting-Leistungen schon einmal ausgeschrieben hat, um Wiederholungsmuster leichter zu erkennen.

Ohne TenderFlow müssten wir als kleines Hosting-Startup selbst herausfinden, welche Behörden überhaupt DSGVO-konformes EU-Hosting für ihre internen Tools ausschreiben – das ist über die einzelnen Portale kaum zu leisten. TenderFlow spielt uns genau diese Verfahren automatisch zu, sodass wir unsere Vertriebszeit auf die Behörden konzentrieren können, bei denen unser Angebot fachlich passt. Dadurch können wir als kleines Team überhaupt erst im öffentlichen Sektor auftreten, statt uns nur auf Privatkunden zu verlassen.

Sehr übersichtlich, die KI lernt schnell, welche Ausschreibungen passend sind; mein Highlight ist die KI Zusammenfassung der Ausschreibungsinhalte

beim Übergang von der Testversion auf die pay-Version sind Inhalte verloren gegangen

Sehr viel Zeit wird gespart durch die Empfehlungen, welche Ausschreibungen auf unser Unternehmen passen