BillingEngine

Früher habe ich mir mit einer Mischung aus Word-Rechnungen und einer alten Einzelplatz-Software beholfen, die nur auf meinem Kanzlei-PC lief, jetzt öffne ich BillingEngine einfach im Browser, egal ob ich im Büro sitze oder abends noch kurz von zuhause eine Kostennote fertig machen will. Ein echtes Thema war bei uns der berühmte Schuhkarton mit Quittungen für Fachliteratur, Kanzleibedarf und Bahnfahrten zu Gerichtsterminen, den ich einmal im Quartal sortiert habe, jetzt fotografieren wir die Belege direkt nach dem Einkauf, die KI-Erfassung liest die Daten erstaunlich treffsicher aus und ich mus fast nix mehr abtippen. Mir gefällt auch, dass in BillingEngine nicht tausend Extras eingebaut sind, sondern sich alles auf das Schreiben der Rechnungen und das Erfassen der Ausgaben konzentriert, dadurch verzettle ich mich nicht und bekomme die Buchhaltung neben Aktenbearbeitung und Mandantengesprächen relativ entspannt weg.

Vor BillingEngine war das Theater mit den ZUGFeRD- und XRechnung-Vorgaben von der Stadt und vom Landkreis riesig, ich habe mir mit Word-Rechnungen und irgendwelchen Online-Konvertern geholfen und war nie sicher ob das am Ende wirklich so akzeptiert wird. Jetzt stell ich die E Rechnungen direkt in BillingEngine um und die gingen bisher bei der Stadtgärtnerei und einem Landesbetrieb ohne jedes Gemecker durch, das spart mir Nerven und ich renn nicht mehr jedem Formular hinterher. Ein anderes grosses Thema war unser Schuhkarton mit Tankquittungen und Bons vom Baustoffhändler, den hat am Ende der Steuerberater im Akkord abgetippt, heute scannen wir die Belege nach Feierabend kurz rein, die KI liest das meiste sauber aus und nur ab und zu muss ich noch was nachbessern, so kriegen wir unsere Ausgaben garnicht mehr so leicht durcheinander. Und für kleinere Gartenprojekte oder einmalige Pflasteraufträge ist es praktisch, dass man mit bis zu 3 Rechnungen im Monat dauerhaft im Free Tarif bleiben kann, so konnten wir BillingEngine erst eine Weile nebenher testen bevor wir für den ganzen Betrieb umgestellt haben.

Vor BillingEngine hatten wir lange Zeit eine recht überladene Software im Einsatz, in der ich ständig durch Menüs geklickt habe, die wir als kleines Kreativstudio gar nicht brauchen, jetzt konzentriert sich alles auf das Wesentliche rund ums Rechnungen schreiben. Das frühere Chaos mit lose gesammelten Quittungen und Tankbelegen im Schuhkarton hat sich erledigt, weil ich die Eingangsrechnungen jetzt direkt in die Beleg-Erfassung schiebe und die KI die Beträge und Daten sehr zuverlässig ausliest. Die E-Rechnungen nach ZUGFeRD und XRechnung für unsere Aufträge mit einer Landesbehörde oder der Stadt lassen sich ohne großes Nachdenken erstellen, sie werden bisher von den Stellen klaglos akzeptiert und ich muss nicht mehr mit deren Vorgaben jonglieren.

Vor BillingEngine hatten wir unsere Kundendaten und offenen Rechnungen in einer anderen Rechnungsapp, der Umstieg war für mich im Kopf erst ein grosses Thema, aber der Import der Daten hat dann wirklich ruhig funktioniert, so dass wir nicht alles neu tippen mussten und der Übergang mitten im Jahr geklappt hat. Für unsere Wartungsverträge und kleineren Aufträge reichen meist zwei bis drei Rechnungen im Monat, darum kommen wir mit dem Free-Tarif im Winterhalbjahr gut hin und müssen nicht für Monate zahlen, in denen hier im Büro nicht so viel los ist. Sehr angenehm finde ich auch das feste Eingangspostfach für E Rechnungen, da laufen jetzt die Eingangsrechnungen von ein paar Lieferanten und auch von einem öffentlichen Auftraggeber ein, und ich muss sie nicht mehr umständlich aus irgendwelchen Portalen herunterladen und weiterleiten.

Vor dem Wechsel zu BillingEngine hatten wir eine andere Rechnungssoftware im Einsatz, bei der wir uns mit Support-Tickets und langen Wartezeiten arrangieren mussten, inzwischen bekomme ich bei Fragen meist sehr zügig eine persönliche Rückmeldung, was mir im Alltag schlicht Zeit spart. Der Import der Grunddaten aus unserer früheren Rechnungsapp hat ohne großes Drama funktioniert, früher hätte ich vieles per Hand nachpflegen müssen, heute konnte ich die Stammdaten der Mandanten mit vertretbarem Aufwand übernehmen und recht schnell weiterarbeiten. Ein Thema waren für uns auch die E-Rechnungen an zwei Landesbehörden, für die wir Beratungsleistungen abrechnen, mit den angebotenen Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung habe ich jetzt deutlich weniger Unsicherheit, weil diese Rechnungen bei den Prüfern erfahrungsgemäß ohne Nachfragen durchlaufen.

Früher war ich mir nie sicher ob unsere E Rechnungen an das Bundesland für ein kleines Präventionsprojekt wirklich den Vorgaben entsprechen, jetzt erstelle ich sie in BillingEngine direkt als ZUGFeRD oder XRechnung und die werden ohne Rückfragen akzeptiert. Für die wenigen Privatliquidationen und Arbeitsmedizin-Rechnungen reicht uns der kostenlose Tarif mit 3 Rechnungen im Monat völlig, da brauche ich kein grosses Paket zu bezahlen wie früher. Mir ist auch wichtig, dass sich die Software klar an kleine Betriebe wie unsere Praxis mit unter 10 Leuten richtet und ich nicht in einem System sitze das eigentlich für eine Klinik oder eine grosse MVZ-Kette gedacht ist.

Früher habe ich mit einer älteren Software gearbeitet, bei der ich nie so richtig wusste ob die noch gepflegt wird, bei BillingEngine habe ich das Gefühl das das schon länger stabil am Markt ist. Für unsere eher überschaubare Zahl an Grabmal-Rechnungen reicht der Free-Tarif meistens aus, das schont die Kasse und ich kann besser planen. Wenn mal eine Frage auftaucht, bekomme ich vom Support zügig eine verständliche Antwort, da fühle ich mich nicht wie eine Nummer sondern kann wirklich nachfragen ohne mich dumm vorzukommen.

Vor BillingEngine haben wir einzelne Rechnungen in Word gebaut und als PDF verschickt, das hat schnell zu doppelten Rechnungsnummern und Chaos im Ordner geführt. Jetzt habe ich im Browser jederzeit Zugriff auf die aktuellen Rechnungen, egal ob ich vorne im Laden bin oder abends zu Hause am Laptop sitze, und muss nichts mehr installieren oder updaten. Wir bleiben bisher im Free-Tarif mit drei Rechnungen im Monat, für unsere paar Hochzeitsdekos und Firmenaufträge reicht das aktuell noch gut und ich muss nicht extra ein Abo abschliessen.

Ein grosses Thema bei uns waren die E Rechnungen für eine Landesbehörde, die ein paar unserer Reha-Kurse zahlt, vorher habe ich mit Word-PDFs und Rückfragen der Sachbearbeiter gekämpft, jetzt klicke ich in BillingEngine einfach ZUGFeRD oder XRechnung an und die Dinger laufen kommentarlos durch deren Validator. Bevor wir umgestiegen sind, hatte ich mal so eine neumodische Software ausprobiert die wahnsinnig viele Module hatte, aber ich habe mehr Zeit im Handbuch verbracht als bei meinen Patienten, BillingEngine konzentriert sich auf das Wesentliche und ich kann zwischen zwei Hausbesuchen schnell eine Rechnung fertig machen ohne lange zu suchen. Dass es den Dienst schon seit Jahren gibt und er nicht gestern gestartet ist, gibt mir ausserdem ein gutes Gefühl, ich habe nicht mehr die Sorge das das System plötzlich wieder vom Markt verschwindet, wie es mir mit einem früheren Anbieter fast passiert wäre.

Bevor wir auf BillingEngine gewechselt sind, hatten wir eine ältere Rechnungssoftware, die schon vor 2012 angeschafft wurde und auf einem alten Windows-Rechner lief, das war jedesmal ein mulmiges Gefühl wenn der PC wieder rumgezickt hat. Mir gefällt, dass BillingEngine ganz klar auf kleine Firmen wie unseren Uhren- und Schmuckservice mit ein paar Mitarbeitern ausgelegt ist, ich muss mich nicht durch Funktionen kämpfen die eher für Konzerne gedacht sind. Der Import der Kundendaten und offenen Posten aus unserer vorherigen Rechnungsapp hat erstaunlich gut funktioniert, ich hatte ehrlich gesagt mit mehr Handarbeit gerechnet, aber wir waren in einem Abend im Prinzip umgezogen und konnten am nächsten Tag direkt weiterrechnungen schreiben.

Ein großes Thema waren bei uns die E-Rechnungen an die Stadtverwaltung und an das Land, zum Beispiel wenn wir für Schulcafeteria oder Stadtfeste liefern mussten, da habe ich früher lange mit Vorlagen und PDFs gekämpft, jetzt erstelle ich mit BillingEngine eine ZUGFeRD- oder XRechnung und die wird von den Ämtern anstandslos geschluckt. Früher hatte ich eine andere Rechnungssoftware im Einsatz und war unsicher, ob der Umstieg wieder so ein halbes Wochenende frisst, aber der Import der alten Daten hat erstaunlich reibungslos funktioniert, sodass ich unsere Stammkunden und bisherigen Rechnungen schnell im neuen System hatte und gleich weitermachen konnte. Weil wir im Monat nur ein paar größere Sammelrechnungen für Kindergärten, Vereine und Firmenkunden schreiben, reicht uns der kostenlose Free-Tarif mit bis zu drei Rechnungen völlig aus und wir haben keine Sorge, dass plötzlich eine Testphase endet oder neue Kosten auf uns zukommen, was in einem kleinen Familienbetrieb schon eine Rolle spielt.

Früher haben sich Rechnungen bei uns gerne mal bis zum Ende der Woche angesammelt. Mittlerweile erledige ich vieles direkt nach Abschluss eines Auftrags. Dadurch bleibt weniger liegen und ich muss später nicht überlegen, was bei welchem Kunden noch abgerechnet werden sollte.

Umfangreichere Rechnungen sind schneller fertig. Ich muss keine eigene Vorlage basteln oder Positionen mühsam formatieren. Das nimmt mir Arbeit ab und reduziert gleichzeitig die Gefahr, beim Zusammenstellen etwas zu vergessen.

Kleine Änderungen kosten nicht mehr unnötig viel Zeit. Vor allem wenn mehrere Rechnungen fertig werden müssen, kann ich einen Fehler schnell ausbessern und direkt mit der nächsten weitermachen. Dadurch staut sich die Arbeit nicht wegen solcher Kleinigkeiten.

Monatlich wiederkehrende Abrechnungen sind kein großer Zeitfresser mehr. Und wenn mehrere davon gleichzeitig anstehen, bin ich wesentlich schneller fertig und muss nicht für jeden Kunden wieder alles einzeln vorbereiten.