Debitorenbuchhaltung – Forderungsmanagement in der Finanzbuchhaltung
Alle Unternehmen mit Kundenkontakt brauchen eine solide Debitorenbuchhaltung
Unternehmen müssen über eine gewisse Liquidität verfügen, um konkurrenzfähig und finanziell unabhängig zu sein. Doch bei all den offenen Posten plus eventuellen Zahlungsverzügen ist dies nicht immer ganz einfach. Eine solide Debitorenbuchhaltung hilft bei einem Überblick sämtlicher Forderungen.
Du solltest den Anteil dieser Kundenforderungen nicht unterschätzen, denn dieser ist relativ hoch bemessen an deiner gesamten Bilanzsumme. In der Regel beinhalten die bislang nicht getilgten Forderungen nämlich Umsatzsteuererträge, die zusammen mit der Ertragssteuer abzuführen sind.
In diesem Artikel erfährst du, warum der Teilbereich der Finanzbuchhaltung essenziell für den Erfolg deines Unternehmens ist und welche Aufgaben die Debitorenbuchhaltung (im Vergleich zur Kreditorenbuchhaltung) umfasst.
Was ist Debitorenbuchhaltung?
Im Vordergrund der Debitorenbuchhaltung stehen die sogenannten Debitoren, die oft als Schuldner übersetzt werden. Alle Kund*innen, die entweder auf Rechnung oder im Abonnement Produkte oder Dienstleistungen kaufen, stellen diese Debitor*innen dar. Ihre Zahlungen werden erst später fällig. Und du als Business musst durch die Debitorenbuchhaltung beobachten, wessen Fälligkeiten noch offen sind und welche Rechnungen noch bezahlt werden müssen.
Somit bezeichnen viele Quellen die Debitorenbuchhaltung auch als Forderungsmanagement, welches Prozesse mit Rechnungen, Mahnungen und Inkasso-Aufträgen verwaltet.
Während in kleineren Unternehmen die Debitorenbuchhaltung lediglich eine von vielen To-dos der Buchhaltungsabteilung umfasst, gibt es in größeren Firmen eigene Teams nur für diesen Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Die Beteiligten sind dann ausschließlich mit dem Verbuchen und dem Verwalten der offenen Posten durch die Debitor*innen beschäftigt.
Deine Buchhaltung aus Debitorenzahlungen trägst du im Nebenbuch ein. Im Hauptbuch der Finanzbuchhaltung taucht der Sammelbetrag per Saldo auf und wird mit „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gekennzeichnet.
Was ist der Unterschied zwischen Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung?
Debitor ist also der buchhalterische Begriff für Kunde. Demgegenüber stehen sogenannte Kreditoren als Geschäftspartner (Gläubiger*innen). Hier entstehen von Natur aus ebenfalls Zahlungsbeziehungen und Transaktionen, die dann in der Kreditorenbuchhaltung erfasst sind. Im Grunde unterscheiden sich die beiden Teilbereiche Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung nicht viel voneinander; sie beschäftigen sich nur mit unterschiedlichen Zielgruppen.
Um dir den Unterschied merken zu können: Stell dir einfach vor, dass du einen Lieferanten und eine Kundin hast. Der Lieferant gibt dir einen Kredit, den du dann natürlich begleichen sollst. Und wenn deine Kundin dann die Ware bei dir erwirbt, entstehen Schulden auf ihrer Seite – ein Debit quasi.
Kreditor*innen können im B2B-Kontext allerdings auch Banken sein, wenn sie dir finanzielle Mittel im Vorfeld (eigentliche Bedeutung von Kredit) geben. Sowohl in der Debitoren- als auch in der Kreditorenbuchhaltung gilt eine Leistungserbringung in die eine und Zahlungsverpflichtung (innerhalb des Ausfallrisikos) in die andere Richtung.
Aus welchen Aufgaben besteht Debitorenbuchhaltung?
Die einzelnen Aufgaben der Debitorenbuchhaltung ergeben sich aus dem Forderungsmanagement und dem Bestreben, als Unternehmen liquide zu bleiben. Je mehr Posten offen sind und bleiben, desto weniger Geld hast du de facto für bereits geleistete Services oder längst verkaufte Produkte. Im schlimmsten Fall kann es zu Engpässen kommen oder es fällt negativ auf deine Firma in Sachen Verbindlichkeiten zurück.
Rechnungsstellung
Wenn der Kauf stattgefunden hat, bedarf es einer Rechnung mit Auskunft über Artikel bzw. Leistungen, Kosten, Kaufzeit und weiteren steuerrechtlichen Angaben. Wird diese Rechnung innerhalb einer Frist nicht getilgt, gibt es in der Regel Zahlungserinnerungen von der Buchhaltungsabteilung. Das Rechnungswesen der Debitorenbuchhaltung umfasst hierbei ebenso das Versenden der Zahlungsaufforderungen.
Forderungsverwaltung
Natürlich darfst du nicht den Überblick verlieren, ob die Debitor*innen auch wirklich ihre offenen Posten begleichen. Im Sinne deiner gesamten Finanzen sollte dein Buchhaltungsteam stets Auskunft darüber geben können, wie viele Posten noch offen sind, welche davon im Zahlungsversuch und wie es generell um deine Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung gestellt ist. Aus einer soliden Forderungsverwaltung ergeben sich die weiteren Schritte für Rechnungs- und Mahnwesen.
Mahnwesen
Wenn auch nach mehrmaliger Aufforderung der*die Debitor*in eine Rechnung nicht zahlen will oder kann, darfst du mahnen. Die gesamten Prozesse des Mahnwesens (auch die Mahnstufen) fallen damit auch in den Aufgabenbereich der Debitorenbuchhaltung. Immerhin erhöht sich nicht nur die Kosten aufseiten der Kundschaft, sondern auch der Arbeitsaufwand durch Inkasso-Aufträge oder gar gerichtliche Bescheide und weitere Konsequenzen.
Auskunft und weitere Buchhaltung
Sowohl das eigene Management von Unternehmen als auch Business-Partner, Gesellschafter*innen und nicht zuletzt das Finanzamt benötigt in regelmäßigen Abständen Reportings und Auskünfte über sämtliche Transaktionen (internes Rechnungswesen). Nur so kannst auch du entscheiden, wie liquide dein Business ist und demnach inwiefern du weitere Ausgaben verantworten kannst. Neben Rechnungen zählen übrigens auch Gutschriften, Überzahlungen und Forderungen als Schadensersatz in die Debitorenbuchhaltung mit ein.
Fazit: Debitorenbuchhaltung als Informations- und Forderungsmanagement
In der Debitorenbuchhaltung geht es um alle offenen und getilgten Transaktionen zwischen dir als Händler*in und deiner Kundschaft. Im Gegensatz zur Kreditorenbuchhaltung, bei der du die Zahlungen zwischen dir und Lieferant*innen oder Banken überblickst, befindest du dich hier im B2C-Kontext.
Nun kannst du entweder ein internes Team für deine Debitorenbuchhaltung suchen, die Verwaltung an einen externen (Factoring-)Dienstleister übergeben oder dich weitestgehend von einer guten Software unter die Arme greifen lassen. Forderungsmanagement ist schlichtweg zu wichtig für deine gesamte Finanzplanung und Budgetierung, dass du es halbherzig oder nicht korrekt angehst.
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Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.
