ZEP Reviews (675)

AI-generated summary

What users say about ZEP

Based on 675 reviews

ZEP is appreciated for its simple digital time tracking, intuitive usability without major training effort, and competent customer support. Users praise that ZEP significantly speeds up working time tracking through practical timers and templates. However, some users criticize the partly inflexible design, nested menus, and the mobile app that needs improvement. In addition, limitations with interfaces, time-consuming setup of permissions, and cumbersome copy functions are criticized. Despite these drawbacks, ZEP offers a reliable solution to precisely document project times and create clear evaluations.

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“Intuitives, modernes Tool”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Thorsten

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

CEDIO GmbH

1-50 employees
Industry: Information Services

Use cases:

Absence ManagementProject ManagementTime Tracking

+ 1 more

What did you like?

Wir nutzen ZEP seit einiger Zeit zur Steuerung unserer operativen Prozesse und sind insgesamt sehr zufrieden. Die Plattform ist intuitiv aufgebaut, durchdacht strukturiert und lässt sich schnell im Arbeitsalltag verankern. Besonders positiv fallen die klar gestaltete Oberfläche und das moderne Front-End auf – man findet sich ohne große Einarbeitung zurecht. Ein weiterer Pluspunkt sind die Schnittstellen zu anderen Systemen sowie die mobile App zur Zeiterfassung, die den Einsatz im Tagesgeschäft deutlich erleichtern.

What did you not like?

Lediglich bei der Abbildung komplexerer Projektstrukturen würden wir uns etwas mehr Flexibilität wünschen, etwa bei Hierarchien und Unterprojekten.Die Planung in den Projektstrukturen ist aus unserer Sicht zu kleinteilig.Für die Abrechnung können bestimmte Zeitbereiche ausgegrenzt werden. Das ist für den kontreten Fall sinnvoll, sollt man jedoch diesen Filter nicht mehr löschen, bleibt dieser bestehen und man erhält ggf. ein verfälschten Blick über die abzurechnenden Positionen

Which problems are you solving with the product?

Wir setzen ZEP als zentrales Steuerungswerkzeug für unsere Projekte ein und haben damit vor allem ein Problem gelöst: Statt vieler einzelner Excel-Listen und Insellösungen haben wir jetzt einen durchgängigen Prozess von der Projektplanung über Budgetierung und Zeiterfassung bis hin zur Abrechnung. Auch die Mitarbeiter-Organisation läuft über ZEP: Kapazitäten, Auslastung, Abwesenheiten und Abrechnung werden an einem Ort geplant und gesteuert. Das verschafft uns deutlich mehr Transparenz und reduziert Rückfragen im Alltag. Ein großer Vorteil ist zudem das Reporting über alle Bereiche – wir sehen auf Knopfdruck, wie Projekte laufen, wo Budgets stehen und wie die Team-Auslastung aussieht. Insgesamt sorgt ZEP bei uns dafür, dass operative Steuerung, Planung und Abrechnung spürbar effizienter und strukturierter ablaufen.

“Super Software für Unternehmensberatungen”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Hannes

Validated Reviewer

Leitung Administration at

LÖSUNG N GmbH

1-50 employees
Industry: Management Consulting

Use cases:

Absence ManagementERP-SystemeProject Management

+ 2 more

What did you like?

Die Erfassung von Projektzeiten unserer Mitarbeiter funktioniert ausgezeichnet und jeder Mitarbeiter kann selbständig seine Leistungen erfassen. Die Abrechnung gegenüber unseren Kunden ist einfach, schnell und fehlerfrei möglich. Alle möglichen Konstellationen und Eventualitäten können zur Abrechnung gebracht werden. Die Weiterentwicklung der Module zur Ressourcenplanung und zum Controlling geht meiner Meinung nach in die richtige Richtung und macht ZEP noch passender für die Anwendungszwecke in unserem Betrieb. Außerdem schätze ich die sehr geringe Antwortzeit des Supports bei Fragen und Anmerkungen.

What did you not like?

Die Erstellung einer Gutschrift für unsere freien Mitarbeiter ist aktuell für uns noch nicht nutzbar, da wir teilweise für verschiedene Tätigkeiten innerhalb eines Projektes, verschiedene Stundensätze aufrufen. Hier wünsche ich mir noch einen projektspezifischen Abrechnungssatz pro Tätigkeit pro Mitarbeiter. In den neuen Dashboards für Überstunden und Jahresurlaube werden auch für freie Mitarbeiter Überstunden berechnet und sie werden im Jahresurlaubsdashboard angezeigt. Dies würde ich gerne deaktivieren können, da es keine relevante Betrachtung für unseren Betrieb darstellt. Einigen Mitarbeitern schütten wir eine individuelle, erfolgsabhängige Vergütung aus. Ich würde gerne auf dem Dashboard eines solchen Mitarbeiters eine Echtzeitübersicht der aktuell erarbeiteten Vergütung visualisieren. Hierfür müsste ich die aktuell fakturierte Projektzeit individuell mit einem Preisfaktor versehen können. Dafür wünsche ich mir ein Widget.

Which problems are you solving with the product?

Durch ZEP müssen wir unsere Rechnungen nicht mehr aufwändig am Monatsende mit Excel generieren. Durch ZEP können wir jederzeit aktuelle Kennzahlen, wie Gesamtstand Faktura, Arbeitszeiten und Anwesenheiten auswerten und für unser Unternehmen tagesaktuell wichtige Erkenntnisse daraus ableiten. Durch ZEP können wir Projekte besser planen und einen Einblick über die Auslastungen und Verfügbarkeiten unserer Mitarbeiter gewinnen.

“Optimale Lösung für Beratungsunternehmen mit Dienstleistungsumsatz”

5.0

Older than 12 months

Martin

Validated Reviewer

CEO at

GrowthSquare GmbH

1-50 employees
Industry: Human Resources

Use cases:

ERP-SystemeProject Time Tracking

What did you like?

Die tägliche Arbeit ist unkompliziert und geht einfach von der Hand. Die Abrechnung kann ebenso vollständig automatisiert werden und nimmt einem viel Arbeit ab. Dadurch, dass die Tagessätze auf Projektbasis hinterlegt werden können, müssen sich Mitarbeiter nicht mehr um Kostensätze kümmern. Sie erfassen einfach die Tätigkeiten und die Abrechnung erfolgt automatisch. Wir können seit dem Einsatz von ZEP deutlich mehr Umsatz verbuchen, da alle Stunden genau abgerechnet werden können. Diese Flexibilität hatten wir vorher nicht. Inzwischen nutzen wir das Rechnungsmodul auch, um Fixpreise und Produkte abzurechnen. Der große Vorteil der Anwendung liegt darin, dass durch die Dokumentation der Stunden und die dahinter liegenden Prozesse praktisch keine Stunden mehr "verloren" gehen. Wir konnten durch den Einsatz von ZEP den Anteil der verrechenbaren Stunden deutlich erhöhen und somit den Umsatz deutlich über die Kosten von ZEP steigern.

What did you not like?

Es handelt sich um eine Business-Applikation, daher kann man mit der inzwischen etwas älteren Oberfläche trotzdem gut leben. Ein paar Schnittstellen zu Drittsystemen wären noch gut, die stehen ja aber bereits auf der Roadmap, so dass es eigentlich nicht wirklich negative Punkte für uns gibt. Nachtrag 01/2024: Inzwischen wurden einige Anpassungen am User Interface vorgenommen, so dass die gesamte Anwendung "geschmeidiger" zu bedienen ist. Das Team ist hier definitiv am richtigen Weg.

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen ZEP für die gesamte Zeiterfassung und Rechnungslegung in unserem Unternehmen. Der Vorteil liegt darin, dass wir alle Stunden gezielt auf unsere Kunden verrechnen können und somit die Wahrscheinlichkeit, dass wir etwas übersehen, gering ist. Die Automatisierung der Rechnungslegung nimmt uns viel Arbeit ab, die wir vorher manuell erledigt hatten. Zudem konnten wir durch die Automatisierung den Anteil der verrechenbaren Stunden deutlich erhöhen. Indirekt hat sich somit eine attraktive Umsatzsteigerung bemerkbar gemacht, die insgesamt die Kosten von ZEP deutlich überstiegen hat.

Reply from ZEP:

Lieber Martin,

vielen Dank für Ihr positives Feedback. Wir freuen uns, dass wir den Prozess der Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen verbessern konnten. Auf eine weiterhin gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Viele Grüße von Ihrem ZEP-Team

“Sehr übersichtlich und einfach zu bedienen ”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Nora

Validated Reviewer

Verwaltungsangestellte at

Leuchten GmbH

1-50 employees
Industry: Facilities Services

Use cases:

Time Tracking

What did you like?

Mir gefällt besonders, dass Zeiten auch mobil eingetragen und gesteuert werden können. Gerade im Arbeitsalltag, wenn man unterwegs ist oder nicht ständig am Laptop sitzt, ist das extrem praktisch. Die mobile Nutzung funktioniert zuverlässig und spart Zeit, da man Arbeitszeiten direkt erfassen kann, ohne sie später nachtragen zu müssen. Insgesamt erleichtert ZEP dadurch die Zeiterfassung und sorgt für mehr Transparenz im Arbeitsalltag.

What did you not like?

Teilweise empfinde ich die Ansicht in der mobilen Version als etwas unübersichtlich. Einige Funktionen wirken auf dem Handy recht klein, was die Bedienung manchmal erschwert. Gerade bei häufig genutzten Funktionen könnte die UI noch etwas optimiert werden, um die Nutzerfreundlichkeit auf mobilen Geräten weiter zu verbessern.

Which problems are you solving with the product?

ZEP löst für mich vor allem das Problem der aufwendigen und fehleranfälligen Zeiterfassung. Durch die digitale und mobile Erfassung können Arbeitszeiten einfach, schnell und ortsunabhängig eingetragen werden. Das reduziert manuelle Nacharbeit und sorgt dafür, dass Zeiten korrekt und zeitnah erfasst werden. Ein großer Vorteil ist die Transparenz: Arbeitszeiten sind jederzeit nachvollziehbar und übersichtlich dargestellt. Zudem erleichtert ZEP interne Prozesse, da die Zeiterfassung strukturiert und einheitlich erfolgt. Insgesamt spart die Nutzung Zeit, erhöht die Genauigkeit der Zeiterfassung und unterstützt einen effizienteren Arbeitsalltag.

“Eine klare Empfehlung für ZEP”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Manfred

Validated Reviewer

Senior Consultant at

purplecat AG

1-50 employees
Industry: Management Consulting

Use cases:

AgencyProject Time Tracking

What did you like?

Mir gefällt besonders, wie intuitiv und selbsterklärend ZEP aufgebaut ist. Schon nach wenigen Stunden konnte ich die Plattform ohne zusätzliche Einweisung vollständig nutzen. Außerdem überzeugt mich die sehr gute Auswertungsfunktion, die klare, übersichtliche und vielseitige Analysen ermöglicht und damit echte Transparenz in die Projektarbeit bringt. Zusätzlich schätze ich die logische und durchdachte Struktur, die das Arbeiten angenehm macht und sogar Spaß bereitet. Insgesamt bietet ZEP eine beeindruckende Funktionsvielfalt, die den gesamten Arbeitsprozess sinnvoll unterstützt.

What did you not like?

Ein kleiner Punkt ist, dass manche der vielen Funktionen auf den ersten Blick etwas überwältigend wirken können – hier würde eine noch bessere Erstorientierung helfen. Zudem könnten manche Menüs visuell etwas moderner gestaltet sein, um das insgesamt sehr gute Nutzungserlebnis weiter abzurunden. Gelegentlich wünsche ich mir auch kürzere Klickwege für wiederkehrende Aufgaben, um noch effizienter arbeiten zu können. Diese Punkte ändern jedoch nichts daran, dass ZEP insgesamt für mich zu den besten Lösungen am Markt gehört.

Which problems are you solving with the product?

ZEP hilft mir dabei, meine Arbeits- und Projektzeiten strukturiert und lückenlos zu erfassen, ohne dass ich dafür zusätzliche Tools oder manuelle Listen brauche. Dadurch löst es das Problem unübersichtlicher oder verstreuter Zeiterfassung komplett. Gleichzeitig bietet ZEP präzise Auswertungen, die mir auf einen Blick zeigen, wie viel Zeit in welche Aufgaben und Projekte geflossen ist – das erleichtert Planung und Priorisierung erheblich. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass ZEP administrative Abläufe automatisiert, etwa das Erstellen von Reportings oder Abrechnungsgrundlagen, sodass ich deutlich weniger Zeit für organisatorische Tätigkeiten aufwenden muss.

“Einfach, logisch und ohne Vorkenntnisse machbar”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Tobias

Validated Reviewer

COO at

Autoamteops GmbH

1-50 employees
Industry: Information Services

Use cases:

Project ManagementTime TrackingProject Time Tracking

What did you like?

Ich nutze ZEP jetzt seit einiger Zeit und bin wirklich positiv überrascht. Schon der erste Eindruck war stark: Die Oberfläche ist super modern, übersichtlich und intuitiv, sodass ich mich direkt zurechtgefunden habe – und das, obwohl ich kein Profi in solchen Tools bin. Besonders hervorheben möchte ich das Onboarding und den Customer Service. Vom ersten Login an wurde ich gut begleitet, Fragen wurden schnell und freundlich beantwortet, und ich hatte nie das Gefühl, mit irgendetwas allein gelassen zu werden. Gerade als Neuling war das Gold wert. Im täglichen Einsatz macht ZEP genau das, was es soll – einfach funktionieren. Zeiten erfassen, Urlaube beantragen, Projekte im Blick behalten: Alles geht schnell und ohne herumprobieren zu müssen. Unterm Strich: Ein Tool, das man sofort versteht, gerne nutzt und bei dem man merkt, dass viel Wert auf Nutzerfreundlichkeit gelegt wurde.

What did you not like?

Auch wenn ZEP insgesamt richtig rund läuft, gibt es ein, zwei Punkte, die man optimieren könnte. Bei sehr tiefgehenden oder speziellen Funktionen fehlt manchmal die direkte, schnelle Hilfestellung im Tool selbst. Der Customer Support ist zwar immer erreichbar und super freundlich, aber an manchen Stellen wäre eine kleine, direkte Erklärung oder ein Hinweis im System einfach schneller. Außerdem warte ich noch auf die monatlichen Review-Mails, die mir einen schnellen Überblick über meine Daten geben würden. Das ist aber eher ein „Luxus-Feature“, denn eigentlich liefert ZEP schon alles, was man braucht – es wäre nur das i-Tüpfelchen obendrauf.

Which problems are you solving with the product?

Als Consulting-Unternehmen ist für uns besonders wichtig, dass Zeiten korrekt, transparent und ohne Umwege erfasst werden. Genau hier nimmt uns ZEP unglaublich viel Arbeit ab. Wir nutzen es für die Zeiterfassung und Projekterfassung, was uns eine klare Übersicht darüber gibt, wie viel Zeit in welches Projekt fließt und wie weit wir im geplanten Budget stehen – ein super Reminder, bevor es eng wird. Ein weiterer großer Vorteil sind die wöchentlichen Auswertungen. Damit sehen wir sofort, ob alle Mitarbeiter ihre Zeiten eingetragen haben oder ob noch Nachträge nötig sind. Das spart uns im Controlling enorm viel Zeit und Nerven. Auch die Urlaubs- und Überstundenübersicht ist für uns Gold wert. Wir haben jederzeit im Blick, wer wie viele Tage frei hat, wer im Plus oder Minus ist und können dadurch viel sauberer planen. Unterm Strich löst ZEP für uns genau die Probleme, die im Consulting schnell chaotisch werden: Transparenz, Planbarkeit und ein strukturierter Überblick über Ressourcen und Budgets.

“Ein gutes Tool unterstützt die Arbeit, anstatt im Weg zu stehen.”

Source of review

3.5

In the last 12 months

Kalle

Validated Reviewer

Senior Sap-Consultant at

Dataciders SD&C GmbH

51-1000 employees
Industry: Computer Software

Use cases:

Project ManagementTime TrackingProject Time Tracking

What did you like?

„Das Tool ist intuitiv bedienbar, klar strukturiert und bietet umfassende, leicht verständliche Auswertungsmöglichkeiten.“ Weitere Varianten, die etwas mehr Professionalität und Nutzen hervorheben: „Ein benutzerfreundliches Tool mit übersichtlicher Oberfläche und leistungsstarken Analysefunktionen.“ „Einfache Bedienung, klare Struktur und flexible Auswertungen für fundierte Entscheidungen.“ „Das Tool überzeugt durch intuitive Handhabung, Transparenz und vielfältige Reporting-Optionen.“

What did you not like?

Wiederkehrende Einträge: Es fehlt die Möglichkeit, wiederkehrende Einträge automatisch anzulegen. Dies erschwert die Planung und führt zu zusätzlichem manuellen Aufwand. Kopierfunktionen: Die vorhandenen Kopierfunktionen sind nur eingeschränkt nutzbar und bieten nicht die Flexibilität, die für effizientes Arbeiten erforderlich wäre.

Which problems are you solving with the product?

Zeiterfassung: Ich nutze ZEP zur präzisen Erfassung meiner Arbeits- und Projektzeiten, um eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation sicherzustellen. Auswertung von Projektzeiten: Mit ZEP analysiere ich die erfassten Projektstunden detailliert, um fundierte Einblicke in Aufwand, Kosten und Ressourcennutzung zu erhalten.

“Cooles Tool, gute Auswertungen”

Source of review

3.5

In the last 12 months

Klaus

Validated Reviewer

Praktikant at

Varuhs GmbH

1-50 employees
Industry: Accounting

Use cases:

Project Time Tracking

What did you like?

ZEP bietet eine sehr intuitive Benutzeroberfläche, wodurch sich Zeiterfassung und Projektverwaltung schnell erledigen lassen. Besonders hilfreich ist die Transparenz über laufende Projekte und die klare Darstellung von Arbeitszeiten und Restbudgets. Zudem erleichtern die automatisierten Prozesse, wie beispielsweise die Abrechnung und Genehmigungsworkflows, den administrativen Aufwand enorm. Dadurch wird der gesamte Umgang mit Projektzeiten deutlich effizienter und übersichtlicher.

What did you not like?

Einige Funktionen wirken in ihrer Struktur noch etwas verschachtelt, wodurch man manchmal mehrere Schritte benötigt, um ans Ziel zu kommen. Die mobile App bietet im Vergleich zur Desktop-Version weniger Komfort und könnte in ihrer Performance verbessert werden. Außerdem wäre eine noch flexiblere Anpassung an individuelle Unternehmensprozesse wünschenswert, z. B. in den Bereichen Reporting oder Rollenverwaltung. Insgesamt gibt es also noch Potenzial für mehr Benutzerfreundlichkeit und Individualisierung

Which problems are you solving with the product?

Durch ZEP habe ich eine zentrale Übersicht über alle Projektzeiten und kann diese sauber den jeweiligen Kunden oder internen Projekten zuordnen. Dadurch werden Abrechnungen deutlich einfacher und Fehler oder Doppelaufwände in der Zeiterfassung werden vermieden. Zudem sorgt die automatisierte Auswertung für eine höhere Transparenz in der Projektsteuerung und unterstützt fundierte Entscheidungen über Ressourcen und Budget. Insgesamt reduziert ZEP den administrativen Aufwand spürbar und hilft, die Effizienz im Arbeitsalltag zu erhöhen.

“ZEP Software: Streamlined, Efficient, and Truly Impressive”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Rahul

Validated Reviewer

Functional Safety Manager at

Mingabyte GmbH

1-50 employees
Industry: Automotive

Use cases:

Absence ManagementERP-SystemeProject and Portfolio Management

+ 2 more

What did you like?

1. Intuitive, user-friendly interface ZEP is easy to navigate, even for new users, which helps reduce onboarding time and training effort. 2. Strong workflow and process management features Its tools for tracking tasks, managing documentation, and organizing workflows help teams stay efficient and aligned. 3. Reliable performance and stability The software runs smoothly with minimal downtime, making it dependable for daily operations. 4. Streamlined reporting capabilities ZEP offers clear, structured reporting features that make it easy to extract insights and maintain compliance. 5. Excellent customer support Users often highlight the responsive and knowledgeable support team as a major advantage.

What did you not like?

1. Limited customization in certain areas Some users may want more flexibility in dashboards, forms, or workflow configurations. 2. Learning curve for advanced features While basic functions are intuitive, deeper features can take time to understand fully.

Which problems are you solving with the product?

1. Fragmented documentation and process tracking Before ZEP, key documents, audits, and process data were scattered across multiple tools or folders. ZEP centralizes everything, making it much easier to locate, control, and update information. 2. Inefficient manual workflows Many processes—reviews, approvals, task assignments, and follow-ups—used to be handled through email or spreadsheets. ZEP streamlines these workflows, reducing manual effort and improving consistency. 3. Limited visibility into project and process status ZEP provides a clear, structured view of where each process stands—whether it’s evaluations, audits, or compliance tasks. This eliminates guesswork and improves accountability. 4. Difficulty standardizing procedures across teams With ZEP, teams now follow uniform templates, checklists, and workflows. This ensures better compliance, repeatability, and quality control. 5. Challenges maintaining compliance readiness ZEP helps track requirements, deadlines, and evidence, reducing the risk of missing key regulatory or internal compliance obligations.

“Übersichtliches Tool mit einfacher Handhabung”

Source of review

4.5

In the last 12 months

Chiara

Validated Reviewer

Projektmanager at

Zoi TechCon GmbH

51-1000 employees
Industry: Consumer Services

Use cases:

Absence ManagementProject ManagementTime Tracking

+ 1 more

What did you like?

1. Die einfache Handhabung gefällt mir sehr gut. Jeder weiß mithilfe einer kurzen Erklärung, wie er seine Arbeitszeit buchen soll 2. Da ich Projektmanagerin bin muss ich auch einsehen, wie das Projekt läuft. Das ist durch ZEP mit ein paar einfachen Klicks möglich und übersichtlich dargestellt. 3. Auch die Einreichung von Urlaub und anderen Fehlzeiten ist einfach und unkompliziert. Durch den Kalender hat jeder im Überblick, wann er Urlaub hat oder krank war

What did you not like?

1. Teilweise ist ZEP etwas unübersichtlich wenn es um die Auswertung von Daten geht. Ich muss immer erst suchen, wo bestimmte Sachen sind. 2. Es gibt keinen Reminder, der einen daran erinnert zu buchen, wenn man bis kurz von der Frist ist 3. Die Handhabung der Projektzugriffe/Positionen ist etwas unübersichtlich, zum Beispiel wenn ich neue Personen auf das Projekt zulassen will

Which problems are you solving with the product?

Ich weiß, welche meiner Projektmitglieder wann und was gebucht haben. Dadurch weiß ich, was genau im Projekt vorgeht und wie es mit meinem Budget aussieht. DAs vermeidet unklarbeiten Hinsichtlich Budget. Zusätzlich werden Unklarheiten hinsichtlich der Tätigkeiten sichtbar. Als dritten Punkt würde ich die Zettelwirtschaft nennen, die ohne Zep wäre. So reicht beispielsweise jeder Mitarbeiter einheitlich seinen Urlaub ein und es wendet sich nicht jeder an verschiedenen Stellen und ales ist zentral geregelt.

“Einfache und schnelle Projektzeiterfassung und -auswertung”

Source of review

4.5

In the last 12 months

Johannes

Validated Reviewer

Softwareentwickler at

Stelacon GmbH

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Absence ManagementTime TrackingProject Time Tracking

What did you like?

Das zentrales Dashboard als Startseite mit überblick zu erfassten Zeiten, kategorisiert nach fakturiert/nicht fakturiert sowie Ausweisung eines Prozentsatzes fakturierter Stunden über den gewählten Zeitraum hinweg. Von hier lässt sich schnell und einfach alles weitere finden. U.a. nutze ich hier täglich die Projektzeiterfassung in der Kalenderübersicht welche schnell und intuitiv zu Bedienen ist. Zudem sind die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten hervorzuheben, die mir helfen einen noch detaillierteren Blick auf bestimmte Aspekte meiner täglichen Arbeits- und Projektzeiten zu erhalten.

What did you not like?

Die Erfassung von Mahlzeiten zur Spesenabrechnung ist über die "Kalenderansicht" nicht direkt zu erreichen. Hierzu muss ich stets in die Formularansicht wechseln. Zudem wäre es bei dieser Erfassung sowie der Erfassung von Belegen zur Spesenabrechnung hilfreich, eine "geführte" Form der Erfassung zu haben. Das derzeitige Formular bietet einige Eingabefelder, wo nicht auf anhieb klar ist was erfasst werden muss und wie die Abhängigkeiten sind. Dieses Probleme könnte durch eine "Schritt für Schritt" Eingabemaske evtl. gelöst werden.

Which problems are you solving with the product?

Ich brauche meine Zeiten nicht mehr auf Zettel, Excel o.Ä. notieren, und kann diese fortlaufend während der Arbeit schnell und einfach Eintragen. Zudem bekomme ich einen umfassenden Überblick zu Urlaub, Überstunden sowie erfassten Projektzeiten und internen Zeiten. Ich kann mit der Anzeige auf dem Dashboard stets die "KPI" des Anteils der fakturierten Zeiten im Blick halten, ohne extra eine detaillierte Auswertung anzustoßen.

“Schluss mit dem Zeitchaos – ZEP rockt!”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Oliver

Validated Reviewer

Marketingmanager at

blue networks GmbH

51-1000 employees
Industry: Internet

Use cases:

Time TrackingProject Time Tracking

What did you like?

Ich habe ZEP nun seit ein paar Jahren in unserer Firma im Einsatz und bin echt begeistert! Die Benutzeroberfläche ist super intuitiv und man findet sich sofort zurecht. Das Zeiterfassen geht ganz einfach, egal ob am PC oder unterwegs mit dem Handy. Was ich besonders cool finde, sind die Reports – man sieht auf einen Blick, wo die ganze Zeit bleibt und wann jeder im Team Urlaub hat. Insgesamt macht das Tool genau das, was es verspricht: Endlich einen klaren Überblick über meine Arbeitszeiten! Ich kann ZEP nur empfehlen, wenn ihr Ordnung in euer Zeitmanagement bringen wollt!

What did you not like?

Einarbeitungszeit: Neue Nutzer könnten eine kurze Einarbeitungszeit benötigen, um alle Funktionen wirklich optimal nutzen zu können.

Which problems are you solving with the product?

Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung, Projektzeitenübersicht u. Abrechnung

“Sehr übersichtlich und einfach zu bedienen”

Source of review

4.0

In the last 12 months

Tim

Validated Reviewer

Praktikant at

Körber

1001+ employees
Industry: Computer Software

Use cases:

Time TrackingProject Time Tracking

What did you like?

Die Zeiterfassung ist sehr übersichtlich und intuitiv, wodurch man seine Zeiten schnell eintragen und jederzeit nachvollziehen kann. Die automatische Auswertung und Zusammenfassung der Arbeitsstunden spart extrem viel Zeit, besonders wenn man Monatsübersichten oder Nachweise benötigt. Die Oberfläche ist klar strukturiert und läuft stabil, wodurch man effizient arbeiten kann, ohne lange suchen zu müssen.

What did you not like?

Manche Funktionen wirken etwas versteckt, wodurch man anfangs Zeit benötigt, um sich in allen Menüs zurechtzufinden. Die mobile Nutzung könnte besser optimiert sein, da einige Bereiche auf kleineren Displays nicht ganz so komfortabel zu bedienen sind wie am PC. Teilweise fehlen schnelle Bearbeitungsfunktionen, z. B. das Kopieren ganzer Wochen oder das gleichzeitige Ändern mehrerer Einträge, was die Nutzung bei wiederkehrenden Tätigkeiten erschwert.

Which problems are you solving with the product?

ZEP löst für mich das Problem der unübersichtlichen Zeiterfassung, weil ich alle Arbeitszeiten strukturiert dokumentieren kann und jederzeit nachvollziehbar sehe, wie viele Stunden ich an welchen Projekten gearbeitet habe. Durch die automatische Berechnung von Wochen- und Monatssummen spare ich viel Zeit, da ich nicht mehr selbst Überstunden, Sollzeiten oder Fehlzeiten ausrechnen muss. Dadurch habe ich immer einen genauen Überblick über meinen aktuellen Stand. ZEP vereinfacht die Abstimmung mit dem Unternehmen, weil alle Daten einheitlich gepflegt werden und direkt als Nachweis oder Übersicht exportiert werden können, ohne dass ich manuell Excel-Listen führen muss.

“Strukturiert, Gute UE, Intuitiv”

Source of review

4.0

In the last 12 months

Oscar

Validated Reviewer

Werkstudent at

TRUSTEQ GmbH

51-1000 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Project Time Tracking

What did you like?

Die übersichtliche Struktur von ZEP macht es sehr einfach, Arbeitszeiten und Projekte schnell zu erfassen, ohne lange suchen zu müssen. Besonders hilfreich ist die Transparenz: Man sieht sofort, wie viel Zeit man bereits auf einzelne Aufgaben verwendet hat und kann dadurch besser planen. Zudem gefällt mir die einfache Export- und Auswertungsfunktion, die es ermöglicht, Berichte oder Nachweise für Kunden oder interne Zwecke ohne großen Aufwand zu erstellen.

What did you not like?

Manche Funktionen wirken etwas verschachtelt, sodass man für bestimmte Einstellungen mehrere Menüs durchklicken muss. Die Darstellung auf mobilen Geräten könnte intuitiver sein, da manche Elemente nicht optimal skaliert werden und dadurch die Bedienung erschweren. Außerdem wäre es hilfreich, wenn Benachrichtigungen flexibler einstellbar wären, da aktuell teilweise zu viele oder zu wenige Hinweise angezeigt werden.

Which problems are you solving with the product?

ZEP hilft mir dabei, Zeitaufwände deutlich präziser zu dokumentieren, wodurch Missverständnisse in der Projektabrechnung vermieden werden. Durch die klare Struktur und automatische Nutzungsauswertungen spare ich Zeit im Reporting und muss nicht mehr manuell verschiedene Dateien oder Tools abgleichen. Außerdem ermöglicht ZEP eine bessere Planung, da ich jederzeit sehe, wie viele Ressourcen bereits gebunden sind und welche Aufgaben noch offen sind – das führt insgesamt zu mehr Transparenz und weniger organisatorischem Aufwand.

“Praktisches Zeiterfassungstool mit App”

Source of review

4.5

In the last 12 months

Carola

Validated Reviewer

Team Lead Finance at

smartlab Innovationsgesellschaft mbH

51-1000 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Time Tracking

What did you like?

Am besten gefällt mir, dass es eine App fürs Mobiltelefon gibt. So ist es, gerade wenn man unterwegs oder auf Geschäftsreise ist, nicht notwendig den Laptop einzuschalten. Zudem ist die Beantragung von Urlaub oder die Pflege von Fehlzeiten über die Desktopversion denkbar einfach und intuitiv. Auch die Übersicht über die eigenen Arbeitszeiten ist klar und grafisch übersichtlich dargestellt.

What did you not like?

Ich finde es schade, dass man sich die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter nicht genauso schön darstellen kann, wie die eigenen. Stattdessen ist nur eine Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden sichtbar. Nicht, wann sich jeweils ein und ausgeloggt wurde. Allgemein ist die Übersicht in der Desktopversion durch die Vielzahl der Auswertungsmöglichkeiten sehr unübersichtlich. Hier kann ein Mitarbeiter ohne separate Schulung, so wie ich, schnell überfordert sein. Vielleicht gibt es die gewünschte Auswertung ja und man findet sie nur nicht? Ich fände es auch sinnvoll, wenn man Funktionen, die das Unternehmen nicht nutzt, für alle Mitarbeiter generell ausblenden könnte. So kommt es, gerade bei neuen Mitarbeitern, sonst schnell zu Verwirrungen.

Which problems are you solving with the product?

Alle Zeiterfassungsvorgänge sind nun digitalisiert. Die lästigen Excel-Tabellen fallen weg. Auch die Auswertung der Arbeitszeiten ist dadurch erheblich einfacher geworden. Die Übersichtlichkeit ist tagesaktuell gegeben und nicht erst am Ende bzw. am Anfang des nächsten Monats, sobald die Excel-Tabellen aller Mitarbeiter eintrudeln. Niemandem muss mehr hinterhergelaufen werden. Auch die genehmigung von Urlaub geht schneller, einfacher und jeder Mitarbeiter hat immer seinen Resturlaub im Blick,

“schnelle einfache Zeiten Erfassung ”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Felix

Validated Reviewer

Azubi at

datacider sd&c

51-1000 employees
Industry: Computer Software

Use cases:

Project Time Tracking

What did you like?

Mir gefällt besonders, dass ZEP mir einen sehr guten Überblick über meine Arbeitszeiten und Projekte gibt, ohne dass ich dafür mehrere Tools öffnen muss. Die Bedienoberfläche ist größtenteils intuitiv, sodass ich neue Einträge schnell erstellen oder bestehende Zeiten unkompliziert anpassen kann. Hilfreich finde ich außerdem, dass ich Auswertungen und Reports mit wenigen Klicks erstellen kann, was die Abstimmung mit meinem Team und der Buchhaltung deutlich erleichtert. Insgesamt habe ich das Gefühl, dass ZEP meinen Alltag strukturierter macht und mir hilft, weniger Zeit mit organisatorischen Aufgaben zu verlieren.

What did you not like?

Weniger gut gefällt mir, dass manche Funktionen in den Menüs etwas versteckt sind und ich öfter suchen muss, bis ich die richtige Einstellung finde. Auf kleineren Bildschirmen wirkt die Oberfläche teilweise recht voll, was die Übersichtlichkeit einschränkt und die Eingabe unterwegs etwas mühsam macht. Außerdem empfinde ich manche Auswertungen als zu starr, weil ich die Filter und Ansichten nicht immer so flexibel kombinieren kann, wie ich es mir für bestimmte Auswertungsfälle wünschen würde.

Which problems are you solving with the product?

Durch den Einsatz von ZEP kann ich meine Arbeitszeiten viel genauer und transparenter erfassen, wodurch Fehler und nachträgliche Korrekturen deutlich seltener vorkommen. Ein weiteres Problem, das ZEP für mich löst, ist die zentrale Bündelung aller projektbezogenen Informationen – ich muss nicht länger zwischen verschiedenen Tools wechseln, um den Überblick zu behalten. Außerdem erleichtert mir ZEP die Zusammenarbeit im Team, weil jeder jederzeit sehen kann, wer woran arbeitet und wie weit bestimmte Aufgaben schon fortgeschritten sind. Dadurch spare ich Zeit, und Abstimmungen laufen insgesamt wesentlich klarer und effizienter ab.

“Effizientes und übersichtliches Zeitmanagement mit ZEP – ein klarer Fortschritt im Arbeitsalltag”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Torben Daniel

Validated Reviewer

Senior iOS Developer at

Cologne Intelligence

51-1000 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Project ManagementTime Tracking

What did you like?

Das Zeitmanagement-Tool ZEP hat sich für mich als ein äußerst wertvoller Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs erwiesen. Besonders im direkten Vergleich zur früheren Lösung fällt auf, wie stark sich die Effizienz gesteigert hat. Viele Schritte, die vorher mühsam und zeitintensiv waren, lassen sich nun deutlich schneller und strukturierter erledigen. Allein dieser Zugewinn an Zeit rechtfertigt den Einsatz des Tools für mich vollständig. Ich kann mir momentan keine Alternative vorstellen, die dieselbe Kombination aus Einfachheit und Funktionalität bietet. Besonders hervorzuheben ist die Übersichtlichkeit der gesamten Oberfläche. Die Struktur ist klar, logisch aufgebaut und so gestaltet, dass man auch bei umfangreichen Projekten oder vielen parallelen Aufgaben nicht den Überblick verliert. Die Filtermöglichkeiten, die klare Darstellung der Stunden sowie die transparenten Aufschlüsselungen verschiedener Tätigkeiten sorgen dafür, dass man jederzeit weiß, wo man steht. Diese Übersicht ist für mich einer der größten Vorteile von ZEP und auch einer der Gründe, warum ich das Tool als ausgesprochen anwenderfreundlich empfinde.

What did you not like?

Trotz der vielen positiven Aspekte gibt es jedoch einen Punkt, der im Alltag immer wieder auffällt: In der mobilen App fehlt derzeit die Möglichkeit, Tage direkt abzuschließen und einzureichen. Diese Funktion ist für einen durchgehenden Workflow wichtig, da man so unterwegs oder am Ende eines Arbeitstages schnell und unkompliziert alles finalisieren könnte, ohne auf die Desktop-Version angewiesen zu sein. Es kann durchaus sein, dass diese Einschränkung auf der unternehmensinternen Konfiguration basiert. Dennoch hoffe ich, dass dieser Prozess in Zukunft auch mobil unterstützt wird. Eine solche Ergänzung würde den ohnehin hohen Bedienkomfort weiter steigern und das Tool noch flexibler einsetzbar machen.

Which problems are you solving with the product?

Insgesamt überwiegen die positiven Eindrücke aber deutlich. ZEP erleichtert meine Arbeit spürbar, spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für Transparenz. Die klar strukturierte Aufbereitung der Daten und der reibungslose Ablauf im täglichen Einsatz machen das Tool für mich zu einer sehr überzeugenden Lösung. Ich bin mit der Performance und dem Funktionsumfang äußerst zufrieden und sehe ZEP als modernes, praxistaugliches und leistungsfähiges Werkzeug, das den Arbeitsalltag nachhaltig verbessert.

“It is very good and useful”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Mehdi

Validated Reviewer

Mobile App Developer at

Materna Virtual Solution

51-1000 employees
Industry: Computer & Network Security

Use cases:

AgencyProject ManagementProject Time Tracking

What did you like?

ZEP makes daily time tracking and project documentation extremely easy. The interface is clean, fast and very intuitive, so I can record my hours or adjust entries within seconds. I really like the clear structure of projects, tasks, and bookings, it makes everything transparent and easy to follow. The mobile app is also a big plus, because I can track my time on the go without needing to log in on a laptop. Overall, ZEP saves me a lot of time every day and helps keep everything organized.

What did you not like?

What I like least is that some parts of the interface feel a bit outdated and not fully optimized for quick navigation. Certain settings or functions are hidden behind several menus, so it sometimes takes longer than expected to find what I need. A slightly more modern UI and faster access to frequently used features would make the experience even better.

Which problems are you solving with the product?

ZEP helps me keep complete transparency over all my working hours and project-related tasks. Before using it, tracking time was confusing and often delayed, but with ZEP I can record everything immediately and avoid mistakes. It has also made my workflow much more organized: I always know which hours go to which project, and I can quickly check my past entries without searching manually.

“Praktisches Zeiterfassungstool für den Arbeitsalltag”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Henry

Validated Reviewer

Auszubildender zum Fachinformatiker für AE at

Dataciders SD&C GmbH

51-1000 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Absence ManagementAgencyTime Tracking

What did you like?

Mir gefällt an ZEP besonders, dass ich meine Arbeitszeiten täglich schnell und einfach buchen kann und immer einen guten Überblick über meine Stunden habe. Außerdem finde ich die SOAP-Schnittstellen sehr praktisch, weil ich dadurch eigene an ZEP angebundene Programme zur Zeitenauswertung oder ähnliches machen kann. Zudem finde ich die Dokumentation der Schnittstellen sehr gut gelungen, auch wenn sie am Anfang etwas überwältigend sein kann.

What did you not like?

Ich muss sagen, dass mir am besten tatsächlich die alte tabellarische Übersicht gefällt. In der neuen Ansicht gehen manche Features unter und es ist nicht ganz so übersichtlich, da viele Sachen der Zeitbuchung ausgeblendet werden, falls man mehrere 30 min Buchungen oder so hintereinander hat, dadurch wird die Schrift einfach nicht angezeigt und man muss erst darüber hovern oder drauf klicken, um eine bessere Ansicht zu bekommen, was bei manchen Aufgaben, sehr viel Zeit fressen kann. In der alten Übersicht hingegenm, ist das nicht der Fall zumindest, wenn man kein Kleines Gerät hat, denn dann wird der Text komplett angezeigt, eventuell muss man halt scrollen. Das ist für mich aber weniger ein Problem

Which problems are you solving with the product?

Mit ZEP löse ich vor allem das Problem der täglichen Zeiterfassung. Außerdem hilft mir ZEP durch die SOAP-Schnittstellen, Arbeitszeiten und Daten automatisiert abzurufen oder zu verarbeiten, was gerade in der Firma für Berichte oder Auswertungen sehr praktisch ist. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Ich habe jederzeit einen aktuellen Überblick über meine Stunden, die Buchung geht schnell und unkompliziert, und ich kann zusätzlich wertvolle Erfahrungen im Umgang mit Webservices sammeln, was für meine Ausbildung sehr nützlich ist.

“Zentrales Projektmanagement leicht gemacht – zuverlässig, flexibel und modern”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Samantha

Validated Reviewer

Office Management at

AMA-Software Solution GmbH

1-50 employees
Industry: Automotive

Use cases:

Absence ManagementProject ManagementTime Tracking

+ 1 more

What did you like?

Seit mehreren Jahren setzen wir in unserem Unternehmen auf ZEP – und sind nach wie vor äußerst zufrieden. Das Tool hat sich in dieser Zeit kontinuierlich weiterentwickelt und bietet heute eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtert. Besonders hervorzuheben ist der Support: Anfragen werden schnell, präzise und lösungsorientiert beantwortet. Diese Verlässlichkeit macht im laufenden Projektgeschäft einen echten Unterschied. Was uns besonders überzeugt, ist die Funktionsvielfalt und Modularität. Die zahlreichen zubuchbaren Module ermöglichen es, ZEP passgenau an die eigenen Prozesse anzupassen. Ob Projektplanung, Angebotserstellung, Rechnungsstellung inklusive Mahnwesen, Auswertungen, Mitarbeitereinsatzplanung oder Fehlzeitenanträge – alles lässt sich zentral abbilden. Auch mehrere Abteilungen können problemlos im System geführt werden, was unsere interne Organisation erheblich vereinfacht. Ein großer Vorteil ist die klare Transparenz, die ZEP schafft. Daten liegen zentral vor, Prozesse laufen standardisiert und werden automatisch dokumentiert. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt im gesamten Team für Überblick. Auch Schnittstellen wie die zu Personio funktionieren stabil und erleichtern den Datenaustausch erheblich – insbesondere im HR-Bereich. Unser Haupteinsatzgebiet liegt im vollständigen Projektmanagement: von der Angebotserstellung über die operative Projektzeiterfassung bis hin zu Abrechnung und Reporting. Die Möglichkeit, alle relevanten Schritte in einem Tool abzubilden, ist einer der größten Mehrwerte für uns. Insgesamt ist ZEP für uns ein zuverlässiges, modernes und äußerst vielseitiges System, das sich sowohl für kleine als auch für komplexere Teamstrukturen hervorragend eignet. Eine klare Empfehlung.

What did you not like?

Einarbeitungszeit für neue Nutzer: Aufgrund der Funktionsvielfalt und der vielen Module benötigt es gerade für neue Mitarbeitende eine gewisse Einarbeitungszeit, bis alle Abläufe sicher genutzt werden. Preisstruktur bei vielen Modulen: Die Vielzahl an zubuchbaren Modulen ist ein großer Vorteil, kann aber bei sehr umfangreicher Nutzung die Kosten überschaubar erhöhen, was vor allem für kleinere Unternehmen relevant sein kann. Berichte und Auswertungen individuell anpassen: Die Standardreports sind umfangreich, teilweise erfordert das Erstellen sehr spezifischer Auswertungen jedoch etwas mehr Zeit und Know-how.

Which problems are you solving with the product?

ZEP hilft uns, alle Projekt- und Mitarbeiterprozesse zentral abzubilden und zu strukturieren. Vor Einführung des Tools war die Zeiterfassung, Einsatzplanung und Rechnungsstellung verteilt auf mehrere Systeme oder Excel-Tabellen – das führte zu Unübersichtlichkeit, doppelter Arbeit und Fehlerquellen. Mit ZEP sind diese Prozesse automatisiert, transparent und jederzeit nachvollziehbar. Auch die Abbildung mehrerer Abteilungen in einem System und die Integration der Personio-Schnittstelle lösen das Problem der Datenpflege und reduzieren manuellen Aufwand erheblich. Vorteile der Nutzung: Transparenz: Alle Projektzeiten, Auswertungen und Mitarbeiterinformationen zentral verfügbar. Zeitersparnis: Weniger Verwaltungsaufwand durch automatisierte Prozesse bei Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Mahnwesen. Flexibilität & Skalierbarkeit: Zubuchbare Module ermöglichen individuelle Anpassung an unsere Unternehmensprozesse. Zuverlässiger Support: Schnelle, kompetente Hilfe bei Fragen oder Problemen. Effiziente Zusammenarbeit: Mehrere Abteilungen können parallel arbeiten, Prozesse sind standardisiert und leicht nachvollziehbar.

“ZEP-online im Praxiseinsatz: Professionelle Zeiterfassung und Projektsteuerung”

Source of review

4.5

In the last 12 months

Sebastian

Validated Reviewer

Consultant at

CALEO Consulting GmbH

51-1000 employees
Industry: Telecommunikation

Use cases:

Project ManagementProject Time Tracking

What did you like?

Für mich ist der größte Pluspunkt von ZEP die durchgängige Logik vom Erfassen bis zum Steuern. Ich buche Zeiten schnell und ohne Umwege auf Projekte, und habe danach sofort einen klaren Blick darauf, wo ein Projekt steht Budget, Aufwand und offene Posten sind sauber nachvollziehbar. Das spart mir spürbar Abstimmungsaufwand, weil ich weniger nachfragen oder Daten aus verschiedenen Quellen zusammensuchen muss. Auch die Abrechnung läuft deutlich glatter: Wenn Preise und Regeln im Projekt hinterlegt sind, entsteht aus den erfassten Zeiten praktisch automatisch eine belastbare Grundlage für Rechnungen. Dazu kommt die Flexibilität durch Module – ich habe das Gefühl, die Software wächst mit, statt mich in ein starres Korsett zu zwängen.

What did you not like?

Der Funktionsumfang ist am Anfang ehrlich gesagt etwas einschüchternd. Wenn man neu einsteigt, braucht es einen Moment, bis man versteht, welche Einstellungen wirklich relevant sind und wie man ZEP optimal auf die eigene Arbeitsweise zuschneidet. Ohne saubere Einführung oder klare interne Regeln zur Buchungsstruktur kann man sich sonst schnell verzetteln. Außerdem wirkt die Oberfläche für meinen Geschmack eher sachlich als „modern“ sie ist funktional und übersichtlich, aber visuell nicht unbedingt das, was man als besonders elegant bezeichnen würde.

Which problems are you solving with the product?

Unklare Zeiterfassung / Fehlzeiten im Projekt: Früher musste ich am Ende der Woche rekonstruieren, wo die Stunden hingeflossen sind. Mit ZEP erfasse ich direkt im Moment – dadurch ist nichts „Pi mal Daumen“ und ich verliere keine abrechenbare Zeit. Mangelnde Projekttransparenz: Ohne System sieht man oft zu spät, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft. In ZEP habe ich laufend IST vs. Budget im Blick und merke früh, wenn etwas kippt. Aufwändige Abrechnung: Der Schritt von „Zeit erfasst“ zu „Rechnung geschrieben“ war vorher fehleranfällig und mühsam. Mit ZEP ist das deutlich stringenter, weil Zeiten, Leistungen und Preismodelle schon im Projekt sauber zusammenhängen. Zu viele Insellösungen: Statt Zeiterfassung hier, Reisekosten dort und Controlling wieder woanders, habe ich zentrale Daten an einem Ort. Das reduziert Doppelpflege und widersprüchliche Zahlen. Nachvollziehbarkeit für Team und Kunden: Wenn Rückfragen kommen (Warum so viele Stunden?), kann ich sauber belegen, wann was gemacht wurde. Das nimmt Diskussionen den Druck raus.

“Lange und angenehme Zusammenarbeit”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Matthias

Validated Reviewer

Head of Marketing, Sales & Information Security at

Software4You Planungssysteme GmbH

1-50 employees
Industry: Computer Software

Use cases:

Absence ManagementERP-SystemeProject Management

What did you like?

Wir nutzen ZEP mittlerweile seit einiger Zeit und sind durchweg beeindruckt von der Leistungsfähigkeit und Flexibilität der Lösung. Besonders positiv hervorheben möchte ich: - Transparente Projektsteuerung & Controlling: ZEP erlaubt uns, Haupt- und Teilprojekte fein zu gliedern, Budgets sowie Soll-/Ist-Vergleiche im Blick zu behalten und frühzeitig Abweichungen aufzudecken. Dadurch bleiben Projekte termin- und budgetgerecht. - Modularer Aufbau und Integration: Die Software lässt sich sehr gut an eigene Bedürfnisse anpassen – mit zusätzlichen Modulen und Schnittstellen zu CRM/HR etc. Dies gibt uns viel Flexibilität bei der Skalierung. - Recht- und datenschutzkonforme Umsetzung: Ein wichtiger Faktor für uns – Hosting in Deutschland, DSGVO-gerechte Prozesse und klare Vorgaben machen das Arbeiten mit ZEP verlässlich. - Sehr guter Support und einfache Einführung: Unsere Mitarbeitenden haben sich schnell mit der Software zurechtgefunden. Die enthaltenen Workflows und Automatismen erleichtern viele tägliche Aufgaben (z. B. Erinnerungen bei nicht erfassten Zeiten). Fazit: ZEP ist für uns einen wertvollen Partner geworden im Bereich Projektzeiterfassung, Projektcontrolling und Gesamt-Projektsteuerung. Wer in einem dienstleistungs- oder projektorientierten Umfeld agiert und Prozesse von Angebot bis Abrechnung digitalisieren möchte, bekommt hier ein rundes Paket. Wir würden ZEP ohne Vorbehalt weiterempfehlen.

What did you not like?

Ein wenig mehr Flexibilität bei der Erstellung von Rechnungsvorlagen wäre gut z.B, mehr Spalten

Which problems are you solving with the product?

- Abrechnung von Projektzeiten und Lizenzen in einem Produkt - Abwesenheiten sind automatisch mit der Projektplanung und Projektzeiterfassung synchronisiert - Einfaches Lizenzmangement und Reporting unserer vermieteten Lizenzen für uns über Rechnungspositionen

“ZEP has significantly improved our workflow efficiency and project documentation process. ”

Source of review

4.5

In the last 12 months

nishant

Validated Reviewer

Consultant at

Qinlox GmbH

51-1000 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

Use cases:

Project ManagementProject Time Tracking

What did you like?

What I really appreciate about ZEP is its user-friendly interface, which makes it easy for both new and experienced users to navigate without any complications. The time tracking features are very efficient and allow me to accurately record project efforts, saving valuable time on manual updates. I also like how reliable the document management system is, especially when generating reports and CSV files, as it helps streamline our administrative tasks.

What did you not like?

While ZEP is highly efficient overall, there are a few areas that could be improved. At times, certain advanced settings or configurations are not immediately intuitive and require additional guidance or support to understand. Some customizations can be complex to implement without technical assistance. In addition, system responsiveness can occasionally slow down when handling very large datasets or multiple concurrent operations.

Which problems are you solving with the product?

Since implementing ZEP, we have significantly improved efficiency and accuracy in time tracking and documentation. The automated generation of reports and CSV files has reduced manual workload and minimized errors. We've achieved better transparency in project efforts and resource utilization, which has helped with planning and decision-making. The seamless integration with existing processes has streamlined workflows and saved valuable time.

“Effiziente Zeiterfassung und Projektsteuerung leicht gemacht”

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4.0

In the last 12 months

Klara

Validated Reviewer

Architektin at

Schroeder Holding GmbH

1-50 employees
Industry: Architektur & Planung

Use cases:

Project ManagementProject Time Tracking

What did you like?

Was mir an ZEP besonders gefällt, ist die einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche. Die Bedienung ist intuitiv, sodass man sich schnell zurechtfindet und ohne lange Einarbeitung starten kann. Besonders praktisch ist die flexible Zeiterfassung: Arbeitszeiten lassen sich sowohl in Echtzeit als auch nachträglich eintragen, ähnlich wie in einem Kalender. Änderungen sind jederzeit problemlos möglich, was den Arbeitsalltag deutlich erleichtert. Außerdem bietet ZEP vielfältige Auswertungsmöglichkeiten. Durch die verschiedenen Module und Zeitspannen können die erfassten Projektstunden detailliert nachvollzogen und mit den geplanten Stunden verglichen werden. Diese Transparenz ist ein großer Vorteil, da sie hilft, Prozesse Schritt für Schritt zu optimieren und effizienter zu gestalten.

What did you not like?

Was mir hingegen weniger gefällt, ist das eher funktionale Design der Oberfläche. Zwar ist alles klar strukturiert, aber optisch könnte die Anwendung moderner und ansprechender wirken. Zudem erfordern einige erweiterte Funktionen und tiefgehende Auswertungen eine gewisse Einarbeitung, was den Einstieg in komplexere Bereiche etwas erschwert. Auch die mobile Nutzung ist nicht ganz so komfortabel wie am Desktop, was je nach Version die Flexibilität unterwegs einschränken kann.

Which problems are you solving with the product?

Mit ZEP löse ich gleich mehrere Probleme, die mich im Arbeitsalltag bisher gestört haben. Ein großes Thema war für mich die unübersichtliche Zeiterfassung. Früher war es mühsam, meine Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren, vor allem wenn ich nachträglich Änderungen vornehmen musste. Mit ZEP ist das jetzt ganz einfach: Ich kann Zeiten in Echtzeit erfassen oder nachträglich wie in einem Kalender eintragen. Das spart mir Zeit und verhindert Fehler. Ein weiteres Problem war die fehlende Transparenz bei Projekten. Oft wusste ich nicht genau, wie viele Stunden tatsächlich in ein Projekt geflossen sind und ob ich im geplanten Rahmen bleibe. ZEP zeigt mir das auf einen Blick. Ich kann die erfassten Stunden mit den geplanten vergleichen und erkenne sofort, wo es Abweichungen gibt. Das hilft mir enorm, Prozesse zu optimieren und meine Projekte effizienter zu steuern.

“ZEP als verlässlicher Begleiter im täglichen Projektgeschäft”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Tobias

Validated Reviewer

Senior IT Consultant at

CALEO Consulting GmbH

51-1000 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Project ManagementProject Time Tracking

What did you like?

ZEP erleichtert den Arbeitsalltag, indem es Zeiterfassung, Projektmanagement und Abrechnung übersichtlich an einem Ort bündelt. Die intuitive Bedienung ermöglicht es, Arbeitszeiten schnell zu dokumentieren und Projekte transparent zu planen, ohne zusätzliche Tools zu benötigen. Zudem verbessert ZEP die Nachvollziehbarkeit von Aufgaben und Ressourcen, was die Zusammenarbeit im Team effizienter macht und Entscheidungen auf einer klaren Datenbasis ermöglicht.

What did you not like?

Einige Funktionen in ZEP könnten noch benutzerfreundlicher gestaltet werden, insbesondere wenn mehrere Projekte parallel verwaltet werden. Auch die Ladezeiten und die Performance bei komplexeren Auswertungen ließen sich stellenweise optimieren. Darüber hinaus wäre eine flexiblere Anpassung von Berichten und Dashboards hilfreich, um individuelle Anforderungen besser abbilden zu können.

Which problems are you solving with the product?

ZEP löst vor allem das Problem der umständlichen oder verstreuten Zeiterfassung, weil alle Arbeitszeiten zentral, nachvollziehbar und schnell erfassbar sind. Zudem erleichtert das Tool die Projektplanung, indem Ressourcen, Aufgaben und Budgets übersichtlich dargestellt und überwacht werden können. Ein weiterer Vorteil ist die automatische Erstellung von Auswertungen und Abrechnungen, was interne Prozesse beschleunigt und Fehler reduziert. In der täglichen Nutzung profitiere ich besonders von der Transparenz über laufende Projekte, der einfachen Dokumentation von Arbeitszeiten und der deutlichen Zeitersparnis bei administrativn Aufgaben. Dadurch bleibt mehr Raum für produktive Arbeit, und Entscheidungen lassen sich auf einer soliden Datenbasis treffen.

“ZEP im Praxisalltag: Starke Lösung für Zeiterfassung und Abrechnung”

Source of review

4.5

In the last 12 months

Stefan

Validated Reviewer

Elektro- und Smart Home Planung / IT Administrator at

GST MÜLLER GmbH & Co KG

1-50 employees
Industry: Electrical/Electronic Manufacturing

Use cases:

ERP-SystemeProject ManagementProject Time Tracking

What did you like?

ZEP lässt sich in den meisten Bereichen sehr intuitiv bedienen und wirkt optisch übersichtlich und modern. Besonders positiv finde ich, dass Rückmeldungen der Anwender ernst genommen werden. Beim großen GUI-Update wurden viele Anregungen der Nutzer umgesetzt und die Oberfläche spürbar im Sinne der Anwender weiterentwickelt.

What did you not like?

Spontan fallen mir tatsächlich kaum gravierende Kritikpunkte ein. Der einzige Wermutstropfen ist, dass individuelle Anpassungen relativ kostspielig sind und einen laufenden Updatevertrag voraussetzen. Das ist zwar nachvollziehbar, weil diese Anpassungen bei neuen Versionen jeweils erneut geprüft und angepasst werden müssen, bleibt aber ein Faktor, den man bei der Entscheidung einkalkulieren sollte.

Which problems are you solving with the product?

Welche Probleme löse ich mit ZEP? Wir setzen ZEP vor allem zur Zeiterfassung, Angebotserstellung und Rechnungsstellung ein. Unsere Projektleiter nutzen das System zusätzlich, um den aktuellen Stundenverbrauch im Verhältnis zum Projektbudget im Blick zu behalten. Dadurch haben wir jederzeit eine saubere, zentrale Übersicht über gebuchte Zeiten und Projektstände, ohne auf Excel-Listen oder Insellösungen angewiesen zu sein. Welche Vorteile sehe ich in der Nutzung? Ein großer Vorteil sind die einstellbaren Berechtigungen: Mitarbeitende können ihre Stunden buchen und Auswertungen einsehen, ohne dabei Projekte versehentlich verändern zu können. So lassen sich Transparenz und Kontrolle gut kombinieren. Hinzu kommt die insgesamt einfache und weitgehend selbsterklärende Bedienung, sodass neue Nutzerinnen und Nutzer sehr schnell mit ZEP arbeiten können.

“Benutzerfreundliches System ”

Source of review

4.0

In the last 12 months

Maya Sophia

Validated Reviewer

Influencer Marketing Managerin at

construktiv GmbH

51-1000 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

Project ManagementProject Time Tracking

What did you like?

Bei Zep kann man hervorragend die Stunden für einzelne Projekte checken und kontrollieren. Das macht die Stundenplanung sehr einfach und spart mir Zeit. Zudem kann man nachträglich stunden auf einen Schlag auf andere Projekte umbuchen, total praktisch! Bei Zep kann ich die Stunden nach Projekten farblich trennen so bleibt alles schön übersichtlich. Des weiteren kann man die Geburtstage und Stunden der Kollegen einsehen. Letztlich finde ich das Pie-chart mit der Stundenübersicht super, da man so einen besseren Überblick über seine eigenen Projektzeiten bekommt.

What did you not like?

Oft springt das System zu einem anderen Projekt und nicht zu dem zuletzt verwendeten. Zudem wären mehr Farben schön. Eine monatliche Zusammenfassung könnte hilfreich sein, einen klareren Überblick zu bekommen.

Which problems are you solving with the product?

ZEP hilft mir dabei, jederzeit den Überblick über meine geleisteten Stunden zu behalten. Gleichzeitig ermöglicht es mir, die Projektzeiten detailliert auszuwerten, zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. So behalte ich nicht nur die Effizienz meiner Arbeit im Blick, sondern kann auch besser planen und meine Ressourcen gezielt einsetzen.

“Einführung von ZEP Professional in diesem Jahr erfolgreich umgesetzt!”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Simón

Validated Reviewer

Sales / Key Account Management at

ESC Energy Sysmtens Consutling GmbH

51-1000 employees
Industry: Accounting

Use cases:

Absence ManagementERP-SystemeProject Management

+ 2 more

What did you like?

Seit der Einführung von ZEP sind wir absolut begeistert! Der Wechsel war eine unserer besten Entscheidungen – das System ist intuitiv, zuverlässig und bringt spürbare Erleichterung in unseren Arbeitsalltag. Neben der klassischen Zeiterfassung und Urlaubsplanung haben wir uns bewusst für mehrere zusätzliche Module entschieden, die sich bereits jetzt als enorme Bereicherung erwiesen haben. Besonders hervorheben möchten wir die Rechnungslegung, die reibungslos funktioniert und uns viel manuellen Aufwand abnimmt. Ein weiteres Highlight ist das Planungsmodul: Damit können wir unseren Forecast endlich perfekt und transparent abbilden – ganz ohne zusätzliche Excel-Tabellen. Das sorgt nicht nur für mehr Übersichtlichkeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen und spart wertvolle Zeit. Ein besonderer Pluspunkt ist zudem das Team von ZEP: super kooperativ, hilfsbereit und jederzeit erreichbar. Der Support ist erstklassig und überzeugt durch schnelle Reaktionszeiten und kompetente Lösungen. Insgesamt sind wir rundum zufrieden und sehr glücklich mit unserer Wahl. ZEP ist ein echtes Plus für unsere Organisation!

What did you not like?

Es gibt zwei drei punkte die wir zuvor anders gelöst haben, diese konnten wir aber bereits kommunizieren und ZEP hat hier auch immer ein offenes Ohr für Optimierungsvorschläge oder individuelle Kundenwünsche.

Which problems are you solving with the product?

Reduzierung der unterschiedlichen EXCEL Tabellen, alles über ein Tool abbildbar. Keine Transferfehler mehr etc. Sämtliche nötigen Auswertungen können mit ZEP erstellt werden und alle greifen auf den identischen Informationspool zu.

“Gute Lösung für Zeiterfassung und Projekte – intuitiv und übersichtlich.”

Source of review

3.5

In the last 12 months

Jeremy

Validated Reviewer

Head of Marketing & Growth at

systemticks GmbH

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Absence ManagementProject ManagementTime Tracking

+ 1 more

What did you like?

Mir gefällt besonders, wie übersichtlich und leicht verständlich die Oberfläche von ZEP gestaltet ist. Selbst als neuer Nutzer im Unternehmen konnte ich meine täglichen Aufgaben – von der Zeiterfassung bis zur Projektzuordnung – sehr schnell eigenständig erledigen. Die Anpassungsmöglichkeiten sind intuitiv, sodass ich auch ohne Vorerfahrung Einstellungen problemlos ändern kann. Zusätzlich schätze ich, dass Funktionen wie Krankmeldungen oder Urlaubsverwaltung direkt integriert sind und den gesamten Verwaltungsaufwand deutlich vereinfachen.

What did you not like?

Weniger hilfreich finde ich, dass Updates manchmal etwas unvorhersehbar wirken. Einzelne Funktionen verschwinden kurzfristig oder werden später wieder eingeführt, was den Arbeitsfluss gelegentlich irritiert. Ein Beispiel dafür war das kurzfristige Verschwinden des Hamburger-Menüs, das dann in einer späteren Version wieder auftauchte. Eine klarere Kommunikation oder nachvollziehbarere Update-Planung würde die Nutzung noch stabiler machen.

Which problems are you solving with the product?

ZEP hilft mir vor allem dabei, meine tägliche Arbeitszeit strukturiert und projektbezogen zu dokumentieren, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Viele organisatorische Aufgaben – wie Krankmeldungen oder Urlaubsanträge – lassen sich direkt im System erledigen, was interne Abläufe spürbar beschleunigt. Besonders hilfreich ist auch, dass ich als neuer Mitarbeiter schnell einen Überblick über meine laufenden Projekte bekomme und meine Einträge ohne lange Einarbeitung korrekt pflegen kann. Insgesamt reduziert ZEP den Verwaltungsaufwand deutlich und sorgt dafür, dass ich meinen Arbeitstag effizienter planen und nachverfolgen kann.

“Endlich Zeiterfassung ohne Kopfschmerzen – macht genau das, was es soll”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Sebastian

Validated Reviewer

Senior AI Berater at

Rewion

1-50 employees
Industry: Information Services

Use cases:

Absence ManagementProject Time Tracking

What did you like?

Ehrlich gesagt: Niemand hat Lust auf den administrativen Aufwand am Ende der Woche. Wir wollen arbeiten, nicht Stundenlisten pflegen oder Excel-Tabellen formatieren. ZEP hat das für uns gelöst. Es ist intuitiv, es läuft stabil, und die App funktioniert tatsächlich flüssig – was bei der Konkurrenz absolut keine Selbstverständlichkeit ist. Besonders die Reisekostenabrechnung spart uns massiv Nerven und Zeit. Der Support reagiert schnell und kompetent, wenn man doch mal eine Frage hat. Wer einfach nur ein Tool will, das funktioniert, nicht im Weg steht und einem den Rücken freihält: Das ist es. Absolute Empfehlung.

What did you not like?

Die Menüführung ist anfangs etwas eigenwillig. Manche Informationen sind in Untermenüs versteckt, wo man sie intuitiv nicht suchen würde, und die Bezeichnungen der verschiedenen Reports sind oft nicht aussagekräftig genug – man muss erst reinblicken, um zu wissen, was man bekommt. Das ist kein Dealbreaker, und man gewöhnt sich schnell an diese Besonderheiten, aber der Einstieg könnte intuitiver sein.

Which problems are you solving with the product?

Wir haben mit ZEP vor allem das "Excel-Chaos" und die isolierten Datentöpfe abgeschafft. Vorher war die Zeiterfassung oft lückenhaft und die Zuordnung zu Projekten mühsam. Jetzt haben wir eine zentrale „Single Source of Truth“. Der größte Vorteil ist die nahtlose Kette von der Erfassung bis zur Rechnung: Zeiten und Reisekosten werden direkt mobil eingetragen und landen sofort beim Projektleiter. Das verkürzt unseren Abrechnungszyklus am Monatsende massiv, da wir nicht mehr mühsam Daten zusammensuchen müssen. Zudem haben wir endlich Echtzeit-Transparenz über Projektbudgets, statt erst Wochen später zu merken, wenn etwas aus dem Ruder läuft.

“ZEP: Durchgängige Prozesse für Angebot, Projektabwicklung und Abrechnung”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Bernhard

Validated Reviewer

Beratungsleiter/ Geschäftsleitung at

KARON Beratungsgesellschaft mbH

1-50 employees
Industry: Management Consulting

Use cases:

Absence ManagementProject ManagementTime Tracking

+ 1 more

What did you like?

Die Durchgängige Prozesskette von der Angebotserstellung, Projektanlage- und -abwicklung bis zur Rechnungsstellung finde ich sehr gut. Jederzeit ein Überblick über den aktuellen Projektstatus bzgl. Planzahlen versus Ist und Ertrag möglich. Einfache Zuweisung von externen Mitarbeitern und deren Zeiterfassung direkt im System. Interne Auslastung der Mitarbeiter wird durch die Einplanung auf die Projekt ermöglicht. Zahlreiche Reportingmöglichkeiten, um einen einfachen Überblick über Angebote, Projekte, Umsatzzahlen, ... zu erhalten. Diverse Workflowprozesse für z.B.Angebotserstellung, Urlaubsanträge. Unkomplizierter und schneller Support bei Fragen an das ZEP- Support- Team

What did you not like?

Teilweise lassen sich die Einstellungen nicht Firmen-/ Userspezifisch einstellen

Which problems are you solving with the product?

Mit ZEP kann ich einen durchgängigen Angebots-, Projektabwicklungs- Rechnungsstellungsprozess abbilden. Umsatzzahlen zu Mitarbeitern oder Kunden können adhoc ermittelt werden. Mitarbeiterauslastungen und -verfügbarkeiten sind im System integriert. Projektsteuerungsmittel, wie z.B. Info bei Verbrauch von 75% der verfügbaren Stunden, helfen dem Projektleiter frühzeitig zu reagieren

“Intuitive Zeiterfassung mit ZEP”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Hakan

Validated Reviewer

SAP Consultant at

ADventas Consulting GmbH

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Project ManagementProject Time Tracking

What did you like?

Die intuitive Mobile App macht die Zeiterfassung alltagstauglich – ob im Homeoffice, beim Kunden oder unterwegs: Ich kann Arbeitszeiten und Projekte sofort erfassen, ohne später alles mühsam nachtragen zu müssen. Die Benutzeroberfläche ist so selbsterklärend, dass ich auch komplexe Projekte und Aufgaben mit wenigen Klicks zuordnen kann. Das automatische Reporting spart mir wertvolle Administrationszeit – ZEP generiert übersichtliche Auswertungen und Exporte, die ich direkt für Abrechnungen und Projektcontrolling nutzen kann. Besonders hilfreich ist die transparente Darstellung von Projektbudgets, sodass ich den Überblick über verbleibende Kapazitäten behalte. Die nahtlose Integration in meine bestehende Arbeitsumgebung – ZEP lässt sich problemlos mit anderen Tools verbinden und bietet flexible API-Schnittstellen. Diese Anpassungsfähigkeit macht das Tool zum zentralen Dreh- und Angelpunkt meiner Arbeitszeitorganisation, ohne dass ich bestehende Prozesse grundlegend ändern musste.

What did you not like?

Basierend auf der Nutzungserfahrung mit ZEP sehe ich in diesen Bereichen Verbesserungspotenzial: Die Benachrichtigungsfunktionen sind zu eingeschränkt und wenig anpassbar – Man erhält kaum proaktive Warnungen vor überschrittenen Projektbudgets oder kurzfristigen Terminänderungen. Eine konfigurierbare Alert-Funktion für kritische Meilensteine oder Budgetgrenzen wäre hier eine wertvolle Ergänzung. Die Offline-Funktionalität bietet nur eingeschränkte Möglichkeiten – Bei fehlender Internetverbindung sind zentrale Funktionen wie Projektzuordnungen oder die Verwaltung von Kundenstammdaten nicht verfügbar. Eine umfassendere Offline-Synchronisation, die auch komplexere Datenbankinhalte umfasst, wäre besonders für Außendienstmitarbeiter praktisch. Die Berichtsansichten sind in ihrer Individualisierbarkeit begrenzt – Für spezifische Auswertungen muss man häufig auf manuelle Exporte und Nachbearbeitung in anderen Programmen zurückgreifen. Ein flexibler Report-Designer mit Drag-and-Drop-Funktionalität würde die Erstellung maßgeschneiderter Analysen deutlich vereinfachen.

Which problems are you solving with the product?

Manuelle Zeiterfassung und nachträgliches Rekonstruieren von Arbeitszeiten entfallen komplett – Durch die unmittelbare Erfassung von Projektzeiten direkt bei Tätigkeitsbeginn vermeide ich ungenaue Schätzungen und vergessene Zeiterfassungen, was zu einer deutlich präziseren Abrechnungsgrundlage führt. Die Transparenz über Projektbudgets und Ressourcenverbrauch wird erheblich verbessert – Ich erkenne frühzeitig, wenn sich Projekte dem Budgetlimit nähern, und kann rechtzeitig gegensteuern, statt erst am Monatsende von Überschreitungen überrascht zu werden. Die administrative Belastung durch das Erstellen von Zeiterfassungsnachweisen und Reports reduziert sich spürbar – Die automatische Generierung von Auswertungen für Kundenabrechnungen und internes Projektcontrolling spart mir mehrere Stunden manueller Zusammenstellungsarbeit pro Monat.

“ZEP ist ist ein echter Effizienzhebel für Beratungsunternehmen, die professionell wachsen wollen.”

5.0

Older than 12 months

Thorsten

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

CEDIO GmbH

1-50 employees
Industry: Information Services

Use cases:

Absence ManagementProject ManagementProject Time Tracking

What did you like?

ZEP überzeugt durch eine intuitive Zeiterfassung, die den Arbeitsalltag spürbar vereinfacht und gleichzeitig eine präzise Projektzuordnung ermöglicht. Das integrierte Projektcontrolling schafft jederzeit Transparenz über Budgets, Auslastung und Abrechnungsstände – ein echter Gewinn für jede Projektleitung. Dank der Cloudlösung ist ZEP ortsunabhängig, sicher und jederzeit auf dem aktuellen Stand – ideal für moderne, agile Teams.

What did you not like?

Trotz der insgesamt sehr positiven Erfahrung mit ZEP gibt es zwei Bereiche, in denen wir Verbesserungspotenzial sehen: Die Planung auf Vorgangsebene fehlt – eine feinere Auflösung innerhalb der Projektstruktur wäre hilfreich, um Ressourcen noch gezielter zu steuern und operative Planungen transparenter abzubilden. Die Abgrenzung von Zeiträumen ist aktuell nur auf Projektebene möglich – eine flexiblere Handhabung, z. B. auch auf Vorgangs- oder Mitarbeiterebene, würde die Abrechnung und das Reporting deutlich differenzierter und praxisnäher gestalten.

Which problems are you solving with the product?

Unklare Zeiterfassung und fehlende Nachvollziehbarkeit: ZEP schafft Transparenz, indem alle Zeiten projekt- und vorgangsbezogen erfasst werden. Dadurch wird klar, wie viel Aufwand wirklich in Kundenprojekte fließt – eine Voraussetzung für saubere Abrechnungen und fundierte Nachkalkulationen. Intransparente Projektbudgets und fehlendes Controlling: Mit dem integrierten Projektcontrolling lassen sich Budgets, Restlaufzeiten und Abweichungen in Echtzeit überwachen. So können Projektleiter frühzeitig eingreifen, bevor Projekte aus dem Ruder laufen. Hoher manueller Aufwand bei der Leistungsabrechnung: ZEP reduziert den administrativen Aufwand erheblich, da Zeiten, Spesen und Leistungen direkt aus dem System heraus abgerechnet werden können – automatisiert, strukturiert und revisionssicher. Keine zentrale Übersicht über Auslastung und Kapazitäten: Das Tool bietet eine Übersicht über gebuchte und geplante Zeiten, wodurch die Auslastung der Berater transparent wird – wichtig für eine nachhaltige Ressourcenplanung. Fehlende Integration von Projektdaten in andere Systeme: Dank Schnittstellen (z. B. zu DATEV, Buchhaltungstools oder Excel) können relevante Daten nahtlos weiterverarbeitet werden, was Medienbrüche vermeidet und die Datenqualität erhöht.

“Zuverlässige Zeiterfassung”

3.5

Older than 12 months

Sara

Validated Reviewer

HR Manager at

MOODJA GmbH

51-1000 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

Use cases:

Time Tracking

What did you like?

Der Kundensupport von ZEP erweist sich als herausragend. Die engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen stets zur Verfügung und beantworten die Anliegen schnell, zuvorkommend und mit fachlicher Kompetenz. Egal, ob es sich um Fragen zu den Produkten, Probleme bei der Nutzung der Dienste oder individuelle Anliegen handelt. Sie sind stehts bemüht uns eine zufriedenstellende Lösung anzubieten Darüber hinaus legen Sie großen Wert darauf, dass die Benutzeroberfläche optimal auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten ist. Sie ist nicht nur ansprechend gestaltet, sondern auch äußerst benutzerfreundlich. Die Nutzung der Plattform ist sehr intuitiv. Man findet sich gut zurecht damit man seine Aufgaben effizient erledigen kann.

What did you not like?

Aktuell werden bei der Verteilung der RFID-Chips auch alle ehemaligen Mitarbeiter zur Auswahl gestellt. Es wäre hilfreich wenn die ehemalige Mitarbeiter aus dem Verteilerliste für die neuen RFID-Chips verschwinden würden, damit es übersichtlicher ist.

Which problems are you solving with the product?

Mit ZEP lösen wir das Problem der gesetzlich verpflichtenden Zeiterfassung auf eine effiziente und zuverlässige Weise. In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorschriften, die Unternehmen dazu verpflichten, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren. Diese gesetzlichen Anforderungen können oft mühsam und zeitaufwendig sein, insbesondere wenn sie manuell oder mit veralteten Methoden durchgeführt werden. ZEP automatisiert diesen Prozess und bietet eine digitale Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, die gesetzlichen Anforderungen zur Zeiterfassung problemlos zu erfüllen. Die Nutzung von ZEP bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Zunächst einmal ermöglicht es eine präzise und genaue Erfassung der Arbeitszeiten, was eine wichtige Grundlage für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften darstellt. Durch die Automatisierung des Zeiterfassungsprozesses können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, die sie sonst für manuelle Dateneingabe und Überprüfung aufwenden müssten. Darüber hinaus kann die Nutzung von ZEP dazu beitragen, die Transparenz und Fairness bei der Arbeitszeiterfassung zu verbessern. Indem alle Arbeitszeiten systematisch erfasst und dokumentiert werden, können potenzielle Unstimmigkeiten oder Missverständnisse vermieden werden. Dies trägt nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei, sondern fördert auch ein positives Arbeitsklima und Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

“Einfaches Tool um Stunden zu erfassen.”

4.5

Older than 12 months

Joseph

Validated Reviewer

Entwickler at

ZF Mobility Solutions GmbH

51-1000 employees
Industry: Automotive

Use cases:

Time TrackingProject Time Tracking

What did you like?

Am hilfreichsten ist die einfache Bedinung (UI) um die Hauptaufgabe: Stundenbuchung auf verschiedene Projekte zu erledigen. Kein unnötiger Schnickschnack. Auch die mobile Version ist völlig ausreichend um unterwegs mal etwas einzutragen. Die Funktion Urlaub schon planen zu können ohne ihn direkt zu beantragen ist auch hilfreich. Persönlich gefällt mir die Vorschau der Monatsabrechnung ziemlich gut um einen Überblick über Über-/Minusstunden zu bekommen.

What did you not like?

Tatsächlich könnte die mobile Seite verbessert werden, alles was über die reine Zeiterfassung im Notfall hinausgeht ist etwas umständlich. Die Urlaubsplanung & -beantragung über die mobile Version ist leider schlecht zu bedienen.

Which problems are you solving with the product?

Die Nutzung von ZEP wirkt sich nicht sonderlich auf meine Arbeit aus (was ich als positiv empfinde). Bei jedem Projektwechsel buche ich meine geleisteten Stunden und arbeite am nächsten Projekt weiter. Dieser Vorgang ist normalerweise innerhalb von 2min erledigt und beeinträchtig meinen Arbeitsablauf daher so gut wie nicht.

Reply from ZEP:

Lieber Joseph, vielen Dank für Ihr positives Feedback. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die mobile ZEP-Version noch anwenderfreundlicher zu gestalten.

Liebe Grüße von Ihrem ZEP-Team

“Vereinfacht das Einstempelt und gibt einen detaillierten Überblick über die Arbeitszeit.”

4.0

Older than 12 months

Erik

Validated Reviewer

Marketing Manager at

DWS Steuerberater Medien GmbH

1-50 employees
Industry: E-Learning

Use cases:

ERP-SystemeTime Tracking

What did you like?

Mithilfe eines einfachen Codes kann man sich mobil wie auch auf unserem Tablet auf Arbeit ein- und wieder austragen. Gerade die gearbeiteten Stunden lassen sich gut überblicken und ggf. vom Admin anpassen, wenn man sich mal vergessen hat, einzustempeln. Wir planen damit auch unsere Urlaubs- oder Freizeitausgleichstage, die dann von der Geschäftsführerin und der Büroleiterin besprochen und freigegeben werden.

What did you not like?

Wenn man sich am Morgen mobil einloggt, wird das nicht mit unserem Tablet synchronisiert. Da kam es oftmals zu Schwierigkeiten, dass man sich dann auf dem Tablet wieder eingeloggt, aber eigentlich komplett ausgeloggt hat. Große Verwirrungen. Und zusätzlich gab es bei einem Kollegen Schwierigkeiten bei der mobilen Installation. Hier sollte auf jeden Fall noch einmal justiert werden.

Which problems are you solving with the product?

Die Planung der Urlaubstage ist dadurch super einfach. Und während der Arbeit kann man sehen, wie lange man bereits gearbeitet hat und wie viele Über- oder Minusstunden auf deinem Konto angesammelt worden sind. Das geht auch alles vom Home Office aus - hier muss nur die App installiert werden.

Reply from ZEP:

Lieber Erik, vielen Dank für Ihr positives Feedback und Ihre Verbesserungsvorschläge! Wir arbeiten kontinuierlich daran, ZEP noch anwenderfreundlicher zu machen. Bei Fragen oder Problemen können Sie gerne unser Support-Team ansprechen.

Viele Grüße von Ihrem ZEP-Team

“Anwenderfreundliches Programm und kompetente Unterstützung bei der Einführung in ZEP”

Source of review

5.0

Older than 12 months

Ute

Validated Reviewer

Chemietechnikerin / Controller at

Firma Metzka GmbH

1-50 employees
Industry: Electrical/Electronic Manufacturing

Use cases:

Time TrackingProject ManagementProject Time Tracking

What did you like?

Das Programm bietet sehr viele Möglichkeiten unser mittelständisches Unternehmen mit 40 Mitarbeitern abzubilden. Über das flexible Ein/-Ausstempeln mit der App, am Computer oder über das Terminal können unsere Mitarbeiter je nachdem, ob sie im Büro, in der Werkstatt oder auf Montage sind, schnell ihre Arbeitszeiten und Belege erfassen. Mit den Möglichkeiten der Projektierung können wir schnell und übersichtlich die erfassten Daten weiterverarbeiten. Es ist mehr als nur reine Zeiterfassung, durch die Projektierung können viele Daten an Buchhaltung und Personalabteilung weitergegeben werden. Die Unterstützung bei der Einführung in das ZEP-System ist wirklich toll. Ich habe zu jeder Zeit eine schnelle und kompetente Hilfe über Teams, Mail oder Telefon erhalten.

What did you not like?

...man muss sich schon etwas Zeit nehmen, um sich im System zurecht zu finden. So manches Häkchen muss nachträglich korrigiert oder gesetzt werden, wenn man feststellt, dass in der Monatsauswertung etwas nicht stimmt.

Which problems are you solving with the product?

Durch die Einführung von ZEP fällt für uns das monatliche einsammeln und schreiben der Stundenzettel weg. Monteure, deren Einsatzort weiter weg ist, müssen nicht mehr ihre Stundenzettel umständlich fotografieren und mailen. Wir haben neben der Arbeitszeiterfassung die Gleitzeiten und die Urlaube übersichtlich erfasst und können dadurch schneller unsere Projektierungen für laufende oder künftige Vor- und Nachkalkulationen durchführen.

Reply from ZEP:

Liebe Ute,

vielen Dank für Ihr ausführliches und positives Feedback. Wir freuen uns, dass wir mit ZEP Ihren Arbeitsalltag und die Monatsabrechnung vereinfachen können.

Liebe Grüße von Ihrem ZEP-Team

“Als freiberufliche Beraterin für mich das ideale Tool zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung”

Source of review

4.5

Older than 12 months

Britta

Validated Reviewer

Freiberufliche Beraterin at

Freiberufliche Beraterin auf Projektbasis

1-50 employees
Industry: Management Consulting

Use cases:

Project ManagementCalendarProject Time Tracking

What did you like?

Ich benutze ZEP für meinen ganzen Alltag als freiberufliche Beraterin. Besonders toll finde ich, dass ich Angebote an Kunden direkt in Projekte überführen kann um dann meine Zeiten darauf zu buchen. Wenn ich die Projekte abgeschlossen habe, dann schreibe ich meine Rechnungen in ZEP und schicke sie direkt an meinen Kunden. Der Ablauf funktioniert reibungslos und mir geht keine Stunde verloren.

What did you not like?

Ich kann zwar mein eigenes Briefpapier (mit Libre Office) hinterlegen, das war jedoch leider nicht wirklich intuitiv, sodass ich hierfür die Hilfe des ZEP Teams in Anspruch nehmen musste.

Which problems are you solving with the product?

Am Anfang meiner Tätigkeit habe ich, auch aus Kostengründen, meine Angebote und Rechnungen in Word erstellt und meine Zeit in einer Excel Liste getrackt. Heute mache ich alles in ZEP und spare mir damit viel Zeit, weil ich nichts verliere oder hin- und her kopieren muss. Das spart mir viel Zeit. Das Produkt ist zwar nicht das günstigste, dafür kann ich aber alle meine Bedürfnisse damit abdecken.

“Perfektes Tool um komplexe Vorgänge zu bewältigen.”

4.5

In the last 12 months

Dirk Michael

Validated Reviewer

Inhaber / CEO

1-50 employees
Industry: Management Consulting

Use cases:

ERP-SystemeProject and Portfolio ManagementProject Management

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What did you like?

Die Komplexität und Funktionalität aber vor allem wie clean und ansprechend es aufgebaut ist. Auch der Support ist von der Erreichbarkeit wie auch die Bearbeitung der Anfragen TOP zu bewerten.

What did you not like?

Trotz unserer langjährigen Arbeit mit diesem Tool finden selbst wir in der Hektik des Tages leider nicht immer sofort die benötigten Funktionen, was uns Zeit raubt!

Which problems are you solving with the product?

Vor allem der exakte Zeitnachweis für unsere Kunden in den einzelnen Leistungsphasen die wir erbringen hatten uns immer wieder mit unseren Kunden in Diskussionen verwickelt. Mit ZEP ist eine lückenlose und klarte Struktur nachweisbar, was dazu führte, das wir in unseren Rechnungslegungen nachweislich vertrauensvoll sind.

“Unterstützt Entscheidungen ohne sie abzunehmen”

Source of review

4.0

In the last 12 months

Oliver

Validated Reviewer

Geschäftsführer

1-50 employees
Industry: Internet

Use cases:

ERP-Systeme

What did you like?

Zep liefert eine saubere Grundlage, auf deren Basis Entscheidungen getroffen werden können. Es nimmt einem nichts ab und bewertet auch nichts vor, sondern stellt Informationen so bereit, dass man selbst Verantwortung übernehmen kann. Genau das passt zu unserer Arbeitsweise.

What did you not like?

Das System gibt keine Empfehlungen oder Hinweise, was richtig oder falsch ist. Wer erwartet, dass ein Tool mitdenkt oder lenkt, wird das hier nicht finden. Für uns ist das eher ein bewusster Ansatz als ein Mangel.

Which problems are you solving with the product?

Zep verhindert Entscheidungen aus dem Bauch heraus. Statt Vermutungen gibt es eine nachvollziehbare Basis, auf die man sich beziehen kann. Das macht Entscheidungen ruhiger, sachlicher und besser begründbar, gerade dann, wenn sie unangenehm oder erklärungsbedürftig sind

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