4ALLPORTAL Reviews

Am meisten hilft uns, dass Informationen nicht mehr überall verteilt sind. Früher musste man oft nachfragen, welche Datei aktuell ist oder wo bestimmte Produktinformationen abgelegt wurden. Mit 4ALLPORTAL ist das deutlich klarer geworden.

Es wäre hilfreich, wenn bestimmte häufig genutzte Ansichten individueller gespeichert werden könnten, damit man wiederkehrende Aufgaben noch schneller erledigen kann.

Vor der Einführung hatten wir oft das Problem, dass mit unterschiedlichen Informationsständen gearbeitet haben. Das hat Abstimmungen unnötig verlängert und teilweise zu Fehlern geführt. Mit 4ALLPORTAL haben wir jetzt eine deutlich verlässlichere Grundlage. Daten und Assets sind zentral gepflegt und schneller auffindbar

Was ich besonders schätze, ist die zentrale Organisation aller Inhalte. Früher lagen Dateien oft verteilt in verschiedenen Ordnern oder wurden mehrfach abgespeichert, weil niemand wusste, welche Version aktuell ist. Mit 4ALLPORTAL hat sich das deutlich verbessert. Ich finde Inhalte schneller wieder , kann direkt nachvollziehen, wo Assets verwendet werden.

Teilweise braucht man etwas Zeit, bis man wirklich alle Möglichkeiten des Systems verstanden hat. Gerade am Anfang wirken manche Funktionen umfangreicher als nötig.

Ein großes Problem bei uns war früher, dass Dateien doppelt existierten oder unterschiedliche Teams mit veralteten Versionen gearbeitet haben. Dadurch entstanden unnötige Rückfragen und teilweise auch Fehler. Mit 4ALLPORTAL haben wir jetzt deutlich mehr Kontrolle und Übersicht. Alle greifen auf denselben Datenbestand zu und Informationen bleiben langfristig nachvollziehbar .

Die Handhabung, das Design und die Intuitive Führung spricht klar für das 4ALLPORTAL. Unsere Kunden nutzen es sehr gerne und oft, es liegt alles an einem Ort, keine zusätzliche Laufwerke und keine ewige Suche der Daten. Zudem ist die Handhabung kundengerecht, einfach und selbst sprechend.

Da ich mit einem zuverlässigen Partner arbeite, bleiben eigentlich kaum Wünsche oder Anpassungen offen, eine fundierte und adäquate Kommunikation ist hierbei wichtig um den Fokus nicht zu verlieren. Zudem ist es wichtig einen fokussierten Partner zu haben, welcher grosse Kenntnisse hat in dem was er tut.

In meinem Unternehmen besteht oft die Gefahr, das sämtliche Bilder jeweils verstreut auf div. Laufwerke oder Festplatten liegen und somit vieles verloren geht, unauffindbar oder sogar nicht wieder herstellbar ist. Mit 4ALLPORTAL haben wir alles konsolidiert, Benutzergerecht berechtigt und haben den perfekten Überblick. Zudem kann mit dem DAM "Wildwuchs" vermieden werden und man sucht sich keinen Wolf.

Dass alle Medien an einem Ort und leicht zu finden sind. Die benutzeroberfläche ist sehr neutral und schlicht gehalten. Guter Support. Das man auf den Kunden speziell das Produkt entwickelt

Das man wen man auf einem Bild ist und den Pfad sieht, diesen nicht anklicken kann.

Das alle mit den selben und den aktuellesten Medien arbeiten

Die Oberfläche ist gut und mordern. Es gibt viele Filtereinstellungen, auch zu eigenen Attributen. Die Historisierung ist gut aufgebaut und verständlich.Es gibt auch eine APi-Schnettstelle über die man Bilderinformationen und auch Bilder bekommen kann.

Die API-Schnittstelle ist etwas langsam und die geünschten Ergebnisse sind z.T. erst nach mehreren Anfragen zu bekommen. Auch hier fehlen mir noch diverse Funktionen, um z.B. anhand von mehreren Bildereigenschaften eine grössere Sammlung als *.zip datei zu bekommen.

Das 4AllPortall wird bei uns als Stammdatendatenbank für unseren zahlreichen Produktbilder benutzt und dient auch als Grundlage um die Bilder in verschiedene Vertriebskanäle zu bringen. Über die Schnittstelle kann ich Bilder in verschiedenen Downloadprofilen mir erstellen lassen und dann weiterverteilen.

Das 4All Portal ist eine Mediendatenbank, die ihre umfangreichen und mächtigen Grundstruktur auszeichnet. Es bietet enorm viele Möglichkeiten zur Verwaltung digitaler Inhalte und kommt auch mit großen Datenmengen bestens zurecht – ein Tool mit echtem Potenzial für uns. Positiv hervorzuheben ist der Support: superschnell und mega-kompetent! Das Team reagiert blitzschnell und ist extrem engagiert, uns bei der Optimierung der Konfiguration zu helfen. Wir arbeiten eng mit ihnen zusammen, um das System Schritt für Schritt an unsere Bedürfnisse anzupassen.

Momentan ist die Konfiguration bei uns noch nicht ganz perfekt auf unsere speziellen Abläufe zugeschnitten. Das ist bei so einem vielseitigen System normal und erfordert einfach Zeit und Feinschliff, um wirklich alles aus ihm herauszuholen. Kurz gesagt: Das 4All Portal ist vielversprechend. Die aktuellen Konfigurations-Herausforderungen bekommen wir mit dem Support auch noch hin.

Das Tool zentralisiert all unsere Bilder, Videos und wichtigen Dokumente an einem Ort. Das bedeutet konkret, dass wir Medieninhalte schnell finden, immer die richtige und aktuellste Version zur Hand haben und die Übersicht behalten, egal wie groß unser Medienarchiv wird.

Wir haben mit 4ALLPORTAL ein Altsystem abgelöst und dabei ca. 30.000 Dateien mit vielen Metadaten und Sprachvarianten migriert – darunter Dokumente mit bis zu 23 Übersetzungen. Jetzt ist alles auf Knopfdruck auffindbar! Besonders stark: die Umsetzung von Lifecycle- und Kollaborationsworkflows, die unsere Prozesse deutlich beschleunigen. Das Team war super engagiert, technisch versiert und immer lösungsorientiert. Gerne wieder!

Keine Out-of-the-Box-Lösung, somit müssen Konfigurationszeiten eingeplant werden. Dadurch entstehen längere On-Boarding-Zeiten.

Mir gefällt die hohe Anpassbarkeit ohne Programmierkenntnisse, die starke Möglichkeit der Datenmodellierung und Suchfunktionen und die Lifecycle und Kollaborationsworkflows

Die Plattform überzeugt durch ihre vielfältigen Suchfunktionen, die es ermöglichen, gezielt und effizient nach relevanten Inhalten zu suchen. Besonders praktisch ist auch die Möglichkeit, themenbezogene Sammlungen zu erstellen, wodurch sich Mediendateien übersichtlich und strukturiert bündeln lassen. Darüber hinaus bietet das System gute Optionen zur internen Zusammenarbeit, was den Austausch und die gemeinsame Arbeit im Team deutlich erleichtert.

Der Weg zum Teilen von Dateien mit externen Redaktionen gestaltet sich relativ umständlich, was den Arbeitsfluss etwas verlangsamen kann. Zudem wirkt die Benutzerführung an einigen Stellen nicht ganz intuitiv, wodurch die Bedienung manchmal etwas kompliziert erscheint.

Mediendateien sind im redaktionellen Kontext allgegenwärtig. In der Zusammenarbeit mit Grafik und Redaktion ist es essentiell, dass wir über ein gutes DAM verfügen, um effizient miteinander arbeiten zu können.

Die umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten. Die präzise Steuerung des Nutzerrollen- und Rechtemanagements. Der sehr gute Support und Ansprechpartner.

Durch die zahlreichen Funktionen kann das System Anfangs etwas abschreckend wirken.

Wir nutzen die Bilddatenbank als zentrale Ablage und um die Daten zu verwalten und auch zu verteilen.

Uns hat am 4ALLPORTAL besonders die hohe Flexibilität und intuitive Bedienung gefallen. Die schnelle Implementierung sowie die Möglichkeit, das System ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse selbst anzupassen, waren für uns entscheidend. Durch die gute Dokumentation und Unterstützung durch den Anbieter konnten wir unsere umfangreichen Produktdaten problemlos migrieren und die Workflows – insbesondere im Content- und SEO-Bereich – deutlich optimieren. Das System hat unsere Arbeitsprozesse effizienter gemacht und unsere Abhängigkeit von der IT reduziert.

Als kleinere Nachteile sind die nicht unerheblichen Kosten für Betrieb, Inbetriebnahme und Support zu erwähnen. Außerdem kann das System bei sehr komplexen oder umfangreichen Datenbeständen gelegentlich etwas träge reagieren.

Unsere allgemeinen Erfahrungen mit dem PIM-System 4ALLPORTAL sind überwiegend positiv. Die Lösung hat sich als flexibel, benutzerfreundlich und gut an unsere Anforderungen anpassbar erwiesen. Besonders in der Content- und SEO-Arbeit konnten wir spürbare Effizienzgewinne erzielen. Die Datenmigration verlief reibungslos, und der Einstieg ins System war dank der intuitiven Oberfläche und guten Dokumentation unkompliziert. Trotz etwas höherer Kosten und gelegentlicher Performance-Einschränkungen bei sehr großen Datenmengen überwiegen für uns klar die Vorteile in der täglichen Nutzung.

Ich bin Grafikerin bei Shopware. Bei mir liegen Bild-Einkauf, -Shootings, -Bearbeitung aber auch die Dokumentation all dieser Daten. Deshalb gefällt mir beim 4ALLPORTAL am besten, dass ich hier wirklich eine zentrale Anlaufstelle für alle meine Bildern bzw. Daten habe. Das kannte ich von anderen Arbeitgebern nicht und macht die tägliche Arbeit für mic viel leichter. Es ist alles übersichtlicher, trotz sehr vieler Bilder, Dokumente und Videos, die wir bei Shopware mittlerweile abgelegt bzw. gespeichert haben.

Mir gefällt nur eine Kleinigkeit nicht: ich bearbeite gerade bei größeren Shootings oder Serienbilder, die ich einkaufe, gerne alles gebündelt. Damit alles aus einem Guss kommt mit den selben Farbnuancen, Zuschnitten und auch eine einheitliche bzw. konsistente Pflege der Meta Daten. Allerdings kommt es beim 4ALLPORTAL bei großen Bildmengen (bzw. Datengrößen) immer wieder vor, dass der Upload-Prozess nicht funktioniert. Was natürlich einfach ärgerlich ist. Natürlich kein Weltuntergang, aber von einem solchen mächtigen Tool erwarte ich keine Probleme beim Upload von vielen Bildern.

Wenn ich jetzt 3 Probleme nennen muss, ist an erster Stelle definitiv der Punkt von oben für mich sehr relevant: Dass es überhaupt einfach eine zentrale Dokumentations-Datenbank gibt, bei der alle Daten zusammenlaufen! Außerdem ist für alle im unternehmen mit dem 4ALLPORTAL bzw. die dort hinterlegten Daten in Form von Meta Daten und Freigabestatus nachvollziehbar, welche Dateien freigegeben und wann bei welchem Produkt oder Kunden in Verwendung sind. Und schließlich will ich die Suche als Problemlöser nennen. Denn die vorhandenen Suchfilter ermöglichen es wirklich optimal, die entsprechend gepflegten Datenfelder zu durchsuchen, zu filtern und dadurch ganz konkrete und hilfreiche Suchergebnisse dargestellt zu bekommen.

Ich bin selbst in der Abteilung UX-Design und erstelle hier insbesondere Grafiken. In meiner Arbeit gefällt mir am 4ALLPORTAL am besten, dass ich über dieses Tool unsere über 500 unterschiedliche Produkte in 16 verschiedenen Sprachen planen und dokumentieren kann. Denn bei der Menge von circa 15.000 Bildern und Dateien würde ohne das 4ALLPORTAL schnell der Überblick verloren gehen. Mit dem Tool kann ich alle bearbeiteten Bilder direkt bearbeiten und auch zu weiteren Freigabeschritten einreichen. So kann jeder User in unserer Zentrale sehen, woran gerade gearbeitet wird. Und alle anderen Nutzer sehen sofort auf einen Blick, welche Bilder bzw. Daten zur Verfügung stehen im 4ALLPORTAL.

Es gab anfangs ehrlich gesagt 2, 3 Kleinigkeiten, die mich in den ersten Wochen gestört haben. Aber das waren alles entweder subjektive Wahrnehmungen oder aber ich habe Suchfilter nicht vollends genutzt. Im Grunde hat sich bei mir mittlerweile jeder kleine negative Aspekt in Luft aufgelöst - je länger ich das 4ALLPORTAL benutze.

Wir haben bei bofrost mittlerweile in vielen verschiedenen Prozessen das 4ALLPORTAL integriert, nutzen also in mehreren internen (und zum Teil auch externen) Abläufen die Vorteile des Tools. Im Zentrum steht dabei traditionell unser Bestellkatalog, der essentiell in fast jedem unserer Vertriebsländer ist. Unser Kunden kaufen vor allem über diesen Katalog bei uns ein. Der Unterschied zu früher ist nur, dass es diesen mittlerweile auch digital gibt. Egal ob Print oder Digital, braucht es für diesen Katalog alleine schon einen großen Planungsaufwand für die Produktion in 16 verschiedenen Sprachen. Mit dem 4ALLPORTAL können wir hier viel besser, schneller und einfacher den Überblick behalten. Aber auch unsere anderen Bereiche wie die kostenlose Ernährungsberatung, der Kunden-Service-Center und eingie mehr sind mittlerweile direkt ans 4ALLPORTAL angebunden und greifen auf die dort abgelegten Dateien und Daten zu.

Mir selbst helfen die individuellen Suchfilter im 4ALLPORTAL super gut im Alltag, um schneller ans Ziel zu kommen. Denn egal, ob ich nach einer gewissen Produkt-Information oder nach geeignetem Bildmaterial für bestimmte Druckmittel oder Kampagnen in Social Media suche, durch die sehr konkreten Kriterien im Suchfilter, bekomme ich immer sehr schnell genau die richtigen Ergebnisse angezeigt. Das geht natürlich nur, solange jeder Nutzer auch alle zur Verfügung stehenden Meta Daten zu all den Dateien ordentlich und sauber befüllt.

Ich habe keine echten Nachteile, die ich hier nennen kann. Anfangs gab es natürlich immer wieder ein paar Ruckleien: mal gab es unklare Ergebnisse in den Suchergebnissen, mal Probleme beim Upload neuer Dateien - aber durch die saubere Pflege all unserer Inhalte und die Anpassung unserer Prozesse, können wir das 4ALLPORTAL mittlerweile alle ohne echte Nachteile nutzen.

Wir haben nach der Einführung des 4ALLPORTALS bei uns im Unternehmen 4 Haupt-Vorteile im Ergebnis definiert: 1.Die Freigabe- und Korrekturschleifen bei neuen Inhalten, Dokumenten aber auch Bildern wurden deutlich verschlankt und transparenter gemacht. 2. Es gibt keine mehrfachen Neu-Produktionen von Inhalten und Bilder, weil mehrere Personen gleichzeitig loslaufen oder bestehende Dateien nicht auffindbar waren. Das hat bei uns die Anzahl an Duplikaten drastischt verringert. 3. Die Qualität unserer Daten hat sich deutlich verbessert - und das tatsächlich auf allen Ebenen: Bilder, Texte, Dokumente, Produktinformationen. 4. Durch diese zentrale Ablage und den Zugriff auf alle notwendige Daten im 4ALLPORTAL können wir auch rechtliche Probleme deutlich verringern, weil Lizenzen und Rechte sofort ersichtlich sind.

Mir gefällt am besten, dass ich meine ganz normalen Design-Files aus anderen Programmen in doppelter Weise mit dem 4ALLPORTAL verknüpfen bzw. nutzen kann: Auf der einen Seite nutze ich das 4ALLPORTAL, um alle verfügbaren Informationen zu einem Auftrag rauszuziehen und auch die jeweils zur Verfügung stehenden Bildmaterialien (vor allem rechtlich freigebenen) herauszusuchen. Auf der anderen Seite kann ich die dann von mir in Design-Tools erstellten Files direkt wieder ins 4ALLPORTAL einstellen und von dort aus in den jeweiligen Freigabeprozess geben. Und letztlich können von dort auch alle auf die entstandenen DAteien zugreifen, wenn sie freigegeben sind.

FÜr mich als UX-Designerin ist es grundsätzlich immer wieder erschreckend, wie das Design des 4ALLPORTALS ist. Es wirkt leider nicht modern. Aber die Funktionen beeinflussen diese nicht - es ist einfach ein rein subjektives Gefühl, dass durch meine jahrelange Erfahrung im UX und Design direkt hochkommt. Ansonsten habe ich aber wirklich gar keine negativen Aspekte in der fast täglichen Nutzung des 4ALLPORTALS.

Wir haben bei profine je nach Abteilung und Aufgabenbereich ganz unterschiedliche Probleme in vielen verschiedenen Prozessen lösen können. Ich kann hier aber nur auf die Felder eingehen, die mich persönlich in der Arbeit mit dem 4ALLPORTAL betreffen. Uns war es sehr wichtig, dass wir ein sauberes und umfassendes Nutzung-Rechte-Konzept umsetzen können. Denn wir haben viele verschiedene Use-Cases mit unterschiedlichen Anforderungen. So darf zum Beispiel ein Fensterbauer andere Freigaben haben, als ein Händler oder direkt Endkunden. Wir konnten dabei mit dem 4ALLPORTAL einen wirklich super praktischen Prozess umsetzen, durch den all die externen User auch punktuellen Zugriff auf unsere Daten im 4ALLPORTAL bekommen können, ohne dass diese als Nutzer registriert sein müssen. Außerdem ist es für uns enorm wichtig, dass wir bei wirklich allen Dateitypen die Meta Daten so umfangreich wie möglich befüllen. Nur so ist eine saubere Filterung in der Suchmaske im 4ALLPORTAL möglich - und natürlich ist nur so auch eine saubere Freigabe für die unterschiedlichen Nutzer möglich.

Für mich in der Grafik-Abteilung bietet das 4ALLPORTAL eine tolle Möglichkeit, total easy und übersichtlich alle Bilder und Videos zu dokumentieren. Da wir mehr als 100.000 verschiedene Dateien besitzen, funktioniert unser Arbeitsalltag auch gar nicht mehr ohne ein Tool wie dem 4ALLPORTAL. Dort kann ich meine Bilder und Videos zentral ablegen, Freigabeschleifen anstoßen aber vor allem mit sämtlichen Meta Daten befüllen. Dadurch können wir und sogar unsere Kunden unsere Daten entsprechend filtern und durchsuchen.

Wir haben bei OMICRON mittlerweile wirklich sehr sehr viele Dateien wie Bilder, Videos, Dokumente, Podcasts, und vieles mehr im 4ALLPORTAL hochgeladen. Deshalb kann es bei zu einfachen bzw. zu breit angelegten Suchanfragen im Tool zum Teil relativ lange dauern, bis die Ergebnisse angezeigt werden. Mittlerweile kennen wir diese Schwachstelle allerdings relativ gut bei uns im Unternehmen und nutzen deshalb die Meta Daten noch umfangreicher. Denn dadurch können wir die Suchfilter noch besser nutzen und dann auch bessere Ergebnisse erhalten - bzw. schnellere Ergebnisse im 4ALLPORTAL sehen.

Das größte unserer Probleme vor dem 4ALLPORTAL war, dass wir unsere Daten nicht alle für all unsere Partner und Kunden nutzen dürfen, können und wollen. Wir müssen also stets im Blick haben, welche Inhalte bereits wo und durch wen genutzt wurden. Hier bietet uns das 4ALLPORTAL eine super einfache Lösung, in dem wir die Meta Daten entsprechend mit den notwendigen Informationen befüllen. So können wir am Ende zum Beispiel nach einzelnen Kunden, Segmenten, Produkten etc. filtern. Und wir können diese Filterung sogar an einzelne Kunden und Partner schicken. Das hilft gerade bei Freigaben, größeren Produktplanungen oder Kampagnen.

Ich arbeite im Sponsoring der NÜRNBERGER und mir gefällt am besten am 4ALLPORTAL, dass wir hier ein zentrales Tool mit allen notwendigen und zur Verfügung stehenden Dokumenten, Bildern, Videos, Produktinformationen aber auch Sponsor-Partner-Informationen. Das ist zum Einen für uns intern ein enorm wichtiger Baustein zur sauberen Dokumentation und Bearbeitung bei Kampagnen etc. Auf der anderen Seite können wir aber aus dem 4ALLPORTAL heraus auch direkt unseren Kooperationspartnern Dateien und Informationen per Mail schicken; ohne dass diese ein eigenes Konto beim 4ALLPORTAL brauchen.

Ich habe einen kleinen Wermutstropfen bei der Verwendung der Suche im 4ALLPORTAL. Denn ich muss bei relativ allgemeinen Suchen für meine Einschätzung einfach zu lange auf das Suchergebnis warten. Klar, funktioniert das besser, je mehr Suchfilter man nutzt und die Ergebnisse vorab entsprechend einschränkt. Allerdings geht das oft gar nicht besonders tief bei meiner Nutzung. Zum Glück ist das aber kein Problem für unsere externen Partner, da diese einfach deutlich weniger Inhalte freigeschaltet bekommen, die sie überhaupt durchsuchen können. Aber ansonsten bin ich wirklich sehr zufrieden mit diesem Tool und nutze es mehrmals die Woche für meine Arbeit.

Wie schon gesagt, löst das 4ALLPORTAL für mich im Sponsoring, in der Vorbereitung von Kampagnen, Gewinnspielen und Aktionen viele Abstimmungsprobleme. Denn durch das Tool habe ich immer alle zur Verfügung stehenden Bilder und Videos (und einfach generell alle Dateien) im Blick und kann auch nachverfolgen, was für welche Aktionen genutzt wurde bzw. gerade eben in Verwenndung ist. Ansonsten können bei uns im Marketing jeder für seine eigene Abteilung das 4ALLPORTAL ganz anders nutzen: die Texterinnen können Dokumente und Texte direkt im 4ALLPORTAL ablegen und Freigabeschleifen durchlaufen. Die Bild-Kolleginnen legen all ihre Bilder direkt im TOol ab und pflegen direkt sämtlich notwendige und hilfreiche Meta Daten. Auch für das Team Dokumentenmanagement ist das 4ALLPORTAL fundamental inklusive Schnittstelle zum Außendienst und der Einbindung auf unserer WEbsite.

Ich kann das 4ALLPORTAL nur allen empfehlen. Ich arbeite täglich mit diesem Tool. Ich bin Grafik Designerin bei Warner Bros. Discovery und lege meine Bilder und Grafiken mittlerweile immer alle zentral im 4ALLPORTAL ab. Dort hole ich mir alle notwendigen Freigaben. Und dort kann ich auch sämtliche notwendigen Informationen zur Nutzung und Verbreitung der Bilder/Grafiken ablegen. Dadurch ist immer alles zentral dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar, welche Medien wie und wann und auch von wem und mit welchen Lizenzen verwendet werden dürfen.

Für mich als Grafik Designerin war das 4ALLPORTAL anfangs ehrlich gesagt schon etwas altbacken. Also rein optisch. Es ist nicht das modernste Design. Ich hätte einige Ansatzpunkte und Ideen, die mir durch den Kopf gehen, wenn ich das Tool nutze. Andererseits ist das wichtigste, dass die Nutzung selbst läuft. Denn nach außen bekommt ja kein normaler Mensch zu sehen, mit was wir hier arbeiten. Es ist also jammern auf hohem Niveau.

Bei uns wurde vor allem eine große Schwierigkeit der Vergangenheit gelöst mit dem 4ALLPORTAL: unsere vorhandene Programmplanungssoftware kann nämlich selbst keine eigene Datenbank hinterlegen. Das 4ALLPORTAL konnten wir allerdings perfekt mit unserer Planungssoftware verknüpfen, wodurch alle Bilder, Informationen, Metadaten, Texte, etc. aus dem 4ALLPORTAL direkt in die Programmplanungssoftware übernommen werden können. Wir müssen also "nur" das 4ALLPORTAL ordentlich und sauber mit allen notwendigen Informationen wie Kurzbeschreibungen, mitwirkenden Schauspielern, Produktionsländern, Genre udn vieles mehr bespielen und bei Nutzung landet das alles automatisiert auch in der entstehenden Programminformation.

Mit dem 4ALLPORTAL haben wir es geschafft, unsere Druckstücke auf unserer normalen Website und auch in unserem Vertriebsportal zentral zu managen. Mit diesem Tool müssen wir nicht mehr jedes einzelne Dokument einzeln anfassen und korrigieren, sondern haben über verschiedene Schnittstellen eine direkte und automatisierte Verknüpfung zur WEbsite und dem Vertriebsportal. Das erleichtert mir als Chefredakteurin die tägliche Arbeit ungemein und sorgt für eine bessere Qualität bzw. verringert die Fehleranfälligkeit in unseren Druckstücken.

Für mich in der Chefredaktion habe ich keine Dinge dir mich wirklich stören. Einzig die optisch recht simpel wirkende Aufmachung des 4ALLPORTALS ist für mich nicht wirklich überzeugend. Allerdings ist das wiederum auch eher subjektiv und hat nichts mit den Funktionen zu tun, die ich täglich im Tool nutze. Damit bin ich nämlich auch komplett zufrieden.

Ich sehe vor allem folgende Vorteile des 4ALLPORTALS: 1. Wir können zentral alle Dateien wie Druckstücke, Bilder und auch PRoduktinformationen ablegen und auf sie zugreifen. 2. Durch die Versionierung können wir verschiedene Arbeitsstände nachvollziehen. 3. Durch die Ampel-Funktion können wir einerseits sehen, welche Dateien freigegeben sind - andererseits können wir dadurch auch immer sehen, an welcher Stelle ein Dokument festhängt in der Freigabeschleife und gegebenenfalls direkt auf die jeweil zuständigen Kollegen zugehen, um mögliche Probleme zu klären. 4. Höhere Qualität und weniger Duplikate durch zentral verfügbare Dateien im 4ALLPORTAL.

Mir gefällt am besten, dass ich durch das 4ALLPORTAL deutlich mehr Zeit für andere Themen habe, als nach Bildern, Videos, Datenblättern von Fenstern oder Türen zu suchen und diese prüfen oder freigeben soll. Das geht mit dem 4ALLPORTAL alles zentral und jeder kann ohne die Einbindung von uns im Marketing selbst direkt sehen, was es gibt und was er nutzen darf. Und das in jedem Land und Standort je nach Anforderung bzw. rechtlichen Freigaben angepasst.

Mich stört eigentlich nur, dass man bei der Suche der Medien im 4ALLPORTAL teilweise echt etwas lange warten muss. Wenn ich Suchbegriffe oder Daten eingebe, die relativ viele Medien gespeichert haben, dann lädt es für meinen Geschmack etwas zu lange. Das stört vor allem dann, wenn man etwas breiter recherchieren muss oder noch gar nicht sicher weiß, was man konkret sucht und sich durch mehrere Filter und Suchen durchklicken muss.

Für mich ist wie oben schon beschrieben, der wichtigste Aspekt, dass wir im Marketing deutlich mehr Luft und Zeit für andere Aufgaben haben, da wir kaum noch individuelle Abstimmungen zu Bildern und Videos von unseren Standorten haben. Außerdem ist das 4ALLPORTAL für uns total leicht erlernbar und nutzbar gewesen. Das ging nach einer kurzen Einführung alles relativ schnell. Und natürlich ist die Suchfunktion, die ich unter "Negatives" gerade noch angekreidet habe, super für unsere Zwecke. Denn wir konnten per Filter alles so voreinstellen, dass unsere externen Nutzer in anderen Ländern zum Beispiel nur auf die Daten zugreifen und sehen können, die für sie überhaupt relevant sind.

Da ich früher selbst als Fotograf gearbeitet habe, schätze ich besonders die Funktionen für unsere externen Fotorgrafen und Fotografinnen, die wir mit dem 4ALLPORTAL mittlerweile haben. Denn wir sind bei visitBerlin immre auch auf Bildmaterial aus der ganzen Stadt (und darüber hinaus) angewiesen, um immer top aktuell zu bleiben. Externe Fotografen und Fotografinnen können sich mit ihrem eigenen Account bei uns im 4ALLPORTAL registrieren und dann bei jedem Login deren Bilder selbst und eigenständig direkt im Tool hochladen und mit allen notwendigen Metadaten befüllen. Das erleichtert deren Arbeit - und ehrlicherweise auch die bei uns zentral - stark.

Auch hier spielt wieder meine ehemalige Rolle als Fotograf eine wichtige Rolle - bzw. das Verständnis für die Bedürfnisse der aktuellen Fotografen und Fotografinnen. Denn es gibt beim 4ALLPORTAL leider immer wieder Schwierigkeiten, wenn sie viele Bilder oder gar Videos auf einen Schlag hochladen wollen. Denn dann stürzt das Tool leider immer wieder mal ab. Das beeinträchtigt die reibungslose Arbeit natürlich, da unsere Fotografinnen und Fotografen den Upload-Prozess dadurch mehrfach wiederholen müssen - dann immer mit kleinener Mengen an Bildern und Videos.

Wie oben beschrieben, bieten wir mit dem 4ALLPORTAL eine deutliche Arbeitserleichterung für unsere externen Fotografen und Fotografinnen, da diese selbst direkt aufs TOol zugreifen und deren Dateien hochladen können. Das spart aber natürlich auch uns von visitBerlin Arbeit, weil wir in der Regel nicht einmal mehr die Metadaten und Bild-Informationen nachpflegen müssen. Außerdem ist das individuell angepasste Rollenkonzept ein großer VOrteildes 4ALLPORTALS. Denn so können wir jedem Nutzer nur die benötigten Zugriffsrechte einstellen, die für sie auch notwendig ist. So können wir zentral die Datenmenge beschränken und Datenmissbrauch einschränken. Und das alles egal ob interner Mitarbeiter oder externer Zuarbeiter bzw. PArtner.

Durch das 4ALLPORTAL können wir im Product Management jederzeit auf die aktuellen Bilder, Produktinformationen, Videos und vieles mehr zugreifen. Vorher hatten wir immer lange Prozesse und Freigabeschleifen, bis wir aus dem Marketing die entsprechenden Dateien und Daten zur Verfügung gestellt haben. Oft gab es lange Diskussionen und tatsächlich wurden leider auch häufiger Meiden verwendet, die gar nicht mehr freigegeben waren. Durch das 4ALLPORTAL sparen wir hier ganz viel Zeit und auch Aufwand.

Bei uns im Product Management kenne ich keine großen negativen Aspekte des 4ALLPORTALs. In der Marketing-Abteilung gibt es wohl immer wieder Probleme, wenn viele Bilder bzw. Dateien gleichzeitig hochgeladen werden müssen. Ich für mich kann aber sagen, dass wir im Produktbereich auch mehrere Dateien gleihzeitig runterladen können - und das ohne Probleme.

Die größte Verbesserung durch das 4ALLPORTAL kam wie gesagt durch die zentrale Ablage und auch Zugriffsmöglichkeit auf alle Bilder, Videos und Produktinformationen. Im Freigabeprozess ist für uns im Product Management auch die Ampelfunktion relevant. So können wir produktspezifische Freigaben sauber durchführen und dokumentieren. Auch die umfangreiche Rollen- bzw. Rechteeinstellung ist super, damit wir zum Beispiel nicht alles sehen und auch nicht alles bearbeiten können im 4ALLPORTAL. Sondern eben nur die für uns relevanten Dateien.

Mit dem 4ALLPORTAL konnten wir unsere umfangreiche Bilddatenbank endlich zentral dokumentieren und vor allem strukturieren. Dadurch haben wir als Grafiker von Litho Niemann + Steggemann sämtliche Bilder all unserer Kunden immer im Blick. Wir können auf alle Bilder zugreifen, alle Verwendungen bei Kunden überblicken und so auch vermeiden, dass wir mehreren Kunden die identischen Bild-Motive zur Verfügung stellen (was ein absolutes NoGo ist für unsere Philosophie).

Mein einziges aber dafür relevantes Hauptproblem mit dem 4 ALLPORTAL ist der gleichzeitige Upload von sehr vielen Assets im Tool. Denn ich arbeite normalerweise immer mehrere Bilder und Grafiken in meinen Tools und Programmen ab und packe die gebündelt ins DAM-System. Das funktioniert aber bei größeren Mengen bzw. höheren Upload-Größen oft nicht oder zumindest fehlerhaft. Weshalb ich mich darauf nicht mehr verlasse und nur noch kleinere Bild-Pakete einpflege.

Wir konnten mit dem 4ALLPORTAL vor allem die große Schwierigkeit lösen, dass wir bei uns bei Litho Niemann + Steggemann alle genutzt bzw. vorhandenen Bilder im Überblick behalten. UND vor allen Dingen können wir aus dem 4ALLPORTAL so direkt unsere Kunden mit den entsprechendem Bild-Material bzw. all unsere Daten schicken - aber für mich geht es in erster Linie um die Problemlösung bei Bildern. Das 4ALLPORTAL bietet uns die Möglichkeit, dass unsere Kunden - ohne einen eigenen direkten Zugriff auf das Tool zu haben - von uns Mails aus dem Tool geschickt bekommen können. Und über diese Mails können sie die von uns zentral definierten Bilder und Formate nutzen.

Ich selbst profitiere als Online Texterin besonders von dem Freigabe-Prozess und der Ampelfunktion im 4ALLPOrtal. Denn dadurch haben wir nur noch eine zentral abgelegte Text-Datei in der alle notwendigen Mitarbeiter entsprechend zuarbeiten bzw. reinarbeiten können. Vorher hatten wir bei Shopware viel mehr Chaos. Denn gerade Texte kursierten manchmal zeitgleich in unterschiedlichsten Varianten im ganzen Unternehmen. Mit dem 4ALLPORTAL passiert das nicht mehr. Und jeder kann nachvollziehen, wann welcher Text von wem freigegeben wurde bzw. an welcher Position er gegebenenfalls noch festhängt in der Freigabeschleife.

Für die Texte selbst habe ich mittlerweile keine Schwierigkeiten oder Dinge, die mir nicht gefallen am 4ALLPORTAL. Anfangs bin ich immer wieder darüber gestolpert, dass die Suche nach Dateien im Tool mühsam war. Weil es immer gedauert hat, bis bei einer Suche sämtlichen Dateien durchsucht, einsortiert und mir im Suchergebnis dargestellt wurden. Mittlerweile habe ich meine Filter aber so gesetzt, dass ich nur noch nach Texten im 4ALLPORTAL suche und damit ist jede Suche zum Kinderspiel geworden. Man muss sich halt zu helfen wissen.

Ein Problem der Vergangenheit habe ich oben schon genannt: früher hatten wir bei Texten, DAtenblättern oder Informationen intern immer wieder das Problem, dass diese zeitgleich bearbeitet wurden und dadurch Chaos entstand. Oder aber es kreisten uralte Dokumente, von denen wir im Marketing nichts wussten und die oft auch nicht ganz sauber und ideal in der Kommunikation waren. Dabei helfen uns vor allem die Versionierungen der Texte aber auch das neu eingeführte Ampelsystem. So kann jeder Nutzer mit entsprechendem Zugriff sofort sehen, welche Inhalte freigegeben sind.

Mir gefällt eigentlich das grundlegendste am 4ALLPORTALam besten: wir haben mehr als 100.000 Videos, Bilder, Grafiken, Audios, Datenblätter, Informationen etc. in unserem DAM-Tool hinterlegt. Und dennoch habe ich das Gefühl, dass ich durch die saubere Filterung und Suchfunktion im 4ALLPORTALden Überblick behalte, wenn ich nach einem bestimmten Thema oder eines unserer Produkte suche. Diese zentrale Mediendatenbank ist das, was mich im Marketing in meiner täglichen Arbeit am meisten unterstützt und deshalb einfach grundsätzlich am besten gefällt.

Ehrlich gesagt, ist manchmal die Ladezeit etwas zu lange. Klar ich sehe ein, dass wir bei OMICRON mit über 100.000 Dateien das 4ALLPORTAL ordentlich gefüllt haben. Aber das ist ja schließlich der Sinn des Tools. Deshalb finde ich es bei manchen Suchbegriffen oder Filterung schon etwass zu lange in der Ladezeit der Suchergebnisse.

Das 4ALLPORTAL hat für uns vor allem ein ganz grundlegendes Problem gelöst: wir hatten vorher einfach alle Dateien in einem großen Ordnersystem bei uns im System abgelegt. Daran hatten sich alle ein wenig gewöhnt, aber das war natürlich äußerst fehleranfällig. Denn dort hatte niemand wirklich einen Überblick, welche Medien überhaupt noch genutzt werden durften, welche geprüft und freigegeben waren und welche vielleicht inhaltlich einfach komplett veraltet sind. All das übernimmt nun das 4ALLPORTAL. Natürlich nicht wirklich automatisch in der Pflege. Aber wir haben mit der Einführung des Tools überhaupt erst die Möglichkeit geschaffen, dass wir die Meta Daten, Rechte, Hinweise etc. zu den Medien überhaupt pflegen und dokumnentieren konnten.

Dass wir seit nun schon 10 Jahren erfolgreich mit dem 4ALLPORTAL arbeiten. Wir nutzen das Tool mittlerweile weltweit für unsere verschiedenen Partner, Kunden und Mitarbeiter. Insgesamt profitieren wir alle in unserer Arbeit durch die zentrale Ablage der Daten im 4ALLPORTAL.

Ich habe keine negativen Punkte. Anfangs haben wir immer wieder Kritiken gelesen, dass das 4ALLPORTAL zu mächtig sei. Aber diese Erfahrung haben wir die letzten 10 Jahre nicht gemacht. Durch unsere klaren Rolleneinstellungen, MetaDaten und Filterungsmöglichkeiten ist es für mich vollkommen übersichtlich und einfach nutzbar. Und ich nutze es fast täglich im Produktmanagement.

Neben der grundsätzlichen Funktionen und Vorteile des 4ALLPORTALS, haben wir mittlerweile 2 weitere super nützliche Funktionen umgesetzt: 1. Unsere Dateien sind mittlerweile alle ortsabhängig sichtbar. Unsere Partner, Kunden und Mitarbeiter finden also nicht mehr in allen unseren Standorten ALLE mittlerweile mehr als eine halbe Millionen Assets, sondern nur noch die, die für ihren jeweiligen regionalen Standort überhaupt nutzbar und einsehbar sein sollen. 2. Außerdem haben wir mit unserem Ampelsystem eine super übersichtliche Funktion eingeführt, wodurch jeder Nutzer sofort den aktuellen Status eines Bildes, Videos oder Datenblattes sehen kann. Und auch nachvollziehen kann, wo es vielleicht gerade noch in der Freigabeschleife hängt, wenn die Ampel auf gelb steht.

Ein großer Vorteil ist, dass das 4ALLPORTAL speziell an unsere Bedingungen und Wünsche der Scholz & Friends Family GmbH angepasst wurden. Da wir das gesamte Tool individuell anpassen konnten, wurde es sofort vom gesamten Team akzeptiert und angenommen. Das hat natürlich ungemein dazu beigetragen, dass das Tool auch mit Leben gefüllt wurde und das ganze Team es gelebt hat. So war die Einarbeitungszeit für alle sehr gering und die bestehenden Prozesse wurden einerseits schnell angepasst – bzw. andererseits wurde das 4ALLPORTAL schnell in bereits optimierte Prozesse integriert.

Was mir am 4ALLPORTAL nicht gefällt, ist schwer zu sagen, da ich insgesamt sehr zufrieden mit der Software bin. Das 4ALLPORTAL bietet unglaublich viele leistungsstarke Funktionen und eine ausgezeichnete Integration von DAM und PIM in einer einzigen Lösung, was für uns eine super Weiterentwicklung unserer täglichen Arbeit bedeutet. Die Kehrseite dieser umfangreichen Möglichkeiten wäre der einzige Aspekt, den ich als kleinen negativen Punkt ansprechen würde. Denn wer wirklich alle Möglichkeiten der Daten-Befüllung von Bildern, Videos, Texten und Dokumenten nutzen will, der hat viele Inhalte zu pflegen und muss sich erst einmal einarbeiten. Vor allem, wenn man vorher kein anderes DAM-System in Nutzung hatte.

Ein Feature, das uns zum Beispiel viel Zeit in der teamübergreifenden Zusammenarbeit spart, ist die Möglichkeit, den Dateityp und die Größe eines Bildes vor dem Herunterladen auszuwählen. So kann jeder angepasst an den nach Anforderungen der externen Kunden oder der internen Verwendung die notwendigen Formate einfach aus dem 4ALLPORTAL exportieren. Früher hätten wir alleine für einen solchen Vorgang mehrere Bearbeitungsschritte benötigt: jemand muss einer Bilddatenbank suchen, welches dann im Zweifel erst einmal gekauft werden muss (weil es keine interne Bilddatenbank gab), dann musste es erst noch einmal bearbeitet werden und schließlich wurde es irgendwo abgelegt, wo es im Zweifel nicht mehr wieder gefunden wurde. Diese Funktion hat den Austausch von Daten und die Kommunikation mit anderen Abteilungen oder externen Partnern deutlich vereinfacht und automatisiert, wodurch wir noch schneller auf aktuelle Informationen zugreifen können.

Am wichtigsten und überzeugendsten für mich und meine tägliche Arbeit, ist die Möglichkeit, Rollen für unterschiedliche User zu definieren. Diese Funktion ist für uns auch enorm wichtig, da nicht jeder unserer Nutzer alles sehen darf. Je nachdem, ob es um interne Kollegen oder externe Partner geht, dürfen schon alleine aus rechtlichen Gründen nur die jeweils nutzbaren Inhalte sichtbar sein im 4ALLPORTAL. Besonders die Rolle unserer Kunden muss ganz genau und eng definiert sein. Denn diese sollen ja nur die für sie individuell definierten und erstellten Bilder sehen und herunterladen können.

Das 4ALLPORTAL überzeugt uns in vielen Bereichen, jedoch gibt es beim Rechtemanagement einen Aspekt, der unserer Meinung nach Verbesserungspotenzial bietet. Aktuell wird für das Dateirechtemanagement sowohl die Digital Rights Konfiguration als auch das Freigabemodul genutzt. Die entsprechenden Filter und Einstellungsmöglichkeiten dahinter sind immens. Eine etwas schlankere und effizientere Lösung, die die Funktionen beider Module besser integriert oder vereinfacht, könnte hier den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Handhabung weiter optimieren.

Wir haben über das 4ALPORTAL vor allem das Problem und sehr relevante Thema der Rechtevergabe bzw. klar differenzierter Rollen bzw. User gelöst. Damit kann jeder unserer User in ihrem jeweiligen Nutzungsbereich relativ eigenständig arbeiten. Zudem ist gerade für unsere externen Partner die Suche nach Bildern und Dateninformationsblättern enorm wichtig. Deshalb ist die entsprechende Verschlagwortung und die Befüllung der jeweiligen Meta Daten von hoher Bedeutung. Und falls wir doch einmal Probleme haben, die wir selbst nicht lösen können, muss ich an dieser Stelle die Kundenbetreuung des 4ALLPORTALs loben.

Die eigentlich simple Herangehensweise und Umsetzung im Tool. Denn im Grunde ist das 4ALLPORTALeigentlich nur eine digitale Ablage für Dateien. Die Umsetzung ist für uns relativ intuitiv und man kennt sich nach wenigen Nutzungen bereits relativ gut aus. Zumindest in unserer Darstellungs- und Nutzungsform gilt das so. Der einfache und unaufgeregte Aufbau im 4ALLPORTAL war und ist für uns alle das beste am Tool.

Ich persönlich habe so meine Probleme beim Upload von neuen Assets. Bzw. habe ich vor allem Probleme, wenn ich viele neue Dateien gleichzeitig hochladen will. Leider kam es dabei schon häufiger vor, dass das System den Upload abgebrochen hat. Ich behelfe mir mittlerweile damit, dass ich einfach mehrere kleinere Pakete hochlade und dann funktioniert es in der Regel auch.

Für uns bei visitBerlin hat die Einführung des 4ALLPORTALS vor allem folgende Vorteile mit sich gebracht: 1. Wir können damit jetzt auch die Presse zentral mit nützlichen und aktuellen bzw. freigegeben Materialien versorgen. 2. Fotografen können mittlerweile selbst ihre Bilder direkt im 4ALLPORTAL hochladen. Das vereinfacht unsere Prozesse extrem. Und 3. jeder Nutzer - egal ob intern oder extern - kann von uns als Admin mit den nur für ihn notwendigen Rechte und Rollen ausgestattet werden!

Für alle Assets wird unabhängig von der Datenart eine Vorschau angezeigt. Außerdem ist das verschlagworten mit Metadaten sehr einfach.

Um alle Vorteile der Desktop App müssen allen Usern dazu umfangreiche Rechte inklusive Schreibrechten gewährt werden.

Das Tool ist perfekt geeignet um einfach und schnell Assets auch mit eExternen zu teilen.

Mir selbst im Vertrieb gefällt am Besten, dass wir durch die Einführung des 4ALLPORTALS endlich ein zentrales System für alle interne Kollegen aber auch externe Partner bereitstellen konnten. Denn mit unserem vorherigen Anbieter war dies nicht möglich. So können wir nun mit dem 4ALLPORTAL auch Händler und Fensterbauer per Nutzer registrieren und ihnen die jeweiligen Bilder und Daten zur Verfügung stellen, die sie jeweils brauchen bzw. sehen dürfen.

Grundsätzlich komme ich mit dem 4ALLPORTAL gut zurecht und habe keine großen Kritikpunkte. Einzig die teilweise relativ langen Ladezeiten könnten aus meiner Sicht noch verbessert werden. Denn vor allem, wenn man mehrere verschiedene Sachen im DAM-System suchen muss, frisst das unnötig Zeit und bremst aus.

Bei profine lösen wir mit dem 4ALLPORTAL vor allem 3 große Probleme: 1. Wir haben eine umfangreiche Suchfunktion eingeführt, über die möglichst flexibel alle Daten sortiert bzw. gefunden werden können. 2. Wir können unsere Assets aus dem System heraus auch per E-Mail versenden an Partner, Händler, Fensterbauer etc. Und 3. musste das System intuitiv nutzbar sein und eine ansprechende Nutzeroberfläche haben. Denn unsere Nutzer kennen solche Tools größtenteils nicht und müssen sich möglichst schnell und einfach zurecht finden.

Am meisten beeindruckt mich die Vielseitigkeit des 4ALLPORTALs. Es ist unglaublich anpassungsfähig, da die leistungsstarke Core Engine es ermöglicht, die Software genau auf verschiedene Datenstrukturen und Anforderungen abzustimmen. Ob ein DAM oder ein PIM benötigt wird oder sogar die Verwaltung des Inventars eines Museums ansteht – die Software bietet Lösungen, die sich je nach Bedarf konfigurieren lassen. Ein besonderes Highlight ist der API-first-Ansatz, der es ermöglicht, nahezu jede Funktion als API bereitzustellen. Dies eröffnet eine Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten und Erweiterungen. Die Benutzeroberfläche ist sowohl benutzerfreundlich als auch anpassbar, während automatische Verschlagwortung und Workflows für eine hohe Automatisierung sorgen. Außerdem ist die Rechteverwaltung flexibel und leistungsstark, was die Verwaltung und Sicherheit deutlich erleichtert. Ein weiterer großer Vorteil ist die einfache Bedienung. Die umfangreichen Funktionen können bei Bedarf erweitert werden, und dank der praktischen Suchfilter und Importverschlagwortung lassen sich Dateien und Bilder schnell finden. Besonders nützlich ist die Möglichkeit, Dateityp und Bildgröße vor dem Download auszuwählen – so entfällt das nachträgliche Bearbeiten der Bilder in einer Fotobearbeitungssoftware.

Trotz der vielen Stärken gibt es einige Punkte, die im 4ALLPORTAL noch Verbesserungspotenzial bieten. Die Rechteverwaltung ist zwar sehr leistungsfähig, wirkt jedoch an manchen Stellen etwas komplex und gewöhnungsbedürftig. Die nahezu unbegrenzten Konfigurationsmöglichkeiten des Systems sind einerseits ein großer Vorteil, stellen andererseits aber auch eine Herausforderung dar. Es kann schwierig sein, die perfekte Umsetzung für spezifische Use Cases zu finden. Daher ist eine sorgfältige Planung und ein durchdachtes Design der Konfiguration essenziell, damit das 4ALLPORTAL die gewünschten Funktionen optimal abbildet. Auch im Bereich Styling gibt es noch Luft nach oben. Zwar sind viele Anpassungen möglich, jedoch gestaltet sich das Hinzufügen oder Anpassen bestimmter Elemente teilweise recht aufwendig. Dennoch ist es machbar, weshalb diese Kritik eher als Detail zu sehen ist.

Das 4ALLPORTAL überzeugt durch zahlreiche Vorteile, insbesondere wenn es um die Zusammenarbeit und die Organisation digitaler Dateien geht. Es erleichtert den Arbeitsalltag erheblich, indem es eine effiziente Verwaltung von digitalen Assets und eine präzise Rechtevergabe ermöglicht. Dank des ausgefeilten Rollen- und Rechte-Systems hat jede Person nur Zugriff auf die Inhalte, die sie benötigt, was sowohl Sicherheit als auch Transparenz in der Zusammenarbeit gewährleistet. Ein weiterer Pluspunkt ist die zentrale Verwaltung von Dateien wie Bildern und anderen digitalen Assets. Teams aus verschiedenen Bereichen können dadurch unabhängig und effizient arbeiten, ohne auf zusätzliche Systeme angewiesen zu sein. So kann beispielsweise das Visual Arts Team Bilder eigenständig hochladen und verwalten, ohne dafür direkten Zugriff auf den Webshop zu benötigen.

Am besten gefällt mir, dass das System flexibel anpassbar ist, sobald man die Logik versteht. Es überzeugt durch eine übersichtliche Struktur und bietet hilfreiche Funktionen wie Massenbearbeitungen, ordnerbasierte Verschlagwortungen und Filteroptionen. Besonders hervorzuheben ist die moderne Systemarchitektur, die eine individuelle Konfiguration und Erweiterung ermöglicht, ohne dabei Stabilität und Performance einzuschränken. Durch die REST-API ist eine einfache Integration gewährleistet, und mit Java Spring können auch komplexe Automatisierungen umgesetzt werden. Zudem ist es einzigartig, eine detaillierte und anpassbare UI nach Rollen, Klassen und Geräten bereitzustellen.

Für mich gibt es keine umfassenden Nachteile. Klar gibt es immer Kleinigkeiten, die man selbst individuell anders gestalten oder umsetzen wollen würde. Aber insgesamt entsprecht das 4ALLPORTAl perfekt unseren Anforderungen.

Das 4ALLPORTAL vereinfacht für uns die zentrale Verwaltung von Produkt- und Bilddaten und bildet die Basis für eine effiziente Datenorganisation. Es ermöglicht uns eine zentrale Quelle für Digital Assets, Produktinformationen, Preise, Kontakte und mehr, die nahtlos in Systeme wie ERP, CMS oder Print integriert werden können. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, sowohl länderübergreifende Produktdaten als auch komplexe Datenmodelle flexibel abzubilden – eine Stärke, die viele andere Systeme nicht bieten. Die Kombination aus DAM und PIM in einer einzigen Software ist für uns ein großer Vorteil, da sie die Versorgung verschiedener Vertriebskanäle und die Qualitätssicherung der Daten erheblich vereinfacht.

Das 4ALLPORTAL ist die zentrale Drehscheibe für die Verwaltung und Organisation unserer Mediendateien wie Bilder, PDFs und Videos. Es bietet eine übersichtliche Struktur und ermöglicht einen schnellen, flexiblen Zugriff – egal, wo wir uns gerade befinden. Die intuitive Benutzeroberfläche sowie leistungsstarke Such- und Filteroptionen machen es kinderleicht, gewünschte Dateien in kürzester Zeit zu finden. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, individuelle Filtereinstellungen abzuspeichern, was den Arbeitsalltag erheblich erleichtert. Die Plattform revolutioniert auch den Dateiaustausch: Inhalte können mühelos hochgeladen und sicher mit Partnern, Kunden oder externen Beteiligten geteilt werden. Dank der eTicket-Funktion behalten wir die volle Kontrolle, indem wir festlegen können, wie lange und in welchem Umfang Empfänger Zugriff auf bestimmte Dateien haben. Zudem profitieren unsere Kunden von einem maßgeschneiderten Zugang zu ihren Werbematerialien, die wir übersichtlich und individuell für sie bereitstellen.

Zu Beginn ist einem das volle Potenzial der Software oft nicht bewusst. Hätten wir dies früher erkannt, hätten wir die Anforderungen nicht unnötig erhöht und den Livegang verzögert. Die vielen Konfigurationsmöglichkeiten erfordern eine ausgewogene Balance zwischen Individualisierung und überschaubarer Komplexität, um Projekte effizient umzusetzen. Trotz des erhöhten Aufwands hat sich der Einsatz am Ende mehr als gelohnt.

Das 4ALLPORTAL hat unsere Arbeitsprozesse deutlich effizienter und strukturierter gemacht und bietet gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit bei der Verwaltung und dem Austausch von Mediendateien. Nach der Ablösung unseres bisherigen DAM-Systems haben wir die wichtigsten Funktionen geprüft und übernommen. Während die technische Überführung unserer ordnerbasierten Arbeitsweise unproblematisch war, erforderte das neue Design des 4ALLPORTAL eine Umstellung. Die Plattform unterstützt uns hervorragend bei der Verwaltung von Assets und Metadaten, insbesondere durch die ordnerbasierte und massenhafte Verschlagwortung.

In den 4 Jahren, in denen wir mit 4ALL zusammenarbeiten, haben wir selten ein 'geht leider nicht' bekommen. Durch die Flexibilität im System sind nahezu alle Anforderungen umsetzbar

Verbesserungspotential gibt es hauptsächlich eher im Bereich des Stylings. Auch wenn bereits schon einiges möglich ist, lassen sich manche Elemente nur kompliziert hinzufügen bzw. kompliziert stylen. Aber immerhin ist es machbar, daher ist es 'Jammern auf hohem Niveau'.

Wir verwalten unsere Produkte im 4ALL Portal, von wo aus sie auch mit unserem Webshop verknüpft sind. So lassen sich Produktdaten, sowie Produkttexte ganz einfach verwalten. Besonders hilfreich für uns ist, dass die Menschen aus den verschiedensten Bereichen nun selbst ihre Daten im Webshop pflegen zu können. Das Visual Arts Team kann beispielsweise eigenständig Bilder hochladen, ohne Zugriff auf den Webshop selbst zu brauchen. Außerdem nutzen wir das tolle DAM von 4ALL, um unser Bildmaterial zu verwalten. Das alles geht nur, weil das Rollen- und Rechte System enorm ausgeklügelt ist und man sicherstellen kann, dass alle genau das sehen, was sie sehen sollten aber nicht sehen können, was sie nicht sehen dürfen. Ein weiterer Vorteil ist die Art, wie die verschiedenen Bausteine im System zusammengreifen.

Die Flexibilität und Anpassbarkeit der Softwarelösung ist eine große Stärke. Es ist nahezu jede Anforderung umsetzbar. Die Konfiguration der Software ist einfach und schnell. Desweiteren ist die verheiratung von Produktdaten und Bilddaten an einer Stelle eine große Stärke. Die Anbindung von Umsysstemen an 4AllPortal durch die API Schnittstellen ist ebenso einfach. Es können sehr schnell eigene Endpunkte erstellt werden auch mit komplexeren Logiken.

Der Vorteil kann Nachteilig sein, dadurch das die Lösung so flexibel ist können dort Anforderungen sehr einfach Umgesetzt werden die perse nicht in das PIM oder DAM gehören. Die UI könnte man eventuell verbessern aktuell ist dies aber auch nur nice to have.

Produktdaten und Bilddaten aus einer Quelle Zentralisiert. Anbindung von Kanälen an das PIM DAM um diese mit Produktdaten und Bilddaten zu versorgen. Länderübergreifende Produktdaten werden mit diesem System abgebildet.

praktische Verschlagwortung, gut erkennbare Nutzungsrechte, sehr intensive persönliche Betreueung und Implementation individueller Wünsche

dass wenn sich nicht alle an die Regeln beim Upload halten, schnell Unordnung herscht, fehlendes InDesign Plugin für Mac

Asset Management, schneller Überblick und gute Filterung

Das DAM gibt uns eine großartige Möglichkeit Mediendateien zentral zu verwalten und auszutauschen. Durch die hohe Benutzerfreundlichkeit und intuitive Handhabung, ist der Dateien- und Informationsaustausch innerhalb der Teekanne Group und mit externen um ein vielfaches einfacher. Die Dateien sind seit dem viel übersichtlicher geordnet und damit für interne und außenstehende schneller aufrufbar.

Die Anpassung von Metadaten und Rollen bedarf etwas Übung. Jedoch ist der Aufwand in Anbetracht des Nutzens zu vernachlässigen.

Zuvor hatten wir eine dezentrale Verteilung von Mediendateien, wodurch der Datenaustausch suboptimal verlief. Der Austausch zwischen Abteilungen dauerte lange und war anstrengend. Das wurde durch das DAM von 4ALLPORTAL gelöst.

Wir verwenden 4ALLPORTAL, um unsere Dateien (DAM) zu verwalten und unsere Produktinformationen (PIM) zu pflegen. Das 4ALLPORTAL wurde angepasst und mit unserem Firmenlogo und unseren Farben versehen. So wurde die Software schnell als "Teil von uns" akzeptiert und genutzt. Dateien und Informationen werden nun schnell und selbstständig gefunden. Viele Aufgaben sind automatisiert. Wir pushen Informationen aus dem 4ALLPORTAL direkt in viele andere Kanäle.

Das 4ALLPORTAL ist der Ferrari unter den DAM/PIM-Softwares. Die Möglichkeit, DAM und PIM in einer Software zu haben, ist unschlagbar. Für eine effiziente Nutzung von Tag 1 an, sollte die Einarbeitung in 4ALLPORTAL mit einem Berater erfolgen. Hier können 4ALLPORTAL und seine Implementierungspartner helfen!

Nachdem wir uns entschlossen hatten, 4ALLPORTAL in einer Demo anzusehen, kam die Software schnell in die engere Wahl. Die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit ist top! Wir waren auf der Suche nach einer Software, die nicht nur unsere aktuellen Bedürfnisse abdeckt, sondern auch in der Zukunft eingesetzt werden kann. Mit 4ALLPORTAL haben wir diese Möglichkeiten. Auch der Support ist schnell und bis jetzt waren alle Mitarbeiter super hilfreich.

Mit 4ALLPORTAL hat man ein Tool, dass mit einem "aufwächst". Wächst das Unternehmen ändern sich Anforderungen. Das Tool ist dabei wandelbar wie ein Chamäleon und erfüllt immer wieder neue needs bei uns. Das alles dann noch in unserem Corporate Design, als wäre es "unsere" Software.

Es gibt keine Art "Academy" in der man selbstständig das Tool erlernen kann. Neuerungen kommen meist direkt vom Hersteller oder müssen erfragt werden.

Mit dem DAM organisieren wir unsere Dateien und sparen uns so viel Zeit. Wie wir alle Wissen ist Zeit = Geld.. zumindest auf der Arbeit ;)

Wir sind begeistert von unserer gemeinsamen Datenbank für alle unsere Mediendateien wie Bilder, PDF, Videos etc. auf die auch Partner und Kunden Zugriff haben.

Insgesamt sehe ich keine Nachteile beim 4ALLPORTAL. Wenn ich mal Probleme hatte, hat das zuständige Support-Team diese sehr schnell gelöst.

Das Teilen von Inhalten wird enorm erleichtert. Wir können unsere Dateien einfach hochladen und haben jederzeit von überall Zugriff darauf. Auch langes Suchen bei Bild- oder Dateianfragen kommt nicht mehr vor. Per eTicket kann man sogar einstellen, wie lange der Empfänger das Asset sehen kann.