festiware

Mit festiware habe ich gleich mehrere andere Tools überflüssig gemacht. - Formulare in Google Forms -> festiware, Notion für Orga von Vulunteers -> festiware, mailchimp und telegram für info nachrichten an Mitwirkende und Artists -> festiware. Zapier für Automatisierung zwischen unseren ganzen tools -> festiware. Ich glaube der größte Gamechanger ist für uns das Mitwirkendenportal. Endlich können wir Artists und Volunteers einfach zuGriff auf die Infos geben die sie bei uns hinterlegt haben und haben volle Kontrolle was nachträglich bearbeitet oder eingetragen werden kann. Was vorher 4 Formulare und 300 emails waren, ist jetzt ein Link den wir verbreiten und fertig. Wir sparen damit wahnsinnig viel Zeit, und haben ein paar der frustrierendsten Aufgaben im Team super easy gemacht, nicth nur für uns sondern auch für alle Personengruppen mit denen wir im Austausch sind. Wir machen nur ein Event im Jahr und das ganze lohnt sich trotzdem allemal.

Die Benutzeroberfläche ist nicht ganz so modern wie ich mir das erhofft hatte. Also wenn man sich mal zurecht gefunden hat, ist es toll so viele Funktionen so kompakt beisammen zu haben. Aber bis man da angekommen ist, gibt es viel zu lernen. Zum Glück kann man jede Woche kostenlos an Calls teilnehmen bei denen Fragen geklärt werden. Ohne die Unterstützung in den ersten Wochen wäre ich manchmal ein bisschen verzweifelt. Ich habe das Team von festiware als super engagiert erlebt beim support, aber wenn sie ihre Tool noch etwas übersichtlicher gestalten würden, dann könnten sie sich glaube ich eine Menge doofer Fragen von uns sparen.

Kommunikation mit Artists, Volunteers, Dienstleistern, Standbetreibern etc. - alles viel einfacher mit Formularen, Emails, PDF Exporten, gemeinsamer Zugriff auf hinterlegte Daten, Automatisierungen von Workflows. Essensplanung, mit Gutscheinen, Bedarfsanmeldung, Mengenkalkulation. Ticketverkauf und Einlasskontrolle. Schichtplanung und Verbreitung von Infos im Team. Der größte Vorteil ist die enorme Zeitersparnis in der Kommunikation und Datenverwaltung. Man hat endlich wirklich alles an einem Ort und dadurch passieren auch viel weniger Fehler, weil das Team sich immer schnell informieren kann und alles sauber dokumentiert ist.

Festiware bietet eine solide Lösung für die Event-Organisation und überzeugt durch eine Reihe von Funktionen, die Best-Practice-Standards abdecken. Die Software ermöglicht eine schnelle Anpassung an individuelle Prozesse, was die Standardisierung von Abläufen in der Veranstaltungsplanung vereinfacht. Die Verzeichnisstrukturen sowie die Verwendung von Aktivitäten und Workflowschritten sind in allen Modulen durchweg intuitiv gestaltet und leicht anzuwenden. Besonders positiv hervorzuheben ist das benutzerfreundliche und übersichtliche GUI, das die Handhabung der Software selbst für weniger erfahrene Nutzer erleichtert. Auch in puncto Performance liefert Festiware ab: Selbst bei schwacher Internetverbindung läuft die Anwendung zuverlässig. Insgesamt eine empfehlenswerte Lösung für alle, die eine einfache, intuitive und leistungsstarke Software für das Event-Management suchen.

Obwohl Festiware in vielerlei Hinsicht überzeugt, gibt es einige Aspekte, die aus unserer Sicht noch Optimierungspotenzial bieten. Ein Punkt, der uns aufgefallen ist, betrifft die Verwaltung der Personentypen: Es war nicht möglich, Einzelpersonen, die über das System (z.B. per Formular) angelegt wurden, nachträglich einem Gruppenpersonentyp zuzuordnen. Eine solche Funktion wäre äußerst hilfreich, um die Flexibilität und Übersicht in der Personenverwaltung zu erhöhen. Zudem würden wir uns über regelmäßige Change-Log-Newsletter bei neuen Updates freuen. So könnten wir stets über Änderungen und Neuerungen informiert bleiben, ohne diese aktiv im System nachverfolgen zu müssen.

Die Software bietet uns eine einfache Möglichkeit, ein Shopsystem für das Ticketing bereitzustellen, sowie eine Zugehörige mobile Scan-App für die validieren der Ticketcodes am Einlass, was den gesamten Verkaufsprozess erheblich professionalisierte. Besonders praktisch sind auch die unkomplizierten Formulare zur Akquise von Helferinnen und Helfern sowie zur Datenerfassung für Künstler und Teammitglieder. Dies spart uns viel Zeit und erleichtert die Übersicht über alle Beteiligten. Ein weiterer großer Vorteil liegt in der Funktion zur Erstellung und Verwaltung der Running Order und der Schichtpläne, welche mit den Personendaten verknüpft werden konnten. So behielten wir stets den Überblick über alle geplanten Programmpunkte und Einsatzzeiten.

Der Kundensupport und die gemeinsame Weiterentwicklung des Tools sind für uns bemerkenswert. Wir würden festiware auch anderen Konferenzen und Messen empfehlen.

Bis jetzt haben wir keine negativen Punkte festgestellt und möchten auch in Zukunft mit dem Tool weiterarbeiten.

Wir nutzen festiware für unsere Ausstelllenden sowie für die Anmeldung der Speaker

Festiware hat meine Arbeit als Koordinatorin für Kooperationen bei unserem Festival enorm erleichtert! Die Plattform bietet eine gute Übersicht über alle gelisteten Partner, was die Kommunikation effizient macht. Besonders hilfreich finde ich die Suchfunktion, mit der ich gezielt nach Partnern filtern kann – das spart enorm viel Zeit. Die Möglichkeit, automatisierte E-Mails zu versenden, sei es für Updates, Ticket- oder Rabattcodes spart nicht nur Zeit, sondern hilft dabei, professionelle Partnerschaften zu pflegen. Sie bleiben auf dem neuesten Stand, ohne dass ich jede Nachricht manuell erstellen muss.

Die Plattform hat grundsätzlich sehr gute Funktionen, allerdings wäre eine noch intuitivere Benutzerführung für neue Nutzer wünschenswert

Mit Festiware lassen sich komplexe Partnerverwaltungen effizient organisieren und die Kommunikation erheblich vereinfachen. Die Plattform ermöglicht automatisierte E-Mail-Prozesse sowie eine einfache Verwaltung von Tickets und Rabattcodes. Dadurch wird der administrative Aufwand reduziert und die Koordination von Partnerschaften bei Veranstaltungen deutlich optimiert.

Kann bestens an unsere Bedürfnisse angepasst werden und automatisiert viele Workflows die sonst manuell durchgeführt werden müssten. Spart eine Menge Zeit, insbesondere bei Kommunikation mit Künstlern, Freiwilligen und Gästen. Zudem integriert Festiware direkt einen Online Shop mit vielen Möglichkeiten Tickets für unterschiedlichste Kategorien anzulegen. Gäste sind direkt im System registriert.

Das Erstellen von Formularen könnte verbessert werden. Es ist etwas umständlich diese anzulegen, jedoch sobald einmal konfiguriert, sind diese auch in zukünftigen Veranstaltungen übertragbar.

Automatisierung von Arbeitsabläufen. So können sich Künstler direkt über Festiware anmelden und starten dann in den Auswahlprozess. Bei jedem Schritt kann der/die KünstlerIn automatisch informiert werden, z.B. über den Zeitplan, Unterkunft, etc. Auch wird die Vertragsabwicklung direkt über Festiware geregelt werden. All diese Schritte wurden vorher manuell über e-mail und word erledigt, was enorm Zeit einspart. Und das ist nur ein Workflow, gleiches gilt für Freiwillige, Gäste, Händler, und so weiter.

Festiware bietet eine Komplett-Lösung an. Ich finde es super in einem Tool das Ticketing, Booking, Contracting und Scheduling abdecken zu können. Der Support und die kontinuierliche Weiterentwicklung ist super! Man merkt, dass dieses Tool von Menschen entwickelt und betrieben wurde, die selbst aus der Festivalbranche kommen. Sehr nah an der Praxis!

Die Einarbeitung in das Tool ist durch die Komplexität der Funktionsweisen (welche super sind) ein längerer Prozess.

Ticketing (bei dem wir selber schnell Anpassungen vornehmen können und nicht auf externen Support angewiesen sind ). Application & Contracting von Artists sowie Volunteer-Management.

Im letzten Jahr haben wir uns für Festiware entschieden, um die Organisation unseres Festivals mit rund 2.500 Besuchern zu optimieren, und sind sehr zufrieden mit der Entscheidung. Lobend zu erwähnen sind hier vor allem der Support und die Betreuung, die wir während der gesamten Vorbereitung erfahren haben. Jedes Mal, wenn Fragen oder Probleme aufkommen, ist das Team schnell zur Stelle, hat uns geholfen und stets eine Lösung gefunden (oder entwickelt). Es fühlte sich nie wie eine „Standardbetreuung“ an – die Unterstützung war immer individuell und sehr engagiert. Ein weiterer großer Pluspunkt ist, dass Festiware kontinuierlich weiterentwickelt wird. Die Plattform wächst und verbessert sich ständig, basierend auf den Bedürfnissen der Nutzer. So hatten wir immer das Gefühl, dass unsere Anforderungen und Wünsche gehört werden, was für uns als Veranstalter sehr wichtig ist. Für das kommende Jahr haben wir uns entschieden, Festiware weiterhin zu nutzen und die Funktionen noch weiter auszubauen, um alle Bereiche unserer Festivalorganisation noch effizienter abzubilden – insbesondere im Bereich Vertragsmanagement.

Es gibt einige kleinere Dinge, die noch nicht ganz rund laufen. Da Festiware eine noch relativ neue Software ist und regelmäßig neue Features hinzukommen, kommt es hin und wieder zu Bugs, die den Arbeitsfluss stören können – vor allem, wenn man gerade dabei ist, neue Funktionen in die eigene Routine zu integrieren. Glücklicherweise reagiert das Team schnell und behebt die Probleme zeitnah. Ein weiterer Punkt, an dem noch gearbeitet werden kann, ist die Intuitivität der Software. Einige Funktionen sind noch nicht ganz selbsterklärend und erfordern etwas Einarbeitung. Auch hier tut sich aber etwas, und wir sehen bereits Fortschritte, dass die Anwendung benutzerfreundlicher wird.

Mit Festiware konnten wir eine Vielzahl von organisatorischen Herausforderungen bei der Planung und Durchführung unseres Festivals effizient lösen. Insbesondere bei der Registrierung der verschiedenen Personengruppen und Dienstleister war die Software eine große Hilfe. Sie hat es uns ermöglicht, alle relevanten Informationen an einem Ort zu verwalten und unkompliziert zu integrieren. Auch die Volunteerplanung und die Nutzung des Schedulers haben den gesamten Ablauf stark vereinfacht. Die Verwaltung von Zeitplänen, Aufgaben und Ressourcen wurde so deutlich strukturierter und transparenter. Ein weiteres Problem, das wir mit Festiware lösen konnten, war die effektive Kommunikation mit allen Beteiligten – sei es das Team, die Dienstleister oder die Volunteers. Die Möglichkeit, Briefings und wichtige Informationen direkt in der Plattform zu organisieren und zu teilen, hat viel Aufwand gespart und Missverständnisse minimiert. Die größten Vorteile liegen in der Zeitersparnis und Effizienzsteigerung, die Festiware bei der Eventplanung mit sich bringt. Durch die zentrale Verwaltung aller relevanten Daten und Aufgaben konnten wir viele Prozesse automatisieren und vereinfachen. Der Support ist ein weiterer Vorteil: Das Team von Festiware ist extrem hilfsbereit und schnell, wenn es um die Lösung von Problemen oder die Integration neuer Features geht. So konnten wir sicher sein, dass wir bei auftretenden Schwierigkeiten jederzeit Unterstützung bekommen. Ein weiterer Vorteil ist die stetige Weiterentwicklung der Software. Da Festiware kontinuierlich neue Funktionen hinzufügt und die bestehenden Features verbessert, haben wir das Gefühl, dass die Plattform immer besser wird und sich an unsere Bedürfnisse anpasst. Auch wenn es in der Anfangsphase hier und da kleinere Bugs oder unerwartete Hürden gab, wurde schnell reagiert, und wir konnten die Software problemlos weiter nutzen.

- gewachsene Struktur mit vielen Möglichkeiten zur Personalisierung - extrem schnelle Reaktionszeit des Support-Teams - zwingt zu strukturiertem Arbeiten - extrem schnelle Feature-Entwicklung - gutes Preis-Leistungs-Verhältnis - starkes Team

- punktuell hinkt die Dokumentation der Feature-Entwicklung hinterher - manche Features haben Kinderkrankheiten, werden aber schnell behoben

- strukturierte Erfassung von Kundendaten - Bewerbungen - automatisierte Prozesse - Teilnehmerkommunikation - Zugangssteuerung - Ticketing