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eQMS Suite
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Last edited: April 2026
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- Whitepaper - dls | document control
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- Whitepaper - dls | training management & e-learning.PDF
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- Whitepaper - dls | change control - Das digitale Änderungsmanagement.pdf
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- Whitepaper - dls | deviation control.pdf
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- Whitepaper - dls | capa - digital Corrective and preventive actions.pdf
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- Whitepaper - dls | complaint - Digitales Beschwerdemanagement.pdf
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- Whitepaper - dls | technical documentation - Digit. Technische Dokumentation.pdf
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- Whitepaper engamp® change control.PDF
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- Whitepaper engamp® supplier qualification.PDF
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- Whitepaper engamp® document control.PDF
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- Whitepaper engamp® training management
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Item 1 of 11
eQMS Suite Reviews (16)
AI-generated summary
What users say about eQMS Suite
Based on 16 reviews
eQMS Suite offers companies significant added value through excellent document control, which is often considered the core. In addition, eQMS Suite solves complex problems with highly useful CAPA management. However, there are also drawbacks when using eQMS Suite. The user interface is functional but looks visually outdated. Furthermore, eQMS Suite becomes noticeably slower when processing large data volumes. Finally, the initial implementation and validation of eQMS Suite prove to be complex and anything but easy.
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“Mit der eQMS Suite haben wir endlich die volle Kontrolle über Dokumente, Schulungen und CAPAs.”
Source of review
4.5
D
In the last 12 months
Dennis
Validated Reviewer
Quality Manager at
RAUMEDIC AG
- 1001+ employees
- Industry: Medical Devices
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
•Die Software leitet einen Schritt für Schritt durch Freigaben, Schulungen oder CAPA-Prozesse. Man muss nicht ständig Handbücher wälzen• Am System selbst liebe ich, dass alles revisionssicher dokumentiert wird, egal ob Änderungen an Dokumenten, Freigaben oder CAPA-Schritte. • Mir gefällt auch, dass die eQMS Suite keine Insellösung ist, sondern Schnittstellen zu ERP, LIMS & Co. hat. Daten sind konsistent, wir müssen nichts doppelt pflegen.
What did you not like?
• Performanceoptimierung bei großen Datenmengen / hoher Benutzerlast, eventuell bessere Caching, schnellere Filteralgorithmen, oder asynchrone Nachladefunktionen. • Verbesserte Übersichtlichkeit, z. B. ein QM-Cockpit, das mir auf einen Blick zeigt: fällige Trainings, offene CAPAs, Lieferanten mit ablaufenden Zertifikaten etc., ohne dass ich tief ins System springen muss. • UI/UX Optimierungen in gewissen Bereichen, z. B. beim Navigieren durch Versionen, beim Vergleichen von Änderungen, manchmal ist der Vergleich nicht auf Anhieb klar.
Which problems are you solving with the product?
• Die Software schlägt bei uns fünf Fliegen mit einer Klappe: Dokumentensteuerung, CAPA-Management, Schulung/Bescheinigungen, Change-Control-Prozesse und eine Art Mini-SOP. • Wir haben digitale Trainingsmodule, die über eQMS laufen. Mitarbeitende klicken sich durch, absolvieren Wissenstests und ihre Zertifikate landen direkt ins Mitarbeiterprofil. Jeder sieht im Dashboard, wer wann wofür qualifiziert ist. • Wir verbinden die eQMS Suite mit unserem ERP-System (SAP S/4HANA) und dem LIMS (inhouse-entwickelt). Bestellnummern, Chargennummern, Dokumentverknüpfungen, es läuft alles synchron.
“Trotz ein paar Startschwierigkeiten würde ich die eQMS Suite jederzeit wieder einführen.”
Source of review
4.5
A
Older than 12 months
Abdulwahab
Validated Reviewer
Leiter QM-Lieferantenqualifizierung at
Nordmark Pharma GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Das Schulungsmanagement ist ein echter Gamechanger. Mitarbeiter kriegen ihre Trainings automatisch zugewiesen, wir können Nachweise und Lernergebnisse digital tracken. Kein Zettelwirtschafts-Grab mehr. Wen ein Inspektor reinkommt, brauche ich nicht mehr in Ordnern kramen. Ich ziehe die Reports direkt aus dem System. Ich hatte noch nie so entspannte Audits wie in den letzten zwei Jahren. Die Suite ist modular, das heißt wir haben klein angefangen (Dokumentenlenkung) und dann Schritt für Schritt erweitert. Das war super angenehm für Change-Management im Team.
What did you not like?
Die Einführung und Validierung des Systems war richtig Arbeit. GxP-konforme Software kommt halt nicht mit „Installieren und fertig“. Man braucht Zeit, Nerven und Leute, die sich reinknien. Auch die Usability könnte hier und da etwas schlanker sein. Die Integration ins ERP war ein eigenes Projekt, da haben IT und wir im QM schon ordentlich geschwitzt.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen die eQMS Suite querbeet, angefangen bei der Dokumentenlenkung (endlich kein Chaos mehr mit zig Versionen von SOPs in irgendwelchen Ordnern), über Lieferantenmanagement, bis hin zu CAPA und Abweichungsmanagement. Besonders in der Lieferantenqualifizierung spielt das Ding seine Stärke aus. Ich habe für jeden Lieferanten eine saubere digitale Akte, kann Auditberichte, Fragebögen, Verträge und Qualifizierungsstatus zentral ablegen, versionieren und mit meinem Team teilen. Besonders wichtig für mich, das System ist voll konform mit allen relevanten Regularien von GxP über ISO bis hin zu 21 CFR Part 11.
“Die Einführung von eQMS war ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Compliance.”
Source of review
4.5
T
Older than 12 months
Torsten
Validated Reviewer
Quality Engineer Packaging at
Rottendorf Pharma
- 51-1000 employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Mit der eQMS Suite kein händisches Nachlaufen mehr. Ob es um die Freigabe einer geänderten Packmittel-Spezifikation geht oder um ein CAPA aus einer Abweichung, der Workflow zieht automatisch die richtigen Leute rein. Jede Änderung, jede Signatur, jede Lesebestätigung ist lückenlos dokumentiert. Gerade im GxP-Umfeld macht uns das das Leben leichter. eQMS ist ein komplexes System, aber nach ein paar Wochen Eingewöhnung arbeitet man damit fast schon intuitiv. Ich kann Dokumente direkt suchen, filtern, mit Metadaten verknüpfen.
What did you not like?
Wenn du mal 20 Versionen einer SOP durchklickst oder nach speziellen Metadaten filterst, merkt man, dass das System ein bisschen schwerfällig werden kann. Gerade in stressigen Momenten wünscht man sich, dass es einen Ticken schneller läuft. Schulungsbestätigungen sind zwar super integriert, aber viele Kollegen finden es etwas mühsam, dass man für jede noch so kleine Anweisung einen elektronischen Lesebeleg abgeben muss. Klar, regulatorisch notwendig, aber aus User-Sicht manchmal Overkill.
Which problems are you solving with the product?
Im Bereich Verpackung haben wir eine irre Menge an qualitätsrelevanten Dokumenten. Alles das steuern wir inzwischen direkt über eQMS. Neue Dokumente werden dort erstellt, gehen automatisch durch definierte Review- und Freigabeschleifen, Versionierung passiert sauber im Hintergrund und jeder Mitarbeiter im Packaging hat über sein Dashboard immer die aktuelle Version im Zugriff. Besonders cool finde ich die Schulungsintegration, wenn eine neue SOP zur Verpackungslinie online geht, erzeugt das System automatisch Schulungsaufgaben für die Kollegen. Die können die Inhalte direkt im System durcharbeiten und elektronisch bestätigen.
“eQMS Suite ist unser Wirkstoff für Ordnung im QM!”
Source of review
4.0
S
Older than 12 months
Susan
Validated Reviewer
Quality Manager at
Aristo Pharma GmbH
- 1001+ employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Alles ist miteinander vernetzt, keine isolierten Module, keine Insellösungen. Vom Dokument über die Schulung, von der Abweichung bis zur CAPA, vom Change bis zur Wirksamkeitsprüfung: Der rote Faden ist durchgängig erkennbar. Updates, Sicherheit und Datenschutz laufen reibungslos. Wir mussten unsere IT-Abteilung nicht erst um Hilfe bitten, sondern konnten sofort starten. Das System erfüllt sämtliche Anforderungen an die Validierung (Stichwort Annex 11 / 21 CFR Part 11) und liefert die erforderlichen Nachweise.
What did you not like?
Die Suchfunktion ist technisch in Ordnung, wirkt aber nicht besonders intelligent. Man muss ziemlich genau wissen, wonach man sucht, etwa Titel oder Dokumentennummer. Eine Suche mit Filtermöglichkeiten nach Kategorien wäre deutlich benutzerfreundlicher. Teilweise entsteht der Eindruck, dass das System Informationen mehrfach abfragt: Root Cause, Maßnahmen, Verantwortliche, Wirksamkeitsprüfung, alles wichtige Angaben, aber bei kleineren Themen wirkt das Vorgehen etwas überprozedural.
Which problems are you solving with the product?
Für mich liegt der größte Mehrwert im CAPA-Management. Ob aus Abweichungen, Reklamationen oder Audits, CAPAs werden direkt im eQMS angelegt. Das System zwingt uns, Ursachen sauber zu analysieren, Maßnahmen konsequent nachzuverfolgen und Wirksamkeitsprüfungen einzubauen. Auf Knopfdruck sehe ich, welche CAPAs offen sind, wer blockiert und welche bereits abgeschlossen wurden. Alles ist audit-proof. Seit wir eQMS nutzen, hatte ich mehrere GMP-Inspektionen und die Auditoren zeigen sich fast schon begeistert, wie transparent und sauber unsere Dokumentation ist.
“Das Tool ist nicht perfekt, aber verdammt nah dran an dem, was wir in der Pharmawelt brauchen!”
Source of review
4.5
J
Older than 12 months
Jenny
Validated Reviewer
Stellvertretende Leitung QS at
Lichtenheldt GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Ich sehe sofort, wo eine Abweichung hängt, welcher Kollege gerade eine Schulung nicht abgeschlossen hat oder welche CAPA überfällig ist. Ich muss niemanden mehr nerven oder anrufen, ich hab’s schwarz auf weiß. Jeder Klick, jede Änderung, jede Signatur einfach alles ist audit-sicher dokumentiert. Für jemanden wie mich, der bei Audits Rede und Antwort stehen muss, ist das ein echter Seelenfrieden. Kommt ein Auditor? Kein Problem. CAPA-Status? Zack, PDF generiert. Früher haben wir Tage damit verbracht, diese Infos zusammenzusuchen.
What did you not like?
Die Admin-Aufgaben sind teilweise recht aufwendig. Workflows anpassen oder neue Userrollen einrichten ist nicht immer intuitiv. Unsere alten Hasen im Unternehmen haben sich mittlerweile gut eingegroovt. Aber neue Mitarbeiter gucken am Anfang schon mal wie ein Reh im Scheinwerferlicht. Schulungen sind Pflicht, sonst versteht man nicht, wie alles zusammenspielt.
Which problems are you solving with the product?
Ich schreibe das hier als stellvertretende Leitung QS und gleichzeitig als einer der Admins, die das System täglich pflegen und konfigurieren. Das heißt, ich sehe beide Welten. Einerseits die strategische Ebene, wie läuft QS effizienter, wie kriegen wir unsere Compliance-Pflichten unter einen Hut und andererseits die pure Admin-Realität, wenn wieder mal ein User sein Passwort vergessen hat oder ein Workflow irgendwo hängt. Das Herzstück bei uns ist ganz klar die Dokumentenlenkung. Früher sind wir fast im Papier erstickt mit endlosen Ordnern, veralteten Versionen und unschönen Diskussionen, welche SOP jetzt eigentlich gültig ist. Heute läuft das komplett digital. Versionierung, Freigaben, elektronische Signaturen nach 21 CFR Part 11, alles drin. Training Management ist bei uns der zweite große Block. Wir koppeln Schulungen direkt an Dokumentenänderungen. Heißt, wenn ich eine SOP aktualisiere, generiert das System automatisch Trainingsaufgaben für alle relevanten Mitarbeiter.
“Die eQMS Suite schafft Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit in allen Abläufen.”
Source of review
4.5
T
Older than 12 months
Tamara
Validated Reviewer
Department Manager QMS and Regulatory Affairs at
GAIA AG
- 51-1000 employees
- Industry: Health, Wellness and Fitness
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Die Suite ist nicht nur GxP-konform, sondern auch flexibel. Wir konnten Workflows so anpassen, dass sie wirklich zu unseren Prozessen passen, statt dass wir unsere Abläufe krampfhaft dem System anpassen müssen. Ich weiß jederzeit, wo etwas hängt, sei es ein Dokument im Freigabeprozess oder eine Schulung, die noch offen ist. Ein Punkt, der mir persönlich sehr wichtig ist, ist der Support von Digital Life Sciences. Bei Fragen oder Problemen bekommen wir sehr schnelle und kompetente Antworten.
What did you not like?
Kollegen, die das System nur selten nutzen, tun sich manchmal schwer. Für Power-User wie mich ist das System perfekt, aber für jemanden, der nur mal eben ein Dokument sucht, kann es zu kompliziert wirken. Bei großen Datenmengen wird das System merklich langsamer. Manchmal dauert die Suche nach Dokumenten länger, als mir lieb ist. Die Benutzeroberfläche ist Funktional, aber optisch nicht mehr ganz so zeitgemäß.
Which problems are you solving with the product?
Die Suite basiert auf einem integrierten Dokumentenmanagementsystem, und genau das merkt man im Alltag sofort. Alles ist modular aufgebaut, wir konnten uns die Bausteine so zusammenstellen, wie wir sie wirklich brauchen. Für uns stehen dabei drei Dinge im Vordergrund: Dokumentenlenkung, Schulungsmanagement inklusive E-Learning sowie CAPA- und Abweichungsmanagement. Mit der Dokumentenlenkung haben wir endlich eine saubere und nachvollziehbare Steuerung all unserer SOPs und technischen Dokumente. Das Schulungsmanagement mit E-Learning erleichtert mir enorm die Nachverfolgung. Sobald eine Anweisung aktualisiert wird, geht automatisch eine Schulung an die richtigen Mitarbeitenden raus. Im Abweichungs- und CAPA-Modul sehe ich sofort, welche Maßnahmen offen sind, wie der Fortschritt aussieht und ob die Ursachen sauber dokumentiert wurden.
“Die eQMS Suite hat bei uns im QM wirklich eine neue Ära eingeläutet.”
Source of review
4.0
M
Older than 12 months
Markus
Validated Reviewer
Leiter Qualitätsmanagement at
Goerlich Pharma GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Alles ist verknüpft, alles hat eine klare Struktur. Ich habe auf Knopfdruck Transparenz, wo früher drei Meetings und eine Stunde Ordnersuchen nötig waren. Mitarbeiter gewöhnen sich schneller daran, als ich gedacht hätte. Das System ist zwar mächtig, aber nicht so unnahbar, wie viele andere Enterprise-Lösungen. Der Support von Digital Life Sciences ist erstaunlich schnell und nahbar. Mit wenigen Klicks habe ich alle Nachweise parat. Externe Audits fühlen sich seither eher wie ein Schaulaufen an.
What did you not like?
Die Einführung war schon ein hartes Stück Arbeit. Prozesse mussten neu gedacht, Mitarbeiter überzeugt werden. Ohne externes Projektmanagement wäre das nicht so reibungslos gelaufen. Mobile Nutzung gibt es, aber richtig intuitiv auf dem Handy oder Tablet ist es noch nicht wirklich.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen die eQMS Suite bei uns komplett modular angefangen haben wir klassisch mit der Dokumentenlenkung, weil bei uns als Pharmaunternehmen natürlich GxP-Compliance, SOPs, Prüfanweisungen und Herstellvorschriften das tägliche Brot sind. Was früher in chaotischen Ordnerstrukturen und teils noch in Papiermappen verwaltet wurde, läuft jetzt endlich digital, nachvollziehbar und revisionssicher. Die Versionierung, Freigabeworkflows und elektronischen Signaturen nach 21 CFR Part 11 und Annex 11 sind für uns goldwert. Auch das Abweichungsmanagement und CAPA nutzen wir intensiv. Hier zeigt sich, wie stark die Suite in der Praxis ist, Abweichungen werden direkt erfasst, Verantwortlichkeiten zugeteilt und die Kette bis zur Maßnahme ist lückenlos nachvollziehbar.
“eQMS ist nicht perfekt, aber verdammt zuverlässig. Und im Pharma-QM ist das alles, was zählt.”
Source of review
4.5
S
Older than 12 months
Stefan
Validated Reviewer
Dokumentenmanager at
BERLIN-CHEMIE AG
- 1001+ employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Jede neue Standard Operating Procedures, jede kleine Änderung, alles läuft durch definierte Workflows. Freigaben sind glasklar, niemand kann mehr aus Versehen mit der falschen Version arbeiten. Für ein Pharmaunternehmen wie uns ist das nicht Luxus, sondern pure Überlebensfrage. Wenn wir neue SOPs rausbringen, müssen alle relevanten Kollegen geschult sein, nachweisbar. Mit eQMS sehe ich sofort, wer durch ist und wo noch Erinnerung nötig ist. Kein Hinterherlaufen mehr, keine hab ich nicht bekommen Ausreden. Wenn Audits anstehen (und die stehen bei uns ständig an), ist eQMS mein Rettungsanker. Früher hieß es, drei Tage vorher Panik, Listen basteln, Mails wälzen. Heute ich logge mich ein, habe den Überblick und gehe deutlich ruhiger in so einen Termin.
What did you not like?
Was mich manchmal echt nervt, wenn wir extrem viele Dokumente auf einmal hochladen oder migrieren, merkt man, dass das System ein bisschen ins Schwitzen kommt. Performance könnte da noch besser sein gerade, wenn mehrere Abteilungen gleichzeitig Vollgas geben. Außerdem finde ich, dass die Benutzeroberfläche zwar funktional ist, aber optisch nicht unbedingt die Wow 2025-Feeling-Vibes verbreitet. Manche jüngeren Kollegen, die mit modernen Apps aufgewachsen sind, gucken erstmal irritiert.
Which problems are you solving with the product?
Wenn man im Dokumentenmanagement in einem Pharmaunternehmen arbeitet, hat man ein ziemlich spezielles Verhältnis zu Software. Entweder sie nervt dich permanent oder sie rettet dir den Tag. Die eQMS Suite gehört für mich (meistens) klar zur zweiten Kategorie. Wir nutzen das Tool bei uns hauptsächlich für Dokumentenlenkung, Schulungsmanagement und Auditvorbereitung und genau da entfaltet es seine Wirkung. Ich verbringe jeden Tag Stunden im System und trotzdem habe ich nicht das Gefühl, dass es mich auffrisst, sondern eher, dass es mir Arbeit abnimmt.
“Endlich Ordnung im Dokumentenchaos mit der eQMS Suite!”
Source of review
4.0
K
Older than 12 months
Kristin
Validated Reviewer
Regulatory Affairs / QM-System at
WEINMANN Emergency Medical Technology
- 51-1000 employees
- Industry: Medical Devices
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Was mich persönlich am meisten begeistert, ist die Benutzerfreundlichkeit. Normalerweise ist QM-Software sperrig, kompliziert und sorgt dafür, dass Kollegen schon beim Einloggen die Augen verdrehen. Hier ist es anders. Die Oberfläche ist modern, logisch aufgebaut und selbst Kollegen aus der Entwicklung oder der Produktion, die mit Dokumentation sonst wenig am Hut haben, kommen schnell klar. Neue Module lassen sich problemlos andocken, Schnittstellen zu unseren bestehenden Systemen wie ERP oder PLM funktionieren, und insgesamt fühlt es sich eher an wie ein flexibles Toolkit als ein starres System. Für mich bedeutet das Zukunftssicherheit, ohne dass wir ständig neue Lösungen suchen müssen.
What did you not like?
Bis jetzt gibt es eigentlich nichts Negatives, das ich über die eQMS Suite sagen müsste. Klar, man könnte sich noch flexiblere Dashboards oder etwas flüssigere Performance bei sehr großen Dokumenten wünschen, aber für unsere täglichen Anforderungen im QM-Alltag ist das bisher nicht wirklich relevant. Bei uns überwiegen die Vorteile bei Weitem.
Which problems are you solving with the product?
Nach über einem Jahr im Einsatz ziehe ich ein klares Fazit. Die eQMS Suite hat unser QM vom Pflichtprogramm zu einer echten strategischen Stärke gemacht. Statt Panik kurz vor Audits herrscht heute Souveränität. Statt Chaos mit Dokumentenversionen gibt es klare Prozesse. Statt Excel-Wildwuchs haben wir zentrale Workflows. Und für mich persönlich ist es das erste Mal seit Jahren, dass sich QM nicht wie lästige Bürokratie anfühlt, sondern wie ein echter Beitrag zur Wertschöpfung unseres Unternehmens. Alles läuft über die eQMS Suite, von der Dokumentenlenkung, bei der endlich keine wilden Word-Dateien mehr im Umlauf sind, bis hin zum CAPA-Management, das früher ein Monster-Thema mit endlosen Excel-Sheets war und heute in sauberen, nachvollziehbaren Workflows läuft.
“Solide, audit-sichere eQMS-Lösung mit klarer Struktur und verlässlicher Compliance.”
Source of review
4.5
J
In the last 12 months
Johanna
Validated Reviewer
Manager Quality Management Laboratories at
Formycon AG
- 51-1000 employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Am meisten überzeugt mich die klare Struktur und Nachvollziehbarkeit des Tools. Die Dokumentenlenkung funktioniert zuverlässig, Versionierung, elektronische Signaturen und Audit Trails sind exakt so umgesetzt, wie man es sich für ein GxP-System wünscht. Gerade in der Vorbereitung auf Inspektionen oder interne Audits spart das enorm Zeit, weil alles zentral, nachvollziehbar und regelkonform abgelegt ist. Auch das CAPA- und Deviation-Management ist gut umgesetzt und hilft uns, Abweichungen strukturiert zu dokumentieren, Ursachen sauber zu analysieren und Maßnahmen konsequent nachzuverfolgen.
What did you not like?
Die Einführung und Validierung waren aufwendig. Das ist bei GxP-Systemen zwar normal, aber trotzdem ein Punkt, den man realistisch einplanen muss besonders, wenn man intern wenig IT-Ressourcen hat. Auch beim Thema Support und Updates gibt es gelegentlich Reibungspunkte, Anfragen werden zwar bearbeitet, aber manchmal wünscht man sich eine etwas proaktivere Kommunikation seitens des Anbieters.
Which problems are you solving with the product?
Wir haben mit der eQMS Suite ein System, das unsere Dokumentation, Schulungen und Qualitätsprozesse auf ein neues Niveau gehoben hat. Prozesse sind transparenter, Verantwortlichkeiten klarer und das Risiko, mit veralteten Dokumenten zu arbeiten, ist praktisch eliminiert. Für uns als Labor im regulierten Umfeld bedeutet das vor allem eines mehr Sicherheit und Effizienz im Tagesgeschäft. Die Vorbereitung auf Audits oder Behördeninspektionen ist deutlich entspannter geworden, weil alle Informationen zentral verfügbar und sauber nachvollziehbar sind.
“For me, eQMS Suite is the tool that gives our quality management stability and traceability.”
Source of review
4.5
B
In the last 12 months
Benjamin
Validated Reviewer
Sachbearbeiter im Bereich Qualitätsmanagement at
Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
- 51-1000 employees
- Industry: Medical Devices
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
What I like most is that there is finally structure. Documents follow defined workflows, are versioned and approved with electronic signatures. The search function is incredibly powerful. Whether it’s a document, a process, or training material, everything is just a few clicks away. The best part is that you can tell this software is designed for everyday use in quality management. No unnecessary clicks, no complicated detours, just an interface that is clearly optimized for efficiency and clarity.
What did you not like?
Notifications for tasks or document changes can sometimes stack up, which makes it easy to miss something important. Alerts aren’t always very prominent, so you have to keep an eye out. The desktop version works best on large screens, while using it on a tablet or phone can be a bit limited.
Which problems are you solving with the product?
We save a tremendous amount of time, have greater security when dealing with authorities and overall our processes run more smoothly. What I particularly appreciate is that everything is fully traceable, every change, every training, every workflow. It gives you peace of mind knowing that if an auditor shows up tomorrow, we are prepared. The real strength of the tool is that eQMS solves the issues that weigh most heavily on quality management: unclear document statuses, incomplete training records, and scattered CAPA lists. With eQMS, we now have a platform that brings everything together. For us, eQMS is integrated with the SAP system, allowing certain data to be pulled automatically. In addition, we use interfaces with e-learning tools so that trainings can be conducted directly through eQMS.
“All in all, the eQMS Suite solves the key challenges we face in quality management.”
Source of review
4.0
N
Older than 12 months
Natascha
Validated Reviewer
Manager Quality System & Operations at
Fresenius Medical Care
- 1001+ employees
- Industry: Health, Wellness and Fitness
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Today our SOPs, CAPAs and change controls no longer run chaotically in the background but follow a clear and traceable flow with the eQMS Suite. I can immediately see where a document stands, what the next step is and most importantly, nothing gets lost. When an SOP is revised, a training is automatically linked to it, the qualification matrix is updated, and in the end everything is presented in a way that I can show to an auditor with a steady pulse. That is what makes the tool valuable for me: it takes away the fear of losing the thread at any point.
What did you not like?
Of course, it’s not all cotton candy and confetti. There are days when I feel like shouting at the suite because the interface can be as clunky as an old filing cabinet that simply refuses to open. New colleagues look at me as if I had shown them a cockpit, and it takes several mini training sessions before they understand the logic. And then there’s the speed… well, let’s just say patience sometimes has to be rediscovered when a document loads in slow motion.
Which problems are you solving with the product?
The biggest problem we have solved with this is the chaos in documentation. Not so long ago, SOPs, instructions and forms floated around like loose papers in the wind, scattered across systems and drives, with approvals buried in inboxes or stacks of paper. Tracking who had given the green light was frustrating at best. The eQMS Suite turns that chaos into order: one hub, secure and reliable, sealed with electronic signatures. This means no more time-consuming searches and no uncertainty about whether the version you are using is really the correct one. Another major issue was linking changes to trainings. When an SOP was updated, we had to manually compare lists to see who needed to be trained. Today the training is automatically connected to the document, and the qualification matrix immediately shows me whether employees are up to date or if there are still pending trainings.
“Die eQMS Suite ist unser digitales Hilfsmittel für effektives Qualitätsmanagement.”
Source of review
4.0
R
Older than 12 months
Ramin
Validated Reviewer
Qualitätsmanager at
Steiner & Co. Deutsche Arzneimittelgesellschaft
- 51-1000 employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Was mir persönlich am meisten gefällt, ist die Transparenz. Ich komme morgens ins Büro, hole mir meinen Kaffee, logge mich ein und sehe sofort: Wo stehen wir gerade? Wer hat offene Schulungen? Welche Dokumente warten auf Freigabe? Welche CAPAs sind überfällig? Diese Klarheit hatte ich früher nie. Auch die Audit-Situationen haben sich massiv entspannt. Wenn heute ein Inspektor vor mir sitzt und ein bestimmtes Dokument oder eine CAPA-Historie sehen will, brauche ich keine hektische Suchaktion mehr zu starten. Ein Klick und die Sache ist auf dem Tisch.
What did you not like?
Natürlich gibt es auch Schattenseiten. Die Einführung war alles andere als leicht. Wir mussten viele Prozesse anpassen, teilweise auch liebgewonnene alte Workflows über den Haufen werfen. Der Validierungsaufwand war heftig und einige Kollegen haben das System anfangs verflucht. Auch heute noch ist die Benutzeroberfläche nicht für jeden ein Selbstläufer. Gerade ältere Mitarbeiter brauchen mehr Unterstützung, um sich sicher darin zu bewegen.
Which problems are you solving with the product?
Die eQMS Suite löst für uns , dass alles jetzt zentral läuft, dokumentiert und nachvollziehbar. Abweichungen und CAPAs werden direkt im System erfasst, Freigaben erfolgen digital und Schulungen werden automatisch zugeordnet und erinnert. Das hat uns enormen Stress genommen und Prozesse endlich transparent gemacht. Der größte Vorteil für mich ist der Überblick. Ich kann auf einen Blick sehen, welche Dokumente noch freigegeben werden müssen, welche Schulungen offen sind und welche CAPAs fällig sind. Das spart unglaublich viel Zeit und Nerven. Besonders bei Audits zahlt sich das aus. Ich kann alles digital vorlegen, ohne stundenlang nach Papierakten zu suchen.
“Seit wir die eQMS Suite nutzen, läuft mein QM-Alltag viel runder und nervenschonender.”
Source of review
4.0
J
Older than 12 months
Julia
Validated Reviewer
QM Employee at
emp Biotech GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Richtig lieben gelernt habe ich das Schulungsmanagement. Früher haben wir stundenlang mit Listen jongliert und versucht, nachzuhalten, wer welche SOP schon gelesen und bestätigt hatte. Es war jedes Mal ein Krampf, sicherzustellen, dass alle auf dem aktuellen Stand sind. Heute übernimmt das System das komplett: Schulungen werden automatisch verteilt, Erinnerungen gehen raus, und ich sehe sofort, wer noch was offen hat. Das nimmt so viel Druck raus, und es ist fast schon angenehm geworden, das im Blick zu behalten. Auch das Thema Abweichungen und CAPAs läuft viel strukturierter. Ich hätte nie gedacht, dass ich das mal sage, aber unser Dokumentenmanagement macht seit der Einführung der eQMS Suite tatsächlich Spaß.
What did you not like?
Die Oberfläche könnte echt hübscher und intuitiver sein. Manchmal fühlt’s sich an wie Windows 98 in modernem Grau. Die Einführung war auch kein Spaziergang, wir mussten viel anpassen, bis es zu unseren Prozessen passte, und ohne die Hilfe vom Support wären wir wahrscheinlich verzweifelt. Und ja, das Ganze kostet natürlich Geld, was man auch erstmal schlucken muss. Aber ehrlich gesagt, der Gewinn an Klarheit, Sicherheit und Ruhe macht das mehr als wett.
Which problems are you solving with the product?
Was ich am meisten schätze, ist das Gefühl, dass wir endlich Herr über unsere Prozesse sind. Keine Zettelwirtschaft mehr, keine endlosen Excel-Listen, kein panisches Suchen in Audits. Stattdessen läuft das QM jetzt strukturiert, transparent und nachvollziehbar und das gibt einem im Alltag echt ein Stück Gelassenheit zurück. Wenn ich zurückdenke, wie chaotisch es früher war, kann ich mir gar nicht mehr vorstellen, ohne dieses System zu arbeiten. Für uns ist die eQMS Suite nicht einfach irgendein Tool, es ist der rote Faden, der unseren QM-Alltag zusammenhält. Und ja, ich hätte nie gedacht, dass ich das mal sage, aber eine Software hat es tatsächlich geschafft, unser Qualitätsmanagement nicht nur einfacher, sondern auch ein Stück weit menschlicher zu machen.
“Effizientes CAPA-Management und starke Lösung für Schulungen & Dokumentenverwaltung”
Source of review
4.0
M
Older than 12 months
Marius
Validated Reviewer
Head of QC Engineering at
Rottendorf Pharma GmbH
- 1001+ employees
- Industry: Pharmaceuticals
Use cases:
Document Management (DMS)Quality Management (QMS)
What did you like?
Die Schulungsverwaltung anhand von Schulungsprofilen ist sehr übersichtlich. Die Dokumenten Verwaltung ist aufgrund der Versionierung und des Dokumenten spezifischen Aufit Trails sehr Audit sicher. Die Verknüpfung von Geräten mit CAPA Maßnahmen sowie DEVs ist in Punkto Fehlernachverfolgung ein sehr nützliches Tool.
What did you not like?
Die Suchfunktion in Punkto CAPA Inhalten könnte noch erweitert werden, was Recherchen erleichtern würde. Die Erstellung von Dashboards sollte intuitiver funktionieren. Die Erstellung ist aktuell etwas holprig.
Which problems are you solving with the product?
Die Software vereinfacht die Dokumentationsverwaltung immens. Die Rückverfolgung der Dokumente ist sehr einfach. Ähnlich sieht es in Punkto Schulungen aus. Die Rückverfolgung von Schulungsmaßnahmen funktioniert sehr intuitiv.
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