beevent

Am meisten überzeugt hat uns der digitale Eventraum: Unsere Kunden füllen ihre Detailabsprachen – Bestuhlung, Menü, Getränke, Ablauf – jetzt selbstständig und strukturiert aus, statt dass wir alles über E-Mail, Telefon und Excel zusammensuchen müssen. Das hat unseren Kommunikationsaufwand spürbar reduziert und gleichzeitig wirkt es bei unseren Kunden extrem professionell – sie schätzen, dass sie jederzeit den aktuellen Planungsstand sehen und nicht auf Rückrufe warten müssen. Besonders praktisch: Am Ende entsteht automatisch das Function Sheet für jede Abteilung – das manuelle Zusammenstellen aus verschiedenen Quellen entfällt komplett. Dadurch hat unser Team endlich wieder Zeit für Kundenbetreuung und Sales, statt den ganzen Tag mit Abstimmung zu verbringen.

Bei sehr individuellen Sonderformaten stoßen die Fragenkataloge manchmal an Grenzen – dann passen wir Details noch manuell an. Kommt bei uns aber selten vor.

Vorher liefen alle Detailabsprachen mit Kunden über endlose E-Mails, Telefonate und verstreute Dokumente – Bestuhlung, Menü, Getränke, Ablauf, alles musste mühsam zusammengetragen werden, gerade bei Ansprechpartnerwechseln gingen ständig Informationen verloren. Mit beevent läuft das jetzt strukturiert über den digitalen Eventraum: Unsere Kunden geben ihre Wünsche selbst ein, und wir haben alles zentral an einem Ort statt verteilt auf Mail, Excel und WhatsApp. Der größte Vorteil ist die Zeitersparnis im Team – deutlich weniger Abstimmungsaufwand, dadurch mehr Kapazität für Kundenbetreuung und Sales statt für reine Verwaltung. Dazu kommt, dass am Ende automatisch das Function Sheet für jede Abteilung entsteht, ohne dass wir es manuell zusammenstellen müssen. Und auch unsere Kunden merken den Unterschied: Sie sehen jederzeit ihren Planungsstand, verpassen keine Fristen mehr und wir wirken dadurch professioneller.

Die Kunden können den Großteil der Detailfragen für ihre Events selbstständig und zu ihren Wunschzeiten erledigen. Dadurch entlastet es unser Team und die Eventmanager können ihre restlichen Aufgaben konzentrierter und mit vollem Einsatz erledigen. Zusätzlich sorgt der digitale Eventplaner dafür, dass keine Upsellingfragen vergessen werden und dem Kunden immer die richtigen Optionen angeboten werde.

Den digitalen Eventplaner finde ich bereits spitze. Richtig perfekt wäre es für uns, wenn wir zusätzlich zur Planung von bereits verkauften Events auch detaillierte Event-Anfragen generieren könnten und dadurch Leads und Eventplanung direkt miteinander verknüpfen. Die ein oder andere Rückfrage zur Bedienung des Tools hat uns das Support-Team ziemlich fix erklärt, sodass ich es nicht wirklich als Minuspunkt ansetzen würde.

Beevent ermöglicht es unseren Kunden, den Großteil der Eventplanung alleine und zu ihren Wunschzeiten durchzuführen. Dadurch entlastet das Tool unser Team enorm, und die Eventmanager können sich auf ihre restlichen Aufgaben mehr konzentrieren und die mit höherem Einsatz und mehr Power lösen. Darüber hinaus sorgt das Tool dafür, dass immer die vollständigen und richtigen Upselling-Fragen gestellt werden und wir höhere Umsätze erzielen.