Signivo

Unser wichtigster Kontaktpunkt nach außen ist die E-Mail. Wenn dort bei jedem im Team eine andere Signatur steht – unterschiedliche Schreibweisen, veraltete Nummern, mal mit Logo, mal ohne – wirkt das nach außen unsortiert, obwohl intern alles stimmt. Genau dieses Auseinanderlaufen ist bei uns vom Tisch. Beim Onboarding fällt ein Punkt komplett weg. Neue Kolleginnen und Kollegen schreiben ab der ersten Mail mit der richtigen Signatur, statt dass jemand ihnen eine Vorlage schickt und hinterher kontrolliert, ob sie richtig eingebaut wurde. Beim Austritt gilt dasselbe in die andere Richtung. Rechtliche Hinweise und Pflichtangaben halten wir jetzt an einer Stelle aktuell. Vorher bedeutete jede Änderung, dass sie in jedem einzelnen Postfach ankommen musste – mit der Unsicherheit, ob das wirklich überall passiert ist. Der Nebeneffekt, den ich unterschätzt hatte: Die kleinen internen Anfragen sind weg. Kein „kannst du bitte deine Durchwahl anpassen" mehr, das sich durch mehrere Nachrichten zieht und am Ende bei der Hälfte trotzdem nicht umgesetzt wird.

Vorher musste darauf geachtet werden, dass jeder im Team die richtige und aktuelle E-Mail-Signatur verwendet. Das war unnötig aufwendig und führte schnell zu unterschiedlichen Designs oder veralteten Angaben. Manche im Team hatten dann auch einfach gar keine Signatur. Mit Signivo wird das zentral gelöst: Die Signaturen bleiben einheitlich, professionell und aktuell, ohne dass sich jeder Mitarbeiter selbst darum kümmern muss. Insgesamt spart uns das Zeit und sorgt bei jeder versendeten E-Mail für einen konsistenten Unternehmensauftritt.

Mit Signivo entfällt die manuelle Pflege von E-Mail-Signaturen auf den einzelnen Geräten. Neue Signaturen, Änderungen oder Marketingbanner können zentral verwaltet werden und sind sofort für alle verfügbar. Gerade in Unternehmen mit Außendienst- oder Remotemitarbeitern vereinfacht das die Administration erheblich und stellt sicher, dass alle Signaturen stets aktuell und professionell sind.

Bessere Firmeninterne Verwaltung und vor allem Zeitersparnisse mit den Mitarbeitern. Alle Mitarbeiter bleiben immer up-to-date und es entsteht keine Verwirrung bei unseren Kunden. Daumen hoch.

Zugegeben haben wir das Thema auch sehr stiefkindlich behandelt in der Vergangenheit. Es war insofern nicht einmal ein Issue. Als wir dann aber über Signivo gestolpert sind, hatte bei uns jeder seine eigene Signatur-Version, manche gar keine. Jetzt ist der Auftritt in jeder Mail einheitlich, und Änderungen wie ein neuer Kampagnen-Link sind zentral in wenigen Minuten erledigt. Weil wir mit sensiblen Daten arbeiten, war uns außerdem wichtig, dass der Anbieter Datenschutz europäisch denkt - auch das hat gepasst.

Wir sind ein junges Unternehmen und sprechen täglich mit Kunden, Partnern und Interessenten, die uns noch nicht kennen. Da entscheidet der erste Eindruck mit, und eine uneinheitliche oder halb fertige Signatur zahlt genau in die Zweifel ein, die man als Startup ohnehin ausräumen muss. Dazu kommt: Bei uns ändern sich Rollen und Zuständigkeiten schnell. Früher hieß das jedes Mal eine Runde Nachrichten und ein parr Wochen, in denen die halbe Firma mit veralteten Angaben unterwegs war. Heute machen wir das zentral in zwei Minuten und alle sind aktuell.

Wir kommunizieren viel mit institutionellen Spenderinnen und Spendern, mit Partnern und Fördergebern und ein einheitlicher, seriöser Auftritt gehört zur Glaubwürdigkeit dazu, gerade wenn es um anvertrautes Geld geht. Jetzt schreibt jede neue Person ab dem ersten Tag mit der richtigen Signatur, ohne dass sich jemand darum kümmern muss. Und der Spendenlink ist immer mit dabei.

Meine Mitarbeiter werden nicht mehr in unregelmäßigen Abständen mit von Nachrichten a la “könnt ihr bitte X uns Y in eurer Signatur ändern” aus ihrem Daily Business gerissen und die unnötige Arbeitszeit , die hier durch Kaskaden von internen Nachrichten vernichtet wurde (ich will teilweise gar nicht wissen, wie viel Zeit dafür drauf ging), wurde von heute auf morgen eliminiert. Wenn ich das umlege auf die Kosten/User, muss ich nicht lange rechnen, damit die Rechnung aufgeht.

Ich habe nur ein Tool gesucht, mit dem ich mir eine professionelle html-Signatur bauen kann, aber als ich gemerkt habe, dass ich auch meinen Mitarbeitern per Knopfdruck die gleiche personalisierte Signatur zur Verfügung stellen kann, war es ein No-Brainer für mich es für alle Mitarbeiter zu nutzen.

In unserer Branche ist Vertrauen eine harte Währung und Mails unser häufigster Kontaktpunkt mit Kunden. Eine veraltete oder fehlerhafte Signatur wirkt bei einem Makler schnell unseriös, im schlimmsten Fall wird sie zum rechtlichen Thema. Beides ist jetzt vom Tisch: Änderungen mache ich zentral in Minuten, alle Mitarbeiter sind automatisch aktuell. Anfangs war ich eher skeptisch sich für so ein Nischenthema extra ein zusätzliches Tool anzuschaffen. Aber de facto ist es mehr wie ein Plug-In, das einfach nebenher mitläuft.

Der Schuster hatte die sprichwörtlich schlechtesten Leisten: Wir liefern Kunden die bestmöglichen digitalen Auftritte, intern waren unsere Signaturen ein Potpourri aus Copy-Paste-Versionen. Das fiel spätestens dann auf, wenn ein Kunde falsche Kontaktdaten in Signaturen von uns im Postfach hatte. Jetzt ist das Thema durchgehend konsistent mit unserer CI. Und bei Team-Zugängen ist die neue Signatur ausgerollt, bevor das Onboarding-Meeting begonnen hat.

Wir lösen damit das Problem uneinheitlicher, manuell gepflegter E-Mail-Signaturen. Signivo sorgt dafür, dass alle Signaturen zentral verwaltet, immer aktuell, rechtssicher und im Corporate Design sind. Das spart Zeit, reduziert Fehler und entlastet Mitarbeitende und Verwaltung.

Automatisierung unserer unternehmensweiten Emailsignaturen.