Kiosa

Wir steuern zehn Restaurants. Früher hieß das: zehn Einzelauswertungen, Excel und Telefonate. Heute steht jeden Morgen ein Briefing in der Inbox, das den Vortag über alle Standorte zusammenfasst, inklusive der Punkte, die aus dem Ruder laufen. Zweitens der Standort-Vergleich: Jede Zahl hat Plan- und Vorjahresvergleich direkt daneben, das macht die Diskussionen in der Betriebsleiterrunde deutlich effizienter. Und drittens der Wareneinsatz: Der Soll/Ist-Abgleich pro Filiale zeigt uns Abweichungen, die vorher schlicht niemand gesehen hat. Dafür allein rechnet sich das Tool.

Das Produkt entwickelt sich sehr schnell. Fast jede Woche kommt etwas dazu, was grundsätzlich gut ist, aber man muss sich gelegentlich neu orientieren, weil sich Ansichten ändern. Die Prognosen brauchten bei uns ein paar Wochen, bis sie wirklich saßen. Am Anfang sollte man ihnen noch nicht blind vertrauen.

Unser Kernproblem war der Blindflug zwischen den Monatsauswertungen. Bei zehn Standorten fiel eine Kostenabweichung oft erst auf, wenn der Monat gelaufen war, jetzt sehen wir sie am nächsten Morgen und können noch reagieren. Das zweite Problem war das Berichtswesen selbst: Zahlen einsammeln, aufbereiten, verteilen hat Führungszeit gefressen, die heute frei ist, weil alle Standortleiter auf die selbe Faktenbasis schauen. Und drittens der Schwund. Ohne systematischen Soll/Ist-Abgleich beim Wareneinsatz bleibt der unsichtbar, mit ihm wird er zur konkreten Zahl pro Filiale, über die man mit dem Küchenchef sprechen kann.

Ich sehe morgens auf einen Blick, wie der Vortag gelaufen ist: Umsatz, Personalkosten, Wareneinsatz. Vorher habe ich Wochen auf die BWA vom Steuerberater gewartet. Am meisten überrascht hat mich die Liquiditätsplanung, der 13-Wochen-Blick zeigt mir, wann es eng werden könnte, bevor es eng wird. Und der Rechnungs-Workflow nimmt richtig Arbeit ab. Beleg rein, Kontierun passiert weitgehend automatisch, DATEV-Export raus. Das Backoffice ist spürbar schlanker geworden.

Das Setup am Anfang ist kein Selbstläufer. Bis Kasse, Bank und DATEV sauber angebunden waren, brauchte es ein paar Runden mit dem Support, der allerdings schnell reagierte. Der Funktionsumfang kann einen Einzelbetrieb anfangs erschlagen. Ich nutze längst nicht alles und hätte mir einen geführteren Einstieg gewünscht.

Als Einzelbetrieb hatten wir keine aktuelle Sicht auf die Zahlen. Entscheidungen liefen teilweise aus dem Bauch, die Kontrolle kam Wochen später mit der BWA. Das ist mit Kiosa gelöst, ich entscheide jetzt auf Basis von gestern statt von vorletztem Monat. Zweites Problem: Liquiditätsüberraschungen. Größere Zahlungstermine sehen wir Wochen vorher. Und drittens der Papierkram. Rechnungen stapelten sich schnell bis zur Abgabe, inzwischen laufen sie digital durch und wir haben mehr Zeit uns auf den Gast zu konzentrieren.