Short and dry: Welche Gesetzesänderungen erwarten die HR-Abteilungen 2026
Rebecca Feucht22.1.2026
Das neue Jahr bringt für Personalabteilungen in Deutschland eine ungewöhnlich hohe Dichte an rechtlichen Änderungen.
KI-Regeln, Entgelt-Deadlines, Mindestlohn-Hürden und eine HR-Abteilung, die den Durchblick behält. Im Mittelpunkt: die Rechtssicherheit, die das Unternehmen schützt. Und wir? Wir sind vorbereitet – mit dem Fahrplan für 2026. Bildquelle: Karola G – Pexels, Anpassungen: Adobe Firefly
Inhalt
- Entgelttransparenz: Der größte Umbruch für Vergütungssysteme
- Mindestlohn und seine Kettenreaktionen
- Arbeitszeit: Rechtsprechung schlägt politische Ankündigungen
- EU AI Act: Pflichten gelten bereits – auch für HR
- Kündigungen: Formfehler werden 2026 nicht verziehen
- Sozialversicherung & Lohnsteuer: Höhere Zahlen, mehr Digitalisierung
Arbeitsrecht, Vergütung, Sozialversicherung, Steuerrecht und europäische Regulierung verändern sich parallel und viele dieser Anpassungen greifen tief in bestehende HR- und Payroll-Prozesse ein. Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: Vorbereitung wird wichtiger als Reaktion.
Einige der praktischen Einordnungen stammen aus einem HR-Seminar mit der Arbeitsrechtlerin Livia Merla, in dem typische Fehlerquellen und Risiken für Unternehmen diskutiert wurden. Die wichtigsten Inhalte haben wir zusätzlich in einem Handout zusammengefasst, das begleitend zum Artikel zum Download bereitsteht.
Entgelttransparenz: Der größte Umbruch für Vergütungssysteme
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie dürfte bis spätestens 7. Juni 2026 in vielen Unternehmen das Ende informeller Gehaltsfindung einläuten. Künftig müssen Arbeitgeber bereits im Bewerbungsprozess offenlegen, welches Einstiegsgehalt oder welche Gehaltsspanne für eine Position vorgesehen ist. Gleichzeitig wird es unzulässig, Bewerber*innen nach ihrem bisherigen Gehalt zu fragen.
Besonders einschneidend ist die Beweislastumkehr: Kommt es zu einer Klage wegen Entgeltdiskriminierung, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass Gehaltsunterschiede sachlich gerechtfertigt und diskriminierungsfrei sind. Verhandlungsgeschick oder individuelle Absprachen reichen dafür nicht mehr aus. Unternehmen benötigen objektive, geschlechtsneutrale und nachvollziehbare Kriterien – etwa Qualifikation, Verantwortung, Erfahrung oder Leistung und müssen diese systematisch dokumentieren.
“Das neue Entgelttransparenzgesetz wird kommen, mit allen möglichen Änderungen, die dazu gehören. Wir haben natürlich noch kein neues Gesetz. Wir haben aber schon eine Richtlinie und die ist auch ziemlich konkret. Insofern können wir schon ungefähr ablesen, was da auf uns zukommt. Und glaubt mir, wir werden diesen Vorschuss an Zeit bis zum Sommer 2026, wo die Änderungen in Kraft treten sollen, brauchen.”
Livia Merla, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht – Geschäftsführende Partnerin der mgp Kanzlei
Mindestlohn und seine Kettenreaktionen
Zum 1. Januar steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 Euro pro Stunde. Diese Erhöhung wirkt weit über klassische Niedriglohnbeschäftigung hinaus. Durch die Kopplung der Minijob-Grenze an den Mindestlohn erhöht sich diese automatisch auf 603 Euro pro Monat, der Übergangsbereich beginnt entsprechend oberhalb dieser Grenze.
Für HR bedeutet das: Arbeitszeiten, Vertragsmodelle und Personaleinsatz müssen überprüft werden. Gerade dort, wo Minijobs gezielt zur Kostensteuerung eingesetzt werden, können ungewollt sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse entstehen. Parallel steigen auch die gesetzlichen Mindestausbildungsvergütungen für beginnende Ausbildungen.
Arbeitszeit: Rechtsprechung schlägt politische Ankündigungen
Auch 2026 bleibt die Arbeitszeiterfassung eines der zentralen arbeitsrechtlichen Themen. Zwar wird im Rahmen des Koalitionsvertrages über politische Vorhaben gesprochen, um eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit oder sogar Vertrauensarbeitszeit ohne Erfassung einzuführen, rechtlich maßgeblich bleibt jedoch die europäische Arbeitszeitrichtlinie und ob danach tatsächlich Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassung sein wird, bleibt abzuwarten.
Gerichte haben zuletzt mehrfach klargestellt, dass Arbeitgeber ohne eigenes Zeiterfassungssystem im Streitfall kaum Verteidigungsmöglichkeiten haben. Können sie die Arbeitszeiten nicht belegen, gelten häufig die Aufzeichnungen der Mitarbeitenden.
EU AI Act: Pflichten gelten bereits – auch für HR
Der EU AI Act wird in vielen Unternehmen noch als Zukunftsthema eingeordnet. Tatsächlich greifen jedoch bereits seit 2025 zentrale Regelungen und betreffen HR mehr, als es auf den ersten Blick scheint. Denn der Gesetzgeber unterscheidet nicht danach, ob KI nur unterstützend eingesetzt wird. Entscheidend ist, ob sie Einfluss auf Arbeitsverhältnisse oder Personalentscheidungen hat.
Seit Februar 2025 sind KI-Systeme mit sogenanntem “unannehmbarem Risiko” verboten. Noch relevanter für den HR-Alltag ist jedoch die ebenfalls bereits geltende Pflicht, sicherzustellen, dass Mitarbeitende, die KI nutzen, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das betrifft nicht nur IT-Funktionen, sondern auch HR-Teams, die KI für Stellenausschreibungen, Bewerbervorauswahl oder interne Kommunikation einsetzen.
Seit August 2025 gelten Transparenz- und Urheberrechtspflichten für Anbieter von General-Purpose-KI wie ChatGPT – also für die Modellprovider selbst. Diese müssen unter anderem eine Copyright-Policy vorweisen und ihre Trainingsdaten dokumentieren. Für Unternehmen, die solche KI-Tools zum Beispiel im Recruiting einsetzen, greifen zunächst die allgemeinen Pflichten aus Arbeitsrecht, Datenschutz und AGG. Besonders strenge Anforderungen gelten jedoch für Hochrisiko-KI-Systeme – etwa wenn KI direkt über Einstellung oder Beförderung entscheidet. Diese umfangreichen Pflichten werden gestaffelt bis 2026/2027 wirksam. Entsprechend verschiebt sich auch das Risiko empfindlicher Bußgelder für viele HR-Anwendungsfälle in diese Zeiträume, auch wenn das Sanktionsregime des AI Act bereits seit August 2025 existiert.
Wie algorithmische Systeme im Recruiting ungewollt Diskriminierung verstärken können, zeigen wir in unserem Artikel „Unseretwegen: KI diskriminiert Menschen“. Dort beleuchten wir, wie gängige KI-Tools im Bewerbungsprozess wirken, welche Risiken für HR entstehen und wie Unternehmen diese Gefahren praxisnah adressieren können — von Datenqualität bis Fairness-Monitoring.
Kündigungen: Formfehler werden 2026 nicht verziehen
Neben neuen Gesetzen bleibt auch die Rechtsprechung ein erheblicher Risikofaktor für HR, auch bei Kündigungen. Ein häufig unterschätztes Thema ist der Zugang der Kündigung. Trotz ihrer weiten Verbreitung gelten auch Einwurf- Einschreiben rechtlich nicht als sicherer Zustellnachweis. Standard-Einschreiben bieten ohne ergänzende Dokumentation keinen sicheren Zugangsbeweis, insbesondere reichen Einlieferungsbeleg und Sendungsstatus allein nicht aus. Gelingt der Zugangsbeweis nicht, gilt die Kündigung als nicht erfolgt – mit allen finanziellen Konsequenzen.
“Das BAG hat gesagt: Einlieferungsbeleg, also das, was ihr von der Post bekommt sowie der Sendungsstatus, reichen nicht als Anscheinsbeweis um nachweisen zu können, dass die Kündigung auch beim Empfänger zugegangen ist. Erforderlich wäre darüber hinaus ein sogenannter Auslieferungsbeleg, der kostenpflichtig separat angefordert werden muss.”
Livia Merla, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht – Geschäftsführende Partnerin der mgp Kanzlei
Sozialversicherung & Lohnsteuer: Höhere Zahlen, mehr Digitalisierung
Abseits großer arbeitsrechtlicher Reformen bringt 2026 eine Vielzahl technischer und finanzieller Änderungen, die HR- und Payroll-Prozesse unmittelbar betreffen. In der Sozialversicherung steigen mehrere Rechengrößen deutlich, darunter die Beitragsbemessungsgrenzen. Gleichzeitig erhöht sich der Zusatzbeitrag in den gesetzlichen Krankenversicherungen.
Eine strukturelle Vereinfachung bringt der endgültige Wegfall der Ost-West-Trennung in den Beitragsnachweisen. Entgeltmeldungen müssen ab diesem Jahr nicht mehr nach Rechtskreisen unterschieden werden. Damit sinkt zwar die Komplexität – gleichzeitig müssen Abrechnungssysteme rechtzeitig angepasst werden.
Im Steuerrecht stehen vor allem Entlastungen für Beschäftigte im Fokus: Der Grundfreibetrag steigt, das Kindergeld erhöht sich und die Entfernungspauschale wird ab dem ersten Kilometer auf 0,38 Euro vereinheitlicht. Außerdem wird die steuerfreie Aktivrente (bis zu 2.000 Euro) eingeführt – bei weiterhin bestehender Sozialversicherungspflicht.
Die private Krankenversicherung stellt sich um: Die Beiträge werden elektronisch übermittelt, Papier adé. Weil die Mindestvorsorgepauschale abgeschafft wird, spart sich HR künftig manuelle Prozesse und kann sich über digitale Datenflüsse freuen.
Unterm Strich gilt – wenig überraschend – auch in diesem Jahr: Strukturierte Prozesse, verlässliche Dokumentation und eine klare Nachvollziehbarkeit gehören weiterhin zum Pflichtprogramm der HR-Arbeit. Das Seminar mit Livia Merla hat diesen altbekannten Befund noch einmal bestätigt. Risiken entstehen meist nicht durch spektakuläre Neuerungen, sondern durch fehlende Grundlagen oder verspätetes Nachziehen. Das Handout zum Seminar fasst die relevanten Änderungen zusammen und hilft dabei, den Überblick zu behalten. Lade es dir direkt hier herunter.
Autor*In
Rebecca Feucht
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Rebecca Feucht
Rebecca ist Content & Project Manager bei OMR Jobs & HR und schreibt seit 2017 für die HR-Zielgruppe. Mit ihrer Erfahrung aus der E-Learning-Branche versteht sie, wie Wissen verständlich und praxisnah vermittelt wird. Was sie selbst nie erwartet hätte: Dass ihr das Thema Compliance dabei so sehr ans Herz wachsen würde.