“Alles in der Hosentasche”: Onboarding leicht gemacht
Factorial bietet eine App an, die den Employee-Lifecycle stark vereinfacht. Vor allem im Onboarding der Blue-Collar-Zielgruppe ist das Vorgehen beliebt.
Die Bedeutung digitaler Einflüsse wächst stetig, die eines guten Onboardings war aber schon immer groß. Ein gutes Gefühl haben die neuen Mitarbeitenden, die sich mitgenommen und integriert fühlen. Aber warum ist das so wichtig und wie sieht ein gelungenes Onboarding aus? Diese Frage beantwortet uns Factorial-Marketing-Managerin Lili Terék.
Jede*r fünfte Mitarbeitende geht in der Frühphase der Anstellung, weil es kein professionelles Onboarding gab. Das ergab die Haufe-Onboarding-Umfrage unter 755 HR-Verantwortlichen und Führungskräften. Eine Paychex-Studie fand außerdem heraus, dass nahezu jede*r Dritte, der mit der Einarbeitung nicht zufrieden ist, innerhalb der nächsten drei Monate Ausschau nach einem neuen Job hält. “Viele Unternehmen haben einen unstrukturierten und ineffizienten Prozess”, begründet Lili Terék, Marketing-Managerin von Factorial. Das liege daran, dass der Prozess oft unpersönlich sei, die Kommunikation müsse besser werden. “Dadurch werden wichtige Schritte übersehen”, sagt Terék, “und darunter leidet der erste Eindruck der neuen Mitarbeitenden”. Die geforderte Selbstständigkeit sei “oft zu viel” und erschwere den Einstieg.
Hat soziale Integration zu wenig Raum?
Ein Problem: Nur 78 Prozent sehen die soziale und kulturelle Integration als außerordentlich oder sehr wichtig an. Demgegenüber steht bei 94 Prozent der befragten Verantwortlichen im Fokus, dass die neuen Kolleg*innen fachlich eingearbeitet werden. Um das Onboarding nachzuschärfen und anderen Dingen mehr Priorität einzuhauchen, können sich People-Teams das Leben erleichtern, indem sie Aufgaben automatisieren. Ob das Verwalten von Dokumenten, das Erstellen von Aufgaben oder, etwas, das oft mehr Zeit frisst als nötig, das Zuweisen von Zugängen.
Denn, auch das zeigt die Heise-Recherche, nur jedes vierte Unternehmen verfügt über eine unterstützende Software. Um das Personalmanagement digital zu erfassen und seinen Mitarbeitenden dort geordnet wichtige Unterlagen und Aufgaben abzubilden, hat Factorial eine Software entwickelt, die sogar in einer mobilen App benutzt werden kann. “Wir können den ganzen Employee-Lifecycle dort abbilden. Ob Onboarding, Performance, Umfragen, Fortbildungen, Verträge und Dokumentenmanagement", zählt Terék auf. Gerade letzteres sei nach der Zusage elementar für einen “effizienten und lückenlosen Prozess”, den alle verfolgen können. Vertragswerk kann auf dem Smartphone unterschrieben werden, das schaffe gleich eine Bindung. Der Zugriff auf das Dashboard holt Führungskraft, HR und Mitarbeitenden gleichermaßen ab. Schon bevor der Arbeitsvertrag greift, werden wichtige Informationen in einem personalisierten Willkommensbereich bereitgestellt. Die Onboarding-Checkliste ist klar definiert und verschafft einen Überblick.
Bei Blue-Collar beliebt
Wie der aussieht, kann jede Abteilung an ihre Bedürfnisse anpassen. Und auch die Interaktion kann in der Software stattfinden, denn Aufgaben können im Tool kommentiert werden, falls es Fragen gibt. Mitarbeitende können dadurch zum Beispiel an Fristen erinnert werden. Mit der App-Funktion ist der Dienstleister anderen Anbietern voraus und gerade bei der Blue-Collar-Zielgruppe, die die Hälfte ihres Kundenstamms bildet, äußerst beliebt. “Dort ist es oft so, dass nicht unbedingt mit einer Desktopansicht gearbeitet wird – da ist die App sehr praktisch. Alle Prozesse sind in der Hosentasche”, sagt die Produktmanagerin. Was das Performance-Management angeht, hat sich Factorial ebenfalls bei OMR Reviews hervorgetan, Deutschlands führender Plattform für Rezension bei Software & Tools. Jüngst als Leader ausgezeichnet, darf sich das international vertretene Unternehmen über gute Bewertungen freuen.
Das Motto von Factorial: “Trage nur gute Schwingungen.” Foto: Factorial
Die Mitarbeitenden können regelmäßig einsehen, wie ihre Führungskraft ihre Leistung bewertet. Dadurch können gezielte Maßnahmen ergriffen werden, die den Beschäftigten weiterentwickeln sollen – und das wirkt sich positiv auf die Kommunikation und die Bindung aus. Künstliche Intelligenz leitet aus dem Feedback einen Aktionsplan ab, der Maßnahmen aufgrund der Stärken und Schwächen der Mitarbeitenden vorschlägt. Die Evaluationsprozesse stehen allen Parteien bereit, sodass die Abläufe ständig verbessert werden können. Schon vorher, im Recruiting, hilft Factorial mit KI. Sie generiert zielgerichtete Stellenausschreibungen und hilft bei der Lebenslaufrecherche. Das “KI Top Match” filtert starke Bewerber*innen.
Gerade im Onboarding ist ein strukturierter Prozess wichtig, um Mitarbeitende länger im Unternehmen zu halten, weil sie dadurch Vertrauen in die Unternehmenskultur gewinnen und sich besser identifizieren können. Mithilfe einer digitalisierten Organisation kann beispielsweise sozialer Integration mehr Raum geboten werden, da die Effizienz in anderen Bereichen steigt. Tools wie Factorial sorgen für mehr Transparenz, mobile Prozesse und mehr Zeit für Menschlichkeit. Ob am Schreibtisch oder in der Hosentasche.
Die Redaktion von OMR Jobs & HR beschäftigt sich mit den Herausforderungen für Unternehmen, die insbesondere bei der HR liegen. Der Kern der redaktionellen Arbeit besteht darin, Innovationen zu beleuchten und sozialen und politischen Herausforderungen Raum zu geben.
