Softwarebeschaffung bezieht sich auf den Prozess, bei dem ein Unternehmen oder eine Organisation die notwendige Software für ihre Geschäftstätigkeiten beschafft. Dies kann auf verschiedene Arten geschehen, zum Beispiel durch den Kauf von Lizenzen, das Abonnieren von Software-as-a-Service (SaaS)-Angeboten oder durch den Einsatz von Open-Source-Software.
Bei der Softwarebeschaffung gibt es einige Kriterien, die Ihr berücksichtigen solltet, wie zum Beispiel:
- Funktionalität der Software: Die Software sollte die Anforderungen und Bedürfnisse Eurer Organisation erfüllen und die gewünschten Aufgaben erledigen können.
- Kosten: Die Softwarebeschaffung kann mit verschiedenen Kosten verbunden sein, wie zum Beispiel Lizenzgebühren, Wartungskosten oder Schulungskosten. Es ist wichtig, diese Kosten im Voraus zu verstehen und zu vergleichen, um das beste Angebot zu finden.
- Integration: Die neue Software sollte gut in bestehende Tools und Systeme integriert werden können, um die Effizienz und Leistung zu verbessern.
- Unterstützung: Es ist wichtig, dass die Software von einem zuverlässigen Anbieter bereitgestellt wird, der technische Unterstützung und regelmäßige Updates bereitstellt.
Die Softwarebeschaffung erfordert oft einen detaillierten Plan und eine gründliche Analyse der Anforderungen und Bedürfnisse Eurer Organisation, um sicherzustellen, dass die von Euch ausgewählte Software Euren Erwartungen entspricht und eine gute Investition darstellt.
Wie geht man bei der Softwarebeschaffung vor?
Der Prozess der Softwarebeschaffung kann je nach Größe und Art Eurer Organisation unterschiedlich aussehen. Es gibt aber einige allgemeine Schritte, die Ihr befolgen könnt:
- Identifizieren der Anforderungen: Zunächst müsst Ihr die Anforderungen und Bedürfnisse Eurer Organisation feststellen, um zu verstehen, welche Software Ihr benötigt. Dazu könnt Ihr Workshops mit Mitarbeiter*innen durchführen sowie Marktforschung und Benchmarking betreiben.
- Erstellen eines Software-Anforderungsdokuments: Nachdem die Anforderungen definiert wurden, solltet Ihr ein Software-Anforderungsdokument erstellen, das alle Anforderungen und Funktionen der gewünschten Software beschreibt. Dieses Dokument wird Euch später bei der Auswahl von Anbietern und der Bewertung von Angeboten helfen.
- Auswahl von Anbietern: Nachdem Ihr die Anforderungen definiert habt, könnt Ihr verschiedene Anbieter von Software recherchieren. Ihr könnt dafür beispielsweise auf Softwarevergleichsplattformen wie OMR Reviews zurückgreifen, Anbieter direkt kontaktieren oder Ausschreibungen veröffentlichen, um Angebote zu erhalten.
- Bewertung von Angeboten: Sobald Euch Angebote von Anbietern vorliegen, könnt Ihr diese anhand des Software-Anforderungsdokuments und anderer Kriterien bewerten, um die beste Software für Eure Bedürfnisse auszuwählen. Dazu könnt Ihr auch Referenzen und Kundenbewertungen heranziehen. Auf OMR Reviews findet Ihr beispielsweise tausende Softwarebewertungen von echten Nutzer*innen, Softwarevergleiche, Preise, Funktionen und weitere hilfreiche Informationen zur Softwareauswahl.
- Verhandlungen und Abschluss des Vertrages: Wenn Ihr einen Anbieter ausgewählt habt, könnt Ihr Verhandlungen über Preise, Lizenzen und andere Bedingungen führen. Sobald alle Einzelheiten geklärt sind, könnt Ihr den Vertrag abschließen und die Software kaufen oder abonnieren. Bei kostenlosen Softwares entfällt dieser Schritt.
- Implementierung und Integration: Nachdem Ihr die Software erworben habt, muss sie implementiert und in bestehende Systeme integriert werden. Dazu können Schulungen und technische Unterstützung von Anbieterseite notwendig sein.
Welche Bedeutung haben Bewertungen und Softwarebewertungsplattformen bei der Softwarebeschaffung?
Bewertungen und Softwarebewertungsplattformen wie OMR Reviews können bei der Softwarebeschaffung eine wichtige Rolle spielen, da sie Euch dabei helfen können, die Qualität und Leistung von Software zu beurteilen und zu vergleichen.
Bewertungen von Nutzer*innen und Kund*innen können Euch beispielsweise wertvolle Informationen darüber liefern, wie gut die Software in der Praxis funktioniert und ob sie den Erwartungen entspricht. Sie können auch Hinweise darüber geben, ob es Probleme oder Schwachstellen gibt, die Ihr bei der Entscheidung berücksichtigen solltet.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Bewertungen und Softwarebewertungsplattformen nur eine Hilfe bei der Softwarebeschaffung darstellen und nicht die einzige Quelle für Informationen sein sollten. Es ist immer ratsam, sich auch direkt an Anbieter oder andere Experten zu wenden und sich umfassend über die verfügbaren Optionen zu informieren, bevor man eine Entscheidung trifft.
Im Rahmen einer Studie zu Software-Entscheidungen hat OMR Reviews 2023 die wichtigsten Fragen zur Softwarebeschaffung in Deutschland geklärt, bspw. wie sie abläuft, anhand welcher Kriterien deutsche Unternehmen Software auswählen und worauf es bei Softwarebewertungen ankommt.
