Office Manager (m/w/d)

für das Hamburger MachWerk in Teilzeit, mindestens 30h oder in Vollzeit – ab sofort in Hamburg gesucht.

Darum geht es bei uns

Die Impulse Medien GmbH unterstützt mittelständische Unternehmerinnen und Unternehmer mit Ideen, Know-how und einem starken Netzwerk dabei, ihr Geschäft erfolgreich voranzubringen und sich persönlich weiterzuentwickeln. 1980 als Magazin gegründet, hat impulse tausende Unternehmerfamilien über Generationen hinweg begleitet. Im Jahr 2013 gelang es dem damaligen Chefredakteur Nikolaus Förster, die Marke aus dem Gruner+Jahr-Konzern herauszulösen und selbst Unternehmer zu werden. Er gründete die Impulse Medien GmbH, die heute über 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Er entwickelte die Marke zu einem lebendigen Netzwerk für Menschen weiter, die Lust haben, eigene Ideen umzusetzen – getreu dem impulse-Motto „Mach es!“ Neben Magazinen, Büchern und digitalen Inhalten veranstaltet impulse inspirierende Workshops, exklusive Unternehmensbesuche und Unternehmerreisen. Die Marke setzt auf langjährige Kundenbeziehungen, große Praxisnähe und unternehmerischen Freiraum.

Das könnten Deine Aufgaben sein

Gebäudemanagement

• Koordination von Wartungs- und Reparaturarbeiten
• Kommunikation und Terminorganisation mit der Hausverwaltung, mit Handwerkern und Technikern
• Arbeitsplatzsicherheit und -gesundheit: Sicherstellen, dass alle Sicherheits- und Gesundheitsrichtlinien eingehalten werden; Steuerung unseres externen Sicherheitsbeauftragten
• Koordination von Dienstleistern für Reinigung

Administrative Aufgaben

• Büroorganisation und -verwaltung
• Angebots- und Vertragsmanagement mit den unterschiedlichen Gewerken, u.a. auch Versicherungen, wie z. B. Hausrat, Haftpflicht
• Überwachung der Kosten
• Bürobedarf: Bestandskontrolle und Bestellung von Büromaterial und -ausstattung

IT-Unterstützung

• Technische Unterstützung: Erste Anlaufstelle für KollegInnen sowie KundInnen bei technischen Anfragen und Problemlösungen vor Ort
• IT- und Netzwerktechnik: Aufrechterhaltung und Ausbau der IT-Infrastruktur, einschließlich Verkabelung, Netzwerkgeräten und Telekommunikationssystemen und Koordination mit der IT-Abteilung

Veranstaltungsbetreuung 

• Empfang und Gästebetreuung: Empfang von Besuchern und Vorbereitung von Besprechungsräumen
• Koordination der Raumnutzung: Planung und Überwachung der Belegung von Veranstaltung- und Seminarräumen
• MachWerk-Führungen und Bereitstellung von Informationen zur Vermietung

Das bringst Du mit

• eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• idealerweise (mehrere Jahre) Erfahrung im Officemanagement
• Du bist digital- und technikaffin und kannst Dich schnell in neue IT-Systeme einarbeiten.
• Du arbeitest strukturiert und kannst sehr gut organisieren – auch Dich selbst
• Du setzt Deine Aufgaben sorgfältig und zuverlässig um, auch wenn es hektisch wird oder Deine To-do-Liste endlos scheint
• Dich erfüllt es, wenn die Zusammenarbeit im Team sehr gut läuft, weil Du ein kommunikativer Mensch bist, lösungsorientiert handelst und mitdenkst
• ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und eine serviceorientierte Einstellung. Du hast immer ein offenes Ohr für die KollegInnen und bist gerne für sie da.

Das bieten wir Dir

• 30 Tage Urlaub plus Weihnachten und Silvester frei
• Überstundenausgleich durch Freizeit
• Ausstattung für mobiles Arbeiten
• Hamburgs schönstes Büro: Das MachWerk