Virtuelle Teamarbeit

Virtuelle Teamarbeit wird definiert als Arbeit in einem Team, dessen Mitglieder räumlich oder global voneinander getrennt sind und hauptsächlich über digitale Medien miteinander kommunizieren. Diese neue Arbeitsform verlangt gewisse Kompetenzen der Teammitglieder und Führungskräfte in Bezug auf die dezentrale Organisation und Kommunikation.

Was ist virtuelle Teamarbeit?

Räumliche, zeitliche und organisatorische Grenzen werden durch virtuelle Teamarbeit gelockert. Virtuelle Teamarbeit gewinnt in Zeiten der Digitalisierung an Bedeutung. Im Folgenden werden einige Vorteile dieser Arbeitsform vorgestellt. Besonders für Unternehmen, die bereits vermehrt digital arbeiten, bietet das Arbeitsmodell einige Chancen. Mit einer gewissen Planung und Kommunikationsfähigkeit kann virtuelle Teamarbeit Projekte bereichern. Die bestimmten Führungsqualitäten und Fähigkeiten der Teammitglieder, die nötig sind, werden weiter unten aufgeführt.

Vorteile virtueller Teamarbeit

• Produktivität: Virtuelle Teamarbeit kann die Produktivität erhöhen, da nicht nur sequenziell, sondern simultan gearbeitet werden kann.
• Transparenz: Da relevante Informationen und Dokumente digital für das gesamte Team zugänglich sind, ist jedes Mitglied jederzeit auf dem gleichen Stand – das verbessert die Arbeitsqualität.
• Flexibilität: Das Team kann ausschließlich aufgrund von für das Projekt nötigen Kompetenzen zusammengestellt werden. Für die Team-Zusammenstellung gibt es geringere zeitliche, örtliche oder organisatorische Einschränkungen.
• Kosteneinsparung: Durch die virtuelle Zusammenarbeit können Reisekosten und -wege für Mitarbeiter:innen gespart werden. Zudem könnten etwaige Bürokosten dadurch reduziert werden.
• Dokumentation: Der Arbeitsprozess wird kontinuierlich digital gespeichert und dokumentiert, neue Teammitglieder können einfacher eingearbeitet werden.
• Globale Präsenz: Das Team kann von unterschiedlichen Orten aus arbeiten und dabei auch Märkte vor Ort besser bedienen, durch den direkten Kontakt zum Zielmarkt.

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Welche Kompetenzen benötigt eine virtuelle Führungskraft?

Um virtuelle Teamarbeit erfolgreich zu nutzen, benötigt die Führungskraft neben technischen Fähigkeiten auch sogenannte Softskills, um das Team ohne direkten persönlichen Kontakt zufriedenstellend führen zu können.

Wichtig ist es, dem Team trotz räumlicher Distanz und eventueller kultureller Unterschiede ein Teamgefühl zu vermitteln – dies gelingt mithilfe von gezielten Techniken und gewissen Kompetenzen der Teamleitung. Virtuelle Team-Entwicklungsmaßnahmen stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl. Besonders in internationalen Teams ist eine interkulturelle Kompetenz der Teamleitung gefragt – sie ist flexibel und offen gegenüber anderen Herangehensweisen. Zum anderen ist es wichtig, das Team zu motivieren und die rege Beteiligung und Selbstständigkeit der einzelnen Mitarbeiter:innen im Arbeitsprozess zu fördern.

Vertrauen ist bei virtueller Teamarbeit entscheidend, der Aufbau und Erhalt sollten deshalb einen hohen Stellenwert haben. Da in virtuellen Teams hauptsächlich verbal kommuniziert wird, fehlt die nonverbale Kommunikation – Missverständnisse können auftreten. Teamleiter:innen sollten sich dessen bewusst sein und gemeinsam mit dem Team Regeln aufstellen, um Kommunikationsprobleme zu vermeiden. Bei virtuellen Konferenzen ist ein gewisses Maß an Planung und effektiver Durchführung gefordert, das technische Know-how ist dabei essenziell. Die digitale Teamleitung fungiert als Vorbild bei der Nutzung digitaler Kommunikationsmaßnahmen und wählt zusammen mit den Teammitgliedern passende Medien aus.

Ein:e Teamleiter:in muss außerdem die unterschiedlichen Charaktere des virtuellen Teams gut kennen und den Einfluss der Heterogenität auf die Teamdynamik einschätzen können.

Erfolgsfaktoren für virtuelle Teamarbeit

• Funktionierende Technik: Besonders wichtig ist es, dass sich die Teammitglieder bei virtueller Teamarbeit auf einwandfreie Technik verlassen können. Das Internet sollte schnell und möglichst ohne Störungen funktionieren. Bei virtuellen Konferenzen (bspw. mithilfe dieser Videokonferenz-Tools) müssen Ton und Bild stabil sein, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen. Die Teammitglieder brauchen zudem ein gutes Verständnis für Technik – so können sie bei Problemen selbst eingreifen.
• Struktur, Ziele und Regeln: In einem Team, das sich nicht spontan mündlich absprechen kann, sollte es klare Regeln in Bezug auf die Arbeitsprozesse geben. Das Team muss gemeinsam ausarbeiten, wie Feedback gegeben werden soll, über welche Medien kommuniziert wird, wie Verantwortlichkeiten verteilt sind – all das sollte vorab besprochen werden, um Unklarheiten vorzubeugen. Ein regelmäßiger Termin für das gesamte Team, bei dem aktuelle Anliegen besprochen werden, fördert den Zusammenhalt und bringt alle auf den neuesten Stand.
• Arbeit auf Vertrauensbasis: Bei virtueller Teamarbeit kann niemand die genaue Arbeitszeit kontrollieren, es zählen die Ergebnisse. Die Mitarbeiter:innen haben deshalb eine hohe Eigenverantwortlichkeit, die Teamleitung sollte ihnen vertrauen. Positives Feedback unterstützt das Vertrauen und fördert die Arbeitsmotivation.
• Teammitglieder, die virtuelle Teamarbeit schätzen: Bei einem virtuellen Team, bei dem jedes Mitglied allein vor dem Computer sitzt, anstatt die Kolleg:innen täglich persönlich zu treffen, braucht es Mitarbeiter:innen, die diese Arbeitsform schätzen und eine hohe Affinität zum digitalen Arbeiten haben. Technisches Know-how und der Wille, häufig digital zu kommunizieren, sind deshalb Grundvoraussetzungen für Teammitglieder. Selbstorganisation, das Entwickeln eigener Lösungen und die Fähigkeit, Beruf und Privatleben zu trennen, sind wichtige Eigenschaften, um zufrieden in einem virtuellen Team zu arbeiten.
• Raum für Persönliches schaffen: Der zwischenmenschliche Kontakt, der bei klassischen Teams durch Gespräche in der Mittagspause oder an der Kaffeemaschine entsteht, sollte auch bei virtuellen Teams ermöglicht werden. Zum Beispiel durch einige Minuten Smalltalk vor der geplanten Besprechung oder durch unregelmäßige, persönliche Treffen mit allen Teammitgliedern.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung bietet Chancen für Unternehmen, neue Arbeitsprozesse zu etablieren – virtuelle Teamarbeit kann eine Form davon sein. Menschen können unabhängig vom Wohnort als Team zusammenarbeiten, Fähigkeiten werden optimal für Projekte genutzt. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist der Führungsstil bei virtuellen Teams entscheidend. Teamleiter:innen sollten deshalb ihr Team genau kennen, Zeit ins Projektmanagement investieren und die Erfolgsfaktoren beachten. So können Unklarheiten und Ineffizienz vermieden werden und die virtuelle Teamarbeit ist von Erfolg geprägt.

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