Fünf Projektmanagement-Fehler, die in kreativen Teams immer noch gemacht werden

1. Szenario 1: Teamplanung mit Excel
2. Szenario 2: Multi-Tools für Zeiterfassung
3. Szenario 3: Aufgaben in Klebezetteln und E-Mail-Inboxes
4. Szenario 4: DSGVO nicht auf dem Schirm
5. Szenario 5: Oldtimer

Ihr habt das in Eurem Arbeitsleben sicher alle schon erlebt: Informationen verschwinden in Excel-Tabellen, niemand weiß, wer gerade an welchem Projekt arbeitet und die Aufgaben für die nächsten Wochen sind auch nicht so richtig klar. Viele Marketing-Teams und Agenturen hängen immer noch in einer Zeit fest, in der Microsoft-Office-Fähigkeiten im Lebenslauf wichtig und E-Mails das omnipräsente Kommunikationstool waren. Wir zeigen Euch heute die fünf immer noch vorkommenden Projektmanagement-Fehler und wie Ihr sie vermeiden könnt.

Warum ist es so wichtig, Projektmanagement auf ein stabiles Fundament zu stellen? Weil die Arbeit viel mehr Spaß macht, wenn Ihr Euch auf Eure eigentlichen Aufgaben konzentrieren könnt – und nicht in Excel-Tabellen Daten überprüfen müsst. Also lieber ein zeitgemäßes Tool einführen und das Nervthema Projektmanagement entspannt nebenbei erledigen. Nur ist leider noch nicht jedes Unternehmen so weit.

Deshalb lasst uns mal auf typische Szenarien schauen, die symbolisch zeigen, was noch in so vielen Teams (auch manchmal bei OMR) falsch läuft:

Szenario 1: Teamplanung mit Excel

Ein Klassiker in vielen Teams: Projektverantwortliche starten oft mit kleineren Einheiten aus zwei Leuten und legen erstmal eine Excel-Tabelle mit Projekten und Kunden an. Wächst das Team und das Unternehmen schwillt die Datei schnell zu einem XXL-Planungssheet an – die Pflege frisst unglaublich viel Zeit. Ganze Arbeitstage gehen dafür drauf, Kästchen mit Zuständigkeiten, Deadlines und Partnern aktuell zu halten. Zweites Problem: Ohne die jeweiligen Projektverantwortlichen geht gar nichts. Denn nur sie haben den Überblick und nur ihr Zeitaufwand hält den Laden überhaupt zusammen. Das Learning: Es braucht in der heutigen Zeit ein zentrales Tool für das Projektmanagement.

Szenario 2: Multi-Tools für Zeiterfassung

Wer heute in einem neuen Job startet, wird meist mit unzähligen Tools konfrontiert, die im Einsatz sind (wenn das Unternehmen über die Excel-Strategie hinaus gekommen ist). Was vor allem in Agenturen am häufigsten vorkommt: Zwar ist ein Projektmanagement-Tool im Einsatz, wo auch mal Aufgaben getrackt werden. Die Zeiterfassung findet aber meist mit einer weiteren Software-Lösung statt. Die Folge: Um aus den Zeiten Rechnungen stellen oder Projekte controllen zu können, werden diese Zeiten händisch exportiert und in ein anderes Tool wieder importiert – mit ganz viel Excel-Magie zwischendurch. Das Learning: Ständig Daten hin und her zu schieben macht keinen Spaß. Setzt lieber auf ein Tool, das all Eure Anforderungen bewältigen kann.

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Szenario 3: Aufgaben in Klebezetteln und E-Mail-Inboxes

Seid ehrlich. Auch Ihr organisiert Euch manchmal über zwei entscheidende Tools: E-Mail-Postfach + Kalender. Manche kleben sicherlich auch noch Post-Its mit ihren To-Do’s an den Monitor. Das geht zumindest solange gut, wie sich Aufgaben nur auf die eigene kleine Welt beziehen. Sobald Ihr aber mit weiteren Menschen arbeiten müsst, geht’s bergab. Da werden E-Mails übersehen, falsch zugeordnet usw. Und irgendwann sind alle sauer, weil keiner weiß, wer jetzt wirklich welche Aufgabe erledigt. Das Learning: Ihr braucht einen zentralen Ort, wo alle ihre anstehenden Aufgaben transparent sehen und verwalten können. Bestenfalls versteht Ihr dabei auch, woran die anderen gerade arbeiten.

Szenario 4: DSGVO nicht auf dem Schirm

Hat sich eine Abteilung mal durchgerungen ein neues Tool einzuführen, ist nicht nur das „Anlernen“ aller Mitarbeitenden ein Problem. Oft wird erstmal auf kostenlose Software gesetzt, Projekte angelegt, Accounts eingerichtet. Doch dann kann es auch schnell Ärger geben: Der Testzeitraum läuft ab und es wird doch Geld fällig. Der Einkauf lehnt ab. Aber nicht, weil das Tool zu teuer ist, sondern weil die Datenschutzabteilung merkt, dass alle Daten in den USA liegen. Das Learning: Setzt lieber von Anfang an auf DSGVO-konforme Tools.

Szenario 5: Oldtimer

Gehen wir nochmal einen Schritt zurück: Oftmals scheitert die Einführung neuer Tools ja an der Dickköpfigkeit einzelner Teammitglieder. Wer will sich schon aufwendig in neue Software einarbeiten, wenn es seit 20 Jahren auch so funktioniert? Also machen alle erstmal so weiter wie bisher. Und das Chaos ist vorprogrammiert. Das Learning: Schaut nach Software, die einfach anzuwenden und für alle im Team ohne Probleme verständlich ist.

Wie könnt Ihr vermeiden, diese Fehler zu begehen? Setzt zum Beispiel auf awork. Die Kolleg:innen haben in Deutschland ein Projektmanagement-Tool gebaut, das unter anderem von thjnk, Ströer und Viva con Agua eingesetzt wird. Ihr könnt Aufgaben verwalten, Zeiterfassung erledigen und Ressourcen planen. Probiert awork einfach mal aus – die OMR-Reviews-Community bewertet das Tool mit 4,7 von 5 Sternen.