Wie Ihr mit der richtigen Software für Work-Management ganz viel Arbeitszeit spart

Wer kennt es nicht: abteilungsübergreifende Projektteams, zig verschiedene Tools und Kommunikationskanäle und ambitionierte Deadlines. Ein chaotischer Arbeitsablauf ist vorprogrammiert. Gerade bei groß angelegten Kampagnen wird schnell klar, wie wichtig Tools sind, die Zusammenarbeit und Workflows vereinfachen, skalierbar sind und auch mal automatisieren können. Und genau an dieser Stelle kommen Softwares für Work-Management ins Spiel. Durch geringen Zeit- und Kostenaufwand, einfach zu bedienenden Benutzeroberflächen und messbaren Erfolgen in Sachen Produktivität gehören sie in jedes moderne Unternehmen. Wir zeigen Euch zentrale Funktionen und wie diese auch Euch echten Mehrwert bringen.

Work-Management-Softwares wie das cloudbasierte monday.com aus Israel sind die beste Basis für straffe Prozesse, mehr Transparenz und Effizienz. Sie fungieren sozusagen als „Windows der Arbeitswelt“, indem sie Eure Projekte, Tools und Dateien optimal kanalisieren. Eine übersichtliche, automatisch gesteuerte Kampagnenplanung erleichtert Eurem Marketing- oder Kreativteam die Steuerung und Erledigung sämtlicher Aufgaben. Sie helfen Euch, Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen, Projekte effektiver zu managen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Kommunikation, Automatisierung und Integration sind dabei die zentralen Funktionen, mit denen Ihr Inhalte optimiert oder auch Traffic und Conversion-Rates erhöht.

Immer auf dem Laufenden

Kommunikation ist alles – um Fehler und Missverständnisse gar nicht erst entstehen zu lassen und die Konzentration auf wichtige To-dos zu lenken. Eine Software für Work-Management wie monday.com bündelt Aufgaben und Projekte an einem zentralen Ort, so dass alle Beteiligten jederzeit up to date bleiben. Über die jeweiligen dynamischen Boards unterschiedlicher Arbeitsbereiche könnt Ihr wahlweise sowohl mit einzelnen oder allen Teammitgliedern als auch mit verschiedenen Abteilungen kommunizieren.

Alles läuft an einem zentralen Ort: Kampagnen planen, nachverfolgen und die gesamte Kommunikation

Benachrichtigungen werden über die jeweils aktivierten Optionen an einzelne Personen oder ganze Teams gerichtet, Anforderungen und Aufgaben individuell zugewiesen. Status-Spalten dienen der ständigen Aktualisierung in Echtzeit, ohne dass zeitraubende Besprechungen oder ein Wust an E-Mails erforderlich sind. Über eine Suchfunktion lassen sich Aktualisierungen zu einzelnen Themen zudem jederzeit abrufen, so dass keine Info unter den Tisch fällt. Gerade in kreativen Prozessen, in die viele verschiedene Parteien wie etwa Designer:innen und Agenturen involviert sind, behaltet Ihr so den Überblick über Projektverantwortungen und den Fortlauf der verschiedenen Arbeitsschritte. Live-Kommentare helfen darüber hinaus, Feedbackschleifen zu verkürzen und schneller zum Ergebnis zu kommen. Texter:innen und Designteams können Bilder und Videos direkt innerhalb der Software kommentieren, was Genehmigungsprozesse effizienter macht. Nicht projektspezifische Ideen, Konzepte oder Brainstormings werden auf entsprechenden Boards team- oder abteilungsübergreifend platziert.

Zur Ausstattung der Tools gehören in der Regel alle Aktionen, die eine Kommunikation erfordert: Fristen setzen, Erinnerungen (automatisch) schicken, Notizen und Checklisten integrieren, Dateien und Dokumente anhängen. Über Diagramm-Widgets lassen sich selbst Kapazitäten einzelner Mitarbeiter:innen inklusive optionaler Arbeitsteilungen anschaulich und für alle nachvollziehbar darstellen.

Details zu allen Kommunikations-Funktionen von monday.com findet Ihr hier.

Zeitersparnis dank Automatisierung

Alles im Auge behalten, die manuelle Arbeit reduzieren, Kreativität steigern: Automatisierungen schaffen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen und innerhalb der Teams – relevante Informationen wie Deadlines und abschließende Entscheidungen, Formulare und Ankündigungen gelangen ohne Umwege von der Kampagnenleitung zu Texter:innen und Designer:innen.

Teammitglieder bleiben dank anpassbaren Automatisierungen immer auf dem Laufenden

Dabei könnt Ihr jeden Workflow intuitiv an Eure Bedürfnisse anpassen. Das monday.com Work OS beispielsweise bietet neben zahlreichen Vorlagen für Automatisierungsformeln auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Automatisierungen zu erstellen. Lösungen gibt es für fast jeden Anwendungsfall, sei es Projektmanagement, Vertrieb, HR oder IT. So legt Ihr zum Beispiel eine Automatisierung fest, um Teamleiter:innen zu benachrichtigen, sobald eine neue Anfrage eingeht oder, um Eure Kolleg:innen rechtzeitig vor einem Veröffentlichungsdatum zu benachrichtigen. Die Automatisierungen folgen einer „Wenn … dann …“-Struktur und bestehen aus einem Trigger, einer Bedingung sowie einer oder mehrerer Aktionen.

Boardübergreifende Automatisierungsformeln ermöglichen es Euch, mittels Aktionen auch andere Aktionen in einem separaten Board auszulösen. Viele dieser Formeln können verbundene Elemente über Boards hinweg verknüpfen.

Wie Ihr Automatisierungsformeln einfach erstellt, lest Ihr hier.

Intern und extern gut vernetzt

Sicherlich arbeitet Ihr auch permanent auf zu vielen Plattformen parallel und würdet gerne einiges zusammenführen. Softwares wie monday.com erlauben mit vordefinierten Integrationsabläufen auch die Verbindung mit externen Plattformen. Mit der Outlook-Integration könnt Ihr zum Beispiel aus E-Mails Aktionselemente machen und alle Teammitglieder automatisch informieren, um nahtlos verbunden zu bleiben.

Genauso könnt Ihr Nachrichten an Slack schicken und Euer Team hier auf dem Laufenden halten. Updates werden in Nachrichten in Slack verwandelt, so dass alle im Team sofort über die neuesten Informationen verfügen und auf beiden Plattformen auf dem gleichen Stand sind.

Die Vorteile der E-Mail-Integration gelten genauso für die Kommunikation mit Kund:innen, Freiberufler:innen und externen Anbietern, mit denen Ihr für Feedbacks und Abstimmungen jederzeit vernetzt bleibt, ohne täglich Unmengen an Mails verschicken zu müssen.

Integrationen ermöglichen den direkten Zugriff auf die wichtigsten Tools, wie beispielsweise die Creative Cloud

Was Ihr für die Integration von externen Plattformen wissen müsst.

Benutzerfreundlich und erfolgsversprechend

monday.com punktet laut Kundenaussagen mit einer besonders benutzerfreundlichen intuitiven Oberfläche, die „leicht verständlich und einfach zu gestalten“ ist und ein schnelles Onboarding des Teams und beliebige Anpassungen der individuellen Workflows gestattet.

Markenpartnerschaften, Kundenerlebnisse, Handels- und Werbeaktivitäten: Umfangreiche Marketingkampagnen, bei denen Dutzende Teams und Abteilungen mitwirken, lassen sich mit der flexiblen Software funktionsübergreifend steuern und gestalten. Dabei kommt es am Ende nicht auf die Größe des Unternehmens an. Große Softwareanbieter mit überregionalen Niederlassungen, globale E-Commerce-Unternehmen mit stark frequentierten Online-Marktplätzen, aber auch kleine Start-Up-Teams zählen zu den Kunden.

Mit einer Software wie monday.com könnt auch Ihr komplexe, maßgeschneiderte Kampagnen managen, unterschiedliche Bereiche und Abteilungen einfach zusammenführen und damit Eure wirtschaftlichen Ziele schneller erreichen.