KI im Unternehmen: Wie wir bei OMR die Technologie einsetzen wollen

KI ist die Technologie der Stunde. Das wissen viele Unternehmen und suchen deshalb nach Einsatzmöglichkeiten. Das Ziel: Mehr Effizienz, geringere Kosten. Auch wir bei OMR wollen KI in den Arbeitsalltag integrieren – aber wie? Und dann sind da noch die vielen Herausforderungen: Prozesse müssen angepasst, neue Risiken gemanagt und regulatorische Vorgaben berücksichtigt werden. Deshalb gehen wir das Projekt jetzt gemeinsam mit den KI-Experten von KPMG an und nehmen dich mit auf die Reise. Hier dürften auch einige KI-Learnings für dich und dein Unternehmen drin stecken.

Viele Angestellte – auch bei OMR – nutzen auf eigene Faust bereits KI-Anwendungen wie ChatGPT. Das Problem: Wer wirklich Produktivität steigern will, muss bestenfalls mit Informationen des Unternehmens arbeiten. Sensible Daten sollten aber nicht einfach bei ChatGPT und anderen KI-Bots hochgeladen werden. Also braucht es sichere und funktionierende Lösungen für Unternehmen. Und weil uns da in der Tiefe bei OMR die Expertise bisher fehlt, haben wir KPMG mit ins Boot geholt. Gemeinsam wollen wir verschiedene KI-Ideen entwickeln.

Zum Start in den Workshop

Um das zu schaffen, hat sich ein kleines OMR-Team mit einer Gruppe KI-Experten von KPMG für einen zweitägigen Workshop getroffen. Dabei ging es zu Beginn vor allem um Aufklärung, was bei der Implementierung von KI entscheidend ist. Die größten Herausforderungen für uns und viele andere Unternehmen da draußen:

• Geschäftsprozesse ändern sich.

• Neue Risiken müssen gemanagt werden.

• Das Team muss neues Wissen aufbauen.

• Regulierungen (AI Act der EU) müssen beachtet werden.

• Durch KI kann eine komplette Transformation des Teams und der Organisation des Unternehmens anstehen.

• Die Technologie muss intern verwaltet werden.

Weitere erste Learnings für das OMR-Team: Wie funktioniert effizientes Prompting (also das Anweisen der KI), um der KI bestmöglich ihre Aufgabe zuzuweisen? Und wie erstellt man effektiv sogenannte Metaprompts, bei denen man der KI eine bestimmte Rolle zuweist, die dann Aufgaben dauerhaft wie gewünscht löst? Diese Metaprompts bildeten im Workshop die Grundlage für erste Prototypen, weil sich aus ihnen eigene GPTs, also eigene Chatbots, bauen lassen. Die standen neben den ersten Learnings rund um KI und der Ideenentwicklung im Mittelpunkt. Das Ziel: Beweisen, dass erste Ansätze auch umsetzbar sind.

Nach der Idee kommt der Prototyp

Während des Workshops ergeben sich schnell vier grundlegende Ideen für den Einsatz von KI bei OMR. Wobei eine der Ideen sich eher auf die grundlegende Architektur von KI in der OMR-Welt bezieht. Eine zentrale Herausforderung beim Einsatz von KI ist die interne Verwaltung der Technologie – insbesondere, wenn es um sensible Daten geht. Ein Team klärt deshalb während des Workshops, wie eine sichere und geschlossene KI-Umgebung bei OMR aufgebaut werden kann. Das Ziel: Ein OMR-KI-Assistent, der sicher mit internen Informationen arbeitet, ohne Risiken für Datenschutz und Unternehmenssicherheit einzugehen. KPMG kann dabei aus eigener Erfahrung berichten. Das Unternehmen mit über 14.000 Mitarbeitenden allein in Deutschland hat selbst einen sicheren KI-Assistenten im Einsatz – auf Basis von ChatGPT in eigener Cloudinfrastruktur.

Die weiteren Ideen gehen expliziter in Richtung Anwendung. Ein Workshop-Team (bestehend aus KPMG- und OMR-Mitarbeitenden) arbeitet während der zwei Tage an einem KI-Bot, der Mitarbeitende bei der Formulierung von Sales-Anfragen unterstützt. Dabei galt es, eine zentrale Herausforderung zu meistern: Wie können interne Informationen genutzt werden, ohne Datenschutzrisiken einzugehen oder regulatorische Vorgaben wie den AI Act der EU zu verletzen? Die Lösung: Der KI-Bot greift nur auf zuvor freigegebene interne Datenquellen zu und erzeugt Texte innerhalb einer geschützten Umgebung. So kann vorhandenes Wissen, das im Unternehmen existiert, von allen abgerufen werden, um passende Angebote zu erstellen. Während des Workshops entsteht ein erster Prototyp, der bereits grundlegende Informationen aus einer Excel-Übungstabelle mit aktuellen Neuigkeiten rund um den Kunden kombiniert. Dabei lernt das Team, dass die KI bereits sehr gut aktuelle Ereignisse rund um die potenziellen Kunden erkennen und ausspucken kann. Gleichzeitig liefert der Bot ordentlich vorformulierte Mails aus, weil er im Vorfeld Beispiel-Mails bekommen hat, die den OMR-Ton treffen.

KI für interne...

Ein drittes Workshop-Team widmet sich einem Chat-Bot für den sogenannten OMR Manager. Dieses Tool bietet OMR-Partnern jetzt schon die Möglichkeit, ihre Materialien rund um ihren Auftritt beim OMR Festival hochzuladen, Tickets für Mitarbeitende herunterzuladen oder jegliche Informationen rund um das Event abzurufen. Ein Chat-Bot – trainiert auf den OMR Manager – könnte nun helfen, jegliche Fragen in kürzester Zeit zu beantworten. Der Ansatz während des Workshops: Das Team liefert der KI erste Dokumente mit Informationen für OMR-Aussteller. Aus diesen soll der Bot seine Antworten bauen. 

Schon der Prototyp kann nach dem Workshop so etwa Infos zur Verpflegung auf dem Festival oder zu Zeiten für den Standbau ausliefern. Die wichtige Erkenntnis dieses Teams: Ein Chatbot für den OMR Manager ist auf der einen Seite umsetzbar und hat auf der anderen Seite das Potenzial, das Team zu entlasten. Doch eine Herausforderung wurde schnell deutlich: Das Team musste sich zunächst das nötige Wissen aneignen, um die KI mit den richtigen Daten und Dokumenten zu trainieren. Nur wenn das gelingt, kann der Chatbot tatsächlich korrekte und hilfreiche Antworten an Aussteller liefern. Nach dem OMR Festival 2025 ist eine erste Testversion angedacht, die dann zur Vorbereitung auf OMR26 zur Verfügung stehen soll.

... und externe Prozesse

Team 4 arbeitet derweil an einer KI-Anwendung, die auch nach außen sichtbar werden soll. Die Idee: Eine KI, die auf Grundlage von Position, Unternehmen und angegebenen Interessen ein personalisiertes OMR-Festival-Programm vorschlägt oder zumindest einen Timetable mit passenden Slots zeigt – also eine Art persönlicher Programm-Assistent für alle Besucher*innen. Schon lange hören wir aus der Community, dass viele vor lauter Content-Angeboten auf dem OMR Festival spannende Dinge gar nicht mitbekommen. Sie werden erschlagen von Bühnenprogramm, unzähligen Masterclasses, Guided Tours, Side Events und Ausstellern. 

Während des Workshops schafft es das Team, einen Chatbot zu erstellen, der auf Grundlage von Unternehmen, Position und Interessen passende Masterclasses ausspuckt und am Ende sogar einen personalisierten Zeitplan mit Besuchen bei Ausstellern, Masterclasses und Pausen für beide Tage erstellt. Wichtiges Learning: Es ist absolut entscheidend, der KI in den Prompts so genau wie möglich Anweisungen und vor allem Grenzen mitzugeben. Denn bei den Tests zeigt sich, dass die KI in Einzelfällen zum Beispiel Themengebiete erfindet, die so gar nicht im OMR-Programm zu finden sind. Gleichzeitig braucht der Programm-Assistent nicht nur die grundlegenden Infos zu Masterclasses, Ausstellern, Stages, Speaker*innen. Er muss auch wissen, was er tun soll, wenn es nicht genug Empfehlungen für bestimmte Besucher*innen gibt. Prompts sollten also auch immer beinhalten, dass die KI dann beispielsweise eine Pause einplanen soll.

Insgesamt zeigt sich jedoch, dass eine individuelle Programm-Planung über feste Themengebiete und Besucher-Interessen nur mit KI machbar ist. Potenziell lässt sich das Projekt dabei ohne großen Programmieraufwand umsetzen. Im Hintergrund läuft der KI-Bot, der in Echtzeit die Infos der Besucher*innen mit dem Programm matcht. Die individuellen Pläne werden dann als Maske auf einer Webseite ausgegeben, ohne dass Nutzende die Herleitung des KI-Bots bemerken.

Jetzt in die Planung einsteigen

Wie geht es jetzt aber weiter nach so einem Workshop? Als wichtiges Element hat uns KPMG eine Präsentation mit den Ergebnissen der zwei Tage, allen verwendeten Prompts und den Gedanken hinter den Ideen zur Verfügung gestellt. Auf den gesammelten Erfahrungen und Infos können die Teams aufbauen und die Ideen weiterentwickeln. Dabei adressieren wir gezielt die Herausforderungen, die wir zu Beginn identifiziert haben: Die zentrale interne KI-Umgebung löst das Problem der sicheren Verwaltung der Technologie, während wir im Team das nötige Wissen aufbauen. Schritt für Schritt schaffen wir so die Grundlage für eine nachhaltige und sichere KI-Integration. Zuerst muss also die eigene KI eingeführt werden, worauf dann alle weiteren Ideen aufsetzen.

Ganz wichtig: In jedem Team werden jetzt “KI-Champions” bestimmt, die in Zusammenarbeit mit KPMG zum Thema aufgeschlaut werden und auch die Funktionalitäten der grundlegenden KI-Umgebung in die Teams tragen. So wollen wir sicherstellen, dass die Funktionen in der Breite bekannt sind und auch genutzt werden. Anschließend geht es dann darum, die ersten Ideen aus dem Workshop umzusetzen und dann Schritt für Schritt weitere KI-Bots und ähnliche Funktionen einzuführen. So wollen wir bei OMR als Firma das Meiste aus künstlicher Intelligenz herausholen. Klares Ziel: Entlastung für das Team, schnellerer Service für Partner und Kund*innen und ganz neue Funktionen nach innen und außen. Legen wir also mal los.