Warum ein Digital Asset Management-Tool im Marketing nicht mehr wegzudenken ist

Euer Marketing-Team haut ein Bild mit einem veralteten Logo raus? Dumm gelaufen. In die abgestimmte Kampagne schummelt sich ein nicht abgesprochenes Motiv? Sieht doof aus. Ihr wollt selber etwas posten, habt aber keine Ahnung, wo die Inhalte liegen? Ganz schlecht. So oder so ähnlich läuft es aber in vielen Unternehmen, die noch kein Digital Asset Management System (DAM) nutzen. Wir zeigen, warum das vor allem für das Marketing-Team Gold wert ist und was Euch eine Implementierung wirklich bringt.

Ihr werdet es aus Eurem Arbeitsalltag kennen: Die Menge an Bildern, Grafiken, Logos, Videos und Audio-Inhalten nimmt immer weiter zu. Und weil Eure Kund:innen immer wieder Inhalte und Abwechslung erwarten, müsst Ihr oder Euer Marketing-Team immer schneller liefern. „Ein Digital Asset Management als Teil eines Brand Management Systems ist dabei einer der größten Beschleuniger, um diesen Anforderungen gerecht zu werden und effizient an Marken- und Marketingprojekten zusammen zu arbeiten, Inhalte zu teilen oder auch Freigabeprozesse zu beschleunigen, ob intern oder mit externen Partnern“, erklärt Michael Müller, VP Marketing bei Frontify, dem führenden Anbieter für Brand Management Software. Kurz gesagt: Ein DAM-Tool ist Eure zentrale Sammelstelle der verschiedensten Inhalte inklusive zusätzlicher Infos wie etwa Urheberrechten oder wie häufig ein Bild oder Video bereits an welcher Stelle verwendet wurde.

Mit einem Digital Asset Management-Tool verwaltet Ihr jegliche Dateien Eures Unternehmens deutlich effektiver.

Wie es oft in Unternehmen noch aussieht

Wenn Ihr vorher noch nie von Digital Asset Management gehört habt, seid Ihr nicht allein. Laut einer Studie von Frontify haben 54 Prozent der befragten Marketing-Verantwortlichen, die noch kein DAM im Einsatz haben, einfach keine Ahnung, was das sein soll. Kein Wunder also, dass es in vielen deutschen Unternehmen noch extrem umständlich ist, alle Content-Formate im Blick zu behalten. „Oftmals gibt es mehrere Anlaufstellen und Speicherplätze für sämtliche Unternehmensinhalte bzw. Marketingmaterialien. Dies erschwert die Suche, oftmals werden veraltete Assets verwendet, deren Rechte eventuell bereits abgelaufen sind oder noch das alte Logo beinhalten“ so Michael Müller. „Zum Anderen dreht sich alles um schnelle und produktive Zusammenarbeit. Wie oft hat man zahlreiche Feedback-Schleifen und muss immer wieder neue Meetings aufsetzen, um wirklich alle auf den aktuellsten Stand zu bringen.“ 

Ein weiteres aktuelles Problem sei die extrem aufwändige Pflege weiterer Infos zu Mediendateien, wenn diese einfach in irgendwelchen Ordnern liegen. Was ist der Kontext eines Bilds? Wofür wurde es bereits verwendet? „Dementsprechend haben viele Unternehmen damit zu kämpfen, den richtigen Weg zu finden, um Personen zu befähigen, genau zu wissen, wie, wo, und wann Content verwendet werden kann, um den größten Impact zu haben“, so Müller. Die direkte Folge von solchen Schwierigkeiten: In der Frontify-Studie geben 15 Prozent der befragten Marketeers an, dass sie die meiste Arbeitszeit mit Freigabeprozessen und Abstimmungsterminen verbringen. Zwölf Prozent halten sich außerdem vor allem mit der Suche nach den aktuellsten Versionen von Dokumenten auf. 

Ihr wollt das bei Euch im Unternehmen ändern und mehr über Digital Asset Management erfahren? Dann ladet Euch hier die DAM-Studie von Frontify herunter – oder kontaktiert Frontify direkt hier.

Was Digital Asset Management wirklich bringt

Kein Wunder also, dass 77 Prozent der in der Studie befragten Personen innerhalb der vergangenen 12 Monate ein Digital-Asset-Management-Tool eingeführt haben. Ist die Software implementiert, sparen Nutzer:innen im Durchschnitt ein bis zwei Stunden pro Woche und damit einen Arbeitstag im Monat. Aber wie kommt es operativ zu den Zeitersparnissen? Wichtig ist, das DAM nicht als Server zu verstehen, auf dem einfach die Dateien landen. Die meisten Nutzenden tauschen über das Tool alle Brand-Assets im Marketing-Team direkt untereinander aus – mit Zuweisungen und zusätzlichen Infos dazu wie etwa, ob ein Motiv für eine Kampagne freigegeben ist. Viele kommunizieren über ihr DAM-System aber auch mit externen Partnern und Dienstleistern. Denn einige Tools bieten Kommentar-Funktionen, Chats, Revisions-Historie. 

Digital Asset Management-Tools vereinfachen auch Freigabeprozesse und machen die Copyright-Lage direkt klar.

Es geht aber nicht nur um Zeitersparnis, sondern auch um die bereits angesprochene Sicherheit in Sachen Copyrights. Beim Hochladen von Dateien in ein DAM-System müssen in der Regel zwingend Copyrights und Verwendungsrechte hinterlegt werden. Klingt erstmal aufwendig, bringt aber wahnsinnige Vorteile mit sich. Jeder, egal ob intern oder extern, weiß so ganz genau, für welche Zwecke ein Foto oder Video verwendet werden darf. So entgeht Ihr Schadenersatzzahlungen, die bei der Verletzung von Urheberrechten auf Euch zukommen können. Und Zeitersparnis steckt am Ende auch drin. Ihr müsst Euch vor der Verwendung nicht an verschiedenen Stellen rückversichern, dass Ihr eine Datei wirklich verwenden könnt. „Darüber hinaus ist das Thema Analytics für Marketer ein Top Thema: welche Assets wurden wie oft und wann verwendet, welche Zugriffe fanden wo statt, etc. – nur so lässt sich wirklich der Erfolg messen“, sagt Frontify-Mann Michael Müller. Auch das könne ein DAM-Tool leisten. 

Für wen lohnt sich die Implementierung?

Die Frontify-Studie zeigt, welche Unternehmen bisher vor allem auf ein DAM setzen. Egal ob 50 oder über 1.000 Mitarbeitende: Mittelständler bis Konzerne setzen laut der Befragung bereits mehrheitlich solche Tools ein. Der Grund liegt auf der Hand. Umso größer das Unternehmen desto mehr Daten und mehr Abteilungen, die sich abstimmen müssen. Es zeigt sich aber, dass auch bei 50 Mitarbeitenden die Effekte von Digital Asset Management bereits sichtbar werden. „Nutzen entsteht durch Nutzung. Es ist deshalb enorm wichtig, dass die Benutzung eines DAMs Spaß macht. Es sollte für alle Personen in einem Unternehmen so einfach wie möglich sein, mit der Marke und digitalen Assets zu arbeiten“, erklärt Müller. 

Aber wie findet Ihr das passende DAM-Tool? „Man sollte aufgrund der aktuellen Situation und mit dem eigenen Wachstumsziel im Hinterkopf einen Anforderungskatalog erstellen“, so der Experte. „Was braucht unsere Marke? Wie viele Assets müssen wir verwalten und welche Formate muss das Tool unterstützen? Was sind Funktionen, die wir definitiv brauchen und was sind nice-to-haves? Und inwiefern lässt sich das zukünftige DAM mit unserem bestehenden Tech-Stack integrieren? Anhand solcher Fragen lassen sich die Bedürfnisse gut ableiten und dementsprechend abschätzen, welches Tool zur Marke passt und vor allem auch zukunftsfähig ist.“ 

Die Implementierung des Tools müsse dann aber auch gut vorbereitet sein: „Dazu gehört sowohl die technische Vorbereitung (Tagging, saubere Migration, richtige Partner, etc.), als aber auch die Einbeziehung von allen Stakeholdern. Sei es das Buy-in von der Führungsebene oder das Abholen von denjenigen, die schlussendlich auch mit dem Tool arbeiten – nur durch das Einbeziehen aller Anforderungen kann eine Implementierung ein Erfolg werden“, erklärt Michael Müller. „Und man sollte nicht vergessen, dass es mit dem Aufsetzen des Tools allein nicht getan ist. Denn ein DAM ist ein lebendiger Prozess, dessen Erfolg nur von der regelmäßigen Pflege erfolgreich den Weg in die Zukunft findet.“ 

Ihr wollt mehr über Digital Asset Management erfahren und verstehen, wie Ihr so ein Tool auch bei Euch einführen könnt? Dann ladet Euch hier die DAM-Studie von Frontify herunter – oder kontaktiert Frontify direkt hier.