EXECUTIVE ASSISTANT (m/w/d)
EXECUTIVE ASSISTANT (m/w/d)
Unser Festival & Events Team arbeitet das ganze Jahr über leidenschaftlich auf unser absolutes Highlight hin, das OMR Festival - das größte Festival für das Digital-Business in Europa mit zuletzt über 70.000 Besucher*innen in 2026.
Als Executive Assistant (m/w/d) bist du das organisatorische Herzstück dieser Unit und arbeitest direkt an der Seite der Geschäftsführung, die den gesamten Event-Bereich verantwortet. Du hältst unserem Management im dynamischen Arbeitsalltag den Rücken frei und sorgst dafür, dass im Hintergrund alle strategischen und operativen Fäden reibungslos zusammenlaufen. Wir suchen deine Unterstützung ab Frühjahr 2027.
- Du packst bei der Planung, Steuerung und Optimierung des Tagesgeschäfts mit an
- Du verantwortest das Termin- und Reisemanagement (Planen, Buchen und Vorbereiten der benötigten Dokumente und Reisekostenabrechnungen)
- Du hältst unserer Geschäftsführung den Rücken frei und übernimmst hierzu Korrespondenz, Kalenderführung und Wiedervorlagen
- Du bist die erste Anlaufstelle und Kommunikationsschnittstelle sowohl für interne Ansprechpartner*innen als auch hochkarätige Persönlichkeiten und Geschäftspartner*innen
- Du unterstützt das Team bei organisatorischen und administrativen Themen und übernimmst eigenverantwortlich kleine Sonderprojekte
- Du unterstützt bei der Prüfung von Rechnungen, behältst Freigabe- und Abrechnungsprozesse im Blick und arbeitest eng mit der Buchhaltung zusammen
- Kurz: Du hältst hinter den Kulissen die Fäden zusammen und stellst sicher, dass alles nach Plan läuft
- Und läuft’s mal nicht nach Plan, behältst du einen kühlen Kopf und findest schnelle Back Up Lösungen
Als rechte Hand der Geschäftsführung und zentrale Anlaufstelle ist uns deine Präsenz vor Ort wichtig. Du arbeitest primär bei uns im Office, hast aber nach Absprache auch die Möglichkeit, aus dem Home Office zu arbeiten.
- Du verfügst über einschlägige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung bzw. Executive Assistant, Teamassistenz oder in vergleichbaren Rollen
- Du bringst Erfahrung in der Event-Branche mit, idealerweise im Bereich Großveranstaltungen
- Du gehst mit vertraulichen Informationen jederzeit verantwortungsvoll und diskret um
- Ganz wichtig in dieser Rolle: Du bist zeitlich flexibel und stehst auch außerhalb starrer Kernzeiten für kurze Abstimmungen, Sparring und Check-Ins unkompliziert bereit
- Deine strukturierte Arbeitsweise und dein ausgezeichnetes Zeitmanagement geben dir die nötige Gelassenheit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen
- Du bist in höchstem Maße dienstleistungsorientiert und pflegst - mit deinem starken Gespür für Menschen und Etikette - jeglichen Austausch intern wie extern souverän, wertschätzend und individuell passend
- Du reist gerne gelegentlich für deinen Job und stehst der Geschäftsführung bei Highlights vor Ort als verlässliche Unterstützung zur Seite
- Du bist sicher im Umgang mit MS Office und Google Workspace und hast Freude daran, dich schnell in neue Tools und Prozesse einzuarbeiten
- Du beherrschst die deutsche Rechtschreibung und Grammatik einwandfrei und kannst dich auch auf Englisch bestens in Wort und Schrift ausdrücken
- Die Möglichkeit, dich in einem der spannendsten deutschen Medienunternehmen einzubringen
- Ein Wohlfühl-Office mit höhenverstellbaren Tischen, Massage-Sesseln, Mini-Gym, Sommer-Deck uvm. direkt im Hamburger Schanzenviertel
- Von unserem Campus-Team frisch zubereitete Leckereien sowie großes Müsli- und Getränkeangebot
- Firmenfitness über EGYM Wellpass, Mental-Health-Angebote von nilo und betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten und heycare für die Betreuung von Kids, Vierbeiner oder die Pflege von Angehörigen und mehr Vereinbarkeit im Alltag
- Fahrrad-Leasing, Zuschuss zur HVV-Proficard, JobAuto und Mitarbeiterrabatte auf Partnerprodukte
- Zugang zu allen OMR-Weiterbildungsformaten und eine steile Lernkurve in digitalen Themenfeldern
- Die Gelegenheit, dich über den OMR Kosmos mit den Player*innen der Digitalszene zu vernetzen
OMR setzt sich für Chancengleichheit, Vielfalt und Integration am Arbeitsplatz ein. Wir unterbinden Diskriminierung und Belästigung jeder Art aufgrund von Geschlecht, Hautfarbe, Religion, sexueller Orientierung, Herkunft, Behinderung, geschlechtlicher Identität oder anderen geschützten Merkmalen.
Come and be as you are.
UNSERE BENEFITS
All die netten Goodies, mit denen wir dich locken, gewinnen und tagtäglich bei Laune halten möchten
Health
Damit du sowohl körperlich als auch mental topfit bist und bleibst, kannst du das Fitnessangebot von EGYM Wellpass und diverse Mental-Health-Formate von nilo nutzen.
Vereinbarkeit
Neben flexiblen Arbeitszeiten und Hybrid-Arbeit bieten wir dir über heycare Betreuungsangebote zur Alltagserleichterung - egal ob für Kind, Vierbeiner oder Angehörige.
Weiterbildung
Über OMR Education, Leadership Workshops, Skill Sessions, Mentoring, externe Trainings u.a. kannst du dich fachlich wie persönlich bei uns weiterentwickeln.
Mobility
Unser Office liegt zentral in der Hamburger Sternschanze, mit guter Anbindung an den ÖPNV - dafür bekommst du einen Zuschuss zum HVV Profi Ticket bei uns. Alternativ gibt's ein Firmenrad.
Feelgood
Im OMR Campus erwartet dich ein großes Angebot an Snacks & Drinks: von frischgepresstem Saft und selbstgebackenem Brot, über Müsli und Sweets bis hin zu Kaviar.
Best Team
Du findest hier keine gestellten Fotos, wir verbringen unsere Zeit tatsächlich gerne zusammen. Bei uns gibt's ein echtes Miteinander - it's more than business!
Events
Als Teil der Crew bist du beim OMR Festival und vielen weiteren Events dabei. Von OMR-Klassenfahrt, Weihnachtsfeier, Pride Afterwork bis Bingo-Abend.
Rabatte
Von Special Deals bei unseren Family Partnern bis hin zu dicken Rabatten auf unserem Portal für Mitarbeiterangebote - für jeden Sparfuchs ist was dabei!
DER BEWERBUNGSPROZESS
Unser Bewerbungsprozess ist so individuell wie du. Damit du weißt, was dich in etwa erwartet, haben wir hier die wichtigsten Steps für dich skizziert.
Bewerbungseingang
Kurz nachdem du den Button „Bewerbung abschicken“ geklickt hast, erhältst du von uns eine automatische Eingangsbestätigung.
Screening
Is it a match? Wir screenen alle Bewerbungen mit Liebe & ohne AI - das kann ein paar Tage dauern. Wir geben unser Bestes, dir innerhalb von 5-10 Tagen eine erste Rückmeldung zu geben.
Erstgespräch
Wow! Deine Bewerbung gefällt uns richtig gut. Next: das Kennenlernen mit dem Fachbereich. Dieses findet über Google Meet statt und dauert etwa 30-60 Minuten.
Aufgabe
Show us what you got! Wir arbeiten gern mit Case Studies, um deine Denk- und Arbeitsweise kennenzulernen. Für die Bearbeitung hast du i. d. R. 3–5 Tage Zeit.
Zweitgespräch
Jetzt geht's ins OMR Office, damit wir uns live kennenlernen und du einen Vorgeschmack unserer Office Vibes bekommst. Bei manchen Rollen gibt es weitere (digitale) Gespräche.
Angebot
Things are getting serious! Wir finden dich gut! Du uns auch? Unser Vertragsangebot erhältst du in digitaler Form. Das geht nicht nur schnell, sondern tut auch der Umwelt gut.
OMR PEOPLE TEAM
Du hast noch Fragen? Schreib uns, was dir auf’m Herzen liegt und lass deine Kontaktdaten da – damit auch ja keine Frage unbeantwortet bleibt. Du erreichst uns über bewerbung@omr.com.