So behaltet Ihr bei Eurer Personalabteilung den Überblick

Sie hütet Geheimnisse, wie sonst kaum jemand, sie sitzt hinter der mit am meisten angeklopften Tür und hat den Überblick und die Verantwortung über die wichtigste Ressource eines Unternehmens – dem Humankapital. Gemeint ist natürlich die Personalabteilung. Doch bevor Ihr anfangt zu gähnen, weil Ihr bei der Personalabteilung ausschließlich an Verwaltung und das Durchsuchen analoger Akten denkt, seid gespannt, was dieser Bereich bereithält.

Wenn Ihr unter anderem wissen wollt, was eine Personalabteilung überhaupt ist, welche Aufgaben sie übernimmt und welche Jobs anzustreben sind, wenn Ihr einen Einblick in die Strukturen der Personalabteilung bekommen möchtet und Euch interessiert, durch welche spannenden Softwarelösungen die Arbeit von Personaler:innen effizienter gestaltet werden kann, dann bekommt Ihr hier und jetzt umfassende Antworten zu all diesen Fragen.

 

Was ist eine Personalabteilung?

Die Personalabteilung eines Unternehmens, auch oft als HR-Abteilung bezeichnet, befasst sich mit allen relevanten Mitarbeiterthemen und steht für jegliche Personalfragen zur Verfügung. Wenn man bedenkt, dass die Personalabteilung die Verantwortung für die wichtigste Ressource des Unternehmens trägt, wird damit die Bedeutung dieser Abteilung recht schnell klar.

Warum braucht ein Unternehmen denn eine Personalabteilung? 

Sehr kleine Unternehmen mit einer geringen Anzahl an Mitarbeiter:innen kommen oftmals ohne Personalabteilung aus. Die grundlegendsten Aufgaben übernimmt dann zum Beispiel eine Person neben der normalen Arbeit und all das, was von Externen übernommen werden kann, wird abgegeben. Daher stellt Ihr Euch nun vielleicht die Frage, warum ein Unternehmen überhaupt eine Personalabteilung braucht. Tatsächlich ist die Rolle der Abteilung nicht zu unterschätzen. Zunächst einmal ist es sinnvoll eine:n oder mehrere Ansprechpartner:innen zu haben, welche für alle Personalthemen und -fragen Rede und Antwort stehen. Denn ohne Personalabteilung hat, ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl, kaum jemand den Blick darauf, wie das Unternehmen neue Mitarbeiter:innen von sich begeistern und überzeugen kann. Damit Ihr Euren Arbeitsvertrag inklusiver individueller Vereinbarungen zum Unterschreiben bekommt und Euer erster Tag bzw. Eure erste Woche in einem neuen Unternehmen reibungslos vonstattengeht, braucht es die Planung und Umsetzung, die oftmals zu großen Teilen von der Personalabteilung übernommen wird. Ihr merkt, die Personalabteilung hat mehr als nur eine Daseinsberechtigung.

Welche Ziele verfolgt eine Personalabteilung?

Die Personalabteilung steht oftmals zwischen den Stühlen. Die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter:innen stehen neben den wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens ganz weit oben und sollen gleichermaßen erfüllt und erreicht werden. Geschäftsführung und Mitarbeiter:innen wollen also zufriedengestellt werden. Während die Geschäftsleitung den Fokus auf die Umsatzsteigerung und Kostensenkung rückt, ist den Angestellten neben einer ausgeglichenen Work-Life-Balance laut der Deloitte European Workforce Studie aus dem Jahr 2018 unter anderem das Gehalt, kompetente Führung und die Sicherheit des Arbeitsplatzes am wichtigsten. So kann sich die Personalabteilung zum Beispiel für Benefits und variable Gehaltsanteile einsetzen, Weiterentwicklungsangebote (für Führungskräfte) einführen und regelmäßige Mitarbeiter:innengespräche fördern. Denn: zufriedene Mitarbeiter:innen arbeiten produktiver, verzeichnen weniger Arbeitsunfähigkeitstage und bleiben dem Unternehmen länger erhalten. Die Personalabteilung kann also durch Maßnahmen zur Mitarbeitermotivation und -bindung dazu beitragen, dass die Fluktuationsrate sinkt oder weiterhin niedrig gehalten wird. Was wiederum auch dazu führt, dass weniger Budget in das Recruiting neuer Mitarbeiter gesteckt werden muss, sprich Kosten gespart werden können.

Was sind die Aufgaben einer Personalabteilung?

Nun habt ihr bereits einige Einblicke bekommen, aber werden wir mal etwas konkreter. Ihr fragt Euch vielleicht, was die Mitarbeiter:innen einer Personalabteilung tagtäglich machen, sprich, welche Aufgaben in der Personalabteilung erledigt werden.

Die Tätigkeiten in einer Personalabteilung sind vielfältig und reihen sich über den gesamten Employee-Life-Cycle hinweg ein. Anhand der folgenden Phasen im Employee-Life-Cycle lassen sich die meisten Aufgaben einer Personalabteilung übersichtlich darstellen.

Quelle: https://job-wizards.com/de/wp-content/uploads/2019/07/JW_graphic_tt_EMPLOYEE_LIFE_CYCLE_DE.png

Attraktivität und Aufmerksamkeit

Starten wir mit der Attraction, also wie man das Unternehmen für potenzielle Bewerber:innen attraktiv und auf sich aufmerksam macht. In diesem Zusammenhang habt Ihr sicher schon vom Employer Branding gehört. Dieser Aufgabenbereich beschäftigt sich mit der Strategie, sich als Unternehmen als attraktive Arbeitgebermarke zu positionieren und im Vergleich zur Konkurrenz positiv herauszustechen. Hier besteht also auch eine Verbindung zum Recruiting. Wichtige Kanäle für das Employer Branding sind dabei unter anderem die Unternehmenswebsite, soziale Netzwerke, wie LinkedIn, XING und Instagram, für welche relevanter Content erstellt werden muss, aber auch zum Beispiel Job- und Hochschulmessen, welche von der Personalabteilung vorbereitet und umgesetzt werden müssen.

Tatsächlich ist das Employer Branding aber nicht nur nach außen gerichtet, wie man vielleicht zunächst denken mag. Auch die Mitarbeiterbindung ist Teil des Employer Brandings. Dazu aber mehr im Teil unten zu Mitarbeiterbindung.

Recruiting

Im Recruiting geht es kurz gesagt darum, neue Mitarbeiter:innen für das Unternehmen zu beschaffen. Oftmals wird diese Abteilung auch Talent Acquisition genannt. Wer denkt, dass das Recruiting nur aus dem Lesen von Bewerbungen und dem Führen von Job Interviews besteht, hat weit gefehlt. Welche Aufgaben alle dazugehören können, erfahrt Ihr jetzt.

Das Recruiting neuer Talente basiert auch auf der Personalplanung, auch Personalbedarfsplanung genannt. Diese beinhaltet unter anderem die Planung darüber, wie viele Mitarbeiter:innen mit welchen Qualifikationen das Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig benötigt, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Nun aber zum Recruiting-Prozess inklusive der damit verbundenen Aufgaben:

Zunächst einmal muss eine Stellenanzeige für die offene Position formuliert werden. Dies übernimmt die Personalabteilung in Absprache mit der jeweiligen Fachabteilung, da diese die genauen Anforderungen für die zu besetzende Stelle am besten kennt. Im Anschluss wird die Stellenanzeige veröffentlicht und die Kommunikation über die verschiedenen Kanäle des Unternehmens sowie auf Jobbörsen beginnt. Darüber hinaus betreiben viele Recruiter Active Sourcing, also die aktive Suche und Ansprache von potenziellen Mitarbeitern, meist über Kanäle wie LinkedIn und XING. Ebenfalls werden oftmals für sehr wichtige und/oder schwer zu besetzende (Führungs-) postionen Externe, bekannt als „Headhunter“ herangezogen. Ihre Arbeit liegt ebenfalls in der aktiven Ansprache von geeigneten Kandidaten.

Nachdem (im besten Fall viele) Bewerbungen eingetrudelt sind, werden diese im ersten Schritt gescreent, um somit eine Vorauswahl treffen zu können. Einige Unternehmen greifen für diesen Schritt schon auf KI-Tools zurück, welche die Kandidat:innen nach festgelegten Kriterien filtern und somit eine Auswahl treffen. Darauf folgen die Bewerbungsgespräche, welche sich über mehrere Runden erstrecken können. Die Personalabteilung ist hier in der Verantwortung, die richtigen Interviewpartner aus dem Unternehmen miteinzubeziehen. Für die Interviews sollten vorab objektive Kriterien festgelegt werden, um eine Vergleichbarkeit der Kandidat:innen gewährleisten zu können. Viele Recruiter verlassen sich oftmals auf das Bauchgefühl, dass ein:e Kandidat:in (un-)passend sei. Neben den Gesprächen kommen in vielen Fällen Aufgaben, bekannt als Case Studies, hinzu, welche die Bewerber:innen bearbeiten und in Folge präsentieren müssen. Auch personaldiagnostische Tests werden von Mitarbeiter:innen der Personalabteilung mancher Unternehmen durchgeführt und können eine große Hilfestellung bei der Auswahl neuer potentieller Mitarbeiter:innen sein.

Konnte der Kandidat oder die Kandidatin überzeugen, spricht der/die Recruiter ein Angebot aus und bereitet den Arbeitsvertrag mit den ausgehandelten Konditionen vor. Bestenfalls endet der Recruiting-Prozess natürlich mit der Zusage und der Vertragsunterschrift, sodass HR im nächsten Schritt den Einstieg vorbereiten kann.

Um das Recruiting evaluieren zu können, wird es an verschiedenen KPI’s gemessen. An welchen Kennzahlen das Recruiting gemessen werden kann, erfahrt Ihr in diesem Artikel.

Onboarding

Hat der/die neue Mitarbeiter:in den Arbeitsvertrag unterschrieben, beginnt an dieser Stelle der Onboarding-Prozess, sprich die Integration in das Arbeitsumfeld und die Einarbeitung in die neuen Tätigkeiten. Dem Onboarding wird eine große Wichtigkeit zugeschrieben, da die Maßnahmen in dieser Zeit mit entscheiden, ob ein:e Mitarbeiter:in innerhalb der Probezeit kündigt oder dem Unternehmen darüber hinaus erhalten bleiben.

In der Phase zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Tag des Neulings findet weiterhin ein Austausch mit dem/der neuen Mitarbeiter:in statt. Ein:e neue:r Mitarbeiter:in soll auch vor ihrem ersten Tag weiterhin das Bild vermittelt bekommen, dass er/sie die richtige Entscheidung getroffen hat. Es können bereits erste Informationen zum Beispiel zum ersten Tag zur Verfügung gestellt werden, sodass er/sie einen Eindruck davon hat, was am ersten Tag zu erwarten ist.

Um alle Daten, Informationen und Dokumente zu sammeln, wird eine Personalakte angelegt. Natürlich ist das ganz klassisch analog möglich, jedoch bieten verschieden Softwares bereits digitale Möglichkeiten an. Darunter unter anderem Personio.

Intern informiert die Personalabteilung die IT, damit alle Arbeitsmaterialien, wie ein Laptop, zur Verfügung gestellt werden. Auch Zugriffsrechte müssen freigegeben werden. Hier gilt es also den Überblick über die verschiedenen Onboarding To Do’s inklusive der Verantwortlichkeiten im Blick zu behalten.

Am ersten Arbeitstag zählt der erste Eindruck. Eine gute Vorbereitung ist daher das A und O. Die Personalabteilung informiert die Kolleg:innen, dass jemand Neues startet, am Arbeitsplatz stehen alle Arbeitsmaterialien und vielleicht auch eine kleine Aufmerksamkeit bereit. Die Personalabteilung plant zum Beispiel auch Lunch-Termine für die erste Woche, bei denen der/die Neue die Kolleg:innen kennenlernen kann. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, den Start gelungen zu gestalten. Die Personalabteilung kann für das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen einen Teil des verfügbaren Budgets einplanen und entwickelt den Prozess, wenn nötig, regelmäßig weiter. Dafür kann Teil des an-Bord-holens sein, sich das Feedback der Neustarter einzuholen, um auf Grundlage dessen die Schritte im Onboarding-Prozess zu optimieren.

Damit der Start mehrerer neuer Mitarbeiter:innen am Monatsanfang nicht im Chaos endet, kann eine Onboarding-Software sinnvoll sein. Welche Software für Euer Unternehmen die richtige ist, hängt natürlich von den Anforderungen und Bedürfnissen ab. Hier bekommt ihr einen Überblick über 7 herausragende Softwares für Euer Onboarding.

Das Ende des Onboarding-Prozesses markiert oftmals den Ablauf der Probezeit – in den meisten Fällen ist das nach 6 Monaten der Fall.

Mitarbeiterbindung

Mitarbeiter:innen zu gewinnen ist die eine Sache, diese auch zu halten eine andere. Deshalb spielt die Mitarbeiterbindung in Personalabteilungen eine wichtige Rolle. Sie bemüht sich um die passenden Maßnahmen. Dazu ist es wichtig, herauszufinden, worauf der/die Mitarbeiter:in Wert legt, sodass tatsächlich individuell ein Mehrwert für den/die Mitarbeiter:in entsteht. Mitarbeiterbindungsmaßnahmen reichen von Weiterbildungsprogrammen über Beförderungen bis hin zur Unternehmensbeteiligung. Auch die Möglichkeit ein Sabbatical zu nehmen oder bei der Kinderbetreuung zu unterstützen, zum Beispiel durch eine Bezuschussung oder eine Betriebskita, können bindende Maßnahmen sein. Um nachhaltig ein angenehmes Arbeitsklima zu schaffen, können regelmäßige Teamevents das Miteinander stärken, was wiederum dazu beiträgt, sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen.

Personalentwicklung

Ebenfalls kümmert sich die Personalabteilung darum, Potenziale zu erkennen und die Stärken sowie Qualifikationen der Mitarbeiter:innen weiter auszubauen, sodass sie einen größtmöglichen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten können. Es muss also eine Personalentwicklungsstrategie her. Wichtiger Teil dessen sind eine gute Feedback-Kultur, um konstruktive Entwicklungsgespräche zu führen und das Performance-Management, um messbare Ziele festzulegen und damit einhergehend auch entsprechende Anreize, wie beispielsweise variable Vergütungsanteile zu setzen.

Offboarding

Im letzten Schritt des Employee-Life-Cycles, dem Offboarding, ist die Personalabteilung nochmal stark gefordert. Auch wenn Mitarbeiter:innen aus dem Unternehmen austreten, sollte entgegen der Annahme, dass der/die Mitarbeiter:in dem Unternehmen dann nichts mehr bringt, besonders an diesem Punkt nochmal darauf geachtet werden, wie sich die Parteien voneinander trennen. Zu den Aufgaben der Personalabteilung gehört ab dem Zeitpunkt der Kündigung (ob nun von Unternehmens- oder Mitarbeiter:innenseite) ggf. die Erstellung eines Aufhebungsvertrags, ganz sicher aber die Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses, das Exit-Gespräch, die Sicherstellung der Abgabe aller Arbeitsmaterialien und Sperrung der Zugriffsrechte in Zusammenarbeit mit der IT sowie ein wertschätzender Abschied am letzten Arbeitstag. Ist der Offboarding-Prozess durchdacht und läuft reibungslos ab, können sich Unternehmen mit dem letzten Eindruck weiterhin eine positive Reputation sichern, was besonders seit Arbeitgeberbewertungsplattformen wie Kununu nochmal wichtiger geworden ist.

Nicht zu vergessen ist die Entgeltabrechnung, die am Ende jedes Monats auf die Personalabteilung wartet. Diese Aufgabe wird in vielen Unternehmen komplett intern abgewickelt oder es findet teilweise ein Outsourcing statt, sprich eine externe Steuerberatung unterstützt dabei.

Als übergeordnete Aufgabe kann noch das Personalcontrolling genannt werden. Dabei werden HR-Kennzahlen erhoben und ausgewertet. Durch die Analyse der Daten können Zusammenhänge aufgezeigt und auf Basis dieser Entscheidungen für die Personalabteilung getroffen werden.

Nun habt Ihr einen Überblick über viele Aufgaben der Personalabteilung. Bei vielen dieser Aufgaben kann man sich die Arbeit durch Software und Tools erleichtern lassen.

Welche Jobs gibt es in einer Personalabteilung?

Nachdem nach Vorstellung einer Vielzahl an Aufgaben, soll es nun darum gehen, wer diese Aufgaben ausführt, sprich, welche Jobs gibt es innerhalb der Personalabteilung. Je nachdem, wie groß ein Unternehmen ist, gehören gewisse Jobs noch zur Personalabteilung oder haben bereits ihren eigenen Bereich. Oftmals werden die Teams von HR und Recruiting getrennt aufgestellt, das ist jedoch auch nicht immer der Fall. Die klassischen Jobs in der Personalabteilung sind übergeordnet zunächst einmal ein:e Personalleiterin, oftmals auch als Head of HR oder Head of People & Organization betitelt, die sich besonders um strategische Aufgaben kümmern.

Einige weitere Jobs können folgende sein:

• HR Generalist ist der/die Allrounder:in mit breitgefächertem Wissen und kann dementsprechend vielfältige Aufgaben übernehmen
• HR Operations Manager kümmert sich, wie der Name schon sagt, um die operativen Aufgaben, unter anderem allen Arten von Verträgen und personalbezogenen Dokumenten
• Talent Acquisition Manager / Recruiter kümmert sich um die Personalbeschaffung
• Employer Branding Manager ist für die Attraktivität der Arbeitgebermarke zuständig
• Lohn- und Gehaltsbuchhalter / Payroll Specialist wickelt die Abrechnung der Löhne und Gehälter ab
• Personalreferent:in wird im Bereich Personalverwaltung und -entwicklung eingesetzt und können als Spezialisten für einen bestimmten Bereich oder als Generalisten fungieren
• Personalentwickler:in ist mit der Aufgabe der Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen des Unternehmens betraut
• Personalcontroller / HR-Controller sind für die Planung, Steuerung und Kontrolle von personalbezogenen Vorgängen verantwortlich

Welche Organisationsstrukturen gibt es in einer Personalabteilung?

Nachdem Ihr jetzt eine Vielzahl an Jobs der Personalabteilung auf dem Schirm habt, stellt sich weiterführend die Frage, wie man die Abteilung sinnvoll strukturieren kann.

Ab einer gewissen Unternehmensgröße lohnt sich die Strukturierung der Personalabteilung. Denn sobald sich nicht mehr ein, zwei Mitarbeiter:innen so nebenbei um die HR-Themen kümmern, ergibt es Sinn, das Ganze etwas professioneller zu gestalten, um auch Verantwortlichkeiten klarer definieren und weitere relevante Themen angehen zu können.

Zunächst einmal erfahrt Ihr, welche Möglichkeiten der Organisationsstruktur es in Personalabteilungen gibt und wann diese sinnvoll einzusetzen sind. Vorab sei vielleicht erwähnt, dass es verschiedene Unterteilungen von Organisationsmodellen und -strukturen gibt, die jedoch innerhalb dieses Artikels nicht alle abgedeckt werden können. Daher findet Ihr folgend einen Einblick in sehr gängige Organisationsstrukturen sowie eine kurze Erwähnung weiterer Modelle.

Starten wir mit der hierarchischen Organisation. Sehr klassisch leitet hierbei eine Person (oft Personalleiter:in oder Head of HR / People genannt) das Team. Er oder sie steht im Austausch mit der Geschäftsführung und berichtet an diese bezüglich der definierten Ziele. Innerhalb des Teams findet eine top-down-Kommunikation statt, sprich Informationen werden vertikal von der oben über die verschiedenen Hierarchieebenen nach unten gegeben. Der Vorteil besteht natürlich darin, dass jede:r Mitarbeiter:in genau weiß, wem man untergeordnet ist und über welche Stufen die Aufstiegsmöglichkeiten bestehen.

Weiter geht‘s mit der formellen und informellen Organisation. Oftmals finden sich beide innerhalb einer Organisation. Ihr könnt Euch sicher bereits denken, dass die formelle Organisation die ist, die sich besonders durch ihre Hierarchieebenen definiert. Hier herrscht eine klare Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung. Was sich für manche von Euch vielleicht auf den ersten Blick sehr steif und bürokratisch anhört, kann jedoch zu einer sehr effizienten Arbeitsweise führen. Klare Regelungen sorgen oftmals für schnelle Problemlösungsprozesse und erleichtern die Arbeit für alle Beteiligten.

Dem gegenüber steht die informelle Organisation. Diese ist flexibler und basiert zum größten Teil auf dem sozialen Miteinander. Der Vorteil zeigt sich dabei besonders im Betriebsklima, welches durch informelle Strukturen und die damit verbundenen sozialen Beziehungen verbessert werden kann.

Wie gesagt, lassen sich nicht alle Organisationsstrukturen in diesem Artikel darstellen. Damit Ihr ein paar weitere Formen jedoch wenigstens schon mal gehört habt, hier noch einige geläufige Strukturen: Man unterscheidet oftmals auch zwischen zentraler und dezentraler Organisationsstruktur. Auch funktionale oder objektbezogene Strukturen lassen sich häufig in der Personalabteilung finden. Vielleicht habt Ihr auch schon mal von der Netzwerkorganisation oder Shamrock-Organisation gehört.

Wie ist eine Personalabteilung strukturiert und wie hoch ist die Betreuungsquote?

Doch wie viele Personaler:innen benötigt es konkret in einem Unternehmen? Wie so oft, lässt sich pauschal keine feste Anzahl definieren, da individuelle Einflüsse auch hierbei eine wichtige Rolle spielen. Angegeben wird das Verhältnis von Personaler:innen zu Vollzeit-Mitarbeiter:innen (FTE) in der HR-to-emploee ratio. Eine grobe Orientierung gibt der Bloomberg BNA HR Department Benchmarks and Analysis Report. Laut diesem ist die HR-to-emploee ratio 1,4. Die Society for Human Resources Management gibt für kleinere Unternehmen eine durchschnittliche HR-to-emploee ratio von 3,4 an (SHRM Human Capital Benchmarking Study, 2015). Bei schnell wachsenden Unternehmen kann es oftmals sinnvoll sein, mehr Mitarbeiter:innen im HR einzustellen. Ebenso können aber auch gewisse Aufgaben durch Outsourcing von externen Dienstleistern abgebildet werden.

FTE = Full Time Employee (in Vollzeit angestellte Mitarbeiter:innen). Quelle: https://www.shrm.org/ResourcesAndTools/business-solutions/Documents/Organizational%20Staff%20Size.pdf

Welche HR-Software ist für eine Personalabteilung empfehlenswert und welche HR-Software erleichtert die Personalverwaltung?

Last but not least soll es nochmal um Softwares gehen, die das Leben von Personaler:innen um einiges erleichtern, beispielsweise um sich dutzende Excel-Listen zu sparen und die wichtigsten Informationen an einem Ort gesammelt zu haben. Im Laufe des Artikels wurde Personio bereits erwähnt. Die HR-Software ist eine All-in-one-Lösung. Neben dem Bewerbermanagement, können unter anderem digitale Personalakten, Dokumentenmanagement, Personalverwaltung, Onboarding und Zeiterfassung mithilfe von Personio abgebildet werden – und regelmäßig kommen neue Features hinzu.

Schlussendlich muss natürlich jedes Unternehmen für sich schauen, welche HR-Software die jeweiligen Anforderungen erfüllt, ob eine All-in-one-Lösung sinnvoll ist oder gegebenenfalls weitere Softwares für verschiedene Bereiche eingeführt werden sollen. Ihr seid Euch noch unsicher, welche Software für Euer Unternehmen das richtige ist? Hier findet Ihr eine Vielzahl verschiedener HR-Tools inklusive einer Übersicht der Funktionen sowie Bewertungen zur Benutzerfreundlichkeit, Erfüllung der Anforderungen, Kundensupport und Einfachheit der Einrichtung der Software von verifizierten Reviewern.

Ihr braucht noch mehr Input zu weiteren Tools & Themen? Für geballtes Wissen stöbert Euch doch mal durch die OMR Reviews.