Zeiterfassung kostenlos: Die 7 besten Tools zur kostenlosen Arbeitszeiterfassung

Dein Arbeitstag kann wie im Flug vergehen oder sich schier ewig hinziehen. Welche Variante auch immer bei dir zutrifft, deine Arbeitszeit solltest du trotzdem erfassen. Denn seit dem Urteil zur Zeiterfassung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen dokumentieren. Dies dient dem Schutz der Arbeitnehmer*innen und der Einhaltung rechtlicher Standards.

Wenn du Freelancer*in bist, bildet die Arbeitszeiterfassung einen Grundbaustein deiner Arbeit, solltest du von deinen Kund*innen auf stündlicher Basis bezahlt werden.

Bei der korrekten Erfassung deiner Arbeits- und Urlaubszeiten sowie der Generierung verschiedener Auswertungen oder Schichtpläne kann dich ein Zeiterfassungstool unterstützen. Was das Beste daran ist? Es muss nichts kosten!

Um die passende Software für kostenlose Zeiterfassung für dich oder dein Unternehmen auszuwählen, liest du in diesem Artikel, welche Vorteile eine digitale Stundenerfassung hat. Zudem erfährst du, ob eine kostenlose oder doch eher eine kostenpflichtige Software die bessere Wahl für dich ist und welche 7 kostenlosen Zeiterfassungstools dich mit ihren verschiedenen Funktionen unterstützen können. Also nichts wie los – die Zeit läuft.

 

Mit einer kostenlosen Zeiterfassungssoftware sparst du Zeit und vereinfachst deine Arbeit

Deine gearbeiteten Stunden zu erfassen, ergibt durchaus Sinn – aber das geht doch auch mit Stift und Papier. Wieso solltest du dir eine digitale Stempeluhr in Form eines kostenlosen Arbeitszeiterfassungstools anschaffen, in das du dich erst noch einarbeiten musst? Auf diese Frage gibt es verschiedene Antworten.

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Als ersten Vorteil von Zeiterfassungsprogrammen kannst du festhalten, dass ein digitales Tool dir die Arbeit erleichtert. Wenn du beispielsweise in der Personalabteilung deines Unternehmens arbeitest, kann es im Zuge der Lohnabrechnung wichtig für dich sein, eine Lohnabrechnungssoftware zu verwenden, die die korrekten Arbeitsstunden, Überstunden und Pausen deiner Kolleg*innen zur Hand zu haben.

Da diese sich selbstständig in das Arbeitszeitsystem einloggen, wenn sie zur Arbeit kommen und sich ausstempeln, wenn sie Pause machen oder nach Hause gehen, hast du direkt zum Feierabend die korrekten Zeiten und die korrekte Anzahl an gearbeiteten Stunden – ganz ohne Wartezeiten und lästigen Papierkram durch herumfliegenden Stundenzettel.

Wenn Überstunden anfallen und vergütet werden sollen, kannst du diese direkt in dein Lohnbuchhaltungssoftware übertragen lassen. Anhand der dokumentierten Arbeitszeitdaten kannst du mit ein paar Klicks verschiedene Berichte generieren, die du beispielsweise für Gehaltsgespräche mit den Kolleg*innen nutzen kannst. Diese Erkenntnisse können dir wiederum dabei helfen, Prozesse an den richtigen Stellen zu überarbeiten und die entstehenden Aufwände bei der Kalkulation von Angeboten im korrekten Ausmaß zu berücksichtigen.

Zudem zieht eine kostenlose Zeiterfassungssoftware die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten automatisch von der erbrachten Arbeitszeit ab. Falls ein*e Kolleg*in einmal vergessen sollte sich auszustempeln, musst du keine manuellen Handgriffe tätigen, um eine arbeitsrechtlich sichere Dokumentation zu erreichen.

Tools zur Stundenerfassung eignen sich ebenfalls für die Urlaubsplanung deines Teams. Die geplanten Tage kannst du per Mausklick an deinen Chef weiterleiten und genehmigen lassen.
Aber nicht nur für Angestellte, sondern auch für Freelancer*innen eignet sich der Einsatz eines kostenlosen digitalen Zeiterfassungstools, insbesondere dann, wenn du deine Leistungen auf Stundenbasis abrechnest. Die von dir investierte Zeit soll schließlich von deinen Kund*innen bezahlt werden, also muss sie auch korrekt in der Rechnung auftauchen.

Viele Zeiterfassungsprogramme ermöglichen es dir, neben deiner Arbeitsdauer auch das Projekt, an dem du gearbeitet hast, zu dokumentieren. Die einzelnen Schritte kannst du dabei, wenn dies von deinen Kund*innen gewünscht ist, separat in der Rechnung ausweisen.
Über vorhandene Schnittstellen kannst du diese Daten anschließend in dein Rechnungsprogramm übermitteln.

Kostenlose oder kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware – welche Variante ist die passende?

Ob eine kostenlose Zeiterfassungssoftware für dein Unternehmen ausreicht oder ob du besser eine kostenpflichtige Variante wählen solltest, hängt von den Funktionen ab, die das Programm dir bieten soll. Liste die Must-Haves und die Nice-to-Haves am besten getrennt voneinander auf, um die für dein Unternehmen beste Wahl treffen zu können.

Diese Funktionen können viele kostenlose Tools zur Zeiterfassung abbilden: 

• Arbeitszeit- und Pausenerfassung
• Projektzeiterfassung
• Urlaubsplanung
• Mobiler App-Zugang
• Elektronische Zutrittskontrolle
• Planung von Schichtarbeit und Dienstplänen
• Schnittstelle zu deinem Lohnbuchhaltungssystem
• Schnittstelle zu deinem Rechnungssystem

Mit kostenlosen Zeiterfassungsprogrammen lassen sich in der Regel wie bei einer Stempeluhr die Arbeits- und Pausenzeiten erfassen und Projekten zuordnen. Zusätzlich können die Daten über eine integrierte Schnittstelle in dein Lohnbuchhaltungssystem oder in dein Rechnungssystem eingespeist werden. Ebenfalls kannst du einfache Berichte generieren, um deine Produktivität auszuwerten.

Kostenlose Arbeitszeitsysteme sind allerdings oft auf eine niedrige Anzahl an Nutzer*innen begrenzt, sodass jeder zusätzliche Zugang und jede Erweiterung der Funktionen dann doch Geld kostet. Achte daher bei der Auswahl deiner Software auf mögliche versteckte Kosten.

Ebenfalls solltest du ein Auge auf die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen haben. Unter Umständen können kostenlose Zeiterfassungssoftwares Sicherheitslücken aufweisen, die deine Betriebsdaten nicht ausreichend schützen. Selbstverständlich gibt es auch eine Reihe datenschutzkonformer und kostenloser Tools – diese weisen diesen Pluspunkt auch aktiv aus.

Durch den geringeren Funktionsumfang eignen sich kostenlose Tools zur Projektzeiterfassung meistens eher für Freelancer*innen. Größere Unternehmen entscheiden sich wegen zusätzlicher Features und damit einhergehendem sinkenden Arbeitsaufwand häufig für kostenpflichtige Modelle. Diese beinhalten beispielsweise mobile Zugänge oder zusätzliche Hardware-Terminals zum Stempeln, Schicht- und Urlaubsplaner sowie eine größere Anzahl von Zugängen zum System.

Egal, ob du Teil eines großen Unternehmens, eines 5-Leute-Betriebes oder Freelancer bist: Bei der Auswahl des zu dir passenden Zeiterfassungssystems kommt es in erster Linie auf deine Bedürfnisse an. Es gibt hier kein „Richtig“ und kein „Falsch“. Erlaubt ist, was dir gefällt und dir die Arbeit erleichtert.

Hier kommen die 7 besten kostenlosen Tools zur digitalen Arbeitszeiterfassung

Genug der Vorteile und ran an die Tools! Wir haben die 7 besten kostenlosen Tools zur Arbeitszeiterfassung für Freelancer*innen und Mitarbeiter*innen für dich zusammengestellt:

Sawayo

Personizer

Toggl Track

Harvest

123erfasst

Tickspot

todo.vu

Achtung: Dieses Ranking beruht auf dem Stand vom 05. Oktober 2023.

1. Sawayo für deine kostenlose Zeiterfassung

Sawayo auf OMR Reviews

Sawayo ist eine umfassende Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Zeiterfassung effizient zu gestalten und die betriebliche Produktivität zu verbessern. Das Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, die genaue Erfassung von Arbeitszeiten zu ermöglichen und eine effektive Ressourcenplanung zu unterstützen.

Die Zeiterfassungsfunktion ermöglicht es den Mitarbeiter*innen, ihre Arbeitsstunden präzise zu dokumentieren und somit die Grundlage für eine genaue Abrechnung und Projektbudgetierung zu schaffen.

Neben der Zeiterfassung bietet Sawayo auch weitere nützliche Funktionen. Dazu gehören die Aufgabenverwaltung, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern sowie die Dokumentenverwaltung. Diese Funktionen ergänzen die Zeiterfassungsfunktion und erleichtern den Arbeitsprozess insgesamt.

Sawayo-Kosten

Sawayo existert in einer kostenlosen Version sowie in drei kostenpflichtigen Editionen. Die Free-Version hat zwar einen reduzierten Funktionsumfang, ist dafür aber dauerhaft gratis. Die Preise für die umfangreicheren Ausgaben reichen von 3,79 € pro Monat und Nutzer*in in der Basic-Version bis hin zu 8,79 € monatlich pro Nutzer*in im Enterprise-Modell. Alle Sawayo-Preise findest du auch auf unserer Übersichtsseite bei OMR Reviews.

Sawayo-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Sawayo-Alternativen und kannst dich mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für die Zeiterfassungs-App entscheiden, die am besten zu deinem Handwerksbetrieb passt.

2. Personizer als digitale Stechuhr

Personizer auf OMR Reviews

Personizer ist eine Zeiterfassungssoftware, mit der sowohl Arbeitszeiten erfasst als auch Urlaube und Abwesenheiten geplant werden können. Made in Germany gilt hier zu 100 %, wodurch die Sicherheit und der Datenschutz einen sehr hohen Stellenwert haben. Selbstverständlich ist Personizer DSGVO-konform. Es verschlüsselt und schützt deine Unternehmens- und Personaldaten sicher.

Bei der Nutzung von Personizer gibt es einen Essential- und einen Professional-Plan und du kannst dich bei der Nutzung für die Arbeitszeiterfassung, die Urlaubsplanung oder für beide Funktionen entscheiden.

Personizer Kosten

Mit einem kleinen Team kannst du das Tool kostenlos nutzen und eine große Auswahl an Funktionen nutzen. Möchtest du Personizer mit mehr Teammitgliedern nutzen, fällt eine Gebühr an. Der Essential-Tarif liegt bei 10 € pro Monat und der Professional-Plan bei 17,50 € pro Monat.

Wenn dich die Preispläne von Personizer und entsprechende Nutzerbewertungen interessieren, dann schau auf dem Personizer-Produktprofil auf OMR Reviews vorbei.

Personizer-Alternativen

Falls du nach Alternativen zu Personizer suchst, findest du diese auf OMR Reviews. Diverse Nutzerbewertungen und -erfahrungen helfen dir dabei, die digitale Stechuhr zu finden, die zu dir passt.

3. Toggl Track zur kostenlosen Zeiterfassung

Toggl Track auf OMR Reviews

Das Zeiterfassungsprogramm Toggl Track ermöglicht dir die digitale Erfassung deiner Arbeitszeiten, die Erstellung von Berichten sowie den Datenexport in verschiedene andere Tools. Hierzu zählen unter anderem Asana, Github, Google Docs und Open Project.

Deine Zeiten kannst du offline erfassen und später online synchronisieren. Das Tool erstellt automatisch alle 24 Stunden ein Backup, sodass deine Daten nicht verloren gehen können. Toggl Track ist für bis zu fünf Personen kostenlos verwendbar.

Toggl Track Kosten

Mit einer kostenpflichtigen Erweiterung für $ 10 pro Monat und User*in kannst du außerdem verschiedene Projektmanagementfunktionen integrieren und mehr als fünf Nutzer*innen Zugang gewähren.

Mehr Infos zu den Preisen von Toggl Track und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Toggl-Produktprofil auf OMR Reviews.

Toggl Track Alternativen

Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Toggl Track findest du auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen kannst du dort die zu dir passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

4. Harvest zur kostenlosen Zeiterfassung

Harvest auf OMR Reviews

Ein weiteres kostenloses Zeiterfassungsprogramm ist Harvest. Neben der Dokumentation deiner gearbeiteten Stunden, kannst du in dem Tool auch Rechnungen und Mahnungen verwalten. Ebenfalls integriert es die Softwares Asana, Trello, Basecamp, QuickBook, Zendesk Sell, Slack und Zapier. Für die Erstellung deiner Rechnungen kannst du außerdem deine Kosten direkt in das Tool eintragen.

Harvest Kosten

In der Gratis-Version für eine*n Nutzer*in stehen dir alle Funktionen und zwei Projekte zur Verfügung. Wenn du mit mehreren Usern in der Zeiterfassungssoftware Getharvest arbeiten möchtest, kostet dich das entsprechende Update $ 12 pro Monat.

Mehr Infos zu den Preisen von Harvest und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Harvest-Profil auf OMR Reviews.

Harvest Alternativen

Eine Vielzahl an weiteren Zeiterfassungstools und Alternativen zu Harvest findest du auf OMR Reviews. Anhand von Nutzerbewertungen und -erfahrungen kannst du dort die zu dir passende Zeiterfassungssoftware ausfindig machen.

5. 123erfasst zur kostenlosen Zeiterfassung

123erfasst auf OMR Reviews

123erfasst hat sich auf die kostenlose Zeiterfassung in Handwerksbetrieben fokussiert. Mit dem Tool können jederzeit die Arbeitszeiten mit dem Smartphone erfasst werden und in Echtzeit ans Büro übertragen werden. Zu den größten Vorteilen gehören eine vereinfachte Zeiterfassung für Handwerker*innen, die GPS-Funktion für den Standortnachweis sowie die Sammlung aller Daten an einem Ort. Zudem kannst du 123erfasst auch offline nutzen.

123erfasst Kosten

Das Tool bietet vier verschiedene Tarife an, die ALLE, bis zu einer bestimmten Anzahl an Personen, kostenlos genutzt werden können.

Mehr Infos zu den Preisen von 123erfasst und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf OMR Reviews.

123erfasst Alternativen

Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu 123erfasst findest du auf OMR Reviews.

6. Tickspot zur kostenlosen Zeiterfassung

Tickspot auf OMR Reviews

Ein weiteres kostenloses Zeiterfassungsprogramm ist Tickspot. Es verfügt über verschiedene Zeitkarten, die dir während der Arbeit an Projekten automatisch die aktuellen Informationen zu deinem Zeitbudget anzeigen. Tickspot bietet dir Schnittstellen zu Asana, Basecamp, Freshdesk, QuickBooks Enterprise, Zapier und Trello, um nur einige der über 750 integrierbaren Apps zu nennen. Die getrackten Zeiten kannst du anschließend direkt in dein gekoppeltes Buchhaltungssystem übertragen.

Tickspot Kosten

Für einen User ist Tickspot kostenlos.

Wenn mehrere User mit Tickspot arbeiten sollen, kannst du das Zeiterfassungsprogramm upgraden. Für $ 19 pro Monat erhalten unbegrenzt viele Nutzer*innen Zugang zum Tool. Darüber hinaus gibt es noch zweo weitere Tarife. Den Essential-Tarif kannst du für 49 € pro Monat nutzen und den Pro-Tarif für 79 € pro Monat.

Dich interessieren die Preispläne von Tickspot und entsprechende Nutzerbewertungen? Dann schau auf dem Tickspot-Profil auf OMR Reviews vorbei.

Tickspot Alternativen

Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu Tickspot findest du auf OMR Reviews.

7. todo.vu zur kostenlosen Zeiterfassung

todo.vu auf OMR Reviews

Die auf Zeiterfassung spezialisierte Software todo.vu bietet dir neben der Stundenerfassung Möglichkeiten zum Aufgaben- und Projektmanagement, CRM und der Abrechnung deiner erbrachten Leistungen. In der Gratis-Version erhältst du Zugriff auf 100 MB Speicherplatz, Zeiterfassungsfunktionen mit Zuweisung zu individuellen Aufgaben sowie verschiedenen CRM-Funktionen. Außerdem kannst du verschiedene Berichte im Tool selbst generieren.

todo.vu Kosten

Mit einem Upgrade von todo.vu erhältst du zusätzliche Funktionen für deine Abrechnung und Berichterstattung. Dies kostet dich $ 9 pro Monat und User.

Mehr Infos zu den Preisplänen von todo.vu und den dazugehörigen Nutzerbewertungen findest du auf dem Produktprofil auf OMR Reviews.

todo.vu Alternativen

Weitere Zeiterfassungstools und Alternativen zu todo.vu findest du auf OMR Reviews.

Ready, set, track

Welches kostenlose Zeiterfassungstool am besten zu dir und deinen Kolleg*innen passt, kannst nur du selbst entscheiden. Fest steht jedoch, dass es deine Projektarbeiten verbessern und vereinfachen kann, da es verschiedene Softwares miteinander vernetzt, wodurch zusätzliche Handgriffe entfallen.

Für die meisten Arbeitszeiterfassungsprogramme benötigst du keine lange Einarbeitungszeit und kannst direkt die Vorteile genießen und deine Projektprozesse optimieren.

Noch mehr Tipps bekommst du außerdem im Recap-Artikel zu unserem Tool Talk rund um Zeiterfassung.