Wie funktioniert ein ERP-System? Definition, Vorteile & Funktionen

Unser Gastautor Alexander Vollertsen stellt Euch in diesem Artikel ein paar ERP-Systeme genauer vor und erklärt Euch, wie sie funktionieren und wofür sich der Einsatz lohnt.

Was ist ein ERP-System?

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning – kurz ERP) sind Software-Systeme, die von Unternehmen eingesetzt werden, um die wichtigsten Geschäftsbereiche in ihrer Organisation zu verwalten und sie miteinander zu verknüpfen.

Viele ERP-Software-Anwendungen sind für Unternehmen wichtig, weil sie ihnen in vielen Bereichen ihrer Organisation helfen und alle für den betrieblichen Ablauf ihres Unternehmens erforderlichen Prozesse in einem einzigen System integrieren.

Ziel ist die Planung von allen klassischen Ressourcen, wie beispielsweise Personal, Material, Kapital sowie Projektplanung und Finanz- und Rechnungswesen – um nur einige mögliche Bereiche zu nennen.

Die Verbindung der einzelnen Module in einem ERP-Systeme, ermöglicht auch über Abteilungen, Standorten und Mandanten hinweg, ein gemeinsames Arbeiten in einem System.

 

Das Wichtigste in Kürze

• ERP-Software kann alle Prozesse integrieren, die für den Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind.
• Ein großer Vorteil eines ERP-Systems ist die freie Kommunikation zwischen den Geschäftsbereichen innerhalb des Systems, sodass beispielsweise Datenberichte in Echtzeit ausgetauscht werden können.
• ERP-Systeme sind i.d.R. durch standardisierte Schnittstellen gut in andere laufende Systeme integrierbar.

Welche Vorteile hat ein ERP-System?

Durch eine ERP-Software, ist es allen Mitarbeitenden eines Unternehmens möglich, deren Prozesse und Arbeitsabläufe digital abzubilden. Durch die vernetzte Struktur eines ERP-Systems gelangen die Daten wesentlich schneller zu den verantwortlichen Stellen, als dies bei anderen IT-Lösungen möglich wäre.

Bei größeren Unternehmen ist ein ERP-System auch das Bindeglied, das die verschiedene Computersysteme der Aufgabenbereiche einer Organisation zusammenhält.

Ohne eine ERP-System, hätte jede Abteilung ihr eigene Software-Anwendung, welche für ihre spezifischen Aufgaben optimiert wäre.

Mit einer ERP-Software hat das Unternehmen eine zentrale Anwendung, in der für die jeweiligen Abteilungen die zugehörigen Module bereitgestellt werden.

Welche Mitarbeiter:in auf bestimmte Module zugreifen dürfen, lässt sich zentral steuern und mittels Freigaben und Berechtigungen in der Konfiguration eines ERP-Systems sicherstellen.

Da ein ERP-System zentral verwaltet wird, ergeben sich weitere Vorteile, beispielsweise bei der Stammdatenpflege – da so nur ein zentraler Datensatz oder eine zentrale Einstellung geändert werden muss und so für alle Nutzer:innen augenblicklich zur Verfügung steht.

ERP-Anwendungen ermöglichen es den verschiedenen Abteilungen auch, einfacher mit dem Rest des Unternehmens zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Sie sammeln Informationen über die Aktivitäten und den Zustand der verschiedenen Abteilungen und machen diese Informationen für andere Teile des Unternehmens verfügbar, wo sie produktiv genutzt und ausgewertet werden können.

Ein gutes Beispiel dazu wäre im Projektmanagement zu finden – die dem Kund:innen angebotenen Positionen können direkt mit einem Task im Projektmanagement verknüpft werden und so erfolgt bspw. nach erfolgreichem Abschluss eines Meilensteins im ERP-System eine Information, dass dieser Meilenstein abgerechnet werden kann. Die Kommunikation kann so unmittelbar im ERP-System erfolgen und es gibt keinen Systembruch.

Auch kleinere Unternehmen können sehr gut von einem ERP-System profitieren – und so beispielsweise Produktion, Finanzen, Vertrieb, Projektmanagement und Personalwesen miteinander verknüpfen.

Da sie verschiedene Technologien, die von jedem Teil eines Unternehmens verwendet werden, miteinander verbindet, kann eine ERP-Anwendung kostspielige, doppelte und inkompatible Technologien einsparen.

Der Workflow in einem ERP-Systeme integriert häufig Angebots- und Auftragserfassung, Controlling, Ressourcenmanagement, Arbeitszeiterfassung, Lagerverwaltung, Kreditorenbuchhaltung, Auftragsüberwachung und Lieferanten- und Kundendatenbanken in ein einziges System.

Wie funktioniert ein ERP-System?

ERP-Systeme können mitunter, wie auch die Prozesse in Unternehmen, sehr komplex sein. Daher bieten die meisten Anbieter solcher Systeme ihre Lösungen modular an und das Unternehmen kann selbst entscheiden welche Funktionen das ERP-System erfüllen soll oder später um weitere Funktionen erweitern.

Die meisten ERP-System auf dem Markt haben sich den Zeiten von mobilen und standortübergreifenden Arbeiten angepasst und bieten bereits Lösungen an, welche sich auch ohne spezielle Client-Software nutzen lassen. Der Zugriff erfolgt dann i.d.R. über einen Web-Browser und bietet alle Vorzüge der Cloud.

Im Hintergrund eines jeden ERP-Systems stecken eine Vielzahl von Datenbanken und Archive in welche die gewonnen Geschäftsdaten und Dokumente abgelegt werden. Das ERP-System visualisiert i.d.R. diese Datenbanken in ein für den:die Anwender:in verständlichen Kontext und steuert welchen Zugriff der:die jeweilige Benutzer:in zu diesen Informationen haben soll und darf.

Der Login erfolgt, egal ob via Cloud oder über eine Client-Software, üblicherweise über eine Anmeldung mittels Benutzernamen und Passwort. Bei Cloud-Anwendungen ist ein 2FA-Unterstützung mittlerweile auch schon zum Standard geworden und wird von den meisten Hersteller:innen angeboten, um gerade bei Web-Anwendungen die Datensicherheit auf ein Maximum zu erhöhen.

Wenn sich der:die Benutzer:in erfolgreich mit dem ERP-System verbunden hat, kann er nun im Rahmen seiner Berechtigungen in den relevanten Modulen des ERP-Systems arbeiten.

So können dann beispielsweise einzelne Jobs erzeugt werden, welche angebotene Leistungen enthalten, die mit bestimmten Kundenstammdaten in Verbindung stehen und so ein Konvolut aus hinterlegten Kundenstammdaten, definierten Leistungen, Mengen, Konditionen, Terminen etc. ergeben. Dieses Konvolut aus Daten definiert sich dann als Job oder je nach Wording des ERP-Systems als Projekt etc., welcher nach bestimmten Vorgaben und Regeln angepasst werden darf und sich je nach Möglichkeit für weitere Module im ERP-System verwenden lässt bis ein weiterer Status für diesen Job erreicht wurde.

Welche Funktionen bietet ein ERP-System?

Der Funktionsumfang von ERP-Systemen kann durchaus unterschiedlich sein.

Nicht jedes Unternehmen benötigt beispielsweise ein integriertes Projektmanagement im ERP-System und möchte vielmehr Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung abgedeckt haben.

Es gibt auch durchaus verschiedene Ansprüche bei einer Auftragsbearbeitung – während eine Produktionsagentur größtenteils materielle Güter und Fremdkosten im ERP-System abbildet, wird eine PR-Agentur eher mit der zeitlichen Komponente umgehen müssen und daher vermehrt auf Zeiterfassung setzen.

Durch den meist modularen Aufbau von ERP-Systemen hat man meist ein breites Spektrum an Funktionen die je nach Bedarf und Lizenzmodell “freigeschaltet” werden um die Geschäftsprozesse optimal abbilden zu können.

Die hier aufgelisteten Funktionen sind ein grober Überblick was ein ERP-System alles abdecken kann.

Da die Module in einem ERP-System i.d.R. miteinander vernetzt sind, können dort alle verfügbaren Daten aufeinander aufbauend genutzt und so ein maximal effizientes Arbeiten ermöglicht werden.

• Kaufmännische Projektabwicklung
• Abrechnung von Aufträgen
• Zeiterfassung
• Ressourcen- und Aufgabenverteilung
• Projektmanagement
• Vertriebssteuerung und Kundenmanagement (CRM)
• Warenwirtschaftssystem / Lagerverwaltung
• Business Intelligence und Analyse
• Controlling
• Produktionsplanung und -steuerung (PPS)
• Human Resource Management
• Einkauf
• Qualitätsmanagement
• Mediaabwicklung
• Lieferantenmanagement
• Finanzwesen und Buchhaltung
• Dokumentenmanagement

Auch in Zukunft werden ERP-Systeme eine wichtige Rolle dabei spielen, wenn es darum geht Daten für sein eigenes Unternehmen zu gewinnen und diese mit Hilfe neuer Software-Werkzeuge weiter für Datenanalytik und sonstige KI-Lösungen zu verwenden.

Für wen ist ein ERP-System sinnvoll?

Generell kann man sagen, ERP-Systeme sind mittlerweile fast unverzichtbar und sind ein hilfreiches Werkzeug, dass man für die Erfassung seiner Geschäftsdaten nicht mehr hergeben möchte!

Selbst für kleine Unternehmen sind passende Software-Lösungen mittlerweile nicht nur erschwinglich, sondern auch leicht zu bedienen – umfassende Dokumentationen der vielfältigen ERP-Lösungen helfen dabei die Implementierungen im kleinen Rahmen selbständig erledigen zu können. Mitgelieferte Templates und ein meist sehr guter Support der Anbieter machen es möglich.

Bei großen und mittelständigen Unternehmen mit einer Vielzahl von Mitarbeiter:innen, mehreren Standorten und ggf. verschiedenen Firmierungen ist die Auswahl und die anschließende Implementierung schon eine ganz andere Herausforderung.

Man sollte hier auf jeden Fall neben der Unterstützung der ERP-Anbieter auch für genügend Ressourcen im eigenen Unternehmen sorgen bzw. diese schaffen um auch später, nach der Implementierung, genügend Ressourcen für die Verwaltung und ggf. für den hauseigenen Support sowie Schulungen zur Verfügung zu haben.

ERP-Systeme können für sämtliche Bereiche im Unternehmen einen entscheidenden Beitrag dazu leisten Kosten zu reduzieren und Leistung zu steigern, da durch die zentrale Anwendung ein umfassender Blick über bspw. Auftragslage, Ressourcen und natürlich auch die finanzielle Situation gegeben werden kann.

Gerade in den Bereichen Agentur, Produktion, Personal und Materialwirtschaft bietet ein ERP-System durch den kompakten Aufbau ein viel höheres Maß an Übersichtlichkeit als wie über das einzelne Herauslesen aus mehreren Systemen.

Welche ERP-Systeme sind empfehlenswert?

Bei der Wahl des richtigen ERP-Systems ist es enorm wichtig, sich zunächst über die Bedürfnisse klar zu werden und natürlich zu schauen, welche Bedürfnisse in Zukunft auf das Unternehmen zukommen und wie skalierbar eine ERP-Lösung ist.

Gerade im ERP-Bereich gibt es viele gute Branchenspezifische Lösungen die verschiedenste Bedürfnisse mit viel Know-How abdecken.

Es ist wichtig sich diese verschiedene ERP-Lösungen genauestens anzuschauen und ohne Zeitdruck testen zu können um nicht nach kurzer Zeit oder wenigen Jahren zu der Erkenntnis zu kommen, dass die ausgewählte ERP-Lösung nicht mehr dem Geschäftsmodell gerecht wird und die Pflege einem über den Kopf wächst oder sich als zunehmend problematisch entpuppt.

Die Auswahl eines ERP-Systems muss letztlich gründlich überlegt werden, da ein Wechsel i.d.R. nie verlustfrei möglich ist. Bereits bestehende Daten wie bspw. Jobs/Projekte und deren Strukturen können selten einwandfrei in ein neues ERP-System übertragen werden und es bedarf immer einer Eingewöhnungszeit der Benutzer:innen die natürlich immer zu lasten der Produktivität in der Anwendung geht.

Wenn man jedoch ein für die unternehmerischen Zwecke geeignetes ERP-System gefunden hat, kann ein solches System helfen nahezu alle Bereiche im Unternehmen im Griff zu behalten und jeglicher In- und Output geht einen geordneten Weg und die dort gewonnen Daten sind für lange Zeit bestens organisiert und archiviert.

Ich selbst hatte in meiner beruflichen Laufbahn bereits mehrere ERP-System kennenlernen können und bin mal mehr mal weniger von einzelnen Lösungen überzeugt worden.

Enorm wichtig ist eine gut überlegte Implementierung des ERP-Systems und natürlich welche Funktionen, Performance und Erweiterungsmöglichkeiten ein solches ERP-System mitbringt.

Ab einer gewissen Größe und Struktur mancher Unternehmen kommt man sicher nicht an namenhaften Anbietern wie bspw. SAP S/4HANA Cloud, public edition, Sage ERP, Microsoft Dynamics 365 Sales, Xentral ERP & Co. vorbei. Allerdings gibt es mittlerweile einige sehr gute branchenspezifische ERP-Lösungen, die sowohl für kleine, mittlere und große Unternehmen zum Einsatz kommen und deren Lizenzmodell zu einem passt. Hierzu gehören bspw. weclapp, JTL, e.bootis-ERPII, microtech büro+, 360ᵉ by e-velopment, DreamRobot, NEKOM, Myfactoryoder Sage 100. Alle Tools von Sage im Vergleich, mit den wichtigsten Features und inklusive passender Artikel, gibt es auf unserer Sage-Übersichtsseite. Zudem gibt es ERP-Softwares, die auf Klein- und Kleinstunternehmen ausgerichtet sind wie Billbee oder auf spezielle Shopsysteme wie Pickware für Shopify und Shopware.

Wer auf der Suche nach dem passenden ERP-System für sein Unternehmen ist, findet auf OMR Reviews ein gut sortiertes Archiv an passenden ERP-Lösungen mit vielen Nutzerbewertungen und Nutzererfahrungen.