Die 15 wichtigsten Vorteile eines ERP-Systems für Euer Unternehmen

Im letzten Jahr standen wir vor der Aufgabe, unser Unternehmen VANDLEZ durch einen eigenen Onlineshop an den Markt zu bringen. Über ein Jahr hatten wir mit der Produktentwicklung unserer Kerzen, Diffusoren und Home Scents verbracht und zugegebenermaßen wichtige administrative Prozesse vor uns hergeschoben.

Denn die größten Fragen kamen erst auf, als es darum ging, E-Commerce, Warenlager, Aufträge, Rechnungen, Fulfillment, Finanzen und Koordination der operativen Arbeitsschritte unter einen Hut zu bekommen. Der Begriff, der uns auf der Suche nach Lösungen immer wieder begegnete, war ERP. Wir hatten beide in früheren Jobs bereits mit dem Thema zu tun gehabt, wirklich Ahnung davon hatten wir aber nicht.

In diesem Artikel erfahrt Ihr, was ERP-Systeme sind, wieso Unternehmen ERP-Systeme nutzen, 15 unschlagbare Vorteile von ERP-Systemen und wie ERP-Systeme uns bei VANDLEZ von Anfang an geholfen haben, ein funktionierendes Unternehmen zu führen! Der Artikel wird in erster Linie auf unsere Erfahrungen mit unserem ERP-System in Bezug auf den Alltag im E-Commerce-Geschäft eingehen. Wenn Ihr Euch noch tiefer mit dem Thema auseinandersetzen wollt, halten die OMR Reviews weitere Inhalte zum Thema ERP für Euch bereit! 

Was bedeutet ERP?

ERP-System steht für Enterprise-Resource-Planning-System und ist somit eine Software zur Ressourcen-Planung (Personal, Kapital, Betriebsmittel, Material sowie Informations- und Kommunikationstechnik). Es wird häufig auch mit einem Warenwirtschaftssystem gleichgesetzt. Oftmals ist in Bezug darauf von einem zentralen Nervensystem eines Unternehmens die Rede, dem Dreh- und Angelpunkt aller Waren, Finanzen, Stammdaten von Kund:innen, Lieferant:innen und Abläufen im administrativen wie operativen Bereich.

Eine ERP-Software ermöglicht es allen Mitarbeiter:innen eines Unternehmens, jederzeit Zugriff und Übersicht über alle wichtigen Abläufe im Arbeitsalltag zu haben. Dabei stellen ERP-Systeme nicht nur rein digitale Datenbanken dar, sondern ermöglichen ebenso eine transparente wie unkomplizierte Arbeitsweise. Ziel dieser Systeme ist im Allgemeinen die Digitalisierung, Zentralisierung und Prozessoptimierung aller Arbeitsschritte und Daten.

Warum verwenden Unternehmen ERP-Systeme?

Dass ERP-Systeme nicht nur etwas für große Unternehmen mit hochkomplexen Abläufen und unzähligen Mitarbeiter:innen sind, ist spätestens seit dem wachsenden Angebot verschiedenster Software-Anbieter:innen klar, die ebenso für kleine Start-ups wie für Börsenunternehmen passende Preis- und Anwendungsmodelle bereithalten. Firmen verwenden diese Systeme, um von Anfang an ein zentrales, digitales Organ zu erstellen, welches sowohl den reibungslosen Ablauf sämtlicher Prozesse und Arbeitsabläufe garantiert als auch die Möglichkeit der Skalierung und des Wachstums erleichtert.

Viele kleinere Unternehmen machen anfangs einen Bogen um die Einrichtung eines ERP-Systems, teils aus finanziellen Gründen, teils aus Mangel an Informationen. Natürlich können vor allem kleine Start-ups vorerst in der Lage sein, ohne ein solches System auszukommen. Die ersten Bestellungen im Onlineshop, die Pflege von Daten und das Onboarding von ersten Team- Mitglieder:innen scheint leicht ohne ERP-System von der Hand zu gehen. Wächst jedoch die Zahl der Aufträge, die Komplexität der Supply Chains und die Zahl der am Unternehmen beteiligten Personen, kommen auch die am besten organisierten Gründer:innen ins Schwitzen.

Damit aufgrund von Überforderung oder Zeitmangel keine Aufträge abgelehnt und keine Möglichkeiten verloren gehen können, bieten ERP-Systeme die nötige Übersicht und Hilfestellung. Abwicklung von Aufträgen, Angebots- und Rechnungsstellung, Warenbestellungen und Finanzübersicht laufen durch wenige Klicks kinderleicht ab. Kein Papierkram, keine zusätzlichen Excel-Tabellen und keine selbst gebauten Datenbanken mehr, stattdessen ein zentraler Dreh- und Angelpunkt, der alle Prozesse vereinfacht, automatisiert und optimiert. 

15 Vorteile von ERP-Systemen für Euer Unternehmen

Bestimmt seid Ihr auf der Suche nach Informationen und Antworten rund um ERP-Systeme bereits auf die Schlagworte Zentralisierung, Digitalisierung und Prozessoptimierung gestoßen. Auch wir wurden mit abstrakten Floskeln und Versprechungen überhäuft, konnten diese aber nur schwer auf unsere explizite Lage anwenden. Damit Ihr einen besseren Einblick in die tägliche Arbeit mit ERP-Systemen bekommt, haben wir Euch 15 Vorteile von ERP-Systemen aufgelistet, die nicht nur in der Theorie gut klingen, sondern Euch in der Praxis weiterbringen! Wir geben Euch dabei in erster Linie Einblick in die Arbeit mit ERP-Systemen in Verbindung mit E-Commerce.

1. Behaltet den Überblick über Eure Artikel: ⁠Als Unternehmen, das physische Waren im E-Commerce anbietet und verkauft, war es für uns ein unerlässlicher erster Schritt, alle Artikel, Bestandteile und Waren als digitale Posten zu erfassen. Durch ERP-Systeme habt Ihr die Möglichkeit, genau das schnell und übersichtlich zu tun.
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   ⁠Auf diese Weise erstellt Ihr Euch eine Datenbank, die alle Güter und Produkte bereithält, mit denen Ihr handelt oder arbeitet. SKU’s, physische Eigenschaften, eindeutige Beschreibungen zur Identifizierung, Bestände und Warenzulauf – Alles auf einen Blick ersichtlich.
2. Produktionsartikel, Stücklisten und Lagerartikel: ⁠Da wir von Anfang an unser Lager und Fulfillment outsourcen wollten, um einen bestmöglichen und professionellen Ablauf aller Bestellungen gewährleisten zu können, mussten wir für den optimalen Zulauf und die Bereitstellung aller Produkte sorgen. ERP-Systeme ermöglichen es Euch, aus verschiedenen Lagerartikeln Stücklisten oder Produktionsartikel zu erstellen, die Euer:Eure Fulfillment-Dienstleister:in auf einen Blick verstehen und umsetzen kann.
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   ⁠Durch die Software könnt Ihr einem Artikel seine Umverpackung zuweisen, bestimmen, wie und wann ein Artikel konfektioniert werden soll und festlegen, aus welchen Teilen sich eine Bestellung zusammensetzen soll, damit Eure Kund:innen ihre Bestellungen genauso zugestellt bekommen, wie sie sie bestellt haben. Die Integration neuer Produkte geht dadurch ebenfalls schnell und kann digital und unmissverständlich mit Eurem Team kommuniziert werden.
3. Einrichten von Schnittstellen: ⁠Kommt eine Bestellung über Euren Onlineshop bei Euch an, muss diese verschiedene Instanzen durchlaufen. ERP-Systeme ermöglichen Euch das Einrichten der nötigen Schnittstellen, sodass alle Prozesse vollautomatisiert ablaufen, ohne dass Ihr tätig werden müsst. Beispielsweise wird der Auftrag, also die Bestellung, von Eurem Shop direkt in Euer ERP-System übertragen.
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   ⁠Euer Fulfillment wird benachrichtigt, welche Artikel auf welche Weise und in welcher Anzahl verpackt werden müssen. Anschließend erfasst das System die Versandinformationen und gibt Euren Kund:innen Bescheid, dass die Bestellung auf dem Weg ist.
4. Wer sind Eure Kund:innen?: Nicht nur alle Informationen zu Euren Onlineshop-Kund:innen werden vom ERP-System datenschutzkonform verwertet und für den reibungslosen Ablauf genutzt, Ihr könnt ebenfalls Großkund:innen und Retailer einpflegen und alle Informationen hinterlegen. So pflegt und erweitert Ihr die Stammdaten Eurer Kundschaft einfach und effizient.
5. Wer sind Eure Lieferant:innen?: Wo habt Ihr letztes Jahr diesen oder jenen Rohstoff bestellt? Was hat die Verpackung XY bei der letzten Lieferung gekostet? Wie sah die Lieferkette für Eure Produkte aus? Durch ein ERP-System braucht Ihr keine Postfächer oder Notizen nach den Antworten durchsuchen. Ihr habt jederzeit Einblick über Lieferant:innen, Lieferbedingungen, Einkaufspreise und alle weiteren Informationen. Auf diese Weise erleichtert Ihr Euch die Produktentwicklung und Sortiments-Instandhaltung.
6. Wer darf was? Bedingungen für bestimmte Rollen festlegen: Ihr habt schlechte Erfahrungen mit bestimmten Kund:innen gemacht? Ihr wollt einzelne Bestellungen besonders sensibel oder außergewöhnlich behandeln? Kein Problem – Legt in Eurem ERP-System einfach Bedingungen für bestimmte Personen oder Rollen fest, ob das nun eine Liefersperre sein mag, eine Sperre für automatischen Versand oder andere Rahmenbedingungen. Dadurch könnt Ihr Euch sicher sein, dass alle Kund:innen nach Euren Wünschen behandelt werden – und das vollkommen automatisch.
7. Was habt Ihr, was braucht Ihr? Das Warenlager im Überblick behalten: Wie bereits erklärt, könnt Ihr jeden Artikel, jeden Bestandteil, jede Verpackung und jede Stückliste in Eurem ERP-System anlegen und verwalten. Ein täglicher, kurzer Blick genügt anschließend, um festzustellen, wo Engpässe auftreten könnten und welche Waren ausreichend vorhanden sind. Dadurch kann frühzeitig verhindert werden, dass Produkte in Eurem Onlineshop Out Of Stock sind. Wenn das doch mal passiert, zeigt Euch ein ERP-System wie
   Hublify
   an, wie viele Artikel Ihr nachbestellt habt und wann Sie in Eurem Lager eintreffen werden.
8. Bestellungen / Aufträge verwalten: Egal, ob Ihr Eure Aufträge selbst abwickelt und verschickt oder eine Fulfillment Firma damit beauftragt habt: Es ist unabdingbar, schnell und unkompliziert auf jede Bestellung Einsicht zu bekommen. Dadurch könnt Ihr auf Nachfrage Eurer Kund:innen nachvollziehen, was bestellt wurde, wohin die Bestellung geht und wo sie sich gerade befindet. Nachbestellungen, Retouren und kurzfristige Änderungen sind so übersichtlich und zuverlässig umsetzbar.
9. Angebot – Auftrag – Rechnung: Retailer, Einzelhändler:innen und Großkund:innen haben heutzutage die Möglichkeit, innerhalb von wenigen Minuten von unzähligen Firmen Angebote über vergleichbare Waren einzuholen. Müsst Ihr Eure Angebote noch manuell erstellen, kalkulieren und verschicken, verschwendet Ihr wertvolle Zeit, die Eurer Konkurrenz einen entscheidenden Vorteil einbringt.
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   ⁠ERP-Systeme ermöglichen es Euch spielerisch leicht, individuelle Angebote zu erstellen und professionell an die entsprechenden Kontakte weiterzuleiten. Einmal angelegt, kann das Angebot angepasst, gelöscht oder bestenfalls direkt als Auftrag abgewickelt werden. Anschließend erstellt Euch das ERP-System automatisch die Rechnung, die an Eure Kund:innen geschickt werden kann.
10. Wer ist Euch was schuldig? Finanzen im Überblick: Mit einem stetig wachsenden Kundenstamm wird es immer schwieriger, den Überblick zu behalten und wichtige Informationen auf Knopfdruck parat zu haben. ERP-Systeme fassen Euch alle Parameter Eurer Kund:innen zusammen.
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    ⁠Ihr könnt also jederzeit einsehen, wer welche Rechnung bezahlt hat, wer Euch welche Beträge schuldig ist und so zwischen zuverlässiger und unzuverlässiger Kundschaft unterscheiden. Auf diese Weise geht Euch kein Cent mehr durch die Lappen und Ihr erspart Euch lästige Rechnerei.
11. Sendungsverfolgung: Die vermutlich meist gestellte Frage im Kunden-Chat: „Wo ist meine Bestellung?“ Obwohl es heutzutage Standard ist, das Paket selbstständig tracken zu können, solltet Ihr als Verkäufer:in immer in der Lage sein, den Überblick zu behalten. Durch Euer ERP-System könnt Ihr auch Wochen nach der Bestellung noch nachvollziehen, ob, wo und wann das Paket geliefert wurde.
12. Was ist schiefgelaufen? Analyse der Fehlerquellen: Da Euch ein ERP-System transparent und detailliert Auskunft über den Ablauf jedes Auftrags gibt, könnt Ihr unkompliziert checken, wo und weshalb ein Fehler passiert ist, wieso es zu Beschwerden kam oder worin potenzielle Fehlerquellen liegen. Erkennen – Beheben – Weitermachen – Ohne zeitaufwendige und nervige Prozesse.
13. Warenbestellungen durch einen Klick: Wie schon im 7. Vorteil von ERP-Systemen erläutert, erleichtert Euch das Warenwirtschaftssystem – der Name lässt es vermuten – den Umgang mit Euren Gütern und Waren. Benötigt Ihr Nachschub eines bestimmten Rohstoffs oder Produkts, müsst Ihr nicht einmal mehr eine E-Mail verfassen oder zum Telefon greifen. Sind die nötigen Daten einmal eingepflegt, genügt ein Mausklick, um automatisch eine Warenbestellung auszulösen.
14. Datenpflege leicht gemacht: Die bisher behandelten ERP-System-Vorteile lassen bei Euch sicher die Vermutung aufkommen, dass die Einrichtung all dieser Funktionen einen riesigen Aufwand darstellt. Tatsächlich sind die meisten ERP-Systeme inzwischen sehr nutzerfreundlich aufgebaut, wodurch Ihr Euch schnell einarbeitet. Ist der Grundstein einmal gelegt, ist es tatsächlich ein Kinderspiel, bestehende Daten zu pflegen, auf dem neuesten Stand zu halten und zu ergänzen.
15. Skalierbarkeit: Ob das eigene Unternehmen skalierbar ist, hängt natürlich von vielen Faktoren ab. Jedoch seid Ihr durch eine organisierte, klare und transparente Arbeitsstruktur in der Lage, die Voraussetzungen für die eigene Skalierbarkeit selbst zu setzen. Mit einem ERP-System an Eurer Seite arbeitet Ihr von Anfang an professionell und zielstrebig, ohne dass sich im Laufe der ersten Monate oder Jahre Großbaustellen in der digitalen Organisation anhäufen.
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    ⁠Wer sich frühzeitig um diese Organisation kümmert, hat später mehr Zeit für die wichtigen Dinge! Durch ein passendes ERP-System laufen Eure Prozesse zentral, digital und automatisiert ab. Ob Ihr also einen oder eintausend Aufträge pro Tag über Euren Shop generiert – Das Warenwirtschaftssystem behält den Überblick.

Diese ERP-Systeme unterstützen Euer Unternehmen

Wir bei VANDLEZ hatten das Glück, über unseren Fulfillment-Dienstleister schon vor unserer Markteinführung ein ausführliches ERP-Onboarding zu bekommen. Seitdem arbeiten wir mit der Software Xentral und sind mehr als zufrieden mit dem Workload, den uns das System täglich abnimmt. Xentral umfasst alle aufgeführten Vorteile und noch unzählige weitere Funktionen. Das Software-Angebot unterliegt ständigem Wachstum und bietet inzwischen für jede Unternehmensgröße das passende Modell.

Neben Xentral gibt es natürlich auch noch viele andere ERP-Systeme, wie bspw. Billbee, SAP, weclapp, e.bootis, Microsoft Dynamic 365 Business Central, Sage 100, Oracle oder myfactory. Sie alle unterstützen Euch im Arbeitsalltag und nehmen Euch viel Arbeit in Bezug auf Eure Ressourcenplanung ab. Jede Software hat seinen eigenen Fokus und es liegt an Euch, die für Euch richtige ERP-Software zu finden, die Eure Anforderungen gerecht wird.
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⁠Weitere beliebte ERP-Systeme:

JTL

microtech büro+

360ᵉ by e-velopment

DreamRobot

NEKOM

Pickware

Myfactory

⁠Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht unserer ERP-Systeme und bekommt dort auch ehrliche und von uns verifizierte Nutzererfahrungen und Nutzerbewertungen zu den verschiedenen ERP-Tools.

Braucht Ihr eine etwas detailliertere Gegenüberstellung der Tools? Dann lest Euch unsere Artikel zu den besten ERP-Systemen für kleine Unternehmen und zu den besten ERP-Systemen durch.

Wann lohnt sich die Einrichtung eines ERP-Systems?

Ihr habt gerade ein Start-up gegründet, baut einen E-Commerce-Shop auf, wollt bestimmte Dienstleistungen anbieten, einen Kundenstamm aufbauen oder Eurer bestehenden, verstaubten Firma einen Schubs auf die nächste Stufe geben? In jedem dieser Fälle sind ERP-Systeme das Mittel Eurer Wahl. Es lohnt sich, sich frühzeitig und intensiv mit der Thematik auseinanderzusetzen, sich einzuarbeiten und die alltäglichen Abläufe Eures Unternehmens zu digitalisieren, zentralisieren und damit alle Prozesse zu optimieren!

Welches ERP-System letztendlich zu Euch passt und durch welche Software Ihr es komplettieren, erweitern oder ausbauen könnt, erfahrt Ihr bei OMR Reviews!