Mit Projektportfoliomanagement habt Ihr alle Projekte im Blick

Projektportfoliomanagement – klingt kompliziert, ist es das auch? Findet es heraus! Wir erklären Euch, was ein Projektportfolio ist, wie Projektportfoliomanagement (PPM) funktioniert und welche Vorteile es hat. Außerdem erfahrt Ihr, wie der PPM-Prozess aussieht und welche Portfoliomanagement-Tools Euch bei der Umsetzung unterstützen können.

Was ist ein Projektportfolio?

Ein Projektportfolio ist eine Menge von gemeinsam koordinierten Projekten eines Unternehmens. Diese Projekte sind miteinander vergleichbar und mit anderen Projekten verbunden, z. B. durch Inhalt, Ressourcen oder Ziel. Das Portfolio ändert sich mit der Zeit. Neue Projekte kommen hinzu, andere werden beendet. Die Koordination dieser Projekte nennt man Projektportfoliomanagement (PPM). Die Hauptaufgaben des PPM sind, die richtigen Projekte zur richtigen Zeit zu starten und für deren erfolgreiche Durchführung zu sorgen. Das Projektportfoliomanagement wird in der Regel von Portfolio-Manager:innen oder einem Project-Management-Office (PMO) durchgeführt.

Was ist strategisches und operatives Projektportfoliomanagement?

Projektportfoliomanagement besteht aus strategischen und operativen Teilen. Im strategischen Projektportfoliomanagement wählt und priorisiert Ihr Projekte, die umgesetzt werden sollen. Diese Projekte bewertet Ihr anhand von vorher festgelegten Kriterien. Da alle Projekte nach den gleichen Kriterien bewertet werden, könnt Ihr direkt vergleichen, welche Projekte welchen Beitrag für Euer Unternehmen leisten. Die Projekte werden dabei nicht nur einzeln betrachtet, sondern in Bezug zueinander gesetzt. So könnt Ihr Abhängigkeiten erkennen. Benötigt Ihr bspw. bei mehreren Projekten die gleichen Mitarbeiter:innen? Werden bestimmte Aufgaben doppelt erledigt? Lässt das Budget die parallele Projektdurchführung zu?

Im operativen Projektportfoliomanagement werden die laufenden Projekte und Programme überwacht und gesteuert. Ihr kontrolliert die Projekte mithilfe von Statusberichten und Projektreviews (mit z.B. ZEP

Wie funktioniert agiles Projektportfoliomanagement?

Nicht nur Projekte, auch das Projektportfoliomanagement könnt Ihr agil aufsetzen. Wie genau agiles Projektportfoliomanagement aussieht, dazu gibt es viele Definitionen und Meinungen. Grob gesagt geht es darum, auf Portfolio-Ebene iterativ und inkrementell vorzugehen.

Beispiele, wie agiles Projektportfoliomanagement in der Praxis aussehen kann:

1. Kontinuierliche Planung: Dokumente wie der Strategieplan werden vierteljährlich oder sogar monatlich angepasst anstatt einmal pro Jahr erstellt und nicht mehr angerührt zu werden. Das bedeutet auch, dass Budget und Personal nicht für das gesamte Jahr verplant werden.
2. Projektrelevanz regelmäßig prüfen: Ziele ändern sich – Projekte sollten das auch tun. Nicht alle Projekte, die zu Jahresbeginn genehmigt wurden, werden im Laufe des Jahres auch gebraucht. Agile Projektportfolio-Planung lässt Änderungen zu, um sich den neuen Gegebenheiten anzupassen.
3. Stärkere Dynamik in agilen Projekten: Die iterative Arbeitsweise in agilen Projekten ermöglicht regelmäßiges Kundenfeedback. Dieses Feedback führt z. B. zu Änderungen bei den Ressourcen durch angepasste oder neue Anforderungen.
4. Weniger Steuerung: Agiles Arbeiten hebt sich nicht nur durch das Vorgehen ab, sondern vor allem durch die Denkweise. Agilität erlaubt es, neues zu testen, Fehler zu machen und daraus zu lernen. Das gilt auf Team-Ebene aber auch für Projektportfolio-Manager:innen. Sie lockern die Zügel, ohne Stabilität zu verlieren. Das ist ein Lernprozess, der in jedem Unternehmen anders aussehen wird.

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Warum ist Projektportfoliomanagement wichtig und was sind die Vorteile?

Tausend Ideen, begrenzte Ressourcen – für welche Projekte entscheidet Ihr Euch? Genau dafür ist PPM da. Projektportfoliomanagement befähigt Euch, objektiv die wichtigsten Projekte für Euer Unternehmen auszuwählen und effizient durchzuführen.

PPM bringt Euch zahlreiche Vorteile:

• Das große Ganze im Blick behalten: PPM liefert Euch einen Überblick über vergangene, laufende und geplante Projekte. Dadurch könnt Ihr bessere Entscheidungen für das gesamte Unternehmen treffen.
• Die richtigen Projekte wählen: Projekte sinnvoll auswählen und priorisieren anhand von Risiken, Ressourcen und mehr. Mit den Unternehmenszielen vor Augen sucht Ihr strategisch die Projekte aus, die Euch helfen, diese zu erreichen.
• Transparente Projektdaten: Ihr seht, welche Projekte aktuell laufen und deren Fortschritt. Die Personalauslastung ist mit wenigen Klicks einsehbar, ebenso das Budget. Zuständigkeiten, Abhängigkeiten und mehr – alles im Tool Eurer Wahl abrufbar.
• Ressourcen effizient einsetzen: Die Verfügbarkeiten von Unternehmensressourcen werden bereits bei der Projektauswahl berücksichtigt und anschließend regelmäßig überprüft. Das schafft Klarheit und die Möglichkeit, Ressourcen projektübergreifend optimal einzusetzen.
• Erfahrungen aus vergangenen Projekten nutzen: Ein effektives Projektportfoliomanagement sammelt Informationen über vergangene Projektergebnisse und den damit erzielten geschäftlichen Mehrwert. Es prüft die Erfolgs-Chancen ähnlicher Projekte, die zukünftig geplant sind, und hilft bei der Zuordnung der Ressourcen. Mit einer effektiven PPM-Strategie könnt Ihr die Prozesse und Erfahrungen aus früheren Projekten nutzen und die Erfolgswahrscheinlichkeit steigern.
• Geringeres Unternehmensrisiko: PPM bietet eine ganzheitliche Sichtweise auf das Verhältnis zwischen Risiko und Ertrag für das gesamte Projektportfolio. Mögliche Risiken werden zu Projektstart einkalkuliert und Lösungsszenarien entwickelt.

Wie sieht der PPM-Prozess aus?

Unabhängig von der Methodik besteht der PPM-Prozess aus fünf grundlegenden Schritten:

1. Planung: Legt Eure strategischen Ziele und Kriterien fest: Bevor es an den Portfolio-Aufbau geht, müsst Ihr Eure strategischen Unternehmensziele klar definieren. Das Portfolio sollte später mit der strategischen Ausrichtung Eures Unternehmens übereinstimmen. Wenn Eure Ziele feststehen, müsst Ihr Bewertungskriterien festlegen, die Ihr für die Projektauswahl nutzt. Beispiele für Bewertungskriterien sind Amortisationsdauer, Kapitalwert und Investitionsrisiko.
2. Projektauswahl: Erfassen und bewerten von Projekten und Ideen: Der Aufbau Eures Portfolios kann beginnen. Notiert bereits laufende Projekte und neue Projektideen. Holt die Daten von laufenden Projekten ein. Die festgelegten Bewertungskriterien kommen hier zum Einsatz, um die wichtigsten Projekte zu ermitteln. Mit den Bewertungskriterien messt Ihr den Wert, welchen die Projekte für Euer Portfolio haben. Damit könnt Ihr datenbasierte Entscheidungen für die Priorisierung und Umsetzung treffen.
3. Prüfung Umsetzbarkeit: Machbarkeit der Projekte beurteilen: Nach der Projektauswahl führt Ihr eine Machbarkeitsanalyse durch. Betrachtet dabei finanzielle Risiken, Kapazitätsplanung und vorhandene Ressourcen. Es ist sinnvoll, eine Strategie für das Risikomanagement zu entwickeln. Nach erfolgreicher Prüfung wird das Projekt ins Portfolio aufgenommen.
4. Projektportfolio verwalten: Monitoring und Controlling: Die Projekte laufen. Jetzt müsst Ihr koordinieren, überwachen, Unstimmigkeiten erkennen und Korrekturmaßnahmen initiieren. Auch der Abbruch von Projekten gehört dazu.
5. Lernen: Projekte abschließend beurteilen: Dokumentation ist ein wichtiger Teil im PPM. Diese hilft Euch auch nach Projektende, um zu reflektieren und zu analysieren. Die Learnings könnt Ihr in die nächsten Projekte einfließen lassen und die Chancen auf Erfolg stetig verbessern.

Darstellung der Abfolge eines PPM-Prozesses

Abschließend eine Checkliste mit Praxis-Tipps für Euer PPM:

• Verfolgt den Fortschritt des Portfolios auf einem Dashboard. Verschiedene Projekt-Kennzahlen lassen sich damit grafisch aufbereiten.
• Behaltet mit einer Roadmap alle Projekte des Portfolios jahresübergreifend im Blick.
• Analysiert regelmäßig Projektberichte, um Kriterien und Leistungen zu überprüfen.
• Legt Abhängigkeiten fest und macht diese transparent. Es ist wichtig zu wissen, welche Projekte und Ressourcen voneinander abhängig sind, um das Portfolio stabil zu halten.
• Plant die Kapazitäten vorausschauend. Achtet außerdem darauf, dass einzelne Teams oder Teammitglieder nicht überlastet werden. Das lässt sich mit einem einfachen Reporting umsetzen.
• Vereinfacht die Zusammenarbeit von Projektverantwortlichen und Controller. Daten zu Budget und Kosten sollten sich in beide Richtungen einfach übertragen lassen.

Welche PPM-Softwares gibt es?

Projektportfoliomanagement-Software ist ein Werkzeug, mit dem die Verwaltung und Pflege eines Projektportfolios zentralisiert werden. Häufig wird die Software zur Erfassung und Analyse von Daten eingesetzt, um sicherzustellen, dass das Projektportfolio mit der strategischen Gesamtplanung und den Zielen des Unternehmens in Einklang steht.

PPM-Tools erfassen messbare Werte wie die Wirtschaftlichkeit von Investitionen und die operative Effizienz. Diese Werte werden mit dem erzielten Mehrwert für das Unternehmen verglichen.

Es gibt viele unterschiedliche Arten von PPM-Tools. Achtet darauf, dass folgende Funktionalitäten vorhanden sind, um PPM effizient zu nutzen:

• Gantt-Charts
• Budget-, Ressourcen- und Aufgaben-Management (mit Hilfe von Software wie ZEP
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Schauen wir uns drei beliebte PPM-Tools auf OMR-Reviews an und wie Ihr sie verwenden könnt.

Projektportfoliomanagement-Software:

1. ClickUp

Mit ClickUp bekommt Ihr ein All-in-One-Tool für das Projektportfoliomanagement. ClickUp bietet den vollen Funktionsumfang, den Ihr für Euer Projektportfoliomanagement benötigt: Gantt-Diagramme, Kalender, Boards, Workload-Übersicht, Zeiterfassung und mehr. ClickUp bietet sehr viele Funktionen, daher ist ein wenig mehr Einarbeitungszeit erforderlich. Außerdem startet ClickUp bereits ab 0€

2. Airtable

Airtable lässt sich auch für das Projektportfoliomanagement nutzen, hat aber einen starken Fokus auf Datenbanken, ähnlich zu Excel. Der Unterschied: Daten sind stärker miteinander verknüpft und es gibt Rich-Features, die Dateianhänge und Reporting möglich machen. Das richtige Tool für alle Excel-Liebhaber:innen.

3. Smartsheet

Smartsheet ist eine beliebte PPM- und Collaborative-Work-Management-Software, mit der Ihr einfache Aufgaben sowie Portfoliomanagement umsetzen könnt. Alle wesentlichen Aufgaben des PPM werden abgebildet: Projektplanung, Meilensteinverfolgung, Ressourcenmanagement, Berichterstattung und mehr. Smartsheet ist einfach zu bedienen, ermöglicht dabei auch die Nutzung von automatisierten Workflows.

Fazit zum Projektportfoliomanagement

Projektportfoliomanagement sorgt für die richtige strategische Planung, Ressourcenplanung und -verwaltung sowie Überwachung aller Projekte. Eine intuitive Projektportfoliomanagement-Software schließt die Lücke zwischen den Unternehmenszielen und der Projektumsetzung und bietet ein effektives System mit zahlreichen Vorteilen.