Projektinitiierung: So startet Ihr Euer Projekt richtig

Können wir das mal eben besprechen?“, „Ich habe hier etwas, das müsste allerdings morgen fertig werden.“ – Hand auf’s Herz, wer von Euch hat diese Sätze schon einmal gehört? Dachten wir uns. Wir alle sind im Berufsalltag darauf bedacht, unsere Projekte mit Planung anzugehen, voranzubringen und erwarten das auch von unseren Kolleg:innen, Partner:innen und Vorgesetzten.

Hier gibt es einige hilfreiche Tipps und Denkanstöße für Workflows & Briefings von Imke – Senior Marketing Communications Managerin bei Headstart Studios – mit denen Ihr Eure anstehenden Projekte sowohl gut vorplanen als auch initiieren könnt. Ihr erfahrt, warum es wichtig ist sich in der Projektvorbereitung Zeit zu nehmen, das Set-up klar zu definieren, ein ordentliches Briefing als Arbeitserleichterung anzusehen und das „Schnell schnell“ keine fundierte und belastbare Vorgehensweise ist. Als Bonus erhaltet ihr einen Blue Print als Workflow und eine Briefingvorlage an die Hand.

Wie beginnt man ein Projekt? Mit Planung zum Plan

Das kann nun kurz wehtun, aber wir reißen das Pflaster schnell ab: Jedes Projekt benötigt eine Vorbereitungszeit. Und daran lässt sich leider wenig ändern. Falls ihr nun direkt ein „Aber“ auf den Lippen habt, dann wartet ab, denn wir erklären Euch, warum ihr die Phase der Vorarbeit benötigt. Bevor ihr ein Projekt initiiert, benötigt ihr eine gewisse Zeit, um eine Timeline des Projektes zu definieren, relevante Informationen für das Briefing zu sammeln, Stakeholder zu bestimmen, Kosten zu ermitteln, Termine koordinieren und mit all diesen wichtigen Informationen, den für das Projekt passenden Workflow aufzusetzen. Nehmt Euch zur Kontrolle noch einmal Eure Briefingvorlage zur Hand und geht systematisch durch, welche Informationen Ihr sammeln müsst. Falls Ihr keine Briefingvorlage habt, dann könnt ihr euch hier eine downloaden.

Wenn Ihr all diese Schritte erledigt habt, dann seid Ihr bestens vorbereitet und könnt für Eure Führungskraft, Kolleg:innen und Dienstleister:innen eine perfekte Ansprechperson sein. Denn, seien wir mal ganz ehrlich: Wie sieht es aus, wenn ihr für Euer Projekt verantwortlich seid und keine organisatorischen oder inhaltlich-tiefergehenden Informationen beantworten könnt? Richtig, deshalb bereitet Ihr Euch in Zukunft besser vor. Die goldene Regel lautet: Mit Planung zum Plan.

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Wie wird ein Projekt initiiert? Der Workflow entscheidet, wie es läuft

Man nehme eine finale Strategie, eine realistische Timeline, wichtige Stakeholder, eingeplante Kapazitäten sowie relevante Informationen und plant ein Projekt. Was nach einer einfachen Auflistung klingt, ist in der Arbeitsrealität meist schwer umsetzbar und erfordert gute Projektmanagement-Skills. Asana sei Dank, kann man das (un-)geliebte Projekt direkt digitalisieren und für alle Beteiligten zugänglich machen. Wenn Asana nicht das Tool der Wahl ist, dann gibt es natürlich auch starke Projektmanagement-Tool-Alternativen, wie beispielsweise

• Trello,
• Basecamp,
• Jira
• …oder den Favoriten einer riesigen TikTok-Community Notion.

Geht einfach auf die Suche und testet Euch durch!

Habt Ihr alle Tools am Start, geht es ans Eingemachte, und zwar an den Workflow. Dieser ist das Herzstück eures Projekts, es ist euer Fahrplan, wie alles laufen soll.

Workflow sind nicht abgeschlossen, wie der Name schon sagt, fließen sie. Im Arbeitsalltag würden wir nur gerne die eine, die beste und die dauerhafte Lösung für alles haben, allerdings funktioniert dies meistens nicht. Doch das ist nicht schlimm, es besteht eine Chance durch Testen, eine Projektinitiierung und Workflow zu finden, der eine Zeit lang gut passt und mit dem Mitarbeiter:innen und Projektbeteiligte effizient arbeiten können.

Eine idealtypischer Workflow beinhaltet eine Vorbereitungsphase, eine Projektstart-Phase, eine Produktionsphase und eine Phase des „Danach“, die Aufbereitungsphase.

Ein idealtypischer Workflow, um ein Projekt zu initiieren. Die Betonung liegt auf idealtypisch, denn jeder Workflow sollte unbedingt auf das Unternehmen als auch das Projekt angepasst werden. Copyright: Imke Aileen de Kuijper

Ab in die Vorbereitungsphase. Diese umfasst die Strategie, das Briefing und das Projekt-Set-up. Mit dem Projektstart benötigt Ihr für das Projekt bzw. die Unternehmung eine klare Strategie, auf der das Projekt fußt. Die Strategie ist das Fundament. Ohne Fundament, kein Haus. Die (Unternehmens-, Kommunikations- oder auch Marketing-)Strategie kann bereits definiert sein oder muss vor Projektstart entwickelt und final verabschiedet werden. Dies ist wichtig, um das Projekt im Sinne der Strategie aufzusetzen und zu entwickeln.

Als nächstes gilt es das Briefing aufzusetzen. Hierfür benötigt Ihr eine Grundlage, um ein nutzbares Briefing zu schreiben. Wie das geht findet ihr im nächsten Abschnitt heraus.

Im gleichen Zuge wird das Projekt Set-up definiert: Welche Stakeholder, Kolleg:innen und Expert:innen benötige ich für mein Projekt? Sobald diese ausgewählt sind, geht es in die nächste Phase und es findet ein Kick-Off Meeting statt – digital oder in Persona. Das Kick-off-Meeting ist das initiale Zusammentreffen aller wichtigen Projektbeteiligten. Es markiert den offiziellen Arbeitsstart, in dem allen alle nötigen Informationen gegeben werden. Das Briefing wird durchgegangen, Zusatz- & Hintergrundinformationen, Timing, Budget, Definition der Ownership, Open Issue List und To-dos für alle Teilnehmenden werden geklärt.

Ab hier geht das Projekt dann richtig los und die Entwicklung startet. In diesem Bereich arbeitet Ihr iterativ. Denn von der Entwicklung von Ideen, dem Testen, Verwerfen, dem Feintuning und der Prüfung technischer Umsetzungen geht es über einen längeren Zeitraum vor und zurück. Hier ist es wichtig genügend Zeit, Nerven und Kapazitäten einzuplanen!

Tipp: Als Projektleiter:in solltet Ihr immer informiert sein, wo die Teilnehmenden im Prozess stehen und ihnen beratend zur Seite stehen, damit Ihr immer über alles informiert seid und somit eurer Führungskraft jederzeit über den Status des Projekts berichten könnt. Das ist eure Projektmanagement-Glanzstunde!

Wenn ihr am Ende der Entwicklung eine Idee, ein Produkt oder ein Konzept habt, dass alle Stakeholder als so gut empfinden, dass es fertig ist, geht es in die nächste Phase des Workflows – die Produktion. Hier wird es nun spannend, da hier unter Umständen weitere Partner:innen und Dienstleister:innen hinzukommen, die die Aufgaben in ihrer Komplexität erhöhen. Egal ob eine Website gebaut, ein physisches Produkt erstellt, ein Bannerpaket programmiert oder ein Onlinefilm gedreht werden soll, solltet ihr als Projektleiter:innen jederzeit über alles informiert sein und wissen, wo man in der Umsetzung steht. Wo gilt es potenzielle Stolpersteine gekonnt zu umschiffen, wann muss man mit den Stakeholdern über eventuelle Timingverzüge sprechen – all das liegt in dieser Phase in Eurer Verantwortung.

Die Länge der Produktion kommt immer ganz auf das zu erstellende Produkt an, am Ende steht dann aber das Testing bzw. die Quality Control. Hier gilt es das Produkt auf Herz und Nieren zu testen und potenzielle Fehler zu identifizieren oder Optimierungspotenziale zu erschließen.

Nachdem man nun rundum zufrieden mit seinem Produkt ist, heißt es „Hallo Welt“ – der Launch bzw. das Go Live. Jetzt wird das Werk der Welt präsentiert in der Hoffnung, dass alle potenziellen Schwachstellen gefunden wurden, bevor ein:e Kund:in oder User einen drauf aufmerksam macht. Natürlich kann die Optimierung auch nach Livegang noch weiter anhalten, weil sein wir mal ehrlich: So richtig fertig und zufrieden sind wir nie, oder?

Damit man aber auch wirklich weiß, ob alles so gelaufen ist, wie man es sich erhofft hat, sollte man eine Manöverkritik (intern wie extern) machen. Hierbei handelt es sich um ein Meeting in dem alle Stakeholder klar und offen konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge anbringen können:

• Was lief gut?
• Was lief schlecht?
• Worauf sollten wir beim nächsten (ähnlichen) Projekt achten und nicht die gleichen Fehler machen?
• Was lief besonders gut und kann ggf. als Standard abgespeichert werden?

Diese Fragen sind nur ein paar erste Ansätze die in der internen Manöverkritik besprochen werden können.

Tipp: Es empfiehlt sich in der Manöverkritik eine „win or learn“-Haltung einzunehmen. Was gut lief, wird so als ‚win‘ verbucht. Unter ‚learn‘ fallen die Punkte, die nicht gut liefen. Warum? Weil man aus Fehlern am besten lernt!

Bei der externen Manöverkritik können zum Beispiel auch Kundenbewertungen auf Portalen angesehen werden. Gleiches gilt, wenn man in den Austausch mit den genutzten Dienstleister:innen geht – waren Briefing und Kommunikation während der Produktionsphase gut? Was kann man noch besser machen bzw. wo ist für uns Raum, um zu wachsen?

Als Abschluss unseres Projekt Workflows solltet Ihr als Projektleiter:in die Aufbereitung auf dem Server machen, das heißt, das Projekt wird in seiner Gesamtheit auf Euren Servern abgelegt, sodass auch in Zukunft das gesamte Projekt inkl. Workflow von Anfang bis Ende für Nicht-Projektinvolvierte nachvollziehbar ist.

Warum? Wie? Was? Mit diesen Tipps baut Ihr ein gutes Briefing auf

Briefing ist nicht gleich Briefing. Das mag nun vielleicht schockierend sein, ist aber die Realität unserer Arbeitswelt. Es ranken sich Mythen darum, ob das ideale Briefing überhaupt existiert. So wurde es von vielen in der Berufslaufbahn selten gesehen, abseits des Idealtypen allerdings die, im wahrsten Sinne, wildesten „Briefings“. Einzeiler als E-Mail, 10-seitige PDFs mit Fließtexten und in Begleitung einer E-Mail ohne Kontext oder auch Post-its. Und es mögen 90% der erarbeiteten Briefings nicht perfekt sein, aber als Post-it ist es ein No-Go.

Wie Ihr schon im ersten Teil gelesen habt, bedarf es einer sauberen Vorbereitung für ein Projekt. Und Projekte starten in vielen Fällen mit einem Briefing. Je besser, strukturierter und mit der richtigen Inhaltstiefe das Briefing ist, desto einfacher fällt es allen Projektbeteiligten ihre Aufgaben zu erledigen. Ein Briefing ist immer auch eine Art Spickzettel für die Stakeholder, da hier klar definiert ist, wer was zu wann im Projekt zu erledigen hat.

Wer sich in Menschen gut hineinversetzten kann und versteht, welche Fragen sich Menschen stellen, der:die kann auch Briefings schreiben. Das ist nämlich keine Raketenwissenschaft. Menschen haben Fragen. Menschen wollen verstehen. Menschen wollen beteiligt werden. Wenn Ihr diese Punkte im Hinterkopf behaltet und dazu alle nötigen Informationen vorab sammelt, um die beteiligten Menschen voll ins Bild zu setzen, dann habt ihr alle Zutaten für ein Briefing.

Versucht Euch immer in euer Gegenüber hineinzuversetzen und wägt ab welche Informationen, die ihr von dem Projekt habt, für euer Gegenüber für seine Aufgabe relevant ist. Nicht jede:r muss alles wissen. Ihr als Projektleiter:innen seid das Wissenszentrum und ihr entscheidet, wer was wissen muss, um seine Aufgabe zu erfolgreich zu erfüllen.

Teilt den Projektteilnehmenden klare Aufgabenbereiche und Tasks zu, damit jeder klar weiß was er:sie zu tun hat und es nicht zu Konflikten kommt. Das Schlimmste ist, wenn der eine denkt, der andere machts und am Ende macht es keiner.

Ob Ihr Euer Briefing in einem Projekt-Tool festhaltet, ein Formular ausfüllt oder die Informationen in einer PowerPoint-Präsentation skizziert, bleibt Euch überlassen. Diese Vorlage könnt Ihr verwenden und ausprobieren, ob sie für Euch funktioniert.

Der Aufbau wurde nach Inspiration an das Golden-Circle-Modell von Simon Sinek (2009) neu gedacht und ausgehend vom Warum, über das Wie zum Was neu angeordnet. Wer mehr über das berühmt-berüchtigte Gold-Circle-Modell erfahren möchte, kann sich es sich als Video angucken – einer der erfolgreichsten TED Talks!

Laut Sinek ist das Warum ist zentral, weil es für das menschliche Handeln essenziell ist, genau zu wissen, warum man etwas tut. Wenn das Warum als Aspekt entscheidend für die Akzeptanz eines geplanten Vorhabens ist, dann kann es auch entscheidend für den Aufbau eines Briefings sein. Soweit die Idee hinter der Neuordnung. Erst, wenn Ihr den Kontext und die Hintergründe klärt – also voll im Bilde ist, warum ein Projekt initiiert werden soll – kann es weitergehen mit dem Wie und zum Schluss dann mit dem Was.

In diesen drei Teilen solltet Ihr folgende Punkte klären, wenn Ihr ein passendes Briefing zu Eurem Projekt aufsetzen wollt:

1. Teil: Alle Fragen rund um das Warum

Zu diesem Punkt gehören wichtige Elemente, die den Kontext klären. Es geht um Informationen, wie:

• Hintergründe
• Ziel(e)
• Unternehmenswerte/-kultur/-historie
• Marke/Produkt/Projekt
• Kernbotschaft
• Markenposition

2. Teil: Nach dem ‚Bigger Picture‘, kommt das Wie

Oder genauer, wie wird das Vorhaben erreicht. In diesen Abschnitt gehören Infos, wie:

• Zielgruppe
• Aufgabe
• Sprache
• Quellen
• Wichtiges, das zu berücksichtigen ist

3. Teil: Zu guter Letzt das Organisatorische oder auch das Was

In vielen Briefings werden diese Hard facts gerne zuerst genannt, doch sind im Grunde sind diese Informationen nur noch Beiwerk, nach dem die Hintergründe und Aufgaben geklärt wurden. Es geht im letzten Abschnitt um:

• Technische Rahmenbedingungen
• Textliche Spezifikationen
• Timings inkl. Deadlines
• Wichtige Dateien (z.B. NDAs, (Design) Guidelines o.Ä.)
• Anhänge (z.B. Screenshots, Wireframes, Links zu Miro Boards o.Ä.)
• Bearbeitungszeit (gesamt)
• Termine (z.B. Meetings, Abstimmungen, Go Live o.Ä.)
• Budget
• Eingeplante Kapazitäten
• Beteiligte Stakeholder
• Verantwortliche Person (inkl. E-Mail-Adresse)
• Verfasser,
• Datum,
• Version
• Link zum Server

Behaltet im Hinterkopf, Ihr müsst die Vorlage nicht 1:1 verwenden, Ihr könnt es tun. Schaut, was für Euch passt und nehmt zur Not das Wichtigste heraus. Zum letzten Punkt lässt sich ergänzend sagen, dass es bei den organisatorischen Infos durchaus auch um kritische Infos handeln kann – vor allem bei Timings, Budget und Kapazitäten – dennoch ist dies nie der Kern eines Projekts und somit eines Briefings, sondern Kontextinformationen zum „Warum wollen wir dieses Projekt umsetzen?“.

Fazit: Eine gute Projektinitiierung ist die Folge vieler nicht so guter Projektinitiierungen

Ihr habt nun jede Menge Input erhalten und wisst, wie Euch Briefings und Workflows bei der Projektinitiierung helfen. Und sind wir ehrlich, einiges davon wird für Euch und Eure Projekte gut funktionieren, anderes wiederum nicht. So, wie viele Wege nach Rom führen, gibt es viele Arten Projekte zu starten und erfolgreich zum Ziel zu bringen.

Unabdingbar im Projektmanagement ist jedoch Mut, um neue Abläufe und Methoden auszuprobieren als auch Fehler zu machen. Und, Verantwortlichkeit in guten als auch in schlechten Zeiten des Projekts. Wenn ihr Projektleiter:in seid, dann leitet ihr an, gebt das Timing, den Weg und den Plan vor. Diesen Plan habt ihr sorgfältig erarbeitet und in Einzelheiten definiert.

Wenn ihr Euch nun schon ganz aufgeregt in eurer nächstes Projekt stürzen wollt, dann sei abschließend gesagt, dass es sich immer auszahlt etwas Neues auszuprobieren – auch bei der Projektinitiierung und auch, wenn die Arbeitszeit stark durchgetaktet ist. Es gibt bei allem, was wir täglich tun „room to improve“ und wir alle lernen täglich dazu.

„Willst du dich verbessern?“ – eine wichtige Frage in Puncto Projekte und deren Planung. Wenn die Antwort lautet „Ja“, dann ist eine gute Projektplanung ein Start. Quelle: Adam Grant, @adamgrant