Hybrides Arbeiten: Tipps, Trends und Entwicklungen

Hybrides Arbeiten – dieser Begriff ist im Verlauf der letzten Jahre so häufig wie noch nie zuvor gefallen und ebenso stark diskutiert worden. Die (Arbeits-)Welt hat sich sehr stark geändert und die Anforderungen an Arbeitnehmer*innen, Unternehmen aber eben auch Arbeitsplätze an sich noch mehr. Doch was genau steckt eigentlich hinter dem Prinzip der hybriden Arbeit? Wie lässt es sich umsetzen, welche Vor- und Nachteile bringt es mit sich? Und ist es wirklich das Arbeitsmodell der Zukunft? Auf diese Fragen geht unser Gastautor Michael Wiedemann ein und zeigt Euch, wie er und seine Kolleg:innen bei Jabra hybrides Arbeiten leben und gestalten.

Was ist hybrides Arbeiten?

Die Definition steckt bereits im Namen: Hybrid bedeutet, dass diese Form des Arbeitens eine Mischung ist. Konkret bedeutet das, dass die Arbeit nicht mehr ausschließlich im Büro stattfindet. Stattdessen können Mitarbeiter:innen ganz nach Bedarf und Vorliebe auch außerhalb des Büros arbeiten. Das ist nicht nur auf das Home Office beschränkt, sondern beinhaltet jegliche Form des sogenannten Remote-Arbeitens – beispielsweise auch von unterwegs im Zug auf dem Weg zu einem Kundentermin oder in einem Café. So kann man jede Arbeitswoche optimal und individuell auf die eigenen Termine oder Bedürfnisse anpassen.

Hybrides Arbeit ermöglicht ein flexibles Arbeiten von verschiedenen Orten. (Quelle: Jabra)

Der Ursprung des hybriden Arbeitens

Ein genaues Entstehungsdatum für das hybride Arbeiten festzulegen, ist natürlich schwierig, wenn nicht gar unmöglich. Die Entwicklung von hybrider Arbeit ist keinesfalls neu, es gibt diesen Trend vielmehr bereits seit einigen Jahren. Mit der Corona-Pandemie hat sich hier – wie in so vielen anderen Bereichen auch – einiges verändert. Als COVID-19 Deutschland getroffen hat, hieß es in Unternehmen für die Bereiche, in denen es möglich war: Alle Mitarbeiter*innen ins Home Office. Viele Arbeitgeber*innen hat das unvorbereitet und überraschend getroffen. Daher war hier vor allem wichtig, möglichst schnell benötigtes Equipment anzuschaffen, um eine möglichst reibungslose Weiterarbeit von Zuhause zu ermöglichen. Mittlerweile kehren mit den allgemeinen Lockerungen Mitarbeiter:innen teilweise auch wieder ins Büro zurück, viele wollen das allerdings nicht mehr fünf Tage die Woche. Sie wollen stattdessen die Möglichkeit haben, selbst zu entscheiden, wann sie von wo arbeiten – somit kann man sicher sagen, dass hybrides Arbeiten durch die Corona-Pandemie noch einmal einen großen Schub bekommen hat.

Meine Veränderung der Arbeitswelt

Auch bei mir persönlich hat sich das Arbeiten, wie bei vielen von Euch wahrscheinlich auch, vor knapp 2 Jahren stark verändert. Bevor ich Anfang diesen Jahres zu Jabra gekommen bin, verbrachte ich in der Prä-COVID19- Zeit fast die komplette Zeit im Büro. Während der Hochphasen der Pandemie dann der abrubte Wechsel: 100% Home Office.

Anfang des Jahres dann der Wechsel zu Jabra und zu einem Start im Home Office. Das bringt einige Herausforderungen mit sich: Kollegen vorerst nur virtuell kennenzulernen, Prozesse im Teams Call vorgestellt zu bekommen und Fragen meist über den Chat und nicht in Person zu stellen. Doch ich habe dann schnell erkennen können, dass Jabra und das ganze Team das hybride Arbeiten schon stark verinnerlicht hat. So wurde mir der virtuelle Start leicht gemacht. Jetzt nach knapp einem Jahr des hybriden Arbeitens würde ich dieses Modell nicht aufgeben wollen. Wenn ich möchte, kann ich Kolleg:innen im Büro oder anderswo treffen oder eben konzentriert im Home Office arbeiten. Aber später mehr zu den Vor- und Nachteilen.

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Der aktuelle Stand der hybriden Arbeit

Da wir bei Jabra bereits seit Langem an hybrides Arbeiten als Zukunftsmodell glauben, sind wir den Veränderungen durch COVID-19 auf den Grund gegangen und haben den Jabra Hybrid Ways of Working 2021 Global Report durchgeführt. Hierbei haben wir insgesamt 5.000 sogenannte Wissensarbeiter in fünf Ländern zu ihrer Ansicht und ihren Wünschen rund um das hybride Arbeiten befragt. Das klare Ergebnis: Für 59 Prozent der Befragten hat die Möglichkeit zum hybriden Arbeiten das Gehalt als wichtigstes Kriterium bei einem Arbeitgeber abgelöst. Ein noch deutlicheres Ergebnis zeigt sich bei der Frage, wie oft die Befragten zukünftig wieder im Büro arbeiten möchten: Gerade einmal 17 Prozent wollen wieder zum Prä-Corona-Status und damit zu fünf Bürotagen zurück. Ein Indiz dafür, dass Arbeitnehmer:innen die Vorteile des hybriden Arbeitens nicht mehr missen möchten.

Die Vor- und Nachteile hybrider Arbeit

Doch was genau sind die Vorteile von hybridem Arbeiten? Und welche Nachteile gibt es, mit denen Ihr ebenso rechnen müsst?

Die Vorteile

• Mehr Flexibilität – Arbeitet, von wo Ihr wollt
• Mehr Autonomie – Ihr könnt Euch Euren Arbeitstag selbst frei einteilen
• Mehr Konzentration – Ihr werdet nicht von Kolleg:innen gestört oder hört andere Gespräche mit
• Mehr Produktivität – Weniger Störungen bedeuten auch, dass Ihr mehr Arbeit schafft

Die Nachteile

• Weniger persönliche Gespräche – Soziale Gespräche abseits der Arbeit finden kaum noch statt
• Mehr Videokonferenzen – Kolleg:innen und Kund:innen überwiegend virtuell zu sehen, kann auf Dauer ermüdend sein
• Technische Herausforderungen – Verbindungsprobleme, mangelnde Hardware, Probleme mit der Software
• Arbeit und Privat vermischen sich – Nach Feierabend noch mal kurz in die Mails schauen? Leider sehr verführerisch, wenn man von zuhause arbeitet

Zu den oben genannten Pro und Contra-Punkten lassen sich sicherlich noch weitere finden, doch die wichtigsten Argumente für beide Seiten habt Ihr mit dieser Übersicht auf jeden Fall an der Hand. Interessant dabei: Während sich die Vorteile auf die Arbeit selbst beziehen, handelt es sich bei den Nachteilen eher um Faktoren rund um die eigentliche Arbeit. Und genau diese lassen sich nicht nur beheben, sondern sogar in Vorteile verwandeln.

3 Tipps für das hybride Arbeiten

1. In professionelle (technische) Ausstattung investieren

Wer bei der hybriden Arbeit mit technischen Problemen zu kämpfen hat, ist häufig von seinem Arbeitgeber nicht mit der richtigen Hardware ausgestattet worden. Denn obwohl Mitarbeiter:innen nun schon seit längerer Zeit nicht mehr ausschließlich im Büro arbeiten, haben nicht alle Unternehmen hier auch für die korrekte Ausstattung gesorgt.

Die Basis für erfolgreiches hybrides Arbeiten ist die Technik. Wir müssen von überall auf unsere E-Mails und Dokumente zugreifen und mit unseren Kolleg:innen einfach und unkompliziert kommunizieren können. Dafür müssen Unternehmen eine sichere IT-Infrastruktur, die remote Zugriff erlaubt, aufbauen und ihren Angestellten Plattformen wie Microsoft Teams oder Zoom zur Verfügung stellen. Zudem benötigt Ihr natürlich auch zuhause eine gute technische Ausstattung und einen möglichst ergonomischen Arbeitsplatz. Informiert Euch bei Eurem Arbeitgeber, was Ihr anschaffen könnt oder sprecht es an. Einige Firmen stellen Ihren Mitarbeiter:innen einmalig oder in regelmäßigen Abständen ein Budget für die Ausstattung des Home Office zur Verfügung. Neben der Grundausstattung Laptop, Docking Station, Monitor, Maus und Tastatur sowie einem Schreibtisch und Bürostuhl, sind professionelle Audio- und Videolösungen für virtuelle Meetings und Gespräche unverzichtbar. Je besser Ihr Eure Kolleg:innen hört und seht, desto besser versteht Ihr Euch und desto produktiver arbeitet Ihr zusammen. Zudem vermeidet Ihr digitale Fatigue, wenn Ihr Euer Gegenüber scharf seht und gut hört.

Bei der Auswahl der richtigen Audio- und Videolösungen ist es sinnvoll, auf Geräte zu setzen, die für die großen Plattformen wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet optimiert wurden und im besten Fall für sie zertifiziert sind. So stellt Ihr sicher, dass die Geräte problemlos und einfach mit den verschiedenen Videokonferenzlösungen zusammen funktionieren. Wir empfehlen für die remote Arbeit ein Headset der Evolve2-Serie und die persönliche Videokamera PanaCast 20 zu verwenden. Je nachdem, ob Euer Remote-Arbeitsplatz geräuschintensiv oder -arm ist, könnt Ihr Euch für ein Headset mit aktiver Geräuschunterdrückung (ANC) entscheiden. Es lohnt es sich auf jeden Fall, ein paar verschiedene Headsets auszuprobieren, um für sich die beste Lösung zu finden. Der große Vorteil – unabhängig für welches Headset Ihr Euch entscheidet – ist die hervorragende Mikrofontechnologie dieser Headsets. Euer Gegenüber wird nur Eure Stimme hören – Umgebungsgeräusche und lästige Echos stören so nicht mehr Eure Konferenzen und Gespräche.

Falls Ihr übrigens auch das Problem habt, dass Ihr zuhause kein Arbeitszimmer habt und Ihr nicht möchtet, dass Eure Kolleg:innen Eure private Einrichtung im Wohn-, Ess- oder Schlafzimmer begutachten, könnt Ihr mit einem virtuellen Hintergrund ganz leicht Abhilfe schaffen. Ihr solltet Euch aber dabei bewusst sein, dass virtuelle Hintergründe häufig auch eine eigene Botschaft senden und den Hintergrund dementsprechend auswählen, wenn Ihr professionell wirken möchtet. Wir empfehlen insgesamt eher zurückhaltende Motive und ruhige Farben, da dies angenehmer für die Augen der anderen Konferenzteilnehmer:innen ist. Unternehmen sollten ihren Angestellten passende Hintergründe im Corporate Design zur Verfügung stellen. Die Zeiten, in denen es alle lustig fanden, wenn wir an der Konferenz vom Todesstern oder dem Karibikstrand teilnahmen, sind langsam dann doch vorbei und solche Hintergründe sollten allenfalls für informelle interne Meetings verwendet werden.

2. Videokonferenzen abwechslungsreich gestalten

In hybriden Teams gehören Videokonferenzen zum Arbeitsalltag. Sie ersetzen die persönlichen Meetings in einem Konferenzraum und werden häufig als schlechtere Alternative angesehen. Wenn Sie aber durch die richtige Technik und interaktive Tools unterstützt sowie abwechslungsreich und dynamisch gestaltet werden, können sie mit „echten“ Treffen konkurrieren. Es gibt eine große Bandbreite an New-Work-Tools, die die Zusammenarbeit während Meetings und auch allgemein verbessern können. Mit der App Miro

Bei der Gestaltung der Agenda einer Videokonferenz sollte man darauf achten, lange Monologe und Vorträge einer einzelnen Person zu vermeiden. Stattdessen sollten Themen aufgebrochen werden und immer wieder aktiv das Feedback aller und besonders der remote Teilnehmer*innen eingefordert werden. Eher zurückhaltende Mitarbeiter:innen neigen ansonsten bei virtuellen Konferenzen noch viel mehr als bei realen Meetings dazu, sich nicht zu Wort zu melden. Bei hybriden Meetings – also bei Meetings, wo sich ein Teil der Kolleg:innen in einem Konferenzraum im Büro und ein anderer Teil im Home Office befinden – ist es insgesamt wichtig, dafür zu sorgen, dass die remote Teilnehmer:innen gleichberechtigt sind und ein möglichst ähnliches Meeting-Erlebnis haben, wie die Mitarbeitenden im Büro. Auch hier hilft die richtige technische Ausstattung im Konferenzraum selbst. Die intelligente Videobar Jabra PanaCast 50 zum Beispiel sorgt mit Funktionen wie Intelligent Zoom, Virtual Director und dem Whiteboard-Feature dafür, dass die Dynamik im Raum auch bei Euch zuhause ankommt. Dank der 180°-Abdeckung der Kamera könnt Ihr einerseits den ganzen Raum und alle Teilnehmenden sehen, während der Intelligent Zoom und der Virtual Director, die Sprechenden in den Fokus nimmt und zwischen ihnen hin- und herschwenkt.

3. Digitale Zusammenarbeit anpassen

Da Ihr Eure Arbeitskolleg:innen bei hybriden Arbeitsmodellen nicht mehr so häufig zufällig an der Kaffeemaschine trefft, solltet Ihr mit ihnen regelmäßige kurze Check-Ins – möglichst per Video – einplanen. So könnt Ihr Euch mit Eurem Team zum gemeinsamen Mittagessen oder zur Kaffeepause verabreden und dabei bewusst nicht nur über die Arbeit sprechen. Für das Team-Gefühl und die Zusammenarbeit ist es wichtig, die persönliche Bindung zu seinen Kolleg:innen aufzubauen und zu pflegen. Um Euren Kolleg:innen mit Empathie zu begegnen ist es wichtig, nicht nur über E-Mails zu kommunizieren, sondern sich auch „Face to Face“ auszutauschen. Daher empfehlen wir von Jabra auch bei kurzen Gesprächen die Videokamera anzustellen. Auch für Team-Leader und Führungskräfte sollte es ein wichtiger Bestandteil des remoten Führens sein, regelmäßige Gespräche mit ihren Teammitgliedern per Video abzuhalten. Emotionen können wir einfach noch besser lesen, wenn wir das Gesicht unseres Gegenüber sehen.

In unserer Studie zu hybridem Arbeiten hat sich auch gezeigt, dass viele Angestellten befürchten, dass ihre berufliche Entwicklung darunter leiden könnte, wenn sie ihre Vorgesetzten seltener sehen im Vergleich zu anderen Kolleg:innen. So gaben 52 Prozent der Befragten an, dass sie lieber von Zuhause arbeiten würden, aber befürchten, dass dies ihrer Karriere langfristig schaden würde. Wenn Ihr also gerne von zuhause arbeitet, aber ähnliche Befürchtungen habt, ist das hybride Arbeitsmodell ein guter Kompromiss. Hier lohnt es sich innerhalb des Teams und mit Vorgesetzten klar zu kommunizieren, um einerseits individuelle Absprachen, was Arbeitsort und -zeit betrifft, zu ermöglichen, und andererseits für die Gleichberechtigung remote, hybrid und vor Ort arbeitender Mitarbeiter:innen zu sorgen. So sollte immer für alle transparent sein, wann wer im Büro arbeitet.

Um bestmöglich mit dem Team an verschiedenen Projekten zusammenarbeiten zu können und immer auf dem Laufenden zu bleiben, empfehlen sich neben den regelmäßigen Check-ins außerdem Projektmanagement Software & Tools. Egal ob Monday.com, Asana, Jira oder Trello, je nach Tool bieten sich unterschiedliche Anwendungsmöglichkeiten und Implementierungsoptionen. Sei es eher die interne Teamabstimmung, die Abstimmung zwischen Abteilungen oder die mit Agenturen und Partnern. Zudem gibt es , was die Funktionen und die Komplexität angeht, deutliche Unterschiede. Einmal aufgesetzt und im Team oder dem Unternehmen eingerichtet, bieten diese Tools aber super Möglichkeiten um ortsunabhängig miteinander zusammenzuarbeiten. Welche Software oder welches Tool das Richtige für Euch ist könnt Ihr auf OMR Reviews herausfinden.

Besonders aus der Marketingsicht, bevorzuge ich persönlich eher Asana oder Monday.com, da diese mir mehr Möglichkeiten geben, Projekte im Team schnell und einfach anzugehen und diese effizient umzusetzen. Man kann u.a. eindeutige Ansprechpartner und Deadlines zuweisen, sodass jeder weiß, was zu tun ist und auf welchem Stand das Projekt ist. Farben und Tags helfen zudem bei der Organisation und dem Überblick. Alles in allem lässt sich aber sagen, dass alle Tools Vor- und Nachteile haben – einfach ausprobieren. Fast alle Tools bieten z.B. für 7 Tage eine kostenlose Testversion an.

Hybridem Arbeiten gehört die Zukunft

Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Die Pandemie hat selbst Skeptiker:innen gezeigt, dass remotes (Zusammen-)Arbeiten möglich ist und erfolgreich sein kann. Allerdings waren und sind bis heute viele Unternehmen noch nicht optimal aufgestellt, um flexible Arbeitsmodelle zu ermöglichen. Sie werden in der Zukunft aber immer mehr zu einem echten Wettbewerbsvorteil beim Kampf um Talente. In den nächsten zwei bis drei Jahren wird sich hier noch sehr viel bewegen, Unternehmen, Führungskräfte und Angestellte aus ihren Erfahrungen lernen und ihre Prozesse fortwährend verbessern. Je nach Position und Job-Funktion werden Mitarbeiter:innen bei der Mehrheit der Arbeitgeber:innen aus verschiedenen Arbeitsmodellen wählen können. Während bis vor kurzer Zeit Unternehmen wie Google und hippe Start-ups ihre Angestellten mit kreativ gestalteten Büros, gratis Essen und Team-Aktivitäten anlockten und dazu bewegen wollten, möglichst viel Zeit vor Ort zu verbringen, um die Produktivität, Kreativität und Zusammenarbeit zu fördern, werden fortschrittlich denkende Firmen sich dadurch auszeichnen, das beste aus beiden Welten anzubieten – nämlich der individuellen und flexiblen Arbeit im Home Office oder von anderen Orten und der persönlichen Zusammenarbeit im Büro.

Auch, was das Thema Nachhaltigkeit betrifft, können Unternehmen mit remote und hybriden Arbeitsmodellen einen großen Beitrag leisten. Weniger Pendeln zum Arbeitsplatz, weniger Geschäftsreisen und kleinere Büroflächen helfen den CO2-Abdruck zu reduzieren.