Umfangreiche Arbeitsschritte, umfangreiche Ressourcennutzung und langwierige Freigaben können ein Unternehmen ganz schön aufs Bremspedal treten lassen – ungewollt. Um dem Ganzen ordentlich Schwung zu verleihen, hilft es sämtliche Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Die Vorgehensweise ist natürlich davon abhängig, wie groß Euer Unternehmen ist, wie viele Mitarbeiter:innen Ihr beschäftigt und von einigen weiteren Faktoren.

Dabei könnt Ihr nicht irgendeiner Software einfach sagen, sie soll sämtliche Eurer Geschäftsprozesse bitte digitalisieren. Dafür bestehen solche Prozesse aus zu vielen Bereichen, die auch noch von Branche zu Branche unterschiedlich sind. Dennoch können Euch Tools dabei helfen, Eure Geschäftsprozesse zu digitalisieren und Ihr müsst keine:n Programmierer:in ranlassen. Doch es können eben mehrere digitalen Helfer gebraucht werden.

Wir verraten, welche das sind, worauf es für Euch bei der Digitalisierung Eurer Geschäftsprozesse ankommt, welche Vorteile auf der Hand liegen und welche Voraussetzungen Ihr mitbringen müsst. Beruhigender Spoiler: Es ist kein Hexenwerk – lediglich zeitintensiv!

Was bedeutet es, Geschäftsprozesse zu digitalisieren?

Geschäftsprozesse in die digitale Welt zu transformieren, wappnet Unternehmen für die Zukunft. Platt gesagt: Wer sich diesem Thema nicht annimmt, wird sich kurz oder lang von seinen gewohnten Umsätzen verabschieden müssen. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bereiten Companys mehr Flexibilität, Effizienz und einen besseren Anschluss an den Markt. Außerdem können Innovationen wie beispielsweise das Metaverse besser angesteuert werden. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist aber von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich zu bewerkstelligen. Gleichzeitig muss das große Ganze – die vereinheitlichte unternehmensinterne digitale Infrastruktur – im Blick behalten werden.

Entsprechend sucht Ihr auf OMR Reviews nach einer Kategorie à la „Geschäftsprozesse digitalisieren“ vergeblich. Stattdessen müsst Ihr Euch mehreren Tools widmen. In welchen Kategorien Ihr diese findet, verraten wir Euch im letzten Part dieses Artikels.

Digital-Asset-Management-Softwares, wie Bynder, helfen Euch dabei Mediadateien wie Fotos, Audios und Videos zu verwalten.

Zusätzlich gibt es einen Unterschied, ob ein lange bestehendes Unternehmen digitalisiert werden muss oder ein Start-up, das frisch auf der Bildfläche erschienen ist. Somit spielen bestehende IT-Strukturen eine große Rolle. Geschäftsabläufe zu digitalisieren bedeutet ganz klar Bestehendes mit einzubeziehen, an den richtigen Stellen zu automatisieren, Mitarbeiter:innen zu involvieren und die richtigen Tools anzuwenden – welche allesamt über Schnittstellen miteinander arbeiten müssen.

Welche Voraussetzungen müsst Ihr mitbringen?

Um die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen zu starten, benötigt es vor allem eine gute Vorbereitung. Ist oftmals prinzipiell die halbe Miete. An zweiter, dritter und vierter Stelle kommt die Konsequenz. Wenn Ihr Euch der Digitalisierung Eurer Geschäftsprozesse widmet, zieht es ganz oder gar nicht durch. Hier und da eine Software zu etablieren, automatisiert laufen zu lassen, wird Euch keinen nachhaltigen Vorteil einbringen. Habt Ihr die Digitalisierung jedoch erst einmal abgeschlossen, seid Ihr für die nächsten Jahrzehnte gestärkt, da die Welt und Ihr darauf aufbauen könnt. Als Beispiel gesagt: Gebt Ihr nur das Nötigste für einen Laptop aus, müsst Ihr nach einem Jahr einen neuen kaufen, weil die Technik nicht zeitgemäß ist. Kauft Ihr gleich Top-Hardware, habt Ihr die nächsten 5 Jahre Ruhe, weil die Technik up-to-date bzw. ausreichend bleiben wird.

Selbst wenn Ihr Euch einer großen Baustelle gegenüberstehen seht, braucht Ihr nicht in Panik zu geraten: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Mittelstand ist mitten am Laufen. Der aktuelle Digitalisierungsindex 2020/21 sagt aus, dass bis dato knapp über die Hälfte der mittelständischen Unternehmen digitalisiert sind. Weitere Zahlen des Digitalisierungsindexes sagen aus, dass in den meisten Unternehmen die Beziehung zu den Kund:innen, die Produktivität, die IT-Security sowie die Umsätze gestiegen sind. Also alle Arbeit wird seinen Lohn haben, wenn Ihr es richtig angeht!

Noch ist der Mittelstand mitten im digitalen Umbruch.

Die Voraussetzungen, Euer Unternehmen in die Digitalisierung zu führen, beziehen sich somit vor allem darauf, alle Geschäftsprozesse einzubeziehen und gründlich zu analysieren, wie das an welcher Stelle in der Company funktionieren kann. Ein gutes Beispiel stellt das Omnichannel-Modell dar: Das funktioniert nur, wenn alle Prozesse eines Händlers vereint sind. Gleichzeitig kommt es bei der Digitalisierung auf ein konsequentes und mutiges Handeln an – Veränderungen mögen viele schließlich nicht. Seit zudem gut vorbereitet und stellt einen gründlichen Plan auf. Unternehmensberatungen sind dafür eine gute Adresse.

Was sind die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse?

Die Belohnung zeigt sich hinterher in den Vorteilen digitaler Geschäftsprozesse – und die kommen zahlreich daher:

  • Ihr spart zunächst jede Menge Papier.
  • Zudem spart Ihr jede Menge monetäre Mittel.
  • Mitarbeiter:innen können effektiver eingesetzt werden, da automatisierte Prozesse humane Ressourcen schonen.
  • Ihr habt eine bessere Anbindung an Euren Markt.
  • Die Entwicklung Eurer Produkte kann schneller und innovativer fortschreiten.
  • Innovativere Ansätze – beispielsweise im Marketing – können umgesetzt werden.
  • Prozesse wie die Lohnabrechnung, das zentralisierte Speichern von Dokumenten und anderen Assets sowie die Unternehmenssteuerung machen Eure Company schneller.
  • Vor allem die Personalabteilung und die Buchhaltung werden entlastet – dort finden die aufwendigsten manuellen Prozesse statt, gleichzeitig können Prozesse hier am besten automatisiert werden.
  • Mitarbeiter:innen können mehr Verantwortung übernehmen, indem sie Teil der Digitalisierung werden. Beispiel: Mitarbeiter:innen Zugriff auf Ihre digitale Personalakte gewähren und Urlaubsanträge sowie Krankmeldungen digital übermitteln lassen.
  • Die Sicherheit und der Schutz Eurer Daten wird exponentiell steigen, da Ihr Zugriffe und digitale Fremdeinwirkungen deutlich besser abschirmen könnt als bei Papierakten.
  • Zusätzlich könnt Ihr besser Vorgaben wie die DSGVO einhalten, da Softwares mit entsprechenden Voreinstellungen dabei Support leisten.
  • Tools verhindern 99 Prozent der Fehler, die gemacht werden, wenn Ihr Euch rein auf menschliches Handeln verlasst.
  • Die meiste Software lässt sich an Eurem Bedarf skalieren und kostet nur das, was Ihr auch wirklich benötigt.

Ihr könnt auf OMR Reviews immer die aktuell benötigten Softwares vergleichen – in der analogen Welt geht das nicht.

Welche Tools helfen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Wie eingangs erwähnt, könnt Ihr nicht eine Software für alles suche; soweit sollte das klar sein. Zunächst müsst Ihr selektieren, welche Bereiche in Eurem Unternehmen digitalisiert werden sollen. Hierbei kommt es auf die berühmte gute Vorbereitung an, die wir ebenfalls schon angesprochen haben. Hinzukommt, dass Ihr eine:n Projektverantwortliche:n benennt, der sich um den Prozess der Digitalisierung abteilungsübergreifend kümmert. Hierbei kommen bereits klassische Projektmanagement-Tools ins Spiel. Anschließend ist eine Liste mit Tools zu sammeln, die Ihr zur digitalen Transformation Eurer unterschiedlichen Geschäftsprozesse benötigt.

Dazu legen wir Euch vier wesentliche Kategorien mit jeweils einem Tool als Beispiele vor. Neben diesen Software-Kategorien findet Ihr auf OMR Reviews selbstverständlich noch viele weitere. Aktuell warten 1.200 Tools auf Euch, die Ihr anhand von Nutzerbewertungen vergleichen könnt.

Dokumentenmanagement

Dokumente sind mit die am häufigsten und wichtigsten Assets eines Unternehmens. Um diese digital nicht dem Chaos zu überlassen, solltet Ihr Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) verwenden. Außerdem ist der „Papierkram“ eine der größten Herausforderung bei der Transformation in die Digitalisierung. Dokumentenmanagement-Tools können Eure physischen Unterlagen erfassen, verwalten und archivieren. Ebenso kümmern sich derartige Softwares um die direkte Erfassung von Dokumenten, die auf dem digitalen Weg zu Euch kommen. Hierbei könnt Ihr einige Geschäftsprozesse automatisieren und humane Ressourcen effizienter einsetzen.

Beispiel-Tool – Microsoft OneDrive

Mit Microsoft OneDrive for Business könnt Ihr Dateien in der Cloud speichern, freigeben und suchen. Zusätzlich könnt Ihr auch Externen wie Freelancer:innen partitioniert Zugriff gewähren. In Word, Excel und PowerPoint könnt Ihr mit OneDrive zudem in Echtzeit mit anderen arbeiten.

E-Signatur

Ist Eure Dokumentenflut erst einmal digitalisiert, müsst Ihr zusehen, dass diese innerhalb Eures Monitors bleibt und nicht doch wieder Papier bedruckt wird. Das passiert oftmals, wenn Unterlagen oder Verträge unterschrieben werden müssen. Dafür kann viel Zeit flöten gehen. E-Signatur-Tools lassen Euch Zeit, Papier und Kosten sparen, indem Ihr damit Dokumente elektronisch (mit Rechtsgültigkeit) unterschreibt.

Beispiel-Tool – Adobe Sign

Mit Adobe Sign könnt Ihr direkt an Eurem Computer, Tablet oder Smartphone Dokumente elektronisch unterschreiben. Darüber hinaus bietet Euch das Adobe-Produkt natürlich noch einige andere Goodies, wie den Bearbeitungsstatus verfolgen, Templates verwenden oder Formulare erstellen. Außerdem kann Adobe Sign in Microsoft-Programme integriert werden. Auf diese Weise könnt Ihr mit Microsoft die Grundlage Eurer Digitalisierung vornehmen und Tools wie Adobe Sign hinzufügen. Entsprechende Zertifikate wie ISO 27001 kann das Tool ebenfalls nachweisen.

Accounting

Wer Geld verdient, muss Rechnungen schreiben oder bekommt Rechnungen zum Begleichen. Zusätzlich wird noch die Bezahlung der Mitarbeiter:innen relevant sowie weitere buchhalterischen Aufgaben. Um diese effizient bearbeiten zu können, helfen Euch Accounting-Tools. Einige davon könnt Ihr gleichzeitig auch als CRM verwenden. Hinzukommt, dass Accounting-Softwares verschiedene Schnittstellen zu anderen Bereichen herstellen können, wie zum Beispiel zum Projektmanagement.

Mit Adobe Sign könnt Ihr Eure Unterschrift zukünftig digital setzen.

Beispiel-Tool – Lexoffice

Lexoffice kann vereint Rechnungen schreiben und verwalten sowie Buchhaltung und Online-Banking umsetzen. Das Tool von Lexware läuft in einer Cloud und kann auch von unterwegs mobil genutzt werden. Funktionell ist die Accounting-Software sehr umfassend und passt sich kleinen und mittelständischen Unternehmen optimal an. Die Lohnbuchhaltung ist ebenfalls mit Lexoffice abwickelbar.

Bewerbermanagement

Gutes Personal ist heutzutage schwer zu finden. Recruiting-Prozesse mit Assessment-Center und allen anderen Schritten im Bewerbungsprozess können viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese Prozesse zu digitalisieren verhilft Ihnen schneller an gute Mitarbeiter:innen zu kommen und gleichzeitig Ressourcen zu schonen. Eure HR-Abteilung wird sich definitiv dankbar zeigen!

Beispiel-Tool – Personio

Als Personalsoftware kann sich Personio nicht nur um Euer Bewerbermanagement kümmern, sondern auch um andere Prozesse im HR-Bereich. Vor allem ist Personio talentiert darin, Prozesse zu automatisieren

HR-Softwares wie Personio ermöglichen es Euch beispielsweise aufwendige Recruiting-Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten.