Dokumente digitalisieren: So machst du Schluss mit dem Papierkrieg!

Das Digitalisieren von Dokumenten ist oft der erste Schritt in Unternehmen, um mit der digitalen Transformation zu beginnen. Arbeit wird dank neuer Technologie flexibler, vernetzter, digitaler. Mit diesem ersten Schritt der Digitalisierung werden Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse bereits effizienter und kostengünstiger. Ganz ohne Papier kommen die meisten Unternehmen bisher nicht aus. Der initiale Arbeitsaufwand sowie offene Fragen zur Umsetzung halten viele ab, dieses Projekt anzugehen.

Was genau bedeutet Digitalisierung von Dokumenten? Wie digitalisiert man Dokumente? Welche Vorteile hat die Digitalisierung von Dokumenten im Büroalltag? Welche gesetzlichen Anforderungen sind zu erfüllen? Und: Welches System unterstützt dich beim Dokumentenmanagement? All das beantworten wir dir in diesem Artikel.

Was versteht man unter der Digitalisierung von Dokumenten?

Mit der Digitalisierung von Dokumenten ist die Umwandlung von Dokumenten in Papierform zur digitalen Form gemeint. Digitalisiert werden können prinzipiell alle Papierdokumente: Kaufbelege, Verträge, Rechnungen, Jahresabschlüsse, Personalakten und mehr. Diese digitalisierten Dokumente werden dann auf dem Unternehmensserver oder in der Cloud gespeichert. Mit dem Scannen und Speichern ist es jedoch nicht getan. Die Digitalisierung von Dokumenten erfordert moderne technische Geräte und spezielle Software.

Im ersten Schritt benötigst du einen sehr guten Scanner zum Digitalisieren, am besten mit automatischem Einzug. Der Scanner sollte in der Lage sein, die gescannten Dokumente an ein Gerät deiner Wahl zu senden. Von diesem Gerät aus geht es dann weiter. Moderne Scanner sind ziemlich teuer, du musst sie aber nicht zwangsläufig kaufen. Sie können gemietet werden.

Nachdem das eingescannte Papierdokument an das gewünschte Gerät gesendet wurde, muss es unter Umständen bearbeitet werden: zuschneiden, drehen, Metadaten vergeben, Zugriffsrechte regeln. Dieser Prozess ist zeitaufwändig und kann an externe Dienstleister ausgelagert werden.

Mit der sogenannten OCR-Technik, welche u.a. von natif.ai und fintract.io angeboten wird, lassen sich Texte aus eingescannten Dokumenten auslesen und digitalisieren. Damit wird ein PDF mit Texterkennung erzeugt. So kannst du deine digitalisierten Dateien effizient durchsuchen oder die Informationen zur Weiterverarbeitung nutzen. Mit dem Speichern und Ablegen des digitalisierten Dokuments ist der Prozess abgeschlossen. An diesem Punkt musst du entscheiden, ob du die gescannten Dokumente auf dem eigenen Server speicherst oder Cloud-Lösungen nutzt.

Beim Digitalisieren deiner Dokumente musst du einige Dinge beachten, damit der Vorgang rechtskonform ist. Die digitalisierten Dokumente müssen sicher und nachvollziehbar archiviert werden. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hält fest, welche Regeln einzuhalten sind. Welche das sind, kannst du im nächsten Abschnitt nachlesen.

Was gibt es bei der GoBD-konformen Digitalisierung zu beachten?

Die GoBD ist die rechtliche Grundlage für das Erstellen und Archivieren von Geschäftsdokumenten, die von Unternehmen digitalisiert werden müssen. Diese Grundsätze wurden vom Bundesfinanzministerium, den Verwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden sowie Steuerberatern entwickelt.

Die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) bildet die Grundlage für die GoBD. Diese legt ausschließlich fest, wie Unternehmen digitale Buchhaltung rechtssicher gestalten. Die GoBD gibt sechs Kriterien vor, wie digitalisierte Geschäftsdokumente erstellt und archiviert werden.

Ordnung

Deine Dokumenten-Ablage muss logisch und nachvollziehbar sein. Sollte sich ein*e Betriebsprüfer*in anmelden, muss er oder sie sich selbst schnell zurechtfinden können. Deine digitalen Dokumente müssen mit einer Volltextsuche abgefragt werden können. Außerdem wird erwartet, dass du deine Dokumente länger archivierst, als gesetzlich vorgeschrieben ist.

Erfassung

Erfasse und digitalisiere deine Dokumente zeitnah. Zeitnah bedeutet, innerhalb von zehn Tagen. Deine Daten müssen gut lesbar erfasst werden. Außerdem hast du sicherzustellen, dass alle Daten bei einem Systemwechsel übernommen werden. Die Bezeichnung deiner digitalisierten Belege muss mit einem nachvollziehbaren Index erfolgen.

Fälschungssicherheit

Deine Dokumente dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden können. Dokumente, die weiterverarbeitet werden, musst du vorher immer als Kopie speichern und eindeutig benennen. Auch ein fehlerhafter Beleg, den du versendet hast, darf nicht mehr bearbeitet werden. Musst du etwas anpassen, kopierst du auch hier das Originaldokument, versiehst es mit einer eindeutigen Kennzeichnung und legst es leicht auffindbar ab.

Wahrheitsmäßigkeit

Alle digitalisierten Belege werden unverändert erfasst. Sämtliche Dokumente werden wahrheitsgetreu in dein System übertragen.

Vollständigkeit

Damit deine digitalisierten Dokumente GoBD-konform sind, müssen sie alle Daten enthalten, die für den Beleg wichtig sind. Ohne vollständige Daten ist der Beleg nicht gültig. Außerdem musst du Originale und Kopien eindeutig kennzeichnen und richtig ablegen.

Nachvollziehbarkeit

Bestimmte Sachverhalte müssen aufgezeichnet werden. Du bist verpflichtet, genau zu dokumentieren, wie du die GoBD-Vorgaben umsetzt. Die Dokumentation muss auch für Außenstehende leicht nachvollziehbar sein. Diese Umsetzungs-Dokumentation der Digitalisierung muss ebenfalls ordnungsgemäß abgelegt und archiviert werden.

Mit der Erfüllung dieser sechs Kriterien ist die GoBD noch nicht komplett umgesetzt. Es kommen weitere Anforderungen hinzu, beispielsweise muss auch dein Textverarbeitungsprogramm festgelegte Anforderungen erfüllen. Auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen kannst du dir die GoBD herunterladen.

Was sind die Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten?

Papierdokumente zu scannen und in einem DMS abzulegen oder zu archivieren, liefert Unternehmen sehr viele Vorteile. Alle Prozesse, in denen Dokumente eine Rolle spielen, werden einfacher und schneller. Schauen wir uns konkrete Vorteile an:

• Schneller Datenzugriff: Du musst keinen Ordner durchblättern oder dich in ein Archiv begeben, um dort das gewünschte Papierdokument zu finden. Mit einer kurzen Suchanfrage findest du das richtige Dokument.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Egal wo du bist – wenn du dich einloggen kannst, kannst du von überall auf die benötigten Unterlagen zugreifen. Das ist besonders praktisch, wenn du auf Dienstreise bist oder bei Kunden vor Ort.
• Zeit sparen: Dank Automatisierungen läuft die Ablage viel schneller. Du gewinnst außerdem Zeit durch den schnellen Datenzugriff. Klar definierte und aufgesetzte Prozesse regeln die Zuständigkeiten.
• Immer auf dem aktuellsten Stand: Durch die zentrale Ablage steht dir immer das neueste Dokument zur Verfügung.
• Schnelle Ablage: Durch automatische Volltexterkennung des Inhalts können Dokumente nach selbst erstellten Regeln ohne weiteres Zutun direkt abgelegt werden. Das spart dir den manuellen Aufwand.
• Digital vs. Papier: Verblasst nicht, zerreißt nicht, verbrennt nicht – liegt sicher auf einem Server. Digitale Dokumente sind mit den richtigen Vorkehrungen sicherer als die Papierversion.
• Hohe Transparenz: Jede Änderung am gescannten Dokument wird gespeichert und kann nachverfolgt werden. Das macht das Digitalisieren von Dokumenten automatisch revisionssicher.
• Effizienter arbeiten: Die digitale Ablage beschleunigt und vereinfacht die Zusammenarbeit – auch orts- und abteilungsübergreifend.
• Mehr Platz: Die Aktenschränke verschwinden aus den Büroräumen. Das schafft Raum für mehr Arbeitsplätze. Außerdem wird Lagerfläche frei, was bares Geld spart.
• Höherer Datenschutz: Durch Zugriffsbeschränkungen werden Daten im System bestens geschützt. Vorbei sind die Zeiten, in denen vertrauliche Unterlagen auf Schreibtischen vergessen werden.
• Kosten sparen: Es wird weniger Lagerfläche benötigt, Mitarbeiter*innen arbeiten schneller, Workflows können automatisiert werden. Mitarbeiter*innen, die nur für die Archivierung zuständig sind, entfallen. An vielen Stellen reduziert das Digitalisieren deine Ausgaben.

Der initiale Aufwand zur papierlosen Digitalisierung deiner Dokumente ist nicht zu unterschätzen. Die Vorteile der DMS-Einführung überwiegen aber auf lange Sicht eindeutig.

Welche Softwares eignen sich zur Digitalisierung von Dokumenten?

Um deine Papierdokumente erfolgreich zu digitalisieren, brauchst du die richtige Software für das Dokumentenmanagement. Sogenannte DMS gibt es in unterschiedlichen Ausführungen mit verschiedenen Funktionen. Welches für dich das Richtige ist, hängt von deinen Anforderungen ab.

Hier ein paar Tipps, worauf du bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems achten solltest:

1. Automatische Texterkennung: Egal ob durch KI oder OCR-Technologie. Nur so lassen sich deine Dokumente vollständig durchsuchen und dadurch schnell verschlagworten.
2. Einfache Handhabung: Jede*r Mitarbeiter*in sollte sich schnell einarbeiten und zurechtfinden können.
3. Dokumenten-Arten: Gescannte PDF-Dateien, E-Mails mit Anhang, digitalisierte Unterlagen, unternehmensspezifische Dokumente – unterschiedliche Schriftstücke sollten von der Dokumentenmanagement-Software verarbeitet werden können. Sonst musst du dir zusätzliche Tools zulegen.
4. Einfache Anbindung an vorhandene Systeme: Möchtest du Prozesse automatisieren, die mit anderen Tools zusammenhängen, musst du die Integrations-Möglichkeiten prüfen. Viele DMS haben zum Beispiel eine Anbindung an Microsoft Office.
5. Sicherheit bei Cloud-Lösungen: Werden deine Daten DSGVO-konform gespeichert und gibt es regelmäßig Backups?
6. Funktionsumfang: Welche Funktionen beim Digitalisieren benötigst du? Binde hier Mitarbeiter*innen aus unterschiedlichen Abteilungen mit ein, die mit dem System arbeiten werden.
7. Automatisierte Workflows: Lassen sich deine Workflows mit dem Tool abbilden und automatisieren?
8. Suchfunktion prüfen: DMS bieten unterschiedlich genaue Sucheinstellungen beim Digitalisieren. Prüfe vorher, ob dir die Such-Parameter reichen oder ob du eine komplexere Suchfunktion benötigst.
9. Rechtliche Vorgaben: Deckt das DMS rechtliche Vorgaben wie die GoBD ab?
10. Erweiterung des Systems: Wächst das System mit dir? Deine Anforderungen können sich mit der Zeit verändern. Dein DMS sollte mit dir wachsen können oder eine einfache und sichere Übertragung auf ein anderes System gewährleisten.

OMR Reviews listet bereits viele Dokumentenmanagement-Tools und einige OCR-Softwares mit Bewertungen für dich.

Diese 10 DMS solltest du dir genauer anschauen:

• CAYA Document Cloud
• Filestage
• CloudConvert
• enaio by Optimal Systems
• Zoho Docs
• ecoDMS
• amagno
• Adobe Document Cloud
• Docuware
• Templafy

Die Auswahl an DMS ist vielfältig – in Preis und Funktion. Für noch mehr Dokumentenmanagement-Tools schau am besten direkt unter der Kategorie für Dokumentenmanagement Software & Tools bei OMR Reviews vorbei. Das passende DMS ist bestimmt schon dabei.

Fazit

An der Digitalisierung von Arbeitsprozessen führt heute kein Weg vorbei. Unternehmen, die das nicht erkennen, werden bald von ihren Mitbewerber*innen abgehängt. Das papierlose Büro entlastet nicht nur deine Mitarbeiter*innen. Viele Ressourcen werden eingespart, die Dokumentenstruktur und -sicherheit verbessert. Die Frage sollte also nicht lauten, ob du deine Unterlagen digitalisiert, sondern wann.