Hört man Warenwirtschaftssystem (WWS oder WWS), denkt man möglicherweise schnell an den Supermarkt eine Straße weiter oder – drei Nummern größer – an Amazon. Doch Warenwirtschaftssysteme sind in weitaus mehr Unternehmen anzutreffen. Komplex, detailreich und stetig optimierungsfähig. Die immer weiter expandierende Software-Landschaft hat in den vergangenen Jahren zahlreiche neue Umsetzungsmöglichkeiten auf den Markt gespült, die bei Planung, Umsetzung sowie Optimierung der Warenwirtschaft unterstützen. Zudem stillen sie die unterschiedlichsten Anforderungen der Branchen und Companys. Klar, „in a nutshell“ sagt aus, dass etwas prägnant auf den Punkt gebracht wird. Bringt man das Thema Warenwirtschaft zusammen mit passenden Softwares auf den Punkt, ist dieser Artikel tatsächlich prägnant.

Wir erklären Euch also kurz und schmerzlos, wie sich ein Warenwirtschaftssystem definiert, welche Softwares es dafür gibt, welche Kosten und Vorteile mit diesen einhergehen und inwiefern sich ein Warenwirtschaftssystem von einem ERP unterscheidet. Jede Menge Antworten auf wesentliche Fragen, unabhängig davon, ob Ihr Euch das erste Mal oder das x-te Mal mit der Thematik Warenwirtschaft auseinandersetzt.

Definition: Was ist unter einem Warenwirtschaftssystem zu verstehen?

Ein Warenwirtschaftssystem bildet den Fluss von Waren und Materialien innerhalb eines Unternehmens ab. Demnach werden die Abläufe in Einkauf, Verkauf, Lager, Wareneingang und Warenausgang definiert. Innerhalb dieser Strukturen muss ein Warenwirtschaftssystem daher zahlreiche Funktionen erfüllen, aber vor allem Informationen zwischen allen beteiligten Bereichen transportieren. Dabei kann jedes einzelne WWS ganz unterschiedlich aussehen, weshalb auch die Anforderungen an entsprechende Softwares wie ERP-Systeme divergent sind. Zusätzlich weisen Warenwirtschaftssysteme Schnittstellen zu anderen unternehmenswichtigen Systemen wie die Buchhaltung auf. Grundsätzlich kann jedes Warenwirtschaftssystem aus unterschiedlichen Modulen bestehen.

Übrigens sind Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) und Warenwirtschaftssysteme nicht dasselbe. Der ausführlichen Betrachtung des Unterschieds haben wir einen extra Artikel gewidmet. Demnach stellt sich ein ERP als erweitertes Warenwirtschaftssystem vor, das die Ressourcenplanung für weit mehr als nur die Warenbewegung innerhalb eines Unternehmens managt.

Warenwirtschaftssystem-Grafik 1

Diese Bereiche deckt ein Warenwirtschaftssystem alle ab.

Welche Arten von Warenwirtschaftssysteme gibt es?

Insgesamt spricht man von drei verschiedenen Arten eines Warenwirtschaftssystems. Je nachdem welche Art vom Unternehmen gewählt wird, kommen unterschiedliche Softwares und Module zum Einsatz. Also ist es bei derartigen Tools nicht so einfach, das richtige zu picken, wonach es beispielsweise nicht ausreicht nur nach der Bewertung auf OMR Reviews zu gehen. Viel mehr müsst Ihr schauen, welche Anforderung Ihr als Unternehmen habt und daraufhin das richtige Warenwirtschaftssystem-Tool finden. Ein ERP-Tool hat dabei den Vorteil ein paar mehr Funktionen mitzuliefern, um ein ganzheitliches System zu bilden, weshalb sie immer mehr zum Tragen kommen.

Geschlossenes Warenwirtschaftssystem

Innerhalb eines geschlossenen Systems werden alle Tasks – von Einkauf, über Produktion bis hin zur Warenausgabe – von einem einzigen System abgedeckt. Es gibt kein rein und kein raus!

Offenes Warenwirtschaftssystem

Das Gegenteil ist beim offenen Warenwirtschaftssystem der Fall: Es bietet die Möglichkeit einen oder mehrere Parts des Systems durch ein externes Tool abdecken zu lassen. Das läuft über Schnittstellen.

Integriertes Warenwirtschaftssystem

Ebenfalls nach außen arbeitet die integrierte Variante; allerdings über die Grenzen eines Warenwirtschaftssystems hinaus. Entsprechend werden noch Externe wie Banken, Lieferanten oder Onlinehändler wie Amazon angeschlossen.

Wie funktioniert ein Warenwirtschaftssystem?

Unabhängig, ob Ihr ein:e Onlinehändler:in mit überschaubarem Produkt-Portfolio oder ein riesiges Handelsunternehmen seid, funktioniert ein Warenwirtschaftssystem immer nach dem gleichen Prinzip: die physische und computergestützte Abwicklung von Waren und/oder Materialien. Dazu wird zunächst im Einkauf die Stammdaten festgehalten, wie Artikel, Lieferanten, Kund:innen, Mitarbeiter:innen, potenzielle Käufer:innen und andere für die Datenbank relevante Objekte. Dem gegenüber stehen die Bewegungsdaten, wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen. Sämtliche Prozesse können auf diese Weise ab dem Zeitpunkt des Wareneingangs bis zum Warenausgang abgebildet und gesteuert werden.

Durch ein ordentliches Warenwirtschaftssystem habt Ihr die Möglichkeit viel Zeit einzusparen. Zudem könnt Ihr Daten in einem einzigen System einpflegen, habt Transparenz gegenüber den Prozessen, um sie zu optimieren, könnt mehrere Lager gleichzeitig nutzen, ohne den Überblick zu verlieren, und könnt Euer Sortiment aufgrund von realen Statistiken anpassen. Denkt Ihr noch ein paar Schritte weiter, verbindet Ihr Euer WWS mit einem CRM und anderen naheliegenden Funktionen. Damit ein Warenwirtschaftssystem reibungslos arbeitet, sollten dafür gedachte Programme mindestens folgende Funktionen mitbringen:

  • Einkauf von Waren
  • Wareneingang dokumentieren
  • Lagerung organisieren und dokumentieren (Logistik & Disposition)
  • Vertrieb
  • Versand der Waren
  • Warenausgang dokumentieren
  • Übersichtliches User Interface

Was sind Aufgaben & Ziele eines Warenwirtschaftssystems?

Um die Komplexität Eures Warenhandels abbilden und überblicken zu können, helfen Euch die Softwares wesentlich. Meist kommen wie bereits erwähnt ERP-System oder Accounting-Tools mit erweitertem Funktionsumfang zum Einsatz. Jedoch sind die grundsätzlichen Aufgaben jeder Warenwirtschaftssystem-Software gleich: Rechnungslegung, Inventur, Steuerung der Waren sowie die Auswertung statistischer Daten. Das bedeutet, dass Ihr durch ein WWS immer die richtige Menge an Waren im Lager habt, die Qualität stimmt, die geringstmöglichen Laufkosten habt und sämtlichen Unternehmensbereichen alle wichtigen Informationen zugetragen werden. Meistert Ihr zusammen mit der richtigen Software die Aufgaben, erreicht Ihr damit folgende Ziele für Euer Unternehmen:

  • Materielle Liquidität präzisieren – Durch ein gut funktionierendes Warenwirtschaftssystem habt Ihr immer die richtige Anzahl an Waren im Lager, entsprechend der Anzahl voraussichtlicher Bestellungen. Außerdem könnt Ihr hierbei auf Qualität und Preis achten und ggf. optimieren.
  • (Wirtschaftliche) Nachhaltigkeit fördern – Wirtschaftlich nachhaltig zugunsten des Unternehmens zu agieren, ist das eine. Das andere ist die Nachhaltigkeit auf den Umweltschutz bezogen. Hierbei kann ein WWS ebenfalls unterstützen, damit Ihr keine Ressourcen verschwendet und weitere umweltfreundliche Schritte umsetzen könnt, wie zum Beispiel einen CO2-ärmeren Transport.
  • Optimierung der Lagerung und der Warenströme – Um Kosten, Ressourcen und Platz zu sparen, könnt Ihr mittels eines Warenwirtschaftssystems an allen Ecken optimieren. Dazu dienen vor allem zahlreiche Statistiken, die Euch Lücken aufzeigen. Sich mit einem WWS auseinanderzusetzen und sich reinzufuchsen, ist anfangs allein diesem Punkt wegen zeitintensiv – ob kleines oder großes Business.

Aufgaben und Ziele eines Warenwirtschaftssystems

Welche Vorteile haben Warenwirtschaftssysteme?

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems haben sich bis hier hin schon an manchen Stellen gezeigt. Vor allem, wenn Ihr die Ziele eines WWS betrachtet, wird schnell klar, welchen Mehrwert es Euch letztendlich bringen kann:

  • Optimierung Eurer Kosten und Warenbestände
  • Analyse aller Zahlen
  • Anpassen von Workflows und Prozessen
  • Nachhaltigeres Handeln
  • Qualitätsmanagement
  • Transparenz in den Abläufen
  • Effiziente Kommissionierung
  • Sämtliche Informationen über die Betriebsabläufe an einem Ort
  • Schnittstellen zu zahlreichen verwandten Bereichen, wie Buchhaltung und Management

Wie viel kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems weisen eine große Spanne auf. Zwischen 30 und 1.000 Euro pro Monat sind möglich. Doch pauschal gibt es keine Antwort auf die Frage. Der Grund ist offensichtlich: Das Ökosystem eines jeden Unternehmens ist unterschiedlich, weshalb auch die Anforderungen an ein WWS-Tool stark variieren. Jemand, der einen kleinen Onlineshop führt, benötigt beispielsweise deutlich weniger Features als ein Unternehmen mit gleich mehren Jobs, Marktplatzanbindungen und eigener Logistik.

Die richtige Software zu finden, sollte einen großen Teil Eurer Zeit in Anspruch nehmen, die Ihr dem Projekt Warenwirtschaftssystem zugeteilt habt. Jeder Anbieter hat einen anderen Fokus, andere Schnittstellen und andere Module in Petto. Außerdem ist es klug zu schauen, welche Software und Prozesse ggf. bereits im Unternehmen laufen und das Warenwirtschaftssystem daran anzupassen oder das Vorhandene zu ersetzen.

Die Faustformel „Umso umfangreicher die Software, desto umfangreicher der Preis“ trifft auch bei Warenwirtschaftssystemen zu. Und da die heutigen guten Tools meist modular arbeiten, geben die Anbieter gerne an, dass Ihr ein individuelles Angebot erhaltet. Das hat für Euch den Vorteil, dass Ihr nur für das zahlt, was Ihr auch benötigt. Ein modulares System passt sich zudem den Gegebenheiten an – schließlich entwickeln sich die meisten Unternehmen stetig. Verzichtet auf Branchen- und starre Standard-Softwares, die wenig Spielraum bieten.

Die Top 7 Warenwirtschaftssystem-Softwares auf OMR Reviews

Damit Ihr nun selbst ein Warenwirtschaftssystem planen und umsetzen könnt, empfehlen wir Euch dafür 7 unterschiedliche Softwares, die Ihr alle auf OMR Reviews findet. Es sind entweder ERP-Tools oder sie zählen zu den Shopsystemen und Accounting-Softwares. In allen Fällen gilt: Die Preise sind entweder auf Anfrage zu erfahren oder kalkulieren sich je nach Leistungsumfang mit einer Grundgebühr als Basis. Warenwirtschaftssystem-Softwares haben die Eigenschaft sehr individuell anpassbar zu sein, woran selten ein Vorab-Preisschild gehängt werden kann.

1. ALPHAPLAN

 

 

ALPHAPLAN ist ein ERP-System und deckt die Komponenten CRM, Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Webshop ab. Es bietet ein All-in-One-Paket, das Ihr beliebig zusammensetzen könnt. Auf die Grundversion als Fundament könnt Ihr die Module setzen, die Euer Unternehmen benötigt. Außerdem lässt sich das User Interface individuell anpassen. ALPHAPLAN gilt als Low-Code-Plattform und ist bereits seit mehr als 30 Jahren auf dem Markt, weshalb Ihr dem Tool getrost eine gewisse Kompetenz als Warenwirtschaftssystem attestieren dürft. Besonders für Einsteiger eignet sich ALPHAPLAN.

ALPHAPLAN Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der ALPHAPLAN-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Warenwirtschaftssystem entscheiden.

2. E.bootis-ERPII

 

 

Was nach dem Namen eines weiteren Kindes von Elon Musk klingt, ist eine ERP-Software im wahlweise Cloud- oder On-Promise-Gewand. Zielgruppe von E.bootis-ERPII ist der Mittelstand. Die Software kann sich sowohl optisch als auch inhaltlich beliebig anpassen. Über 2.000 Module aus den Bereichen Warenwirtschaft, Einkauf, PIM-System, Accounting und Servicemanagement lassen sich auswählen. E.bootis-ERII ist zudem als Open-Engine deklariert, was bedeutet, dass Ihr das ERP-Tool problemlos in ein bestehendes System integrieren könnt.

E.bootis-ERPII Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der E.bootis-ERPII-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Warenwirtschaftssystem entscheiden.

3. JTL

 

 

Die Software JTL ist das Teil eines Puzzles, weniger eine All-Inklusive-Lösung. Dementsprechend könnt Ihr JTL mit zahlreichen Drittanbieter-Tools connecten. Selbst bringt die Software ein Warenwirtschaftssystem als Grundlage sowie erweiternd Shopsystem, Kassensystem, Lagerverwaltung und andere Extensions mit. Lagert Ihr nicht mehr als 500 Artikel, könnt Ihr JTL zusammen mit einem Template kostenlos nutzen. Danach hängt der Preis von der Leistung ab, die Ihr beansprucht. Ein Hosting-Paket ist ebenfalls zu haben. JTL eignet sich sowohl für Einsteiger als auch für Umsteiger von anderen Systemen. Im letzteren Fall supportet Euch JTL beim Umzug.

JTL Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der JTL-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Warenwirtschaftssystem entscheiden.

4. plentymarkets

 

 

Das Tool plentymarkets ist perfekt für zahlreiche Onlinehandel-Modelle brauchbar – egal, ob B2B oder B2C. Im Programm inbegriffen sind Content-Management, Verkaufsabwicklung, Fakturierung, Warenwirtschaft, After-Sales-Management, Fulfillment und Retourenmanagement. Ihr bekommt mit plentymarkets also alles an einer Stelle. Dabei stellt Ihr Euer E-Commerce-Menü individuell zusammen. Modular aufgebaut, passt sich plentymarkets an Euren Handel an. Bevor Ihr damit durchstartet, könnt Ihr plentymarkets zunächst praktischerweise kostenlos testen.

plentymarkets Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der plentymarkets-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Warenwirtschaftssystem entscheiden.

5. Microsoft Dynamics 365 Business Central

 

 

Microsoft Dynamics 365 Business Central soll Betriebsabläufe in kleinen und mittelständischen Unternehmen optimieren und verbinden. Teil des Angebots ist auch ein Warenwirtschaftssystem, das sich an ERP-Systeme koppeln lässt. Die Microsoft-Lösung läuft in der Cloud oder On-Promis. Neben der Warenwirtschaft deckt Microsoft Dynamics 365 Business Central die Bereiche Finanzmanagement, Projektmanagement, Supply-Chain-Management, Reporting und Echtzeit-Analysen ab.

Microsoft Dynamics 365 Business Central Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Microsoft Dynamics 365 Business Central-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Warenwirtschaftssystem entscheiden.

6. enfore

 

 

enfore spricht in erster Linie Unternehmen in der Gastronomie, im Einzelhandel und in der Dienstleistungsbranche an. Entsprechend stehen Kasse, CRM, Gutschein- und Reservierungsmanagement, Einkauf, Logistik sowie die Warenwirtschaft im Vordergrund. Die Software könnt Ihr auf Devices von enfore oder Euren eigenen Geräten nutzen. Zudem kooperiert die NumberFour AG, der Entwickler hinter enfore, mit der Telekom, um Euch direkt mit den passenden Tarifen versorgen zu können. enfore erhaltet Ihr als maßgeschneidertes Tool auf Eure Anforderungen zugeschnitten.

enfore Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der enfore-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Warenwirtschaftssystem entscheiden.

7. Sage ERP

 

 

Das letzte Tool im Bunde kommt aus dem britischen Haus Sage, einem der weltweit größten Anbieter für Unternehmenssoftware. Sage ERP richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, die auf der Suche nach einer kompetenten Software für Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung sind. Dabei ist das ERP-System von Sage skalierbar, läuft in der Cloud und das auf Servern in Deutschland. Sage ERP kann also eine große Hilfe für Euch sein, Wachstum zu generieren, Eure Unternehmensziele einfacher zu erreichen und die Company zu steuern.

Sage ERP Alternativen

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Sage ERP-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Warenwirtschaftssystem entscheiden.

Weitere Anbieter für Warenwirtschaftssystem-Software findet Ihr auf OMR Reviews

Wie eingangs erwähnt, ist die Suche nach dem richtigen Tool für Euer Warenwirtschaftssystem von zahlreichen Faktoren abhängig. Möglicherweise reichen die sieben Stück, die Ihr in unserem Warenwirtschaftssystem-Vergleich vorgefunden habt, nicht aus. Auf OMR Reviews findet Ihr noch einige weitere, sodass Euer Vergleich an dieser Stelle nicht beendet sein muss.

Bedenkt nur: Nicht alle Warenwirtschaftssystem-Softwares lassen sich in der ERP-Rubrik finden; die Kategorien Accounting oder Shopsysteme sind ebenfalls mit von der Partie. Schaut Euch in Ruhe um und zieht die Erfahrung anderer User:innen zurate.