Dies sind die 7 besten Agentursoftwares für dein Business
Ein Organisationsprofi für alle Agenturprozesse
Als Agentur bietest du deinen Kund*innen eine Vielzahl an verschiedenen hochwertigen Services unter einem Dach an. Dies bietet deinen Kund*innen verschiedene Vorteile – Zeitersparnis, fachliche Expertise und geringer Personalaufwand sind nur einige davon. Mit einem umfangreichen Agenturportfolio gehen allerdings viele interne und externe Prozesse einher, die es zu organisieren und zu optimieren gilt. Hierbei kann eine Agentursoftware Gold wert sein.
In diesem Artikel erfährst du, was eine Agentursoftware ist und welche Funktionen sie dir auf jeden Fall bieten sollte. Du lernst die Vor- und Nachteile eines solchen Tools kennen und was dich die Nutzung kosten kann. Anschließend geben wir dir einige Auswahlkriterien an die Hand, die du zur Auswahl der zu dir passenden Agentursoftware nutzen kannst – einen Vergleich der sieben besten Agentursoftwares stellen wir dir natürlich auch zur Verfügung.
1. Was ist eine Agentursoftware?
Wenn wir von einer Agentursoftware sprechen, sprechen wir von einem komplexen Programm, das alle betrieblichen und projektbezogenen Prozesse deines Unternehmens ausführen kann. Sie schafft Transparenz, unterstützt dich bei der Erledigung administrativer Aufgaben und kann für dich durch die automatische Verknüpfung verschiedener Leistungsbereiche sowohl Zeit als auch Kosten sparen. Dadurch, dass du alle Kundenkontakte in der Software hinterlegst, schaffst du ein besseres Kundenerlebnis und verbesserst die Abstimmung mit deinen Kolleg*innen aus den verschiedensten Bereichen, die ebenfalls an Projekten für deine Kund*innen arbeiten. Die meisten Agentursoftwares sind für MAC und Windows gleichermaßen einsetzbar. Eine solche Software eignet sich für Werbeagenturen jeder Größe, denn in jedem Betrieb fallen Verwaltungs- und Projektarbeiten an, die professionell erledigt werden müssen.
2. Dies sind die wichtigsten Funktionen von Agentursoftwares
Eine Werbeagentur-Software kann verschiedene Funktionen mit sich bringen. Die wichtigsten Funktionen, die in den meisten Tools enthalten sind, haben wir für dich zusammengesucht:
- Projektmanagement
- Erstellung von Zeitplänen
- Aufgabenmanagement und Delegation
- Erstellung von Diagrammen und Auswertungen
- Angebotserstellung
- Auftragsabwicklung
- Kalkulation
- Controlling
- Abwicklung der Buchhaltung
- Erstellung der Abrechnung
- Stundenerfassung
- CRM
- E-Mail-Anbindung
- Kalenderfunktion
- Kapazitätsplanung
- Urlaubsplanung
- Dokumentenmanagement
Ebenfalls können die folgenden Zusatzfunktionen, je nach Schwerpunkt deiner Agentur, sinnvoll für dich sein:
- Event- und Veranstaltungsmanagement
- Media-Asset-Management
- Cloud-Anbindung
- E-Mail Kampagnenmanagement
- Telefonie-Anbindung
3. Diese Vorteile hat eine Agentursoftware
Nun denkst du vielleicht, dass du die verschiedenen administrativen Aufgaben und die einzelnen Projektteilschritte bisher ja vernünftig abwickeln konntest, ohne ein Agenturprogramm zu nutzen. Das ist natürlich vollkommen korrekt – du kannst deine internen und externen Projekte auch ohne ein Tool erfolgreich managen. Dennoch bietet dir eine Agentursoftware verschiedene Vorteile:
- Einheitliche Datenbasis: Wenn du mit verschiedenen Kolleg*innen an einem Projekt arbeitest, solltest du dafür sorgen, dass jede*r zu jedem Zeitpunkt alle notwendigen Informationen zur Verfügung hat. Durch ein integriertes CRM und Projektmanagement haben alle Beteiligten stets im Blick, welche Anforderungen oder Veränderungen es gibt und welche Aufgaben noch erledigt werden müssen. Die Vernetzung der unterschiedlichen Abteilungen deines Unternehmens trägt zu einer höheren Effizienz deiner Arbeit bei.
- Übersichtliches Dokumentenmanagement: In einer Agentursoftware kannst du alle per Post oder E-Mail eingehenden Rechnungen, erstellte und erhaltene Angebote sowie durch dich erstellte Ausgangsrechnungen ablegen. Der Freigabeprozess wird ebenfalls im Tool selbst abgewickelt, sodass du schneller und flexibler agieren kannst. Alle notwendigen Informationen sind digital hinterlegt und können bei Unklarheiten eingesehen werden. Durch den geringeren Arbeitsaufwand im Genehmigungsprozess sparst du wertvolle Zeit ein, die du stattdessen in deine Projekte investieren kannst.
- Zusammenspiel der unterschiedlichen Module: Ein Agenturprogramm bietet dir verschiedene Schnittstellen zu bestehenden Plattformen an, die du möglicherweise bereits nutzt. Dies können z. B. awork , DATEV, Teams oder Jira sein. Durch die Vernetzung sparst du zusätzliche Handgriffe bei der manuellen Übertragung von Daten, z. B. von Buchhaltungsdaten oder geleisteten Stunden in deinem Rechnungstool. Hierdurch vermeidest du das Risiko von Übertragungsfehlern durch deine Kolleg*innen. Dadurch, dass du direkt alle wichtigen Daten vorliegen hast, kannst du im Handumdrehen Rechnungen erstellen oder die Urlaubsplanung erledigen.
- Flexibles Arbeiten: Da die meisten Agentursoftwares webbasiert sind oder dir sogar mobile Apps anbieten, kannst von verschiedenen Standorten arbeiten und bist trotzdem stets vernetzt. So schaffst du mehr Flexibilität in deinem Arbeitsalltag, der sich wiederum positiv auf deine Leistung auswirken kann.
4. Diese Nachteile kann eine Agentursoftware haben
Allerdings kann mit der Einführung einer Agentursoftware auch ein negativer Aspekt aufkommen. Die historisch gewachsenen Strukturen, die deine Abläufe und Programmnutzung betreffen, müssen zunächst in das neue Tool übertragen werden. Diese Vorgänge können einige Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem müssen sich deine Kolleg*innen erst einmal umgewöhnen und den eventuell vorherrschenden „Aber das haben wir schon immer so gemacht“-Gedanken ablegen, um sich mit der neuen Software anfreunden zu können.
Außerdem können die Anschaffungskosten einer Agentursoftware als Nachteil angesehen werden. Die Kosten können sich jedoch innerhalb kürzester Zeit amortisieren, da du durch die Zeitersparnis mehr Zeit für deine jetzigen und potenziellen Kund*innen übrig hast.
5. Was kostet eine Agentursoftware?
Wie viel eine Agentursoftware exakt kostet, hängt von der gewählten Variante und dem Umfang deines Tools ab. Tendenziell kannst du damit rechnen, dass dein Paket mit der Steigerung des Leistungsumfanges teurer wird. Deshalb ist es ratsam, vor der Auswahl eines Agenturprogrammes eine Bestandsaufnahme in deinem Unternehmen zu machen: Wie viel Zeit benötigst du für bestimmte Prozesse? Was stört dich an den derzeitigen Strukturen? Für welche Aufgaben hast du momentan keine oder zu wenig Zeit? Anschließend kannst du Pain-Points, also die Punkte, die das Tool deiner Wahl auf jeden Fall erfüllen muss, definieren.
Außerdem solltest du deiner Checkliste eine „Nice to have“ Spalte hinzufügen, in die du die Leistungen einträgst, die du außerdem gerne durch ein Tool abbilden willst, wenn der preisliche Rahmen es zulässt. Du kannst aber beruhigt sein – für jede Unternehmensgröße gibt es ein passendes Agenturprogramm, sowohl vom Umfang als auch vom Preis.
6. Auf diese Kriterien solltest du bei der Auswahl deiner Agentursoftware achten
Um herauszufinden, welche Software ideal zu deinem Unternehmen passt, kannst du einige der folgenden Kriterien zum Vergleich der Agentursoftwares heranziehen:
- Wie viele Projekte können in der Software bearbeitet werden?
- Wie viele Mitglieder können das Tool nutzen?
- Welche Schwachstellen, die du identifiziert hast, kannst du mit dem Problem beheben?
- Inwiefern können bestehende Workflows übernommen werden?
- Gibt es Besonderheiten bezüglich deiner Kund*innen und Lieferant*innen zu beachten?
- Welche Schnittstellen zu anderen Programmen benötigst du?
- Ist die Software für das MAC- oder Windows-Betriebssystem geeignet?
Außerdem kannst du dich bei befreundeten Unternehmer*innen erkundigen, welche Softwares sie für ihre Arbeit nutzen. Anhand ihrer Erfahrungen kannst du beurteilen, ob die Agentursoftware deinen Anforderungen entspricht.
6. Dies sind die 7 besten Agentursoftwares
Wir haben unsere Softwarekategorien auf OMR Reviews und das Internet durchforstet, um für dich die sieben besten Agentursoftwares zusammenzustellen. Folgende Softwares stellen wir dir im weiteren Artikel vor:
MOCO
helloHQ
poool
Die Agenturverwaltung
easyJOB
ProSonata Agentursoftware
QuoJob1. Moco
Die cloudbasierte Software MOCO bietet dir umfangreiche Möglichkeiten für dein Projektmanagement. Hierzu zählen die Generierung von Reports, Projektadministration, Erstellung von Abrechnungen sowie Zeiterfassung und die Nutzung der Kanban-Tools.
Moco Kosten
Die Kosten von Moco starten ab 12 € pro Monat und User. Ab einer Unternehmensgröße von mehr als 50 User kannst du auf der Website die Anfrage nach einer Flatrate stellen. Weitere Infos zu den Preisen von Moco findest du auf OMR Reviews.
Moco Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den Moco-Alternativen. So kannst du anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für dich passende Agentursoftware entscheiden.
2. helloHQ
Die Agentursoftware helloHQ ist eine Komplettlösung für sämtliche Unternehmensbereiche. Vom Angebot über das Projektmanagement bis hin zur Rechnungsstellung kannst du mit helloHQ deinen kompletten Agenturprozess an einer zentralen Stelle abbilden. Du kannst zudem helloHQ mit anderen bestehenden Systemen aus deinem Unternehmen per offener API und Schnittstellen zu Jira, DATEV oder Exchange verbinden.
helloHQ Kosten
Du kannst helloHQ kostenlos als Team, Zzgl. 25 € pro Nutzer*in & Monat bei jährlicher Abrechnung, nutzen. Das Pro-Paket von helloHQ startet bei 150 € pro Monat. Weitere Informationen zu den Preisen von helloHQ kannst du auf OMR Reviews finden.
helloHQ Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den helloHQ-Alternativen. So kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für dich passende Agentursoftware entscheiden.
3. poool
poool ist eine cloudbasierte und brachenspezifische Agentursoftware. Die Systemeinstellungen von Poool kannst du individuell auf dein Unternehmen anpassen – welche im Onboarding von deinem eigenen Support-Team übernommen werden können. Durch die integrierte Buchhaltung, Ressourcenplanung, ein internes CRM, Zeiterfassung, Mitarbeiter- und Kunden-Management, kannst du Insellösungen für dein Unternehmen einsparen. Ebenso steht dir ein Tiroler Support-Team jederzeit und kostenfrei zur Verfügung.
poool Kosten
Die Kosten von poool starten ab 19 € pro Monat und User. Voraussetzung hierbei sind mind. 3 User für eine Basislizenz von 49 €.
Weitere Infos zu den Preisen von poool findest du auf OMR Reviews.
poool Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den poool-Alternativen. So kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für dich passende Agentursoftware entscheiden.
4. Die Agenturverwaltung
Die Agenturverwaltung ist eine cloudbasierte und kompakte Agentursoftware (SaaS), die durch Digitalisierung von kaufmännischen Unternehmensprozessen deine Transparenz erhöht und den Einsatz von denen Ressourcen optimiert. Die Agenturverwaltung ermöglicht es dir, von überall aus auf deine Daten zuzugreifen, Angebote & Rechnungen zu schreiben und Urlaubs- sowie Berechtigungsmanagement zu tätigen. Die Software richtet sich an Agenturen, Beratungsunternehmen sowie Film- und Produktionsstudios. Kernfunktionen sind Angebots- & Abrechnungsstellung, Zeit- & Belegerfassung mittels KI sowie Projektmanagement, Prozessdigitalisierung und Automation.
Die Agenturverwaltung Kosten
Die Agenturverwaltung bietet dir zwei verschiedene Preispakete an. Das Professional-Paket beginnt bei 19 € pro User und Monat. Darin enthalten sind alle Basisfunktionen. Wenn du alle Funktionen der Agenturverwaltung nutzen möchtest, steht dir das Enterprise-Paket für 39 € pro User und Monat zu Verfügung.
Nähere Informationen zu den Preisen der Agenturverwaltung und Bewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.
Die Agenturverwaltung Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den Alternativen der Agenturverwaltung.
So kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für dich passende Agentursoftware entscheiden.
5. easyJOB
Das All-in-One-Tool easyJOB vereint gängige Agenturprozesse mit Projektmanagement, Controlling und CRM auf einer Plattform. Des Weiteren kannst du deine geleisteten Zeiten schnell und einfach dokumentieren. Eingangsrechnungen können erfasst und deine Projektleistungen abgerechnet werden. Eine Überleitung der Belege in die Buchhaltung ist möglich. Zudem kannst du Bereiche für dein Personalmanagement und deine Ressourcenplanung nutzen. Diverse Schnittstellen sorgen zudem für eine große Flexibilität der Agentursoftware.
easyJOB Kosten
Die Kosten für easyJOB richten sich nach der Größe deiner Agentur und des gewünschten Tool-Umfangs. Deine individuelle Zusammenstellung kannst du auf der Unternehmenswebsite anfragen.
easyJOB Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den easyJOB-Alternativen. So kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für dich passende Agentursoftware entscheiden.
6. ProSonata Agentursoftware
ProSonata Agentursoftware ist eine Cloud-Agentursoftware, mit der du deine Projektverwaltung und die Erstellung von Abrechnungen für dein Unternehmen tätigen kannst. Das Tool bietet dir nützliche Funktionen, wie eine leicht zu bedienende Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung inkl. Kanban-Boards, eine Faktura (Angebote und Rechnungen) sowie optionale Erweiterungen. Weiterhin bietet ProSonata dir einen persönlichen Support an. Der Service wird in Deutschland gehostet.
ProSonata Kosten
Die Kosten für einen User starten bei 8 € pro Monat. Umfangreichere Pakete für bis zu 3 Benutzer*innen starten ab 18 € pro Monat. Weitere Infos zu den Preisen von ProSonata findest du auf OMR Reviews.
ProSonata Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den Alternativen von ProSonata. So kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für dich passende Agentursoftware entscheiden.
7. QuoJob
Die Agentursoftware QuoJob möchte dir die richtige Lösung für dein Unternehmen bieten. QuoJob kannst du dabei als Kauf- oder Cloud-Variante nutzen. Als Kernfunktionen stehen dir eine Terminverwaltung, eine Projektabrechnung, eine To-do-Planung, ein Aufgabenverteilungs-Tool und eine Kontakt-Management-Funktion bereit.
QuoJob Kosten
Das System wird in drei Bundles ab 28 € im Monat angeboten. Auf der Website von QuoJob kannst du dich individuell zu weiteren Preisen und einer Demoversion beraten lassen. Weitere Infos zu den Preisen von QuoJob findest du auf OMR Reviews.
QuoJob Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht zu den QuoJob-Alternativen. So kannst du dich anhand von Nutzerbewertungen und deren Erfahrungen für die für dich passende Software entscheiden.
7. Eine Software, die deine umfangreichen Leistungen vereint
Eine Agentursoftware kann dich dabei unterstützen, Zeit und Geld einzusparen, indem du dich mehr auf deine Kund*innen konzentrieren kannst. Egal, wie groß dein Unternehmen derzeit ist, ein Agenturprogramm kann jeder Firma bei der Optimierung ihrer Projekte helfen und deine internen Prozesse verschlanken. Nach einer kleinen Umgewöhnungsphase wirst du deine Kolleg*innen von den Vorteilen der neuen Software für deine Agentur überzeugen können.
Carolin ist freie Redakteurin bei OMR und mit ganzem Herzen Autorin. Als Brand Managerin war sie bereits bei verschiedenen Unternehmen aus der FMCG-Branche für das Marketing zuständig. Währenddessen hat Carolin berufsbegleitend Ihr Studium zur Marketing-Betriebswirtin abgeschlossen.
